ٹریسیبیلیٹی اور مبدأ: انڈونیشیائی کافی فارموں کی تصدیق کیسے کریں

ایک عملی، دستاویزاولی ورک فلو جو ICO سرٹیفیکیٹ آف اوریجن، بیل آف لیڈنگ، پیکنگ لسٹ، فائیٹو سینٹری سرٹیفیکیٹ، اور کوآپریٹو ریکارڈز کے ساتھ انڈونیشیائی کافی کے مبدأ اور فارم-گروپ ٹریسیبیلیٹی کی تصدیق کرتا ہے۔

ہم نے اسی مخصوص نظام کو استعمال کرتے ہوئے 90 دن میں “لیبل پر اعتماد کریں” سے دستاویزاتی ثبوت کی بنیاد پر قابلِ توثیق مبدأ تک پہنچا۔ یہ آپ کو راتوں رات آمدنی نہیں دے گا، مگر چارج بیکس کو بچائے گا، آپ کے برانڈ کا تحفظ کرے گا، اور شک کے شکار خریداروں کو طویل المدت شراکت دار بنا دے گا۔ ذیل میں ہم مرحلہ وار بتاتے ہیں کہ کس طرح ہم انڈونیشیائی کافی کے مبدأ کی تصدیق فارم-گروپ سطح تک کرتے ہیں۔

دستاویزاتی ثبوت کی بنیاد پر مبدأ کی توثیق کے 3 ستون

1. ICO سرٹیفیکیٹ آف اوریجن کو ریڑھ کی ہڈی کے طور پر استعمال کریں۔ ICO سرٹیفیکیٹ آف اوریجن (ICO COO) انڈونیشیا سے گرین کافی برآمدات کے لیے بنیادی دستاویز ہے۔ ہمارے تجربے میں باقی تمام دستاویزات کو اسی کے ساتھ میل کھانا چاہیے: وزن، لاٹ کی تفصیل، برآمد کنندہ کی شناخت، اور شپمنٹ کی تاریخ۔

2. شپمنٹ کا ٹرائینگولیشن۔ ICO COO کو بیل آف لیڈنگ (B/L)، پیکنگ لسٹ، کمرشل انوائس، اور فائیٹو سینٹری کا سرٹیفکیٹ کے خلاف کراس چیک کریں۔ جب یہ چار مطابقت رکھتے ہیں تو کاغذات عموماً یکساں سچائی بتاتے ہیں۔

3. فارم-گروپ ٹریسیبیلیٹی۔ ایک سطح گہرا جائیں اور لاٹ کوڈز اور بیگ مارکس کو کوآپریٹو یا اسٹیٹ لسٹرز کے ساتھ ملا دیں، اور جہاں موزوں ہو اسکیم سرٹیفیکیشنز جیسے آرگینک یا رین فورسٹ الائنس کے دائرہ کار سے بھی جوڑیں۔ اسی طرح آپ "انڈونیشیا/سمرہ" سے آگے بڑھ کر "گایو کوآپریٹو X، ضمنی گاؤں Y" تک پہنچ سکتے ہیں۔

عملی نتیجہ: ہمیشہ اپنی آڈٹ کی بنیاد ICO COO پر رکھیں، پھر ٹرائینگولیٹ کریں اور فارم گروپ تک نیچے ٹریس کریں۔

ہفتہ 1–2: اپنے ٹول کٹ کی تیاری اور پری-شپمنٹ ویلیڈیشن

حقیقت یہ ہے کہ زیادہ تر مسائل اس لیے شروع ہوتے ہیں کیونکہ خریدار "مبدأ کا ثبوت" مانگتے ہیں مگر دستاویزات کا سیٹ مخصوص نہیں کرتے۔ ہم مشورہ دیتے ہیں کہ جگہ بک کرنے سے پہلے درج ذیل مانگیں:

