کیس اسٹڈی: انڈونیشیائی کافی کی یورپ کو برآمد — ایک ہفتے کی EUDR تعمیل پلے بک

کیسے ایک چھوٹی کاشت کار کوآپریٹو اور ہماری ایکسپورٹ ٹیم نے مفت ٹولز استعمال کرتے ہوئے سات دن میں ایک مکمل، آڈٹ‑ریڈی EUDR ڈیو ڈیلِجنس پیکج تیار کیا۔ ہم نے کیا جمع کیا، فارموں کو کیسے نقشہ بند کیا، کون سے رسک چیکس کیے، اور خریداروں نے کون سی چین‑آف‑کسٹیڈی دستاویزات مانگی تھیں۔

ہک: ہم نے اسی نظام کا استعمال کرتے ہوئے "کوئی ڈیٹا نہیں" سے 7 دن میں برآمد کے قابل EUDR ڈوسیئر تیار کیا

صورتِ حال یہ تھی۔ بالا کی ایک چھوٹی کاشت کار کوآپریٹو نے ہمیں 19.2‑ton کنٹینر Grade 1 Arabica فراہم کیا جو ایک یورپی خریدار کے لیے تھا۔ ان کے پاس کسانوں کے نام اور خریداری رسیدیں تھیں۔ لیکن فارم کی جیو لوکیشن، رسک چیکس، یا ڈیو ڈیلِجنس اسٹیٹمنٹ موجود نہیں تھا۔ ہم نے ایک مکمل EUDR پیکج ایک ہفتے میں تیار کیا، خریدار کی منظوری لی، اور شپ کیا۔ نیچے مرحلہ وار طریقہ کار اور عین وہی ٹولز اور ٹیمپلیٹس دیے گئے ہیں۔

ہم نے اس ورک فلو کو شمالی سماترا کی شپمنٹس جیسے Blue Batak Green Coffee Beans اور بالی مائیکرو لٹس جیسے Arabica Bali Kintamani Grade 1 Green Coffee Beans کے لیے دہرایا ہے۔ پلے بک کسی بھی اصل کے لیے کارآمد رہتی ہے جب تک آپ IDs، کوآرڈینیٹس، اور دستاویزات کے معاملے میں منظم رہیں۔

تیز، آڈٹ‑ریڈی EUDR تعمیل کے 3 ستون

1. وہ جیو لوکیشن جو برقرار رہے۔ صاف فارم ID، درست WGS84 کوآرڈینیٹس، اور ایک سادہ نقشہ جو خریدار بغیر GIS ڈگری کے پڑھ سکے۔

2. بے جنگلاتی تصدیق۔ اس بات کا شواہد کہ پلاٹس 31 Dec 2020 کے بعد جنگلات کی کٹائی کا شکار نہیں ہوئے۔ ہم سیٹلائٹ لیئرز اور دہرائے جانے والے رسک اسیسمنٹ میتھوڈولوجی استعمال کرتے ہیں۔

3. چین‑آف‑کسٹیڈی تسلسل۔ ہر کلوگرام کو کسان کی خریداری سے لے کر کوآپریٹو کے اجتماع تک اور ایکسپورٹ لاٹ تک ٹریس کیا گیا ہو، ہر بیگ پر لاٹ کوڈ اور دستاویزات کے ساتھ میل کھاتا ہوا۔

یہ تینوں درست کریں اور EU کا ڈیو ڈیلِجنس اسٹیٹمنٹ اپلوڈ ہونا ہوتا ہے، پانک نہیں۔

دن 1–2: نقشہ سازی اور تصدیق (ٹولز + ٹیمپلیٹس)

ہم نے 142 کسانوں سے شروع کیا جو لاٹ کو فراہم کر رہے تھے۔ ہمارے دن 2 کا ہدف: 100% پلاٹس کے کوآرڈینیٹس حاصل کرنا، نمونے پر درستگی کی تصدیق کرنا، اور ایک ماسٹر فارمر ٹیبل تیار کرنا۔

