EU 2018/848 এবং USDA NOP গ্রুপ সার্টিফিকেশন সন্তুষ্ট করার জন্য একটি সাদামাটা, অডিট-রেডি Internal Control System (ICS) তৈরি করার জন্য ইনডোনেশিয়া-পরীক্ষিত ধাপে ধাপে ব্লুপ্রিন্ট। কী নথিভুক্ত করতে হবে, কে কী করে, চেরি থেকে গ্রিন পর্যন্ত মাস ব্যালান্স কীভাবে হিসাব করবেন, এবং অডিট ব্যর্থ করে দেওয়া পাঁচটি ভুল কীভাবে এড়িয়ে চলবেন।
“এক সিজনে এই ICS ব্যবহার করে আমরা শূন্য থেকে দ্বৈত-সনদপ্রাপ্ত রপ্তানিতে পৌঁছেছি”
আমি সুমাত্রা ও বালি অঞ্চলের ছোট চাষী গোষ্ঠীগুলোকে বহু বছর আটকে থাকতে দেখেছি, কারণ তাদের কাগজপত্র ভালই মনে হয় কিন্তু ওয়েট মিল খাতে ট্রেসেবিলিটি ভেঙে পড়েছে। বিপরীতটাও ঘটেছে। ইন্দোনেশিয়ায় কফির বাস্তব গতিশীলতার সঙ্গে খাপ খাওয়ানো একটি সাদামাটা Internal Control System (ICS) থাকলে ৩০০–৬০০ ফার্মারসহ সহযোগিতা এক ফসল চক্রের মধ্যে EU 2018/848 এবং USDA NOP অনুকূল অডিট-রেডি হতে পারে। নীচে আমরা মাঠে যেভাবে বাস্তবায়ন করি তার সঠিক ব্লুপ্রিন্ট দেওয়া হলো।
অডিট-রেডি ICS-এর ৩টি স্তম্ভ
স্তম্ভ ১। মানুষ ও কর্তব্যের বিভাজন। আপনার স্পষ্ট ভূমিকা দরকার।
- ICS ম্যানেজার। Organic System Plan (OSP), ঝুঁকি মূল্যায়ন এবং সংশোধনী কার্যক্রমের মালিক।
- অভ্যন্তরীণ ইন্সপেক্টররা। ক্রয় বিভাগের থেকে স্বতন্ত্র। তারা প্রতিবছর ১০০% ফার্ম পরিদর্শন করে এবং প্র্যাকটিস ও রেকর্ড যাচাই করে।
- ডাটা অ্যাডমিন। চাষীর রেজিস্টার, প্লট মানচিত্র, ক্রয় রসিদ এবং মাস ব্যালান্স হালনাগাদ রাখে।
- ক্রয় QC। গ্রামের ওয়েট মিল এবং গোডাউনে ইনটেক নিয়ন্ত্রণ করে।
- গোডাউন ও মিলিং QC। শারীরিক বিচ্ছিন্নতা, ব্যাচ কোডিং এবং ক্লিনিং লগ রক্ষা করে।
স্তম্ভ ২। রেকর্ড এবং ট্রেসেবিলিটি। লেখা না হলে তা ঘটেনি ধরা হবে। অন্তত নিম্নলিখিতগুলো রাখুন: চাষীর আবেদন ও চুক্তি, মানচিত্রসহ প্লট রেজিস্টার, ইনপুট অনুমোদনের তালিকা, অভ্যন্তরীণ পরিদর্শন চেকলিস্ট ও রিপোর্ট, প্রশিক্ষণের রেকর্ড, ফসল ও ক্রয় রসিদ, ওয়েট মিল লগ, পরিবহন নোট, গোডাউন ইনটেক, মিলিং ও ব্লেন্ডিং শিট, মাস ব্যালান্স রেজিস্টার, বিক্রয় চালান ও সার্টিফিকেট। প্রতিটি লট আইডি চাষী থেকে রপ্তানি কনটেইনার পর্যন্ত সংযুক্ত করুন। সেই আইডিগুলো TRACES COI এবং NOP Import Certificate-এ লিঙ্ক করুন।
স্তম্ভ ৩। মাঠে নিয়ন্ত্রণ। বাস্তবতা হলো প্রথম মাইলেই দূষণ ঘটে। প্রবেশপথ, ক্লিনিং ও লেবেলিং নিয়ন্ত্রণ করুন। কমিংলিং নিষেধ করুন। আপনি কী পরিষ্কার করছেন, কখন পরিষ্কার করেছেন, এবং কে স্বাক্ষর করেছেন—এসব নথিভুক্ত করুন।
প্রায়োগিক উপসংহার। চেরি থেকে আটা ব্যাগের গ্রিন পর্যন্ত আপনার ফ্লো ড্র করুন। প্রতিটি হ্যান্ডঅফে একটি নিয়ন্ত্রণ ও একটি রেকর্ড রাখুন। তারপর একটি মক রিকল দিয়ে পরীক্ষা করুন।
সপ্তাহ ১–২। বেসলাইন মানচিত্রণ ও যাচাই
অর্গানিক গ্রুপ সার্টিফিকেশনের জন্য একটি Internal Control System কী?
