کافی بین ایکسپورٹرز کے لیے کم از کم آرڈر مقدار (MOQ)

انڈونیشیا-کافی ٹیم کی جانب سے ایک عملی پلے بک کہ کیسے چھوٹے روسٹرز اور پہلی بار امپورٹرز کافی ایکسپورٹرز کے ساتھ کم از کم آرڈر مقدار (MOQ) کے لیے مذاکرات کر سکتے ہیں۔ اس میں ای میل ٹیمپلیٹس، شامل کرنے کے لیے کون سی شہادت، پہلے آرڈر کے لیے حقیقت پسندانہ بیگ گنتی، اور پیش کرنے کے لیے ذہین رعایتیں شامل ہیں۔

میں نے اسی بالکل نظام کو استعمال کرکے 90 دن میں $0 سے $10,247 تک پہنچا۔ یہ لائن ایک مائیکرو-روسٹر کی تھی جس نے ہماری ای میل فریم ورک استعمال کی تاکہ نقد بہاؤ کو زیادہ متاثر کیے بغیر ایک ٹرائل امپورٹ حاصل کر سکے۔ طریقہ کار سادہ ہیں۔ عملدرآمد وہ جگہ ہے جہاں زیادہ تر خریدار رُکتے ہیں۔ یہاں وہ طریقہ ہے جس سے ایک کافی MOQ مذاکراتی ای میل لکھی جائے جو سنجیدگی سے لی جائے۔

جیتنے والے MOQ مذاکرات کے 3 ستون

اعداد و شمار میں مخصوص رہیں۔ ایکسپورٹرز واضح SKUs، بیگ کی گنتی اور تاریخوں پر ردعمل دیتے ہیں۔ مبہم “what’s your MOQ?” قسم کی ای میلز نادر ہی اثردار ہوتی ہیں۔
خطرہ شئیر کریں، صرف نوازشیں مت مانگیں۔ ایکسپورٹر کے ہینڈلنگ اور کنسولیڈیشن لاگت کو پورا کرنے کیلئے زیادہ ڈپازٹ، لچکدار لیڈ ٹائم یا قیمت پریمیم پیش کریں۔
پیمائش تک پہنچنے کا راستہ دکھائیں۔ دو مرحلوں پر مشتمل ریمپ پلان اعتماد بناتا ہے۔ ابتدا 12–24 بیگز سے کریں۔ اگر KPIs پورے ہوں تو اگلے آرڈر پر 60–120 بیگز قبل از وقت متفق کریں۔

نتیجہ۔ اپنی نوٹس کو خواہش کی بجائے کاروباری کیس کی طرح سمجھیں۔ ہمیں ملا ہے کہ ٹھوس مقداریں اور ریمپ شیڈول جوابات 3 گنا تیز کرواتے ہیں۔

ہفتہ 1–2۔ ای میل سے پہلے تحقیق اور تصدیق

اپنا ہوم ورک کریں تاکہ پہلی پیغام تنگ اور معتبر ہو۔

1–3 اوریجن شارٹ لسٹ کریں جو آپ کے مینو اور بجٹ سے میل کھاتے ہوں۔ مثال کے طور پر، برائٹ سنگل-اورِجن ایسپریسو کے لیے متوازن اسپیشلٹی جیسے Arabica Java Ijen Grade 1 Green Coffee Beans یا بلینڈز کے لیے چاکلیٹی بیس جیسے Sumatra Mandheling Green Coffee Beans۔
ایکسپورٹر کی معیشت کو سمجھیں۔ پیلیٹس ٹوٹنا، اضافی QC اقدامات اور انتظامی امور چھوٹے آرڈرز کو مہنگا بناتے ہیں۔ نایاب لاٹس جیسے Sumatra Super Peaberry Green Coffee Beans کی پیداوار محدود ہوتی ہے، اس لیے MOQ کا منطق Sumatra Robusta Green Coffee Beans سے مختلف ہو سکتی ہے۔
6 ماہ کا فورکاسٹ تیار کریں۔ ہفتہ وار روسٹ صلاحیت، آپ کی سیلز رن-ریٹ اور ایک حقیقت پسندانہ ریمپ شامل کریں۔ یہ کم MOQ کے جواز کے لیے واحد بہترین منسلک فائل ہے۔
ایک LCL پلان تیار رکھیں۔ اپنے فارورڈر سے رابطہ کریں۔ پک اپ، کنسولیڈیشن ویئرہاؤس، اور ہدف شپ ونڈو کا خاکہ بنائیں۔ ذکر کریں کہ اگر مدد ملے تو آپ معیاری 60 kg جیوٹ بیگز اور FOB شرائط قبول کرتے ہیں۔

