TRACES NT میں انڈونیشین گرین کافی بینز کے لیے EU نامیاتی سرٹیفیکیٹ آف انسپیکشن (COI) کے Part I کو مکمل کرنے کے لیے عملی، فیلڈ بہ فیلڈ واک تھرو۔ HS کوڈز، کردار، آخری تاریخیں، عام غلطیاں، اور منصوبوں میں تبدیلی کی صورت میں کیا کرنا ہے پر واضح جوابات — تاکہ آپ کی شپمنٹ 2025 میں EU نامیاتی کنٹرولز پر بغیر تاخیر کے کلیئر ہو۔
اگر آپ نامیاتی انڈونیشین گرین کافی کو EU بھیجتے ہیں تو آپ یہ پہلے ہی جانتے ہیں: TRACES NT میں COI وہی جگہ ہے جہاں بہت سے معاہدے رکتے ہیں۔ ہم نے کنسائنمنٹس کو روزوں تک روکا ہوا دیکھا ہے صرف Part I میں ایک غلط کلک یا ایکسپورٹر کے نامیاتی سرٹیفکیٹ کے ساتھ لنکیج کے فقدان کی وجہ سے۔ اس 2025 گائیڈ میں ہم آپ کو وہی فیلڈ انتخاب، کوڈز اور اصلاحات دکھائیں گے جو ہم استعمال کرتے ہیں تاکہ آپ کی کافی بغیر کسی ڈرامے کے EU نامیاتی کنٹرول سے کلیئر ہو جائے۔
وعدہ: ہر بار ایک صاف COI
ہم غیر مسلسل منظوریوں سے تقریباً 100% پہلے پاس منظوری تک پہنچ گئے جب ہم نے تین چیزوں پر توجہ مرکوز کی: درست HS/پروڈکٹ میپنگ، صاف آپریٹر لنکیجز، اور متوقع دستاویزات۔ یہ جادو نہیں۔ یہ دہرائے جانے والے عمل ہیں۔
تیز، صاف COI اندورسیمنٹ کے 3 ستون
- ٹیکسونومی درست کریں۔
- پروڈکٹ کیٹیگری۔ A منتخب کریں۔ غیر پروسسڈ پودوں کی مصنوعات۔ EU نامیاتی مقاصد کے لیے گرین کافی بینز غیر پروسسڈ پودوں کی مصنوعات ہیں۔
- HS/CN کوڈ۔ گرین کافی بینز کے لیے HS 0901 منتخب کریں۔ کئی ممبر اسٹیٹس میں آپ 8-ڈیجیٹ CN 09011100 یا 09011190 میں تفصیل کریں گے (کافی، بھنی ہوئی نہیں، ڈی کیفینیٹ نہیں)۔ اگر TRACES CN کوڈ مانگے اور آپ کو یقین نہ ہو کہ آپ کا کسٹم بروکر کون سا 8-ڈیجیٹ استعمال کرے گا، تو امپورٹر کی کسٹمز ہدایت کے ساتھ ہم آہنگ کریں۔ غلط HS عام طور پر سوالات کی وجہ بنتا ہے۔
- پروڈکٹ کی تفصیل۔ 'Green coffee beans, Indonesian origin, Arabica/Robusta, crop year, grade.' جیسی تفصیل استعمال کریں۔ مثال: 'Green coffee beans, Arabica, Sumatra, Organic Grade 2, crop 2024/25.'
- ڈرافٹ سے پہلے آپریٹر لنکیجز لاک کریں۔
- انڈونیشیا میں ایکسپورٹر۔ TRACES NT میں رجسٹرڈ ہونا چاہیے اور ان کے کنٹرول باڈی کے ذریعہ درست اسکوپ کے ساتھ لنک ہونا چاہیے: پروڈکٹ کیٹیگری A، کافی کے لیے ٹریڈ/ایکسپورٹ۔
- EU میں امپورٹر۔ انہیں اپنے ممبر اسٹیٹ میں رجسٹرڈ نامیاتی آپریٹر ہونا چاہیے اور TRACES NT میں ظاہر ہونا چاہیے۔
- فرسٹ کونسائنی۔ انہیں بھی EU نامیاتی آپریٹر ہونا چاہیے۔ اگر یہ ایک بانڈیڈ ویئرہاؤس ہے جو جسمانی طور پر مال وصول کرے گا تو انہیں اپنے ممبر اسٹیٹ کے کنٹرول باڈی کے تحت 'first consignee/storage' کے طور پر نامیاتی سرٹیفیکیشن درکار ہے۔
- وہ منسلک کریں جو کنٹرول باڈی اصل میں اندورسی کرنے کے لیے استعمال کرتی ہے۔
- فائنل کمرشل انوائس اور پیکنگ لسٹ (lot IDs اور ہر lot کے بیگ کاؤنٹس کے ساتھ).