• اسی جاری کنندہ سے ICO سرٹیفیکیٹ آف اوریجن مسودہ یا نمونہ
• بیگ مارکس اور لاٹ کوڈز کے ساتھ کمرشل انوائس + پیکنگ لسٹ
• مسودہ B/L (یا کنٹینر/سیل نمبرز کے ساتھ بکنگ جب دستیاب ہوں)
• فائیٹو سینٹری سرٹیفکیٹ (اسکن یا نمبر، اگر QR دستیاب ہو تو)
• برآمد کنندہ کی شناخت: مکمل کمپنی کا نام، NIB (کاروباری شناختی نمبر)، اور جاری کرنے والے ادارے کا رابطہ

یقین دہانی کریں کہ پروڈکٹ کی وضاحت مخصوص ہو، عمومی نہ ہو۔ اگر آپ Arabica Bali Kintamani Grade 1 Green Coffee Beans خرید رہے ہیں تو مطالبہ کریں کہ "Bali/Kintamani" مارکس-اینڈ-نمبرز یا دستاویزات کی تفصیل کے شعبوں میں ظاہر ہو۔ ہم یہ عادتاً اپنے Blue Batak Green Coffee Beans اور Gayo لائنز کے لیے کرتے ہیں۔

کافی کے لیے ICO سرٹیفیکیٹ آف اوریجن کیا ہے اور انڈونیشیا میں اسے کون جاری کرتا ہے؟

یہ ایک معیاری سرٹیفکیٹ ہے جو ICO ممبر ممالک گرین کافی برآمدات کو ریکارڈ اور مانیٹر کرنے کے لیے استعمال کرتے ہیں۔ انڈونیشیا میں حکومت مجاز جاری کنندہ ادارے مقرر کرتی ہے۔ برآمد کنندگان قومی تجارتی نظام کے ذریعے درخواست کرتے ہیں، اور سرٹیفکیٹ شپمنٹ کے بندرگاہ/علاقے کے لیے نامزد ایجنسی جاری کرتی ہے۔ فارم میں ایک منفرد سرٹیفکیٹ نمبر، برآمد کنندہ کی تفصیلات، کنسائنی، مقدار، اور HS کوڈ 0901 کے تحت پروڈکٹ کی تفصیل شامل ہوتی ہے۔

نتیجہ: اپنے سپلائر سے پوچھیں کہ کس دفتر نے سرٹیفکیٹ جاری کیا اور توثیق کے لیے جاری کنندہ کے رابطہ نمبر یا اسٹیمپ طلب کریں۔

کیا انڈونیشیائی کافی کی تمام برآمدات کے لیے ICO سرٹیفیکیٹ آف اوریجن ضروری ہے؟

تجارت میں گرین کافی کی کمرشل شپمنٹس کے لیے، جیسا کہ ایک ICO ممبر ملک انڈونیشیا ہے، عملی طور پر ہاں۔ مستثنیات بھونچی ہوئی/سولبل کافی، چھوٹے کورئیر نمونے، یا ری-ایکسپورٹس پر لاگو ہو سکتی ہیں۔ اگر آپ ایک کنٹینر یا کنسولیڈیٹڈ پیلیٹ گرین کافی درآمد کر رہے ہیں تو ICO سرٹیفکیٹ دیکھنے کی توقع رکھیں۔

ہفتہ 3–6: لائیو شپمنٹ میچ ٹیسٹ چلائیں

یہی وہ مقام ہے جہاں زیادہ تر جعلی دستاویزات ناکام ہو جاتی ہیں۔ ہم ہر لاٹ پر درج ذیل کرتے ہیں۔

1. ICO سرٹیفیکیٹ نمبر اور فارمیٹ چیک کریں۔ جاری کرنے والے دفتر اور تاریخ کی تصدیق کریں کہ وہ منصوبہ بند جہاز کی کٹ آفر کے ساتھ ہم آہنگ ہیں۔ جاری کرنے کی تاریخ عام طور پر B/L سے ہفتوں بعد نہیں ہوتی۔ اگر ایسا ہو تو وجہ پوچھیں۔

