Panduan langkah demi langkah untuk importir pemula mengajukan FDA Prior Notice untuk biji kopi hijau Indonesia melalui PNSI—sehingga pemanggang kecil dapat mengajukannya dengan benar dalam waktu kurang dari 20 menit tanpa broker.
Jika Anda memanggang kopi, Anda mungkin pernah mendengar kisah mengerikan: lot indah dari Indonesia tiba di AS, lalu tertahan karena Prior Notice tidak diajukan dengan benar. Berdasarkan pengalaman kami membantu pembeli memindahkan biji Bali, Gayo, dan Mandheling, perbaikannya tidak rumit. Anda hanya memerlukan alur yang tepat dan detail yang benar. Berikut panduan yang kami berikan kepada importir pemula sehingga mereka dapat mengajukan FDA Prior Notice (PN) untuk biji kopi hijau dalam sekitar 20 menit menggunakan PNSI.
Tiga pilar Prior Notice yang bersih dan cepat
- Akurasi di atas segalanya. PN harus mencerminkan dokumen pengiriman dan entri CBP Anda. Jika pelabuhan, pengangkut, atau kuantitas berbeda, Anda membuka peluang penundaan.
- Pilih kode produk FDA yang benar. Ini cara FDA mengetahui isi kiriman. Untuk kopi hijau, itu berarti kategori Coffee/Tea dan jalur biji kopi yang belum dipanggang dalam FDA Product Code Builder.
- Cantumkan “manufacturer” yang tepat. Untuk kopi, biasanya ini adalah pihak pengolah asing terakhir sebelum ekspor. Seringkali itu adalah dry mill atau fasilitas penggilingan/gudang, bukan hanya koperasi petani.
Kesimpulan: Ketika ketiga hal ini benar, penolakan PN hampir mendekati nol.
Menit 1–5: Kumpulkan apa yang akan diminta PNSI
Berikut daftar data yang kami kirimkan kepada pemanggang kecil sebelum mereka mengajukan:
- Pengaju/Pengirim: Detail kontak Anda. Jika Anda yang mengajukan sendiri, Anda berperan sebagai keduanya.
- Penerima di AS: Konsinyi atau alamat pengiriman di AS. Jika Anda adalah micro‑roastery yang menerima biji, itu adalah Anda.
- Detail kedatangan: Pelabuhan kedatangan, sarana angkut (laut/udara), pengangkut, nomor bill of lading atau AWB, dan perkiraan tanggal/waktu kedatangan. Untuk pengiriman laut, PN harus diajukan setidaknya 8 jam sebelum kedatangan dan tidak lebih dari 15 hari sebelum kedatangan.
- Identitas produk: Kode produk FDA untuk kopi yang belum dipanggang. Gunakan FDA Product Code Builder. Pilih Foods, lalu Coffee and Tea, kemudian Coffee Beans, Green. Pilih “unprocessed/unroasted,” dan kemasan yang umum (mis. karung goni 60 kg). Anda akan memasukkan kuantitas baik sebagai jumlah unit maupun berat.
- Negara produksi dan negara dari mana dikirim: Biasanya Indonesia untuk keduanya, kecuali terjadi transshipment.
- Manufacturer/petani: Entitas asing terakhir yang memproduksi/memproses biji. Untuk kopi hijau Indonesia, ini umumnya dry mill/gudang/hulling. Berikan nama hukum lengkap dan alamatnya. Tambahkan nomor registrasi fasilitas FDA jika mereka terdaftar. Petani umumnya dikecualikan dari registrasi fasilitas FDA, tetapi mill/gudang biasanya tidak.
- Pengirim/pemilik: Detail eksportir atau trading house di Indonesia.
Tips praktis 1: Gunakan zona waktu lokal pelabuhan untuk ETA di PNSI. Saya lebih sering melihat penahanan akibat ETA yang salah waktu daripada semua kesalahan PN lain digabung.
Tips praktis 2: Cocokkan kemasan dan berat secara tepat dengan invoice komersial. 100 karung × 60 kg seharusnya tidak menjadi 6.010 kg “demi keamanan.” Deklarasi berlebih dapat memicu pertanyaan.