- ڈرافٹ بل آف لیڈنگ یا بوکنگ کنفرمیشن جس میں ویسل/ویاج اور ETD/ETA ہو۔
- ایکسپورٹر کا نامیاتی سرٹیفکیٹ PDF جو واضح طور پر پروڈکٹ کیٹیگری A اور کافی کو دائرہ کار میں دکھاتا ہو، اور شپمنٹ کی تاریخ پر درست ہو۔
- ICS/ملٹی-فارم لاٹس کے لیے، فارم سے ایکسپورٹ لاٹ IDs کو لنک کرنے والی ٹریسیبلیٹی لاٹ لسٹ۔ جب دستیاب ہو تو ہم ہر لاٹ کے لیے نمی اور ڈیفیکٹ سمریز بھی شامل کرتے ہیں۔ اس سے اندورسیمنٹ تیز ہوتی ہے۔
خیال رکھیں۔ اگر آپ اس سال صرف ایک چیز بدلتے ہیں تو HS/CN کو امپورٹر کی کسٹمز ٹیم کے ساتھ ہم آہنگ کریں اور 'Send for endorsement' کلک کرنے سے پہلے دستاویزات پہلے سے اپ لوڈ کریں۔ اس سے دنوں کا وقت کم ہوتا ہے۔
ہفتہ 1–2: وہ ویلیڈیشن اور سیٹ اپ جو آپ چھوڑیں نہیں
بات یہ ہے۔ زیادہ تر 'No valid organic certificate found' غلطیاں سیٹ اپ کی وجہ سے واپس آتی ہیں۔
- یقینی بنائیں کہ آپ کا انڈونیشین ایکسپورٹر پروفائل TRACES NT میں درست کنٹرول باڈی کے ساتھ لنک ہے۔ اپنے کنٹرول باڈی سے کہیں کہ وہ آپ کو شامل یا اپ ڈیٹ کرے اور پروڈکٹ کیٹیگری A کو ٹِک کرے۔ اگر آپ نے اس سال پتہ یا قانونی ادارہ تبدیل کیا ہے تو آپ کی لنکیج خاموشی کے ساتھ ٹوٹ سکتی ہے۔
- پوائنٹ آف انٹری پر امپورٹر کی منتخب کنٹرول اتھارٹی/باڈی کی تصدیق کریں۔ نیدرلینڈز میں یہ عام طور پر SKAL ہے۔ دیگر ملکوں میں عام طور پر امپورٹر کی اپنی کنٹرول باڈی ہوتی ہے۔ اندازہ نہ لگائیں۔ امپورٹر کو بتانا چاہیے کہ باکس 11 میں کیا منتخب کرنا ہے۔
- ٹائمنگ۔ آپ کی کنٹرول باڈی کو کنسائنمنٹ کے انڈونیشیا سے روانہ ہونے سے پہلے COI اندورسی کرنا ضروری ہے۔ عملی طور پر، ہم ETD سے 2–3 ورکنگ دن پہلے اندورسیشن کا ہدف رکھتے ہیں۔ انڈونیشیا کے کچھ CBs کو حجم کے مطابق 24–72 گھنٹے درکار ہوتے ہیں۔
کسی ضدی سیٹ اپ ایرر یا لنکیج ایشو کی تشخیص میں مدد چاہیے؟ ایک ریڈیکٹڈ اسکرین شاٹ شیئر کریں اور ہم آپ کو قدم بہ قدم رہنمائی دیں گے۔ اگر فوری ہے، تو ہم سے واٹس ایپ پر رابطہ کریں.