ICS আপনার ইন-হাউস মিনি সার্টিফিকেশন সংস্থা। এটি নীতিমালা নির্ধারণ করে, চাষীদের প্রশিক্ষণ দেয়, তাদের পরিদর্শন করে, ক্রয় রেকর্ড রাখে, প্রক্রিয়াজাতকরণ নিয়ন্ত্রণ করে এবং মাস ব্যালান্স বজায় রাখে। EU 2018/848 এবং USDA NOP-এর অধীন, সার্টিফায়াররা আপনার ICS-এ নির্ভর করতে পারে যদি তা দক্ষ, ডকুমেন্টেড ও কার্যকর হয়। এভাবেই শত‑শত ছোট চাষী থাকা গ্রোয়ার গ্রুপগুলো বাইরের ইন্সপেক্টররা প্রতিটি চাষে ভ্রমণ না করেও অডিট-রেডি থাকে।
EU 2018/848 এবং USDA NOP অডিট পাস করার জন্য কোন কোন ICS ডকুমেন্ট বাধ্যতামূলক?
অভিজ্ঞতা থেকে, এগুলো অনন-নেগোশিয়েবল:
- গ্রুপের জন্য Organic System Plan। স্কোপ, প্রক্রিয়া, মানচিত্র, সাবকন্ট্রাক্টর।
- চাষীর আবেদন ও স্বাক্ষরকৃত প্রযোজক চুক্তি। এতে অর্গানিক নিয়মে আনুগত্য ও শাস্তি উল্লেখ থাকবে।
- মানচিত্রসহ প্লট রেজিস্টার ও GPS। প্রতিটি প্লট একটি চাষী আইডি ও ক্ষেত্রফল‑এর সঙ্গে যুক্ত।
- ইনপুট অনুমোদনের তালিকা। কী অনুমোদিত এবং কোথা থেকে ক্রয় করতে হবে।
- অভ্যন্তরীণ পরিদর্শন চেকলিস্ট ও বার্ষিক পরিদর্শন রিপোর্ট ১০০% সদস্যের জন্য।
- প্রশিক্ষণ পরিকল্পনা ও উপস্থিতির রেকর্ড।
- ফসল ও ক্রয়ের রেকর্ড। প্রত্যেক চাষী ও ডেলিভারির জন্য চেরি ওজন, লট কোড সহ।
- ওয়েট মিল, ড্রায়িং এবং স্টোরেজ লগ। ক্লিনিং ও বিচ্ছিন্নতার রেকর্ড।
- গোডাউন ইনটেক, মিলিং রিপোর্ট এবং ব্লেন্ডিং শিট। ব্যাচ রিকনসিলিয়েশন।
- চেরি থেকে গ্রিন পর্যন্ত মাস ব্যালান্স রেজিস্টার, লট ও সময়কালভিত্তিক।
- ননকমপ্লায়েন্স রেজিস্টার এবং ডেডলাইনসহ সংশোধনী পদক্ষেপ ও যাচাই।
- অবশিষ্ট নির্ণয়ের (residue) টেস্টিং পরিকল্পনা এবং চেইন অফ কাস্টডি সহ ল্যাব ফলাফল।
- বিক্রয় রেকর্ড এবং সার্টিফিকেট। TRACES COI বা NOP Import Certificate রেফারেন্স।
আমরা যেসব টুল কার্যকর পেয়েছি। সাদামাটা ও অফলাইন-প্রথম রাখুন। ফার্ম সার্ভে ও পরিদর্শনের জন্য KoboToolbox বা ODK। চাষী রেজিস্টার ও মাস ব্যালান্সের জন্য Google Sheets। গ্রামের ওয়েট মিল-এ নম্বরকৃত, কার্বন-কপি ক্রয় বই। লট আইডি‑র সঙ্গে ছবি প্রমাণ হিসেবে WhatsApp-এ পিন করা। আপনার ভূগোল ও প্রক্রিয়া ফ্লো অনুযায়ী টেমপ্লেট কাস্টমাইজ করতে সাহায্য দরকার? আপনার বর্তমান ICS-এর তৎক্ষণাত রিড এবং গ্যাপ লিস্ট চাইলে, Contact us on whatsapp।
সপ্তাহ ৩–৬। কোর তৈরি করুন এবং মাঠে পরীক্ষা করুন
৫০০-ফার্মার সহযোগিতার জন্য কতজন অভ্যন্তরীণ ইন্সপেক্টর প্রয়োজন?