• فیلڈ ڈیٹا کیپچر۔ ہم نے KoboCollect/ODK استعمال کیا ایک سادہ فارم کے ساتھ: Farmer ID, Name, Village, Consent checkbox, GPS point capture, Farm size (ha), Main species, Intercrops, First planting year. آف لائن کام کرنا درست ہے۔

• مفت نقشہ سازی کے ٹولز۔ پوالیگون اسکچنگ کے لیے Android پر QField یا ڈیسک ٹاپ پر QGIS۔ پوائنٹس کے لیے ہم نے Google Earth میں ڈبل‑چیک کیا۔ اگر آپ چاہیں تو MapIt GIS اور Maps.me بھی آف لائن کام کرتے ہیں۔

• درستگی چیکس۔ ہم نے فارم میں accuracy/HDOP فیلڈز آن کیے۔ جو بھی چیز ریپورٹ کردہ درستگی 15 m سے بری تھی اسے دوبارہ ریکارڈ کیا گیا۔ ہمارے تجربے میں، اگر آپ سائٹ پر 10–20 سیکنڈ توقف کریں تو <5 m درستگی مل جاتی ہے۔

• کسان کی رضامندی۔ ہم کبھی اس کو چھوڑتے نہیں۔ ایک صفحے پر مبنی رضامندی فارم Bahasa Indonesia میں، دستخط یا انگوٹھے کے نقوش کے ساتھ، جس میں EUDR کے لیے ڈیٹا کے استعمال کا حوالہ ہو۔ ہم ریکارڈ میں اس کی تصویر محفوظ کرتے ہیں۔

عملی نتیجہ: اپنے فارمر IDs پہلے سے نام دے دیں۔ ہم گاؤں کے تین حروف اور چار ہندسوں کی ترتیب استعمال کرتے ہیں، جیسے ULI‑0043۔ اس سے بعد میں گھنٹوں بچتے ہیں۔

یورپ کافی فارموں کے لیے کون سا جیو لوکیشن فارمیٹ قبول کرتا ہے؟

WGS84 عرض بلد/طول بلد (latitude/longitude) اعشاری درجہ میں استعمال کریں۔ پولیگونز کے لیے، ورٹیکسیز کو ترتیب میں لسٹ کریں اور شکل کو بند کرنے کے لیے آخر میں پہلا پوائنٹ دوبارہ دہرائیں۔ پوائنٹس کے لیے، ایک کوآرڈینیٹ جوڑا کافی ہے۔

کیا مجھے مکمل فارم پولیگون درکار ہیں یا کافی کے لیے پوائنٹ کوآرڈینیٹس کافی ہیں؟

ریگولیشن پلاٹس آف لینڈ کی جیو لوکیشن کا مطالبہ کرتی ہے۔ پولیگونز سب سے واضح طریقہ ہیں یہ ثابت کرنے کا کہ فارم کی حدود کے اندر کیا آتا ہے۔ عملی طور پر، کئی خریدار ایک چھوٹے کاشت کار پلاٹ کے لیے اگر پولیگونز پہلی فصل کے دوران ممکن نہ ہوں تو ایک پوائنٹ کو قبول کر لیتے ہیں، مگر وہ پھر بھی زیادہ رسک کو نشان زد کریں گے۔ ہمارا اصول: ابھی پوائنٹس کیپچر کریں، اور دوبارہ سپلائرز کے لیے ایک فصل کے اندر پولیگون میں اپ گریڈ کریں۔ اگر آپ QField میں وہاں موجود ہو کر پولیگون بنا سکتے ہیں تو ایسا کریں۔

دن 3–4: بے جنگلاتی تصدیق اور رسک اسیسمنٹ

بات یہ ہے۔ خریدار خوبصورت نقشہ نہیں چاہتے—وہ آپ کی منطق دیکھنا چاہتے ہیں۔ ہم نے ایک سادہ، دفاعی طریقہ استعمال کیا جسے ہم ہر شپمنٹ کے لیے دہرائے جا سکتے ہیں۔