ہفتہ 3–6: TRACES NT میں COI کا Part I فیلڈ بہ فیلڈ ڈرافٹ کرنا
حصہ I آپ یا آپ کے فریٹ فارورڈر پر ہے۔ حصہ II انڈونیشیا کنٹرول باڈی کا اندورسیمنٹ ہے۔ حصہ III EU انٹری پر چیک کیا جاتا ہے۔
- باکس 1 Issuing control body۔ TRACES فہرست سے اپنی انڈونیشین کنٹرول باڈی منتخب کریں۔ یہی وہ باڈی ہے جو حصہ II اندورسی کرے گی۔
- باکس 2 Exporter۔ آپ کا انڈونیشین ایکسپورٹنگ ادارہ جیسا کہ نامیاتی سرٹیفکیٹ اور TRACES میں ظاہر ہوتا ہے۔
- باکس 3 First consignee۔ EU آپریٹر جو جسمانی طور پر سامان وصول کر رہا ہے۔ بانڈیڈ ویئرہاؤس کے لیے، اگر وہ قبضہ لیتا ہے تو ویئرہاؤس آپریٹر کو درج کریں۔ انہیں نامیاتی سرٹیفائیڈ ہونا چاہیے۔
- باکس 4 Importer۔ وہ EU کمپنی جو کسٹمز کے تحت امپورٹ کی قانونی ذمہ دار ہے۔ اکثر فرسٹ کونسائنی سے مختلف ہوتی ہے۔ اپنے خریدار سے تصدیق کریں۔
- باکس 5 Country of origin۔ Indonesia۔
- باکس 6 Country of export۔ Indonesia۔
- باکس 7 Country of destination۔ وہ EU ممبر اسٹیٹ جہاں کسٹمز کلیئرنس یا پہلا انلوڈنگ ہوتا ہے۔
- باکس 8 Means of transport۔ سی فریٹ منتخب کریں اور اگر دستیاب ہو تو ویسل نام اور ویاج درج کریں۔ اگر ابھی TBA ہے تو بوکنگ ریفرنس نوٹ کریں اور جب BL ملے تو اپ ڈیٹ کریں۔
- باکس 9 Estimated arrival date۔ EU پورٹ پر ETA۔ شیڈول تبدیل ہونے پر اپ ڈیٹ کریں۔
- باکس 10 Gross/Net weight۔ نیٹ وہ پروڈکٹ وزن ہے جو بیگز اور پیلیٹس کو خارج کر کے ہوتا ہے۔ گراس میں پیکنگ، پیلیٹس، اور ڈنِیج شامل ہوتے ہیں۔ اگر آپ نیٹ میں پیلیٹ وزن شامل کرتے ہیں تو سوالات کی توقع رکھیں۔ جب کسی ابہام ہو تو ہم 'Documents' میں ہر بیگ کا ٹیر (tare) واضح کرنے کے لیے نوٹ شامل کرتے ہیں۔
- باکس 11 Control authority/body at point of entry and point of entry۔ کیا منتخب کرنا ہے، یہ امپورٹر سے پوچھیں۔ ایسے ممبر اسٹیٹس جہاں ایک واحد اتھارٹی ہو (مثلاً NL میں SKAL) میں یہ سیدھا ہوتا ہے۔ ورنہ یہ عام طور پر امپورٹر کی کنٹرول باڈی ہوتی ہے۔ پوائنٹ آف انٹری کے لیے وہ کسٹمز آفس/پورٹ منتخب کریں جہاں کنسائنمنٹ EU میں داخل ہوتا ہے۔
- باکس 12 Documents۔ انوائس، پیکنگ لسٹ، بوکنگ یا ڈرافٹ BL، ایکسپورٹر کا نامیاتی سرٹیفکیٹ، اور اگر لاگو ہو تو ICS لاٹ لسٹ اپ لوڈ کریں۔
