کافی بیجوں کے لیے برآمدی دستاویزات: بل آف لیڈنگ، فائٹوسینیٹری، COA — وہ میچنگ سسٹم جو ہم حقیقت میں استعمال کرتے ہیں

B/L، فائٹوسینیٹری سرٹیفیکیٹ (بشمول ePhyto)، COA، پیکنگ لسٹ اور انوائس کو گرین کافی کے لیے فیلڈ بہ فیلڈ میچ کرنے کی رہنمائی۔ کن چیزوں کا میل ضروری ہے، ہر دستاویز کب جاری کی جائے، اور غلطیوں کو کیسے درست کریں بغیر آپ کی شپمنٹ کو متاثر کیے۔

ہم نے اس عین دستاویز-میچنگ سسٹم کو استعمال کرتے ہوئے متعدد سہ ماہی کسٹمز ہولڈز سے صفر تک پہنچا دیا۔ اگر آپ نے کبھی خوبصورت Gayo یا Mandheling کنٹینر کو مقصداً ایک چھوٹی ٹائپنگ غلطی کی وجہ سے رکے ہوئے دیکھا ہے تو آپ کو اس کا درد معلوم ہوگا۔ اچھی خبر یہ ہے کہ کافی پر ہونے والے 90% ہولڈز قابلِ بچاؤ ہیں بشرطیکہ بل آف لیڈنگ، فائٹوسینیٹری سرٹیفیکیٹ اور COA یکساں ماخذ ڈیٹا سے ہم آہنگ ہوں اور صحیح ترتیب میں جاری کیے جائیں۔

صاف دستاویزی میچنگ کے 3 ستون

1. ایک واحد مصدر حقیقت۔ ایک پری-شیپمنٹ ماسٹر شیٹ تیار کریں جو ہر دستاویز کا ماخذ بن جائے۔ ہم ایک لاک شدہ اسپریڈشیٹ رکھتے ہیں جس میں کنٹرول شدہ فیلڈز ہوتے ہیں جیسے کموڈیٹی کی تفصیل، HS کوڈ، نباتاتی نام، لاٹ/بیچ نمبرز، بیگ گنتی، نیٹ/گرس، کنٹینر اور سیل، شپّر/ایکسپورٹر، وصول کنندہ اور نوٹیفائی۔ باقی سبھی یہاں سے نقل ہوتے ہیں۔

2. فیلڈ بہ فیلڈ میپنگ۔ فیصلہ کریں کہ کس دستاویز کو کس فیلڈ کے لیے مستند سمجھا جائے گا۔ مثال کے طور پر، پیکنگ لسٹ بیگ گنتی اور نیٹ وزن طے کرتی ہے۔ شپنگ لائن کنٹینر اور سیل کی معلومات فراہم کرتی ہے۔ COA لاٹ نمبرز اور لیب شناخت کار طے کرتا ہے۔ فائٹو پیکنگ لسٹ اور کموڈیٹی فیلڈز سے ماخوذ ہوتا ہے۔ B/L مین فیسٹ اور پیکنگ لسٹ کی پیروی کرتا ہے۔

3. ترتیب میں جاری کریں۔ ایسی کوئی دستاویز جاری نہ کریں جس کے لیے ڈیٹا آپ کے کنٹرول میں نہ ہو۔ ہمارا مشاہدہ ہے کہ زیادہ تر عدم مطابقتیں اسی وقت ہوتی ہیں جب فائٹو فائنل اسٹفنگ سے پہلے پرنٹ ہو جاتا ہے یا جب B/L کٹ ہو جاتا ہے جبکہ وصول کنندہ مکمل طور پر ویٹ نہیں کیا گیا ہو۔

ہفتہ 1–2: میپ کریں اور توثیق کریں (آلات + ٹیمپلیٹس)

یہ وہ بنیادی "کافی برآمد دستاویز چیک لسٹ میچنگ فیلڈز" ہے جو ہم گرین کافی (HS 0901) کے لیے استعمال کرتے ہیں۔ اسے اپنے ماسٹر شیٹ کو پُر کرنے کے لیے استعمال کریں:

• کموڈیٹی کی تفصیل: "Green coffee beans" کے ساتھ نباتاتی نام۔ مثال: Coffea arabica L. یا Coffea canephora (Robusta). اس فقرے کو انوائس، پیکنگ لسٹ اور COA میں ایک جیسا رکھیں۔ فائٹو میں نباتاتی نام شامل ہونا لازمی ہے۔
• HS کوڈ: 0901.11 (نہ بھنا ہوا، نہ ڈیکافی نیٹیڈ) یا 0901.12 (نہ بھنا ہوا، ڈیکافی نیٹیڈ)۔ انوائس اور کسی بھی کسٹمز-فیسنگ ڈیٹا فیلڈ میں وہی HS برقرار رکھیں جو لائن مانگتی ہے۔ B/L میں HS ظاہر نہ بھی ہو، تو بھی مین فیسٹ میں ہوتا ہے۔
• ماخذ/اصل: Indonesia۔ اگر متعدد صوبوں کے مرکب ہوں جیسے Bali, Java, Gayo & Mandheling - Wine Green Arabica Coffee Beans، تو NPPO کی درخواست پر فائٹو میں "place of origin" Indonesia ہی رہ سکتا ہے اور صوبائی نوٹس شامل کیے جا سکتے ہیں۔
• لاٹس/بیچز: COA کے لاٹ نمبرز پیکنگ لسٹ اور بیگ مارکس سے میل کھانے چاہئیں۔ اگر آپ Arabica Bali Kintamani Grade 1 Green Coffee Beans اور Blue Batak Green Coffee Beans ایک ہی کنٹینر میں بھیج رہے ہیں تو انہیں الگ لائن آئٹمز کے طور پر درج کریں جن کے مختلف لاٹ IDs ہوں جو COA پر دوبارہ ظاہر ہوں۔
• بیگ گنتی اور پیکجنگ: ہر لاٹ کے لیے بیگوں کی تعداد، بیگ کا مواد اور فی بیگ نیٹ وزن۔ B/L میں پیکیجز کی تعداد ظاہر ہوتی ہے۔ فائٹو اکثر مقدار اور کموڈیٹی کے حساب سے نیٹ وزن دکھاتا ہے۔
• وزن: ہر لاٹ اور مجموعی سطح پر نیٹ اور گراس۔ انوائس، پیکنگ لسٹ، B/L اور فائٹو میں یکساں مجموعے کا ہدف رکھیں۔ B/L کلوگرام کے قریب میں راؤنڈ کر سکتا ہے، مگر راؤنڈنگ قواعد مستقل رکھیں اور اعشاری مقامات نوٹ کریں تاکہ اختلافات سے بچا جا سکے۔ COA صرف نمونہ وزن دکھا سکتا ہے، تاہم کل لاٹ وزن کا حوالہ دیا جانا چاہیے۔
• کنٹینر اور سیل: فائنل کنٹینر اور سیل نمبر اسٹفنگ کے بعد شپنگ لائن سے آتے ہیں۔ انہیں B/L اور پیکنگ لسٹ پر ظاہر ہونا چاہیے۔ فائٹو پر یہ دکھائے جائیں گے یا نہیں یہ NPPO فارمیٹ پر منحصر ہے۔ انڈونیشیا میں، اگر درخواست کی جائے تو یہ "additional declaration/transport details" فیلڈ میں شامل کیے جا سکتے ہیں۔
• فریقین: شپّر/ایکسپورٹر، وصول کنندہ (consignee) اور نوٹیفائی کے قانونی نام اور پتے۔ فائٹو اور انوائس کے لیے استعمال ہونے والی رجسٹریشن کے مطابق مماثلت رکھیں۔ اگر آپ NVOCC ہاؤس B/L استعمال کرتے ہیں تو B/L پر کہیں نہ کہیں ایکسپورٹر کا نام موجود رکھیں (بحیثیت shipper یا بطور "also notify")۔

عملی نتیجہ: ماسٹر شیٹ کو فریز کریں اور اسی سے تمام دستاویزات تیار کریں۔ ہم فیلڈز کو لاک کرتے ہیں اور اسٹفنگ کے بعد کسی بھی تبدیلی کے لیے منظوری لازمی قرار دیتے ہیں۔ یہ بعد میں فائر فائٹنگ کے گھنٹوں بچاتا ہے۔

ہفتہ 3–6: پری-شیپمنٹ ٹائم لائن پر عمل در آمد کریں

"کب کون سی دستاویز جاری کرنی ہے" کے لیے ایک حقیقت پسندانہ ٹائم لائن جو عدم مطابقت کو روکتی ہے:

• ETD مائنس 14–10 دن۔ پروڈکٹ لسٹ اور لاٹ IDs کو حتمی شکل دیں۔ نمونہ لیں اور ٹیسٹ کریں۔ فائنل QC منظوری کے بعد ہر لاٹ کے لیے COA جاری کریں۔ عمر رسیدہ پروفائلز جیسے Musty Cup Green Coffee Beans (Aged Arabica) کے لیے، COA پر وہ aging بیچ نمبر ہونا چاہیے جو آپ بیگز پر سٹینسل کریں گے۔
• ETD مائنس 7–5 دن۔ ماسٹر شیٹ سے کمرشل انوائس اور ڈرافٹ پیکنگ لسٹ تیار کریں۔ اپنے بروکر/درآمد کار کو ان ڈرافٹس سے "دستاویزی ہم آہنگی کسٹمز" کے جائزے کے لیے پری-اڈوائس کریں۔
• ETD مائنس 3–2 دن۔ کنٹینرز اسٹف کریں۔ دقیق بیگ گنتی، نیٹ وزن کا مجموعہ، کنٹینر اور سیل نمبرز ریکارڈ کریں۔ پیکنگ لسٹ کو لائیو نمبروں سے اپڈیٹ کریں۔
• ETD مائنس 2–1 دن۔ اپڈیٹ شدہ پیکنگ لسٹ اور کموڈیٹی فیلڈز کی بنیاد پر فائٹو معائنہ اور جاری کرنے کی درخواست کریں۔ اگر خریدار فائٹو پر کنٹینر/سیل چاہتا ہے تو ان معلومات کو اس لمحے NPPO کو فراہم کریں۔
• آن بورڈ تاریخ۔ شپنگ لائن کے ساتھ فائنل پارٹیز، کنٹینر/سیل اور وزن استعمال کرتے ہوئے B/L کٹ کریں۔ فائٹو کے مطابق فریقوں کے ہجے دوبارہ چیک کریں۔

عملی نتیجہ: اگر کسی دستاویز کو ایسی فیلڈ کی ضرورت ہے جو صرف اسٹفنگ کے وقت فائنل ہوتی ہے، تو اسے پہلے جاری نہ کریں۔ یہی ایک تبدیلی ہمارے "بل آف لیڈنگ میسمیچ" وقوعات کو نمایاں طور پر کم کرتی ہے۔

ہفتہ 7–12: اسکیل کریں اور بہتر کریں

بنیادی اصول کام کرنے کے بعد اپنے کنٹرول سخت کریں۔

• جہاں قبول ہو ePhyto استعمال کریں۔ EU کا TRACES NT اور US APHIS اب شرکت کرنے والے NPPOs سے ePhyto قبول کرتے ہیں، کئی کموڈیٹیز بشمول کافی۔ ہم پھر بھی مخصوص بندرگاہ کے لیے امپورٹر کے بروکر سے قبولیت کی تصدیق کرتے ہیں تاکہ کسی سرپرائز سے بچا جا سکے۔
• ورژن کنٹرول۔ ہم کنسائنی، وزن یا کنٹینر/سیل میں کسی بھی ترمیم کے لیے ٹائم اسٹیمپ کے ساتھ ریویژن لاگ رکھتے ہیں اور اسی تبدیلی نوٹ کو لائن، NPPO افسر اور بروکر کو بھیجتے ہیں۔ ایک تبدیلی نوٹس، سب ایک صفحے پر۔
• ڈیٹا اسٹینڈرڈز۔ وزن کے اعشاری مقامات مقرر کریں اور تمام دستاویزات میں اپنی کموڈیٹی ڈسکرپشن سٹرنگ کو معیاری بنائیں۔ یہ معمولی لگتا ہے مگر یہ "قریب مگر برابر نہیں" کے تنازعات کو روکتا ہے جو خودکار رسک سسٹمز میں ہولڈز کو ٹرگر کرتے ہیں۔

عملی نتیجہ: دستاویز میچنگ کو QA کی طرح ٹریٹ کریں۔ جتنی کم "اشاعت کے بعد ترامیم" ہوں، آپ کی شپمنٹس اتنی ہی صاف رہیں گی۔