2. مقدار کی تطبیق کریں۔ ICO فارم پر کل تھیلوں اور خالص وزن کا میل پیکنگ لسٹ اور کمرشل انوائس کے ساتھ ہونا چاہیے۔ اگر B/L 320 تھیلے دکھاتا ہے اور ICO 300 دکھاتا ہے تو کچھ غلط ہے۔

3. تفصیل اور HS کوڈ کو ہم آہنگ کریں۔ ICO کی تفصیل HS 0901 کے تحت گرین کافی ہونی چاہیے۔ اگر آپ کسی بھی دستاویز میں "بھونچی ہوئی" یا غیر کافی HS کوڈ دیکھیں تو رکیں اور وضاحت کریں۔

4. فریقین اور بندرگاہوں کو ملائیں۔ برآمد کنندہ کا نام اور پتا ICO، انوائس، اور B/L میں مسلسل ہونا چاہیے۔ B/L پر لوڈنگ بندرگاہ جاری کرنے والے ایجنسی کے مقام کے مطابق ہونی چاہیے۔ جے اکارتا سے جاری ICO اگر بلیوان-صرف شپّر کے لیے ہو تو ممکن ہے درست ہو، مگر اس کی منطق طلب کریں۔

5. جہاں ممکن ہو کنٹینرز اور سیلز کو جوڑیں۔ انڈونیشیا کے قرنطینہ اتھارٹی کے فائیٹو سرٹیفکیٹس میں بڑھتے ہوئے کنٹینر نمبرز یا اضافی نوٹس شامل ہوتے ہیں جنہیں B/L کے ساتھ کراس چیک کیا جا سکتا ہے۔ ہم نے پایا ہے کہ مماثل کنٹینر IDs کی ایک لائن اعتماد میں نمایاں اضافہ کرتی ہے۔

6. فائیٹو سینٹری سرٹیفکیٹ کی QR یا براہِ راست چینل کے ذریعے تصدیق کریں۔ انڈونیشین فائیٹو کو زرعی قرنطینہ ایجنسی جاری کرتی ہے اور عام طور پر اس میں QR کوڈ ہوتا ہے۔ اسے اسکین کریں تاکہ اجرا کی تاریخ، برآمد کنندہ، اجناس، اور مقدار کی توثیق ہو سکے۔ اگر QR نہ ہو تو سرٹیفیکیٹ نمبر اور جاری کرنے والے اسٹیشن کی درخواست کریں تاکہ تصدیق کی جا سکے۔

میں انڈونیشیائی شپمنٹ کے ICO سرٹیفیکیٹ نمبر کی تصدیق کیسے کروں؟

عالمی عوامی ڈیٹا بیس ICO COO کے لیے موجود نہیں ہے۔ یہ طریقے کارآمد ہیں:

• جاری کنندہ کا اسٹیمپ اور رابطہ مانگیں۔ پھر سرٹیفیکیٹ نمبر، برآمد کنندہ، اور تاریخ کی تصدیق کے لیے ای میل یا کال کریں۔
• رنگین اسکین طلب کریں، فوٹو کاپی نہیں۔ گیلا اسٹیمپ یا مجاز الیکٹرانک دستخط کے بلاکس تلاش کریں۔
• برآمد کنندہ کے NIB اور کمپنی کے لیٹر ہیڈ کے ساتھ کراس-ویری فائی کریں۔

میں ICO سرٹیفیکیٹ کو بیل آف لیڈنگ اور پیکنگ لسٹ سے کیسے میل کروں؟

• پہلے بیگ کاؤنٹس اور خالص وزن کا موازنہ کریں۔ یہ ایک جیسے ہونا چاہیے۔
• مارکس-اینڈ-نمبرز کو میچ کریں۔ B/L اور پیکنگ لسٹ میں وہی برانڈنگ، لاٹ کوڈز، اور فارم/کوآپ ریفرنسز دکھائی دینے چاہئیں جو ICO فارم کی تفصیل یا مارکس سیکشن میں ہیں۔
• تاریخوں کو ہم آہنگ کریں۔ بکنگ اور سیلنگ کی تاریخیں ICO جاری ہونے کی تاریخ کے ساتھ منطقی طور پر میل کھانی چاہئیں۔ بڑے خلا ری ورک یا بدتر کی علامت ہو سکتے ہیں۔