- باکس 13 Description of products۔ پروڈکٹ کیٹیگری۔ A۔ غیر پروسسڈ پودوں کی مصنوعات۔ HS/CN۔ 0901، اور جہاں ضروری ہو 09011100 یا 09011190۔ تفصیل۔ 'Green coffee beans, Arabica, Sumatra, Organic Grade 2, crop 24/25.' پیکیجنگ۔ 'Jute bags, 60 kg net, 320 bags.' لاٹ IDs۔ ہر لائن کے لیے اندرونی لاٹ نمبروں کو شامل کریں۔ اگر آپ متعدد گریڈز یا خطوں کو ملا رہے ہیں تو الگ لائنیں بنائیں۔ مثال: لائن 1 'Arabica Blue Batak'، لائن 2 'Arabica Gayo'، دونوں کیٹیگری A اور HS 0901 کے تحت۔
مثال۔ ایک 19.2 MT FCL شپمنٹ ہمارے Sumatra Arabica Organic Grade 2 Green Coffee Beans کی۔ ہم 320 x 60 kg جیوٹ سیکس لسٹ کرتے ہیں۔ نیٹ 19,200 kg۔ گراس 19,680 kg اگر ہر بیگ میں 1.5 kg ٹیر پلس پیلیٹس شامل ہوں۔ پروڈکٹ کیٹیگری A، HS 09011100۔ تفصیل میں ICS بیچ نمبرز اور فصل کا سال نوٹ کیے گئے ہیں۔
عملی مشورہ۔ اگر آپ کنٹینر کو دو EU ویئرہاؤسز میں تقسیم کرنے کا پلان کر رہے ہیں تو فرسٹ کونسائنی کے طور پر وہ آخری فائنل پہچانیں جو انٹری پر سامان وصول کرے گا۔ اگر کلیئرنس کے بعد بعد ازاں ٹرانسفر ہوتا ہے تو وہ امپورٹر کے نامیاتی سسٹم کے تحت ہینڈل ہوگا، COI کے تحت نہیں۔
ہفتہ 7–12: بغیر کسی حیرت کے عمل کو اسکيل کرنا
- ٹیمپلیٹس۔ ہم ہر شپمنٹ کے لیے ایک صفحے کا 'COI data sheet' استعمال کرتے ہیں جس میں امپورٹر کی کنٹرول باڈی، پوائنٹ آف انٹری، CN کوڈ، ٹیر مفروضات، اور کونسائنی تفصیلات ہوتی ہیں۔ اسے اپنے فارورڈر اور خریدار کو دیں۔ ای میل لوپس کم، آخری لمحے کی ترمیمات کم۔
- ورژن کنٹرول۔ ویسل، ETA، یا پورٹ آف انٹری میں کوئی بھی تبدیلی TRACES میں 'request for amendment' کو ٹرگر کرتی ہے۔ اگر آپ کر سکیں تو روانگی سے پہلے یہ کریں۔ روانگی کے بعد، آپ کو نئے انٹری پوائنٹ پر کنٹرول اتھارٹی سے اس تبدیلی کو قبول کروانا پڑے گا۔ جتنی جلدی آپ اسے نشان زد کریں گے اتنا بہتر۔
- امپورٹر کو پری-ایڈوائس۔ ڈرافٹ COI نمبر اور Part I کا PDF بھیجیں۔ بہت سے امپورٹر داخلی چیکس اس کے اردگرد سیٹ کرتے ہیں۔ یہ پیشہ ورانہ تاثر دیتا ہے اور سرحد پر فالتو وقت سے بچاتا ہے۔
مخصوص سوالات جو ہمیں ہر ہفتے پوچھے جاتے ہیں
TRACES میں انڈونیشین گرین کافی بینز کے لیے کون سا HS کوڈ اور پروڈکٹ کیٹیگری منتخب کروں؟
پروڈکٹ کیٹیگری A منتخب کریں۔ غیر پروسسڈ پودوں کی مصنوعات۔ HS کے لیے 0901 منتخب کریں۔ اگر سسٹم 8-ڈیجیٹ CN مانگے تو non-roasted, non-decaffeinated گرین کافی کے لیے 09011100 یا 09011190 استعمال کریں۔ امپورٹر کے کسٹمز بروکر کے ساتھ ہم آہنگ رہیں۔