• Global Forest Watch۔ ہم نے فارم کوآرڈینیٹس GFW میں لوڈ کیے اور 2020 کے بعد کے ٹری کور لوس لیئرز چیک کیے۔ ہم نے پچھلے 24 ماہ میں پلاٹس کے قریب کسی بھی GLAD الرٹس کو نوٹ کیا۔

• اندونیشی لیئرز۔ ہم نے KLHK کے تازہ ترین لینڈ کور میپ اور پیٹ/محفوظ علاقوں کے حوالے اور فاریسٹ مورٹوریم میپ (PIPPIB) اووریلے کیے۔ محفوظ علاقوں کے اندر فارم ایک میٹیگیشن پلان کو ٹرگر کرتے ہیں۔

• بفر چیکس۔ پولیگونز کے لیے ہم نے محتاط رہنے کے لیے 30 m اندرونی بفر استعمال کیا۔ پوائنٹس کے لیے ہم نے 50 m رداس رکھا اور ہائی‑ریزولوشن سیٹلائٹ امیجری میں حالیہ تبدیلیاں جانچی۔

• رسک اسکورنگ۔ Low risk: قریب میں کوئی الرٹس یا نقصان نہیں، محفوظ زونز میں نہیں، پچھلا ہارویسٹ ہسٹری pre‑2020۔ Medium risk: 100 m کے اندر الرٹس یا غیر واضح ٹینور۔ High risk: محفوظ علاقوں کے ساتھ اوورلیپ یا واضح طور پر 2020 کے بعد کٹائی۔

• میٹیگیشن۔ Medium/High رسک کے لیے ہم مزید شواہد طلب کرتے ہیں۔ پرانے درختوں کی تصاویر، کسان کا پلانٹنگ ایئر کا حلف نامہ، پڑوسیوں کے بیانات، یا دیہی خط جو طویل عرصے سے کافی ہونے کی تصدیق کریں۔ ہم نے دو پلاٹس کو دن 4 پر خارج کر دیا کیونکہ امیجری نے 2021 کے بعد تازہ کٹائی دکھائی۔

ایک کوآپریٹو یہ کیسے ثابت کر سکتا ہے کہ کافی 2020 کے بعد کٹائی شدہ زمین سے حاصل نہیں ہوئی؟

شواہد کا ایک اسٹیک استعمال کریں۔ سیٹلائٹ امیجری ٹائم سیریز، GFW الرٹس، پودے لگانے کا سال، اور اندرونی معائنہ نوٹس تصاویر کے ساتھ۔ جہاں ٹینور غیر رسمی ہو، دیہی خطوط شامل کریں۔ شک کی صورت میں پلاٹ کو خارج کریں۔ 1–2 سرزد فارم نکال دینا آڈیٹر کے ساتھ بحث سے تیزی سے بہتر ہے۔

دن 5: چین آف کسٹیڈی جو واقعی آپ کے فارمز سے منسلک ہو

جب خریداری کے ریکارڈ فارموں کا حوالہ نہیں دیتے تو ٹریسبیلیٹی ٹوٹتی ہے۔ ہم نے پایا کہ سادہ ترین نظام جیت جاتا ہے۔

• خریداری کو Farm ID سے منسلک کریں۔ ہر پارچمنٹ خریداری رسید میں Farmer ID، تاریخ، وزن، اور نمی شامل تھی۔ ہم نے اسے براہِ راست ماسٹر ٹیبل میں ٹائپ کیا۔

• لاٹ کوڈنگ۔ ہم نے ایک ایکسپورٹ لاٹ کوڈ اس فارمیٹ میں بنایا: BLI‑2024‑WK37‑L01۔ یہ ہر بیگ پر چھپا ہوتا ہے اور drying، hulling، اور grading لاگز میں ظاہر ہوتا ہے۔