ہفتہ 7–12: فارم-گروپ ٹریسیبیلیٹی تک پہنچیں اور اسے اسکیل کریں

جب آپ کی دستاویزی جانچ صاف ہو جائے تو فارم گروپ کی طرف پیچھے ٹریس کریں۔

• لاٹ سے وابستہ کوآپریٹو یا اسٹیٹ روستر طلب کریں۔ گایو، مندہیلنگ، یا ٹوراجا کافی کے لیے، کوآپریٹیوز کے پاس ہر کٹائی ونڈو کے حساب سے کسانوں کی فہرست ہوتی ہے۔ اگر لاٹ آرگینک یا RA-سرٹیفائیڈ ہے تو ICS (Internal Control System) طلب کریں۔
• بیگ مارکنگز کو لاٹ شیٹس کے ساتھ ملا کر تصدیق کریں۔ بیگوں پر اسٹینسل یا ٹیگز کو وہی لاٹ ID دکھانی چاہیے جو پیکنگ لسٹ میں ہے۔ ہم stuffing کے دوران 10 فیصد بیگز کا اسپاٹ چیک اور ٹائم-سٹیمپ شدہ تصاویر تجویز کرتے ہیں۔

• دعوؤں کی سچائی کی جانچ کے لیے خطے سے ذائقہ کا نقشہ رکھیں۔ ہم پروفائلز رکھتے ہیں مثلاً "Bali Kintamani: روشن سٹرَس، مولاسس اور ٹوسٹ" جو ہمارے Arabica Bali Kintamani Grade 1 Green Coffee Beans سے میل کھاتے ہیں، جبکہ "Blue Batak: ہربل، فرِیش، مسالہ دار" ہمارے Blue Batak Green Coffee Beans کے مطابق ہیں۔ ذائقہ خود ثبوت نہیں ہے، مگر یہ کاغذات کے ساتھ آخر میں ایک موزوں جانچ ہے۔

اسکیل کرنے کی ٹپ: اپنے وینڈر چیک لسٹ کو معیاری بنائیں۔ ہم ایک یک-صفحہ ٹیمپلیٹ استعمال کرتے ہیں جو خودکار طور پر مماثلت کی کمی کو نشان زد کرتا ہے اور آڈٹ ٹریل کے لیے اسکین محفوظ کرتا ہے۔

کیا ICO سرٹیفیکیٹ فارم-لیول مبدأ جیسے کہ گایو یا ٹوراجا ثابت کر سکتا ہے؟

اکیلا نہیں۔ ICO COO ملک اور شپمنٹ سطح کے ڈیٹا کی توثیق کرتا ہے۔ فارم-لیول دعوؤں کو پیکنگ لسٹ مارکس، کوآپریٹو روستر، اور جہاں لاگو ہوں سرٹیفیکیشن دائرہ کار کی دستاویزات سے سپورٹ کیا جانا چاہیے۔ ICO کو فارم کی توثیق کے لیے ضروری مگر کافی نہیں سمجھیں۔

ایک انڈونیشیائی کافی لاٹ کو کوآپریٹو تک ٹریس کرنے کے لیے کون سی دستاویزات مانگنی چاہئیں؟

• تفصیلی مارکس-اینڈ-نمبرز اور لاٹ IDs کے ساتھ پیکنگ لسٹ
• لاٹ کی فصل کی مدت کے لیے کوآپریٹو/اسٹیٹ روستر
• کوئی بھی سرٹیفیکیشن دائرہ کار کی دستاویزات (Organic/Rainforest Alliance) جو مخصوص گروپ کو فہرست کرتی ہوں
• پری-شپمنٹ انسپکشن کی تصاویر جو بیگ مارکس اور کنٹینر اسٹفنگ دکھاتی ہوں