عام رکاوٹوں کے فیلڈ بہ فیلڈ جوابات

کن فیلڈز کو B/L، فائٹوسینیٹری اور COA کے درمیان مماثل ہونا ضروری ہے؟

• کموڈیٹی/نباتاتی: ہر جگہ ایک ہی کموڈیٹی تفصیل استعمال کریں۔ فائٹو میں نباتاتی نام شامل ہونا لازمی ہے۔ ہم اسے وضاحت کے لیے انوائس اور COA پر بھی آئینہ کرتے ہیں۔
• لاٹس/بیچ IDs: COA کے لاٹ نمبرز پیکنگ لسٹ اور بیگ مارکس سے میل کھانے چاہئیں۔ خصوصی شپمنٹس میں کسٹمز اکثر اسے انوائس لائنز کے خلاف چیک کرتے ہیں۔
• وزن: نیٹ ٹوٹلز انوائس، پیکنگ لسٹ اور فائٹو میں یکساں ہونے چاہئیں۔ B/L گراس وزن کو پیکنگ لسٹ گراس کے ساتھ مطابقت رکھنی چاہیے۔ راؤنڈنگ مستقل رکھیں۔
• فریقین: شپّر/ایکسپورٹر اور وصول کنندہ کے نام ہر اس دستاویز میں بالکل ایک جیسے ہونے چاہیے جو انہیں ظاہر کرتی ہیں۔
• کنٹینر/سیل: ہمیشہ B/L اور پیکنگ لسٹ پر۔ فائٹو پر اختیاری ہے، NPPO اور امپورٹر کی درخواست پر منحصر۔

کیا کنٹینر اور سیل نمبروں کو فائٹوسینیٹری سرٹیفیکیٹ پر ظاہر کرنا لازمی ہے؟

اکثر ضروری نہیں ہوتا۔ انڈونیشیا میں انہیں اضافی اعلان کے طور پر شامل کیا جا سکتا ہے۔ کئی EU اور US انٹریز فائٹو پر کنٹینر/سیل کے بغیر کلیئر ہو جاتی ہیں، بشرطیکہ پیکنگ لسٹ اور B/L پر یہ معلومات موجود ہوں۔ اگر امپورٹر کا بروکر مانگے تو فائٹو جاری کرنے سے پہلے اسٹفنگ کا انتظار کریں۔

جہاز روانہ ہونے کے بعد وصول کنندہ کے نام کی عدم مطابقت کیسے درست کروں؟

• پہلے B/L میں ترمیم کریں۔ کیریر سے مین فیسٹ کی اصلاح کی درخواست کریں۔ درست قانونی نام دکھانے والی معاون دستاویزات فراہم کریں۔
• فائٹو کی تصحیح۔ اگر فائٹو پر وصول کنندہ غلط درج ہو تو NPPO سے متبادل یا باضابطہ اصلاح طلب کریں۔ بعض دائرہ اختیار اصل سرٹیفیکیٹ نمبر کے حوالہ کے ساتھ دوبارہ جاری کرتے ہیں۔
• بروکر ورک اراؤنڈ۔ کچھ معاملات میں، اگر فائٹو وصول کنندہ درج نہیں کرتا تو بروکر وضاحتی خط کے ساتھ ترمیم شدہ B/L پر کلیئر کر سکتا ہے۔ مگر اس پر انحصار نہ کریں۔ تینوں فریقوں کے ساتھ ہم آہنگی کریں۔

ہم نے سیکھا ہے کہ فائٹو جاری ہونے کے بعد وصول کنندہ تبدیل نہ کریں جب تک کہ NPPO اور لائن دونوں سے تصحیح کے راستے کی تصدیق نہ کر لی گئی ہو۔

کیا COA پر پیکنگ لسٹ جیسی ہی لاٹ/بیچ نمبرز دکھانے چاہئیں؟

جی ہاں۔ یہی ٹریسبیلیٹی کا مقصد ہے۔ COA کو کنٹینر نمبرز دکھانے کی ضرورت نہیں، لیکن اسے وہی لاٹ IDs حوالہ دینے چاہئیں جو پیکنگ لسٹ اور ہر بیگ پر موجود ہوں۔

کون سی وزن کی قدریں مماثل ہونی چاہئیں—نیٹ، گراس، یا دونوں؟

• نیٹ وزن انوائس، پیکنگ لسٹ اور فائٹو میں مماثل ہونا چاہیے۔ ایک ہی اعشاری مقامات استعمال کریں۔
• B/L پر گراس وزن پیکنگ لسٹ گراس کے مطابق ہونا چاہیے۔ اگر آپ کے B/L میں صرف گراس دکھائی جاتی ہے تو یہ نوٹ رکھیں کہ بیگ ٹیرّا کیسے کیلکولیٹ کی گئی تاکہ سوال کی صورت میں وضاحت ہو سکے۔