• اجتماع کی حدود۔ اس شپمنٹ کے لیے ہم نے فی لاٹ 50 کسانوں تک کی حد رکھی۔ قانونی حد نہیں ہے، مگر دستاویزات 80–100 کے اوپر الجھ جاتی ہیں۔ اگر آپ مخلوط شیپس بھیج رہے ہیں جیسے Bali, Java, Gayo & Mandheling - Wine Green Arabica Coffee Beans، تو علاقائی لاٹس کو آخری بلینڈنگ تک الگ رکھیں اسی EUDR اسٹیٹمنٹ کے اندر۔

• پیکیجنگ اور کوڈنگ۔ ہر بیگ پر ایک QR کوڈ ہوتا ہے جس میں Lot code، Bag number، Net weight، اور ایک ریڈ‑اونلی لاٹ شیٹ کا لنک ہوتا ہے۔ کم ٹیکنالوجی بھی کام کرتی ہے۔ مل پر پرنٹڈ لیبلز کے ساتھ ایک بائنڈر رکھیں۔

ہم فارمر پلاٹس کو لاٹس اور ایکسپورٹ انوائسز سے EUDR ٹریسبیلیٹی کے لیے کیسے منسلک کرتے ہیں؟

ایک ماسٹر اسپریڈشیٹ استعمال کریں۔ ٹیبز Farms، Purchases، Processing، Lots، اور Shipment کے لیے۔ Lot ٹیب وہ فارمز اور والیومز خلاصہ کرتا ہے جو ہر لاٹ میں جاتے ہیں۔ آپ کی انوائس لاٹ کوڈ کا حوالہ دیتی ہے، اور آپ کی ڈیو ڈیلِجنس اپلوڈ اسی لاٹ کوڈ کے ساتھ فارم کوآرڈینیٹس کو حوالہ دیتی ہے۔

دن 6: آڈیٹر‑ریڈی ڈوسیئر تیار کریں جو خریدار واقعی پسند کرتے ہیں

ہم نے سیکھا ہے کہ ڈیٹا کو اسی طریقے سے پیکیج کریں جیسا آڈیٹرز اسے پڑھتے ہیں۔

• ایک صفحے کا خلاصہ۔ ماخذ، فارموں کی تعداد، رقبہ، طریقہ کار، ڈیٹا ٹولز، اور رسک نتیجہ۔

• ایک نقشہ PDF۔ دیہی حدود اور پلاٹ مقامات کے ساتھ سادہ اوور ویو۔ کوئی GIS اصطلاحات نہ ہوں۔

• فارم ٹیبل۔ CSV فارمیٹ میں Farmer ID, coordinates, area, species, planting year, اور consent status کے ساتھ۔ صاف ہیڈرز۔ WGS84 اعشاری۔

• رسک میمو۔ دو صفحات جو آپ کے ڈیٹاسیٹس، بفر فاصلے، اور میٹیگیشن اقدامات کی وضاحت کریں۔ جہاں ضروری ہو وہاں GFW کے اسکرین شاٹس۔

• معاون دستاویزات۔ نمونہ رضامندی فارم، اندرونی معائنہ چیک لسٹ، خریداری رسیدیں، اور لاٹ کوڈنگ SOP۔

EUDR تعمیل کے لیے ہمیں چھوٹے کسانوں سے کون سی دستاویزات جمع کرنی چاہئیں؟

کم از کم: رضامندی فارم، کسان کی شناخت کے ثبوت، فارم کا مقام اور رقبہ، پودا لگانے کا سال، نوع، اور اندرونی معائنہ چیک لسٹ تصاویر کے ساتھ۔ اگر دستیاب ہو تو زمین کے حقوق کے شواہد شامل کریں۔ ہر چیز کو Farmer ID سے منسلک رکھیں۔