Jika Anda mengimpor beberapa profil Indonesia, jaga identitas produk tetap jelas. Misalnya, “Sumatra, Mandheling, Grade 1, wet‑hulled, karung 60 kg” untuk lot seperti Sumatra Mandheling Green Coffee Beans atau “Bali Kintamani, Grade 1, fully washed, karung 60 kg” untuk sesuatu yang mirip dengan Arabica Bali Kintamani Grade 1 Green Coffee Beans. Ini membantu broker Anda mengaitkan PN dengan entri tanpa bolak‑balik.
Menit 6–12: Mengajukan di PNSI (langkah demi langkah)
Gunakan Prior Notice System Interface (PNSI FDA). Buat akun jika Anda belum memilikinya. Kemudian:
-
Mulai Prior Notice baru. Pilih “Food.”
-
Masukkan data pengaju dan penerima di AS.
-
Berikan detail kedatangan: pelabuhan kedatangan, pengangkut, nomor B/L atau AWB, sarana angkut, dan ETA.
-
Tambahkan komoditas:
- Bangun kode produk FDA menggunakan Product Code Builder di layar: Coffee/Tea → Coffee Beans, Green → Unroasted.
- Masukkan kuantitas, kemasan, dan berat.
- Tambahkan negara produksi dan negara dari mana dikirim (Indonesia untuk sebagian besar kasus Anda).
-
Tambahkan manufacturer/processor. Gunakan alamat dry mill atau gudang terakhir. Sertakan nomor registrasi FDA jika fasilitas terdaftar. Jika kopi langsung datang dari petani tanpa pemrosesan lebih lanjut, Anda dapat mencantumkan petani. Sebagian besar lot Indonesia melewati mill, jadi cantumkan mill.
-
Tambahkan data pengirim dan pemilik.
-
Tinjau dan kirim.
Tips praktis 3: Jika Anda memiliki beberapa line item yang pada dasarnya adalah komoditas yang sama dengan perbedaan kecil, gunakan fungsi “copy commodity” di PNSI dan edit. Ini menghemat menit dan mengurangi kesalahan ketik.
Menit 13–20: Konfirmasi, bagikan, dan cocokkan dengan entri
Saat Anda mengirim, PNSI mengeluarkan Nomor Konfirmasi Prior Notice (PNCN). Ini adalah tiket emas.
- Cantumkan PNCN pada invoice komersial dan/atau halaman penutup PN.
- Kirimkan melalui email kepada freight forwarder dan broker bea cukai Anda sehingga mereka dapat merujuknya pada entri CBP.
- Jika detail kedatangan berubah secara signifikan, masuk kembali dan perbarui atau ajukan PN baru. Kedatangan lebih awal atau terlambat beberapa jam biasanya bukan masalah jika Anda masih berada dalam jendela waktu kedatangan untuk sarana angkut Anda, tetapi perubahan pelabuhan atau pengangkut sering kali memerlukan pembaruan atau PN baru.
Perlu bantuan mencocokkan detail PN dengan dokumen pengiriman Anda? Kami dapat membimbing Anda melalui lot spesifik saat Anda mengajukan. Jika Anda menginginkan pemeriksaan kedua sebelum menekan kirim, Hubungi kami di whatsapp.
Lima kesalahan PN paling umum yang kami lihat (dan cara menghindarinya)
- Kode produk yang salah. Builder kadang memilih kopi yang sudah dipanggang atau konsentrat minuman. Gunakan biji kopi yang belum dipanggang dalam kategori Coffee/Tea.
- Mencantumkan koperasi sebagai “manufacturer” padahal dry mill terpisah yang melakukan hulling/sorting. FDA menginginkan pengolah asing terakhir sebelum ekspor.
- Kebingungan zona waktu. Masukkan ETA dalam zona waktu lokal pelabuhan.
- Ketidaksesuaian kuantitas dibandingkan invoice. PN Anda harus sesuai dengan entri CBP dan dokumen.
- Pengajuan terlambat untuk laut. Jendela minimum adalah 8 jam sebelum kedatangan kapal. Kami merekomendasikan mengajukan 1–3 hari sebelum ETA, lalu memperbarui jika jadwal bergeser.
Jika Anda menghindari kelima hal itu, Anda sudah menyelesaikan 90% dari pekerjaan.
Jawaban cepat untuk pertanyaan yang sering kami terima
Apakah biji kopi hijau memerlukan FDA Prior Notice?
Ya. Kopi hijau adalah produk makanan. PN diperlukan untuk setiap pengiriman komersial yang ditawarkan untuk impor ke AS, termasuk sampel untuk penggunaan komersial atau evaluasi.