وہ 5 غلطیاں جو ٹریسیبیلیٹی کو ختم کرتی ہیں (اور انہیں کیسے بچائیں)

1. صرف پروفارما پر اعتماد کرنا۔ ہم نے دیکھا ہے کہ پروفارماس میں "Gayo" لکھا ہوتا ہے جبکہ حتمی ICO اور B/L "Medan coffee" کہتے ہیں۔ پوری سیٹ کے پری-شپمنٹ مسودات پر اصرار کریں۔

2. فائیٹو سینٹری کو نظر انداز کرنا۔ انڈونیشیا میں QR سسٹم کی وجہ سے فائیٹو سب سے آسان آزاد تصدیق کنندہ ہے۔ اگر یہ مقدار اور تاریخوں کے ساتھ مطابقت نہیں رکھتا تو رک جائیں۔

3. برآمد کنندہ کے NIB کی جانچ نہ کرنا۔ NIB مانگیں اور قانونی ادارے کو تمام دستاویزات میں مماثل کریں۔ میرے تجربے میں تنازعات کے 3 میں سے 5 معاملات ٹریڈنگ نام کے عدم مطابقت سے شروع ہوتے ہیں۔

4. "اسکرین 18" کو مبدأ کا ثبوت تسلیم کرنا۔ سائز مبدأ نہیں بتاتا۔ عام بیگ ڈیزائن بھی نہیں بتاتے۔ صرف دستاویزات اور ٹریس ایبل مارکس قابلِ قبول ہیں۔

5. ICO COO کو چیمبر COO سے الجھانا۔ چیمبر آف کامرس کا سرٹیفیکیٹ آف اوریجن ٹیریف ترجیحات کی حمایت کرتا ہے۔ ICO سرٹیفیکیٹ کافی تجارت کی مانیٹرنگ کے لیے مخصوص ہے۔ اکثر اوقات آپ دونوں کی ضرورت ہوتی ہے اور دونوں مختلف مقاصد کی خدمت کرتے ہیں۔

میں انڈونیشیائی کافی کے جعلی یا تبدیل شدہ ICO سرٹیفیکیٹ کو کیسے پہچانوں؟

• غیر مطابقت پذیر فونٹس، غائب سیریل نمبر بلاکس، یا کم ریزولیوشن اسٹیمپس
• جاری کرنے کی تاریخیں جو B/L کٹ آف یا روانگی کے ساتھ میل نہیں رکھتیں
• برآمد کنندہ کا نام دستاویزات میں مختلف ہجے
• حتیٰ کہ چند تھیلوں کا مقدار کا میل نہ ہونا (جعلی کرنے والے عموماً چھوٹے فرق سے غلطی کرتے ہیں)
• گرین کافی شپمنٹ میں کسی بھی دستاویز پر "بھونچی ہوئی کافی" کا HS کوڈ

اگر آپ کو لائیو دستاویز سیٹ پر دوسرا نظریہ درکار ہو تو بے شک ہمیں whatsapp پر رابطہ کریں. ہم میل ملاپ کے اقدامات کی جانچ کرنے میں خوش ہوں گے۔

مختصر جوابات جو امپورٹرز ہم سے اکثر پوچھتے ہیں

میں برآمد کنندہ کا NIB/API نمبر کہاں چیک کروں؟

سپلائر سے ان کا NIB سرٹیفیکیٹ مانگیں اور کمپنی کا نام اور پتہ انوائس اور B/L کے خلاف کراس-چیک کریں۔ ہم ان کے ٹیکس ID لیٹر ہیڈ کا اسکین بھی طلب کرتے ہیں۔ تیز تلاش کے لیے کوئی عوامی انگریزی پورٹل موجود نہیں، اس لیے ہم اصلی PDFs اور جاری کنندہ کے QR یا واٹر مارک کے ذریعے تصدیق کرتے ہیں جب دستیاب ہوں۔