دن 7: EU ڈیو ڈیلِجنس اسٹیٹمنٹ پورٹل پر جمع کرائیں اور لوپ بند کریں

EU کا ڈیو ڈیلِجنس اسٹیٹمنٹ پورٹل جیو لوکیشن اور سپلائی چین ڈیٹا کے ساتھ ایک ساختہ جمع قبول کرتا ہے۔ ہم نے اپنی CSV اپلوڈ کی، رسک میمو اور نقشہ منسلک کیا، اور کمرشل انوائس اور پیکنگ لسٹ میں لاٹ کوڈ کا حوالہ دیا۔ خریدار نے اسی بنڈل کا جائزہ لیا۔ کسی بھی غیر متوقع چیز کا سامنا نہیں ہوا۔

پرو ٹپ: اپنے CSV کا دن ایک سے ڈرائی‑رن ایکسپورٹ چلائیں اور کالم کے نام validate کریں۔ آخری لمحے کی فارمیٹنگ وہ جگہ ہے جہاں زیادہ تر جمع ناکام ہوتے ہیں۔

اگر آپ جمع کرانے سے پہلے اپنے ڈیٹاسیٹ پر ایک جلدی سنیتی چیک چاہتے ہیں تو آپ ہم سے واٹس ایپ پر رابطہ کریں. ہم خوشی سے آپ کے ہیڈرز اور میپنگ طریقہ کار پر نظر ڈالیں گے۔

وہ سوالات جو ہمیں بار بار ملتے ہیں

کون سی مفت ایپس فیلڈ اسٹاف آف لائن GPS اور فارم ڈیٹا ذخیرہ کرنے کے لیے استعمال کر سکتے ہیں؟

KoboCollect/ODK فارمز کے لیے، QField پولیگونز کے لیے، Maps.me یا MapIt GIS فوری پوائنٹس کے لیے۔ ڈیسک ٹاپ ویلیڈیشن کے لیے Google Earth۔ تھوڑی سی سیٹ اپ کے ساتھ یہ سب آف لائن کام کرتے ہیں۔

فی لاٹ ہمیں کتنے کسانوں کا ہدف رکھنا چاہیے؟

ہم چھوٹے کاشت کار لاٹس کے لیے 30–50 کسان فی لاٹ کا ہدف رکھتے ہیں۔ اس سے بڑی تعداد بھی ممکن ہے، مگر جائزے طویل ہوتے ہیں اور غلطیاں بڑھ جاتی ہیں۔ سنگل‑اوریجن لاٹس جیسے Sumatra Mandheling Green Coffee Beans کے لیے، ہم عموماً سادہ کرنے کے لیے گاؤں کے حساب سے سب‑لاٹس رکھتے ہیں۔

فارم جیو لوکیشن اور رسک اسیسمنٹس کتنی بار اپ ڈیٹ کرنی چاہئیں؟

دہرانے والے سپلائرز کے لیے سالانہ، اور جب بھی فارم کی حد تبدیل ہو یا آپ نئے کسان شامل کریں فوراً۔ رسک چیکس کو ہر شپمنٹ سائیکل میں چلانا چاہیے کیونکہ GFW الرٹس ہفتہ وار اپڈیٹ ہوتے ہیں۔

چھوٹے کاشت کار کافی پلاٹس کے GPS درستگی کی تصدیق

فارم وزٹ پر کم از کم دو پوائنٹس کیپچر کریں اور موازنہ کریں۔ جو بھی چیز 15 m سے بری درستگی دکھائے اسے دوبارہ وزٹ کے لیے نشان زد کریں۔ واضح فیچرز جیسے روڈز اور دریا کے موڑ کے گرد ہائی‑ریز امیجری سے کراس‑چیک کریں۔

EUDR جمع کے لیے نمونہ ڈیٹا فیلڈز

FarmerID (فارمر آئی ڈی)، Name (نام)، Village (گاؤں)، Latitude (عرض بلد)، Longitude (طول بلد) (یا Polygon / پولیگون)، FarmAreaHa (FarmAreaHa یا فارم رقبہ (ha)), PlantingYear (پودا لگانے کا سال), Species (نوع), Consent (رضامندی), PurchaseDate (خریداری کی تاریخ), ParchmentKg (پارچمنٹ کلوگرام), LotCode (لاٹ کوڈ).