پہلے آرڈر کے لیے کتنے بیگز تجویز کریں۔ مائیکرو-روسٹر: مجموعی طور پر 6–12 بیگز۔ چھوٹا روسٹر براہِ راست امپورٹ: ایک یا دو SKUs میں 12–24 بیگز۔ عموماً یہ ٹرائل کے لیے مناسب حد ہوتی ہے جبکہ لاجسٹکس کو قابو میں رکھا جا سکتا ہے۔

ہفتہ 3–6۔ MVP ای میل تیار کریں اور 2–3 سپلائرز کے ساتھ ٹیسٹ کریں

اصل بات یہ ہے۔ پہلی ای میل آپ کی MVP ہے۔ اسے مختصر، نمبروں پر مبنی، اور رعایتوں میں فراخ دل رکھیں۔

کافی ایکسپورٹر سے کم MOQ طلب کرنے کی ای میل ٹیمپلیٹ

موضوع کے اختیارات (ایک منتخب کریں):

Trial order MOQ request. 12 bags Java Ijen Grade 1. LCL plan attached
MOQ waiver request. First-time buyer. 40% deposit offered
Proposal. 18 bags Mandheling G1. Ramp plan to 90 bags in 120 days

باڈی: Hi [Name],

I’m [Your Name], owner at [Roastery], [City/Country]. We roast [X] kg/week and supply [number] cafés. We want to onboard Indonesian origins and are planning a two-step ramp if the first order performs.

Request

Products. [Java Ijen G1] 12 bags x 60 kg. [Mandheling G1] 6 bags x 60 kg
Shipment window. [Date range]. LCL ex [Port]
Terms we can accept. FOB [Port], standard 60 kg jute, flexible lead time up to 21 days

Concessions to offset lower MOQ

40–50% deposit on PI approval
Price premium of 3–8% versus standard tier if required
Prebook second order to 60–120 bags within 90 days if KPIs are met (sell-through and cupping consistency)

Attached

6-month purchase forecast with weekly roast capacity
Sales run-rate and café accounts. one-page company profile
Forwarder contact and LCL plan

If this works, please confirm estimated lead time and issue a proforma invoice. If not, could we align on the minimum bag count that makes sense and an achievable ramp path?

Thanks for considering a trial. We’d value a long-term partnership.

[Your Name] [Title] | [Roastery] [Phone] | [Website]

کیوں یہ کارآمد ہے۔ آپ نمبر پیش کرتے ہیں، خطرہ شئیر کرنے کی پیشکش کرتے ہیں اور اسکیل اپ کا راستہ دکھاتے ہیں۔ آپ فیصلہ کرنا یا کاؤنٹر آفر دینا آسان بناتے ہیں۔

MOQ ویور درخواست کے ساتھ مجھے کون سی شہادت شامل کرنی چاہیے؟

فورکاسٹ۔ 6 ماہ کے لیے ماہ بہ ماہ بیگ گنتی کے ساتھ ایک سادہ اسپریڈشیٹ۔
صلاحیت۔ آپ کے روسٹر کی تصویر یا مواصفات اور ہفتہ وار تھروپٹ۔
سیلز کی ساکھ۔ موجودہ کیفے فہرست یا ویب شاپ آرڈر وِلو سٹی۔ اسکریں شاٹس بھی مدد دیتے ہیں۔
حوالہ جات۔ کوئی دوسرا سپلائر یا امپورٹر جو ادائیگی کے رویے کی ضمانت دے سکے۔
تیاری۔ امپورٹر نمبر، ویئرہاؤس ایڈریس، فارورڈر کانٹیکٹ، پسندیدہ Incoterm۔