انڈونیشین کافی کے لیے EU نامیاتی COI کون بناتا اور جاری کرتا ہے، اور کب؟
Part I TRACES NT میں ایکسپورٹر یا امپورٹر دونوں ڈرافٹ کر سکتے ہیں۔ COI انڈونیشین کنٹرول باڈی جاری کرتی ہے جو ایکسپورٹر کو سرٹیفائی کرتی ہے۔ انہیں کنسائنمنٹ کے انڈونیشیا چھوڑنے سے پہلے Part II اندورسی کرنا ضروری ہے۔ ہم ETD سے 2–3 ورکنگ دن پہلے اندورسیشن جمع کروانے کی سفارش کرتے ہیں۔
TRACES میں 'No valid organic certificate found for the operator' ایرر کو کیسے ٹھیک کروں؟
- اپنے کنٹرول باڈی سے کہیں کہ وہ آپ کی TRACES لنکیج اور اسکوپ کی تصدیق کرے کہ اس میں پروڈکٹ کیٹیگری A اور کافی شامل ہیں۔
- چیک کریں کہ سرٹیفکیٹ کی معیاد شپمنٹ کی تاریخ کو کور کرتی ہے اور قانونی ادارہ/نام TRACES میں بالکل میل کھاتا ہے۔
- اگر آپ نے حال ہی میں کوئی سائٹ شامل کی ہے یا پتہ تبدیل کیا ہے تو CB سے کہیں کہ وہ آپ کا آپریٹر ریکارڈ اپ ڈیٹ کرے اور ری-لنک کرے۔ پھر COI ڈرافٹ ریفریش کریں۔
- اگر آپ کسی خاص پروسیس کی شپنگ کر رہے ہیں (مثلاً وائن-فرمنٹڈ لاٹس جیسا کہ ہمارے Bali, Java, Gayo & Mandheling - Wine Green Arabica Coffee Beans) تو یقینی بنائیں کہ آپ کے سرٹیفکیٹ پر 'processing/handling' اسکوپ موجود ہو اگر آپ کے CB کے ذریعے درکار ہو۔
کون سی دستاویزات منسلک کروں تاکہ میری کنٹرول باڈی COI جلدی اندورسی کر دے؟
- فائنل انوائس اور پیکنگ لسٹ جس میں لاٹ IDs ہوں۔
- ڈرافٹ BL/بوکنگ کنفرمیشن جس میں ETD/ETA اور ویسل ہو۔
- ایکسپورٹر کا نامیاتی سرٹیفکیٹ PDF۔
- ICS/ملٹی-فارم شپمنٹس کے لیے فارم/لاٹ ٹریسیبلیٹی لسٹ۔ دستیاب ہو تو نمی اور ڈیفیکٹ سمریز شامل کریں۔ اس سے بیک اینڈ فورتھ کم ہوتا ہے۔
بانڈیڈ ویئرہاؤس ڈیلیوری کے لیے امپورٹر بمقابلہ فرسٹ کونسائنی کو صحیح طور پر کیسے بھرے؟
امپورٹر وہ EU کمپنی ہے جو قانونی طور پر امپورٹ کر رہی ہے۔ فرسٹ کونسائنی وہ EU آپریٹر ہے جو جسمانی طور پر سامان وصول کر رہا ہے۔ اگر بانڈیڈ ویئرہاؤس قبضہ لیتا ہے تو عام طور پر وہ فرسٹ کونسائنی ہوتا ہے۔ انہیں اسٹوریج کے لیے نامیاتی اسکوپ کی سرٹیفیکیشن کی ضرورت ہے۔ اپنی خریدار سے تصدیق کریں کہ کون سا ویئرہاؤس ڈیلیوری آرڈر پر نامزد ہے۔
کیا ایک COI متعدد فارم لاٹس یا مکسڈ گریڈز انڈونیشین کافی کا احاطہ کر سکتا ہے؟