کیا میں صرف برآمدی دستاویزات سے "Gayo بمقابلہ Toraja" کی تصدیق کر سکتا ہوں؟

دستاویزات ہر ضمنی علاقے کو فہرست نہیں کریں گی، مگر مارکس-اینڈ-نمبرز، کوآپریٹو روستر، اور فائیٹو کے نوٹس دعوے کو انکر کر سکتے ہیں۔ ہم انہیں چکھنے کے نوٹس کے ساتھ بطور آخری کراس-چیک منسلک کرتے ہیں۔ مثال کے طور پر، ہمارے Sulawesi Toraja Green Coffee Beans (Sulawesi Toraja Grade 1) لاٹس میں بیگ مارکس اور پیکنگ لسٹ میں Toraja شامل ہوتا ہے، پھر وہ فائیٹو اور B/L کے ساتھ ہم آہنگ ہوتے ہیں۔

بیگ مارکنگ لاٹ کوڈز کو ICO فارم کے ساتھ کس طرح ملاوں؟

یقین دہانی کریں کہ پیکنگ لسٹ میں وہی لاٹ IDs ہوں جو بیگوں پر اسٹینسل کیے گئے ہیں۔ ICO کی تفصیل یا مارکس سیکشن کو اس لاٹ یا کم از کم اسی پروڈکٹ نام کے حوالے سے ذکر کرنا چاہیے۔ ہم stuffing کے دوران تصاویر لیتے ہیں تاکہ ثابت ہو سکے کہ جسمانی بیگ دستاویزات سے میل کھاتے ہیں۔

وسائل اور اگلے اقدامات

• ایک یک-صفحہ چیک لسٹ بنائیں: ICO نمبر اور جاری کنندہ، HS 0901، دقیق بیگ تعداد اور خالص وزن، برآمد کنندہ NIB کا میل، B/L کنٹینر اور سیل، فائیٹو QR ویلیڈیشن، کوآپریٹو روستر منسلک، stuffing کی تصاویر محفوظ۔
• ایک پائلٹ شپمنٹ کے ساتھ مشق کریں۔ ایک واضح، سنگل-اوریجن لاٹ چنیں جیسے Gayo Long Berry Green Coffee Beans یا Sumatra Mandheling Green Coffee Beans. پوری ملاپ کریں اور نوٹ کریں کہ آپ کو کیا سست کر گیا۔
• اپنے مارکس کو معیاری بنائیں۔ سپلائرز سے کہیں کہ ہر بیگ پر خطہ اور لاٹ کوڈ پرنٹ کریں۔ اس سے آڈٹس دنوں کی بجائے گھنٹوں میں تیز ہوتے ہیں۔

اگر آپ پورٹ فولیو ترتیب دے رہے ہیں اور ایسے لاٹس چاہتے ہیں جو "آڈٹ-ریڈی" ہوں اور صاف کاغذات کے ساتھ آئیں، تو آپ ہماری مصنوعات دیکھ سکتے ہیں. ہم ہر شپمنٹ میں ٹریسیبیلیٹی بناتے ہیں کیونکہ، ایمانداری سے، یہ دونوں طرف کے لیے بعد میں سر درد بچاتا ہے۔

اخری خیال: کاغذات بہترین کافی کو روسٹ نہیں کریں گے۔ مگر دوبارہ بیگنگ اور دوبارہ لیبلنگ کی دنیا میں اپنے برانڈ کا سب سے تیز تحفظ یہ ہے کہ کاغذات بھاری کام کریں۔ ICO سرٹیفیکیٹ سے شروع کریں، شپمنٹ کو ٹرائینگولیٹ کریں، اور فارم گروپ سے انچور کریں۔ اسے مسلسل دو یا تین ماہ کریں، اور آپ کے پاس ایک ایسا نظام ہوگا جس پر آپ اعتماد کر سکتے ہیں—اور آپ کے خریدار بھی اسے محسوس کریں گے۔