টেরেইন এবং যাতায়াত সময় অনুসারে প্রতি ৮০–১২০ চাষীর জন্য একজন ফুল‑টাইম অভ্যন্তরীণ ইন্সপেক্টরের লক্ষ্য রাখুন। আছেহের পাহাড়ে আমরা ৮০-এ পরিকল্পনা করি। বালির কিন্টামানি অঞ্চলে গ্রামগুলো ঘনবসতিপূর্ণ হলে ১০০–১২০ কাজ করে। ৫০০ চাষীর জন্য বার্ষিক পরিদর্শন, ফলো-আপ এবং স্পট চেক শেষ করার জন্য এটি ৫–৭ ইন্সপেক্টর মানে।
প্রতি ইন্সপেক্টরের জন্য তৃতীয়াংশ ২৫–৩০ ফার্ম প্রতি সপ্তাহে কভার করার রুট প্ল্যান তৈরি করুন। ঝুঁকিভিত্তিক তালিকা ব্যবহার করে প্যারালাল প্রডিউসার, নতুন সদস্য এবং গত বছরের ননকমপ্লায়েন্স থাকার চাষীদের অগ্রাধিকার দিন।
গ্রামের ওয়েট মিলগুলিতে কীভাবে দূষণ ও কমিংলিং প্রতিরোধ করা যায়?
ইন্দোনেশিয়ার ছোট ওয়েট মিলগুলিতে যা কার্যকর:
- পৃথক ইনটেক পয়েন্ট ও সরঞ্জাম। অর্গানিকের জন্য টার্প, ক্রেট এবং ট্যাগ রং‑কোড করুন। মিশ্র চেরি কখনও গ্রহণ করবেন না। লিখিতভাবে রিজেকশান নীতি রাখুন।
- পরিষ্কার করুন এবং রেকর্ড করুন। শিফটের শুরুতে পুল্পারকে একটি পুরো অর্গানিক চেরির ফুল‑রান দিয়ে ফ্লাশ করুন। তারিখ, সময় এবং স্বাক্ষরকারী ব্যক্তির নাম লগ করুন।
- ডেডিকেটেড ফার্মেন্টেশন ট্যাংক ও ড্রায়িং এরিয়া। ভাগ করে ব্যবহার করলে প্রথমে অর্গানিক প্রক্রিয়াজাত করুন এবং ক্লিনিং নথিভুক্ত করুন, তারপর কনভেনশনালের আগে পর্যাপ্ত ডাউনটাইম রাখুন।
- গ্রহণের সময়ে প্রতিটি লট ট্যাগ করুন। চাষীর ID, তারিখ, ওজন, লট কোড। ট্যাগগুলো পারচমেন্ট পর্যন্ত রাখুন।
- নতুন বা ডেডিকেটেড ব্যাগ ব্যবহার করুন। ব্যাগ ও প্যালেট লেবেল করুন। ট্রাক ঢেকে রাখুন। লট আইডি সহ ট্রান্সপোর্ট নোট রাখুন।
- সাপ্তাহিক CAP ড্রিল। একটি মক রিকল করুন—একটি গোডাউন প্যালেট থেকে চাষীর ডেলিভারিতে ফিরে গিয়ে ট্রেস করুন। দুর্বল লিঙ্ক তৎক্ষণাত ঠিক করুন।
আপনি যদি এই নিয়ন্ত্রণগুলোর অধীনে নির্মিত একটি সার্টিফায়েড সাপ্লাই চেইন ও কাপ প্রোফাইলের বেঞ্চমার্ক জানতে চান, আমাদের Sumatra Arabica Organic Grade 2 Green Coffee Beans দেখুন। আমরা এর ICS এমনভাবে তৈরি করেছি যাতে অনিওদিত অডিট ও কড়াকড়ি রেসিডিউ সার্কার্দিক তা সহ্য করতে পারে।
সপ্তাহ ৭–১২। স্কেল করুন, যাচাই করুন এবং গ্যাপ বন্ধ করুন
ICS-এ চেরি থেকে গ্রিন কফি পর্যন্ত মাস ব্যালান্স কীভাবে হিসাব করবেন?