ہاں، بشرطیکہ تمام لاٹس ایک ہی ایکسپورٹر کنٹرول باڈی کے تحت سرٹیفائیڈ ہوں اور ایک ہی شپمنٹ میں کنسائن کیے گئے ہوں۔ ہر گریڈ/ماخذ کے لیے باکس 13 میں الگ لائنیں استعمال کریں اور واضح لاٹ IDs ڈالیے۔ مختلف کنٹرول باڈیز کے تحت سرٹیفائیڈ پروڈکٹس کو ایک ہی COI پر نہیں ملائیں۔ اگر آپ Arabica اور Robusta ملا رہے ہیں تو انہیں HS 0901 کے تحت الگ لائنوں میں رکھیں اور واضح تفصیل دیں۔
اگر COI جاری ہونے کے بعد پورٹ آف انٹری بدل جائے تو کیا ہوتا ہے؟
TRACES NT میں ترمیم کی درخواست کریں۔ اگر ویسل روانہ نہیں ہوئی تو آپ کی کنٹرول باڈی حصہ I دوبارہ کھول کر ری-اندورسی کر سکتی ہے۔ روانگی کے بعد، نئے انٹری پوائنٹ پر امپورٹر کی کنٹرول اتھارٹی کے ساتھ کوآرڈینیٹ کریں تاکہ وہ تبدیلی قبول کرے۔ ETA اور ٹرانسپورٹ تفصیلات بھی اپ ڈیٹ کریں۔ ہم شیڈول تبدیلیوں کو اسی دن CB کو نشان زد کرتے ہیں تاکہ سرحد پر ریجیکشن سے بچا جا سکے۔
وہ 5 غلطیاں جو نامیاتی کلیئرنس ختم کر دیتی ہیں (اور ان سے کیسے بچیں)
- غلط HS/CN یا پروڈکٹ کیٹیگری۔ ڈرافٹ سے پہلے امپورٹر کے کسٹمز کوڈ لسٹ کے ساتھ ہم آہنگ رہیں۔
- فرسٹ کونسائنی سرٹیفائیڈ نہیں۔ ویئرہاؤسز کو جسمانی وصولی کرنے کی صورت میں نامیاتی اسکوپ درکار ہے۔
- نیٹ بمقابلہ گراس میل نہ کھانا۔ پروڈکٹ کے لیے نیٹ استعمال کریں۔ گراس میں بیگز اور پیلیٹس شامل ہوں۔ بھاری جیوٹ کی صورت میں ٹیر نوٹ شامل کریں۔
- ICS میپنگ غائب۔ جب ایک کنٹینر میں متعدد فارم لاٹس ہوں تو اپنے CB کے متوقع لاٹ-ٹو-فارم میپ کو منسلک کریں۔
- دیر سے اندورسیشن۔ COI کو جہاز رانی کے دن جمع کروانا اکثر ناکام ہوتا ہے۔ 2–3 دن کا بفر بنائیں۔
یہ مشورہ کب لاگو ہوتا ہے (اور کب نہیں)
یہ گائیڈ انڈونیشین گرین کافی بینز کے لیے Regulation (EU) 2018/848 اور TRACES NT، موثر 2025 کے تحت EU میں داخلے کو کور کرتی ہے۔ یہ بھنی/سولبل پروڈکٹس، EUDR ٹمبڑ/ڈیفارسٹیشن چیکس یا CHED ویٹرنری کنٹرولز کا احاطہ نہیں کرتی۔ اگر آپ کنونشنل لاٹس بھیج رہے ہیں جیسے Blue Batak Green Coffee Beans یا Flores Green Coffee Beans (Grade 1)، تو آپ کو COI کی ضرورت نہیں ہوگی۔ نامیاتی کنسائنمنٹس کے لیے اوپر دیا گیا عمل استعمال کریں اور آپ ٹھیک رہیں گے۔
اگر آپ ڈرافٹ COI پر دوسرا جائزہ چاہتے ہیں یا مکسڈ-لاٹ شپمنٹس کا میپنگ درکار ہے تو ہم خوشی سے مدد کریں گے تاکہ آپ پہلی بار درست کریں۔ نامزد Part I PDF کا نام محفوظ شدہ ورژن شیئر کریں اور ہم ترمیمات تجویز کریں گے۔ یا اگر وقت حساس ہے، تو ہم سے ای میل پر رابطہ کریں.