وہ 5 بڑی غلطیاں جو EUDR جمع کو تباہ کر دیتی ہیں

• کوئی رضامندی یا الجھی ہوئی IDs۔ اگر Farmer IDs موسم کے دوران بدل جائیں تو آپ کی چین آف کسٹیڈی ٹوٹ جاتی ہے۔

• طریقہ کار کے بغیر خوبصورت نقشے۔ آڈیٹرز کو آپ کے ڈیٹاسیٹس اور آپ نے جو تھریش ہولڈز استعمال کیے وہ چاہیے، صرف نقشوں پر پنز کافی نہیں۔

• بہت جلدی خطوں کا مکس کرنا۔ اضلاع کے لاٹس کو اپنے اسٹیٹمنٹ کو فائنل کرنے تک الگ رکھیں۔ بعد میں بلینڈ کریں اگر ضروری ہو۔

• محفوظ زونز کے قریب کمزور شواہد۔ اگر پلاٹس کسی ریزرو کے قریب بیٹھے ہوں تو شواہد جمع کریں: تصاویر، خطوط، پودا لگانے کے سال۔

• پیکیجنگ کو خارج رکھ دینا۔ لاٹ کوڈز بیگز، ویئرہاؤس لاگز، اور انوائس پر ظاہر ہونے چاہئیں۔ وہ تسلسل آپ کا سیفٹی نیٹ ہے۔

وسائل اور اگلے اقدامات

• مفت نقشہ سازی اسٹیک: ODK/Kobo, QField, QGIS, Google Earth, Global Forest Watch۔

• اندرونی ٹیمپلیٹس برائے کاپی: فارمر رضامندی، اندرونی معائنہ چیک لسٹ، رسک میمو آؤٹ لائن، اور لاٹ کوڈنگ SOP۔ اگر آپ مثالیں چاہتے ہیں تو ہمارے پروڈکٹس دیکھیں اور جب آپ کسی ماخذ کا نمونہ لیں تو ٹیمپلیٹ سیٹ کی درخواست کریں۔

• یہ مشورہ کب لاگو ہوتا ہے۔ انڈونیشیا کے اہم ماخذ سے چھوٹے کاشت کار Arabica اور Robusta، کوآپریٹو یا کلیکٹر‑بیڈڈ سپلائی کے لیے۔ اگر آپ ایستیتس چلا رہے ہیں جن کے پاس کڈاسٹرل میپس ہیں تو پہلے پولیگون کریں اور اپنے GIS ایکسپورٹ کو براہِ راست اپنے ERP کے ساتھ جوڑیں۔

حقیقت یہ ہے کہ EUDR ختم نہیں ہونے والا، اور پچھلے چھ ماہ میں ہم نے یورپی خریداروں کو پولیگونز اور تفصیلی رسک میموز پر توقعات سخت کرتے دیکھا ہے۔ ایک بار محنت کریں۔ ڈھانچہ محفوظ کریں۔ ہر نئی شپمنٹ تیزی سے اپ ڈیٹ بن جاتی ہے، دوبارہ ایجاد نہیں۔

اور اگر آپ بالی، اچے، یا سماترا کے کسی لائیو لاٹ پر اس عمل سے گزرنا چاہتے ہیں تو ہم یہاں ہیں۔ ہم آپ کی ٹیم کو اپنی ٹیم کے ساتھ ایک ہفتے کے اسپرنٹ کے لیے جوڑ سکتے ہیں اور ایک ایسا پیکیج واپس دے سکتے ہیں جسے آپ کا خریدار پہلی بار میں سائن کر دے گا۔