Kode produk FDA apa yang harus saya gunakan untuk kopi yang belum dipanggang?
Gunakan jalur FDA Product Code Builder untuk Coffee/Tea → Coffee Beans, Green → Unroasted. Jangan menebak. Builder membantu Anda menghasilkan kode yang valid dan selaras dengan kemasan serta proses Anda.
Seberapa jauh sebelumnya saya harus mengajukan Prior Notice untuk pengiriman laut?
Setidaknya 8 jam sebelum kedatangan. Anda dapat mengajukan hingga 15 hari sebelumnya. Kami biasanya mengajukan 48–72 jam sebelum ETA untuk mengantisipasi perubahan jadwal kapal.
Apakah broker bea cukai atau freight forwarder saya dapat mengajukan Prior Notice untuk saya?
Ya. Broker dapat mengajukan melalui ACE, dan forwarder sering melakukannya. Risikonya adalah data yang buruk masuk, PN yang buruk keluar. Kami menemukan importir pemula mampu mengajukan via PNSI jika mereka mengikuti daftar periksa di atas, lalu membagikan PNCN kepada broker mereka.
Bagaimana jika eksportir Indonesia tidak terdaftar di FDA?
Petani umumnya dikecualikan dari registrasi fasilitas FDA. Dry mill, processor, dan gudang yang menahan makanan untuk ekspor biasanya perlu terdaftar. PN tidak secara ketat memerlukan nomor registrasi, tetapi nomor tersebut berguna jika manufacturer adalah fasilitas terdaftar. Jika biji hanya lewat melalui petani, cantumkan petani.
Apakah pengiriman sampel kecil kopi memerlukan Prior Notice?
Ya, jika untuk tujuan komersial atau penelitian. Pengecualian untuk penggunaan pribadi sangat terbatas dan jarang mencakup sampel bisnis.
Apa yang terjadi jika Prior Notice saya salah atau terlambat?
FDA dapat menolak masuk dan meminta re‑ekspor. Mereka juga dapat mengeluarkan penahanan dan denda administratif. Jika detail berubah sebelum kedatangan, perbarui atau batalkan di PNSI dan ajukan ulang. Jika pelabuhan atau pengangkut berubah, ajukan PN baru. Jika hanya waktu kedatangan bergeser dalam hari yang sama, pembaruan biasanya cukup.
Bagaimana FSVP terkait di sini?
FSVP terpisah dari PN. Entri CBP Anda akan mengidentifikasi importer FSVP untuk kopi, biasanya dengan nomor DUNS. PN tidak menggantikan kewajiban FSVP, tetapi mengajukan PN dengan benar mencegah penahanan FDA yang dapat dihindari.
Apakah Prior Notice sama dengan izin APHIS?
Tidak. PN adalah pemberitahuan impor makanan ke FDA. Persyaratan kesehatan tumbuhan APHIS terpisah. Untuk panduan ini, kami berfokus ketat pada PNSI dan PN.
Sumber daya dan langkah selanjutnya
- Lakukan uji coba di PNSI sebelum pengiriman pertama Anda sehingga Anda mengetahui tampilan layar.
- Gunakan penamaan lot yang jelas dan konsisten di PN, invoice, dan entri. Jika Anda membeli profil Indonesia yang berbeda berdasarkan proses, jelaskan secara eksplisit. Misalnya, “wet‑hulled Mandheling” vs “fully washed Kintamani.”
- Jika Anda ingin kami menyusun data PN untuk lot yang Anda beli dari kami, kirimkan proforma dan kami akan menyediakan detail manufacturer, kemasan, dan jalur kode produk yang disarankan. Saat Anda mengevaluasi opsi, Anda dapat Lihat produk kami untuk melihat bagaimana kami mendeskripsikan asal, proses, dan grade untuk memudahkan pemetaan PN.
Intinya: Prior Notice bukan hal yang menarik, tetapi ketika Anda mengajukannya dengan bersih, logistik mengalir ke latar belakang dan Anda dapat fokus pada pemanggangan. Kami telah membimbing ratusan pengajuan PN untuk kopi Indonesia. Setelah Anda menjalankan alur ini sekali atau dua kali, kemungkinan besar Anda akan mengajukan berikutnya dalam waktu kurang dari 10 menit.