کیا EU یا US کے لیے ePhyto پیپر سرٹیفیکیٹ کی جگہ قبول ہو سکتا ہے؟

کئی صورتوں میں ہاں۔ EU (TRACES NT) اور US APHIS شرکت کرنے والے ممالک سے IPPC ہب کے ذریعے ePhyto قبول کرتے ہیں، جن میں انڈونیشیا بھی شامل ہے۔ مگر حقیقی عمل میں قبولیت بندرگاہ اور کموڈیٹی کے لحاظ سے مختلف ہو سکتی ہے۔ ہم ہمیشہ اس انٹری کے لیے امپورٹر کے بروکر سے تصدیق کرتے ہیں۔ اگر بروکر پیپر پر اصرار کرے تو ہم اصل کاغذی سرٹیفیکیٹ بھیج دیتے ہیں۔

کیا بل آف لیڈنگ میں ترمیم دستاویزی عدم مطابقت کی وجہ سے ہونے والا کسٹمز ہولڈ حل کر دے گی؟

کبھی کبھار۔ اگر ہولڈ B/L پر فریق کے نام یا کنٹینر/سیل غلطی کی وجہ سے ہے تو عموماً ایک ترمیم اسے کلیئر کر دیتی ہے۔ اگر عدم مطابقت فائٹو مواد یا COA لاٹ نمبرز سے متعلق ہے تو آپ کو اُن دستاویزات کو بھی ہم آہنگ کرنا ہوگا۔ صرف B/L میں ترمیم کرنا اُس فائٹو کو درست نہیں کرے گا جس میں نباتاتی نام غلط درج ہے یا COA میں مختلف لاٹس دیے گئے ہوں۔

وہ 5 غلطیاں جو کافی کو کسٹمز میں روکتی ہیں (اور ان سے بچنے کے طریقے)

1. اسٹفنگ سے پہلے فائٹو پرنٹ کرنا۔ حل: اگر سرٹیفیکیٹ پر وہ تفصیلات مانگی گئی ہوں تو فائٹو فائنل کنٹینر/سیل کے بعد جاری کریں۔
2. وزنوں کو غیر مستقل طور پر راؤنڈ کرنا۔ حل: اعشاری مقامات اور راؤنڈنگ معیارات کو معیار بنائیں۔ ماسٹر شیٹ میں اقدار لاک کریں۔
3. وصول کنندہ کے قانونی نام میں فرق آنا۔ حل: خریدار کی رجسٹریشن سے عین قانونی نام نقل کریں۔ فائٹو اور B/L ڈرافٹس جاری کرنے سے پہلے ان کے خلاف جائزہ کریں۔
4. COA میں لاٹ IDs کا عدم مطابقت۔ حل: COA وہی لاٹ لسٹ استعمال کرکے بنائیں جو بیگ سٹینسلز اور پیکنگ لسٹ کے لیے استعمال ہوئی ہو۔
5. ڈیجیٹل فائلنگز میں HS کوڈ کا عدم یکسانی۔ حل: HS 0901.11 یا 0901.12 کو تمام کسٹمز-فیسنگ ڈیٹا میں مستقل رکھیں۔ کموڈیٹی کی وردنگ کو HS تفصیل کے مطابق ہم آہنگ کریں۔

کیا آپ کو کسی زنده شپمنٹ یا مشکل منزل کے قواعد میں مدد چاہیے؟ ہم آپ کے دستاویزات جاری کرنے سے پہلے خوشی سے ان کا سنیتی-چیک کریں گے۔ Contact us on whatsapp.

وسائل اور اگلے اقدامات

• ایک واحد ماسٹر شیٹ استعمال کریں تاکہ انوائس، پیکنگ لسٹ، فائٹو ڈیٹا اور B/L ہدایات تیار ہوں۔ تبدیلیوں کو ایک مختصر چینج لاگ کے ذریعے اپنی لائن، NPPO افسر اور بروکر کے ساتھ منظور کریں۔
• جب مکسڈ-لاٹ کنٹینرز بھیجیں تو لاٹ/COA لائنز کو صاف رکھیں۔ اگر آپ دیکھنا چاہتے ہیں کہ ہم مختلف ماخذات اور پروسیسز میں لاٹس کو کیسے ساخت دیتے ہیں تو ہمارے موجودہ آفرنگز اور ان کی ایپلیکیشنز ملاحظہ کریں۔ View our products.

ہماری تجربے میں یہ زیادہ کاغذی کارروائی کا معاملہ نہیں ہے؛ یہ صاف ڈیٹا کا معاملہ ہے۔ فیلڈز کو درست رکھیں، ترتیب میں جاری کریں، اور آپ کی کافی حرکت میں آ جائے گی۔ اور یہی مقصد ہے، ہے نا؟