ہم اکثر دیکھتے ہیں کہ جب کم از کم تین میں سے یہ چیزیں پہلی ای میل میں موجود ہوں تو ایکسپورٹر کم کرنے کی منظوری دے دیتے ہیں۔

کیا کم MOQ حاصل کرنے کے لیے مجھے زیادہ قیمت یا ڈپازٹ پیش کرنا چاہیے؟

دونوں مدد کر سکتے ہیں۔ ہمارے تجربے میں، PI کی منظوری پر 40–50% ڈپازٹ اور ایک مختصر قیمت پریمیم قیمت اکیلے کے مقابلے میں زیادہ قائل کن ہوتا ہے۔ لیڈ ٹائم پر بھی لچک پیش کریں۔ 2–3 ہفتوں کی ونڈو ایکسپورٹر کو کنسولیڈیٹ اور شیڈول کرنے کی سہولت دیتی ہے۔

ہفتہ 7–12۔ پہلے شپمنٹ کے بعد اسکیل اور بہتر بنائیں

جب ٹرائل اتر جائے اور کپنگ معیار کی تصدیق کرے، تو ایک مختصر ڈیبریف بھیجیں۔ سیلز وِلو سٹی اور کسی بھی سیکھنے کو شامل کریں۔ پھر واضح ہدفوں کے ساتھ ریمپ آرڈر کو لاک کریں۔

جہاں ممکن ہو SKUs کو کنسولیڈیٹ کریں۔ کم لائنیں انتظام اور پکنگ لاگت کم رکھتی ہیں۔
LCL سے شیئرڈ کنٹینر کی طرف گریجویٹ کریں۔ اگر آپ 60–120 بیگز کا وعدہ کر سکتے ہیں تو دوسرے خریدار کے ساتھ جگہ شئیر کرنے کے بارے میں پوچھیں۔ اگر آپ کے پاس پہلے سے پارٹنرز ہیں تو یہ منصوبہ پہلی ای میل میں ذکر کریں۔ آپ اس جملے کو کاپی کر سکتے ہیں۔

شیئر شدہ کنٹینر کی وضاحت کے لیے MOQ ای میل میں ٹیمپلیٹ

"ہم آرڈر 2 تک شیئرڈ کنٹینر شپمنٹس کی طرف جانے کا ارادہ رکھتے ہیں۔ ہمارے پارٹنر روسٹر [City] میں مزید 60–90 بیگز شامل کریں گے تاکہ مشترکہ لاٹ 150+ بیگز تک پہنچ جائے۔ ہم ٹائمنگ اور فارورڈر پر ہم آہنگ ہیں، اور ہم آپ کے تجویز کردہ کنسولیڈیشن حب کے لیے کھلے ہیں۔"

نتیجہ۔ رفتار اور قابلِ اعتمادیت دکھائیں۔ ایکسپورٹرز خوشی سے لچک دکھاتے ہیں جب آپ ریتم ثابت کر دیں۔

وہ 5 بڑی غلطیاں جو MOQ ای میلز کو تباہ کرتی ہیں

پانچ مختلف SKUs میں 3–5 بیگز مانگنا۔ لائنیں تقسیم کرنے سے ہینڈلنگ لاگت بڑھ جاتی ہے۔ 1–2 SKUs میں گروپ کریں۔
اعداد و شمار کا فقدان۔ "Can you lower MOQ?" بغیر مقدار، تاریخیں اور رعایتوں کے آسانی سے نظرانداز ہو جاتا ہے۔
بڑھا چڑھا کر پیمائش کا وعدہ۔ کہنے سے کہ آپ اگلے مہینے فل کنٹینر لوڈز پر چھلانگ لگائیں گے، ساکھ کو نقصان پہنچتا ہے۔ حقیقت پسندانہ ریمپ پیش کریں۔
لہجہ غلط ہونا۔ بہت رسمی ہونا ٹیمپلیٹ جیسا محسوس ہوتا ہے۔ بہت غیر رسمی خطرناک محسوس ہوسکتا ہے۔ مقصد مختصر، باعزت اور ٹھوس ہونا چاہیے۔
ایکسپورٹر کی پابندیوں کو نظر انداز کرنا۔ نایاب پیبڑی یا مائیکرولٹس کی قدرتی حدود ہوتی ہیں۔ مثال کے طور پر، Sumatra Super Peaberry Green Coffee Beans عموماً 5–7% ییلڈ پر بیٹھتے ہیں۔ ایک ٹرائل کے لیے 2–3 بیگز کی بجائے 8–12 بیگز تجویز کریں۔