আপনার মিলগুলো থেকে বাস্তব রূপান্তর ফ্যাক্টর ব্যবহার করুন এবং মাসিক হালনাগাদ করুন। ইন্দোনেশিয়ার সাধারণ রেঞ্জ:
- ফুলি ওয়াশড আরাবিকা। ৫.০–৬.০ কেজি চেরি = ১ কেজি রপ্তানি যোগ্য গ্রিন।
- ওয়েট-হাল্ড আরাবিকা। আর্দ্রতা ও ট্রায়াজ অনুসারে ৪.৫–৫.৫ কেজি চেরি = ১ কেজি গ্রিন।
আমরা যে পদ্ধতি ব্যবহার করি:
- গত সিজনের ডেটা ব্যবহার করে প্রতিটি প্রক্রিয়া লাইনের জন্য একটি প্রারম্ভিক ফ্যাক্টর নির্ধারণ করুন।
- প্রতিটি সপ্তাহে মোট অর্গানিক চেরি ইনটেক যোগ করুন। ডকুমেন্টেড রিজেক্ট বিয়োগ করুন। ফ্যাক্টর প্রয়োগ করে প্রত্যাশিত গ্রিন পূর্বানুমান করুন।
- মিলিং ও সোর্টিংয়ের পরে বাস্তব গ্রিন আউটপুটের সঙ্গে মিলিয়ে দেখুন। ±৫% ছাড়ের বেশি ভ্যারিয়েন্স হলে তদন্ত করুন।
উদাহরণ। সপ্তাহ ১০, ওয়েট-হাল্ড লাইনের ক্ষেত্রে।
- ক্রয়কৃত চেরি: 12,500 kg. রিজেক্ট: 250 kg. নেট: 12,250 kg.
- ফ্যাক্টর: 5.2:1. প্রত্যাশিত গ্রিন: 12,250 ÷ 5.2 = 2,356 kg.
- বাস্তব উৎপাদিত গ্রিন: 2,290 kg. বৈচিত্র্য: −66 kg (−2.8%). সীমার মধ্যে। নথিভুক্ত করে এগিয়ে যান।
লট স্তরে মাস ব্যালান্স লক করুন। সাপ্তাহিক সারমর্ম যেন লট-লেভেল লিকগুলো ঢাকা না দেয়।
রূপান্তরের (conversion) অধীনে থাকা চাষীরা অন্তর্ভুক্ত করা যায় কি এবং তাদের কীভাবে লেবেল করা হয়?
হ্যাঁ। তাদের группу-এ “in conversion” হিসেবে রাখুন এবং চাষী রেজিস্টারে আলাদা স্ট্যাটাস ও লট কোড দিন। EU নিয়ম অনুযায়ী, অন্যান্য শর্ত পূরণ হলে ১২ মাসের অনুরোধে পণ্যকে “in conversion to organic” হিসেবে বাজারজাত করা যায়। USDA NOP অনুযায়ী, সর্বশেষ নিষিদ্ধ ইনপুটের ৩৬ মাস পরে পর্যন্ত পণ্যকে অর্গানিক হিসেবে বিক্রি করা যাবে না। কোনো “ট্রানজিশনাল অর্গানিক” দাবি দেবেন না যদি না আপনার ক্রেতা নিজস্ব প্রোগ্রাম চালায়। আপনার ICS-কে রূপান্তর লটগুলোর মাস ব্যালান্স ও লেবেল পুরো সময় আলাদা রাখতে হবে।
TRACES COI বা NOP Import Certificate ইস্যু করার জন্য কোন কোন ICS রেকর্ড প্রয়োজন?