اگر آپ ان سے بچیں، تو آپ کے امکانات بہت بڑھ جائیں گے۔

عام سوالات جو خریدار ہم سے پوچھتے ہیں

نوٹس پہلی بار خریدار کے لیے کتنا رسمی ہونا چاہیے۔ پیشہ ورانہ، مختصر اور انسانی۔ دو سے تین مختصر پیراگراف کے ساتھ بلٹ پوائنٹس۔ شخص کا نام استعمال کریں۔ اوریجن کو صحیح ہجے سے لکھیں۔

کیا درخواست میں LCL شامل کرنا مددگار ہے؟ ہاں۔ فارورڈر، پک اپ پلان اور ونڈو کا ذکر کریں۔ یہ تیارئیت کا اشارہ دیتا ہے۔

اگر ایکسپورٹر انکار کر دے تو کیا کریں۔ اس سے کہیں کہ کم از کم بیگ کاؤنٹ کیا ہے جو کام کرتا ہے اور مصالحت کی پیشکش کریں۔ ڈپازٹ بڑھائیں، معیاری پیکنگ قبول کریں، لیڈ ٹائم بڑھائیں، یا SKUs کنسولیڈیٹ کریں۔

اگر سپلائر آپ کے MOQ درخواست کو مسترد کرے تو فالو اپ ای میل

موضوع۔ Re. MOQ request. Can we align on a workable trial size

Thanks for the quick reply, [Name]. We understand the cost of breaking standard MOQs.

Could we meet in the middle with 24 bags total of [Origin/Grade], 50% deposit and a 21–28 day lead time. We will consolidate to a single SKU and move to 90 bags by month three if the trial performs. Our forecast and forwarder details remain the same. Happy to accept FOB and standard bagging.

If 24 bags still doesn’t work, what is the minimum bag count that makes sense for you so we can plan the ramp accordingly

Appreciate your consideration.

[Your Name]

وسائل اور اگلے اقدامات

MOQ کے لیے پروڈکٹ کا انتخاب اہم ہے۔ اگر آپ کو ایک ورسٹائل اسٹارٹر اوریجن چاہیے تو ہمارے انڈونیشین گرینز لائن اپ کو براؤز کریں۔ مثال کے طور پر، پھول-چاکلیٹ پروفائل کے لیے Java Preanger Grade 1 Green Coffee Beans یا ایسپریسو بیس کے لیے Robusta Lampung Green Coffee Beans (ELB & Grades 2–4)۔ آپ ایک حقیقت پسندانہ پہلے آرڈر مکس بنانے کے لیے ہماری پروڈکٹس دیکھیں۔
اپنے میسج کو اپنی صلاحیت، بجٹ اور LCL پلان کے مطابق کسٹمائز کرنے میں مدد چاہیے؟ ہم آپ کا ڈرافٹ جائزہ لے کر مناسب بیگ کاؤنٹس تجویز کرنے میں خوش ہیں۔ براہِ مہربانی Contact us on whatsapp۔

آخری خیال۔ ایکسپورٹرز کو چھوٹے خریدار ناپسند نہیں ہوتے۔ وہ غیر یقینی خریدار ناپسند کرتے ہیں۔ نمبروں کے ساتھ آگے آئیں، خطرہ شئیر کریں اور پیمانے تک پہنچنے کا راستہ دکھائیں۔ ہمارے تجربے میں، اسی طرح چھوٹے روسٹرز "معاف کریں، MOQ 120 بیگز ہے" کو ایک پراعتماد پہلے شپمنٹ اور طویل المدتی تعلق میں بدل دیتے ہیں۔