TRACES COI-এর জন্য:
- বৈধ অপারেটর সার্টিফিকেট ও স্কোপ। গ্রুপ সদস্য তালিকা উপলব্ধ।
- পণ্য, HS কোড, লট সাইজ ও প্যাকেজিং বিবরণ।
- ট্রেসেবিলিটি প্যাক। লট-এ অবদান রাখা চাষী তালিকা, ক্রয় রসিদ, প্রক্রিয়া লগ এবং মাস ব্যালান্স।
- পরিবহন পরিকল্পনা ও কনসাইনি ডেটা। CB COI যাচাইয়ের জন্য এটির রেফারেন্স নিবে।
NOP Import Certificate-এর জন্য:
- এক্সপোর্টার ও ইম্পোরটারের বিবরণ, পণ্য ও পরিমাণ, উৎপত্তি দেশ, সার্টিফায়ার ডেটা।
- আপনার বিক্রয় চুক্তি ও গোডাউন রিলিজের সঙ্গে মিলে এমন লট আইডি।
- বিক্রি করা অর্গানিক পরিমাণ ক্রয় ও রূপান্তরকৃত পরিমাণের বেশি নয়—এমন মাস ব্যালান্স প্রমাণ।
- লট-র সঙ্গে সম্পর্কিত যে কোনো রেসিডিউ টেস্টিং। SOE-র অধীনে সার্টিফায়াররা রিস্ক-ভিত্তিক টেস্টিং ও কাস্টডি চেইন‑এ আরও মনোযোগ দিচ্ছে।
প্রায়োগিক উপসংহার। প্রতিটি রপ্তানি লটের জন্য একটি COI/NOP ফোল্ডার রাখুন, যেখানে চাষী ক্রয় থেকে কনটেইনার সীলের ছবিসহ প্রতিটি ডকুমেন্ট থাকবে। আপনার বহিরাগত ইন্সপেক্টর আপনাকে ধন্য বলবে।
অর্গানিক গ্রুপ অডিটে মৃত্যুকে ডেকে আনে এমন ৫টি বড় ভুল
- কঠোর নিয়ন্ত্রণ ছাড়া প্যারালাল প্রডাকশন। যারা কনভেনশনাল প্লটও রাখে তাদের জন্য কঠোর হার্ভেস্ট-ডে বিচ্ছিন্নতা ও প্রমাণ দরকার। ভিন্ন ব্যাগ ও রঙিন ট্যাগ ব্যবহার করুন। হার্ভেস্ট দিনে স্পট ভিজিট করুন।
- খারাপ দিনে না থাকা ওয়েট মিল লগ। ক্রয় ব্যস্ত হলে রেকর্ড ছুঁড়ে ফেলা হয়। দৈনিকভাবে লগ অডিট করার জন্য দ্বিতীয় একজনকে দায়িত্ব দিন ও স্বাক্ষর করান।
- স্থির রূপান্তর ফ্যাক্টর। ফলন বৃষ্টিপাত ও সোর্টিং অনুযায়ী পরিবর্তিত হয়। মাসিক হালনাগাদ করুন এবং বৈচিত্র্য বিশ্লেষণ করুন।
- “পক বুদি’র দোকান” থেকে ইনপুট। আপনার ইনপুট অনুমোদনের তালিকা বাস্তব হতে হবে। চালানপত্র রাখুন। সন্দেহ হলে কোয়ারেন্টাইন করুন।
- কখনই বন্ধ না হওয়া CAPs। প্রতিটি ননকমপ্লায়েন্সের জন্য ডেডলাইন, দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তি এবং যাচাই নোট প্রয়োজন। কোনো স্বাক্ষর নেই—চিহ্ন বন্ধ হবে না।
সম্পদ ও পরবর্তী ধাপ
আপনি যদি দেখতে চান কিভাবে একটি সম্পন্ন অর্গানিক লট চাষী থেকে কনটেইনার পর্যন্ত ট্রেস হয় এবং কাগজপত্র কাপে কীভাবে মিলছে, তাহলে আমাদের Sumatra Arabica Organic Grade 2 Green Coffee Beans কাপিং সেট অনুরোধ করুন। তারপর আপনার বর্তমান ICS-র সঙ্গে ম্যাচ করে পরবর্তী ফসলের আগে গ্যাপ বন্ধ করুন। ২০২৬-এর মধ্যে COI ও NOP Import Certificates‑এর সঙ্গে রেকর্ড কীভাবে মিলবে বা আপনার নির্দিষ্ট প্রক্রিয়া ফ্লো নিয়ে প্রশ্ন? Contact us on email এবং আমরা ইন্দোনেশীয় কোঅপারেটিভগুলোর সঙ্গে ব্যবহার করা লীন টেমপ্লেটগুলো শেয়ার করব। আপনি আমাদের অর্গানিক পরিসর পরিকল্পনা করতে উৎস ও প্রোফাইলও ব্রাউজ করতে পারেন এখানে: View our products.
একটি শেষ পর্যবেক্ষণ। সার্টিফায়াররা আরও গভীর ট্রেসেবিলিটি চেক এবং অধিক অনিয়োজিত ভিজিটের দিকে যাচ্ছে। সপ্তাহিক রিকনসিলিয়েশন ও মক রিকল অনুশীলন করে এমন গ্রুপগুলো সহজে পাশ করে। অডিট মাস পর্যন্ত অপেক্ষা করা গ্রুপগুলো তত্ক্ষণিক ছটফট করে। এখনই শুরু করুন, হালকা কিন্তু বাস্তব রাখুন, এবং আপনার ICS হবে বোঝা নয় বরং প্রতিযোগিতামূলক সুবিধা।