Cómo importar granos de café verde indonesios: una guía de Notificación Previa de la FDA de 20 minutos

Guía paso a paso para importadores primerizos para presentar la Notificación Previa de la FDA para granos de café verde indonesios vía PNSI — para que una microtostadora pueda presentarla correctamente en menos de 20 minutos sin un agente.

Si tuestas, probablemente hayas oído la historia de terror: lotes hermosos de Indonesia llegan a EE. UU. y luego quedan retenidos porque la Notificación Previa (Prior Notice) no se presentó correctamente. En nuestra experiencia ayudando a compradores a mover granos de Bali, Gayo y Mandheling, la solución no es complicada. Solo necesitas el flujo exacto y los datos correctos. Aquí está el manual que entregamos a los importadores primerizos para que puedan presentar la Notificación Previa (PN) de la FDA para granos de café verde en unos 20 minutos usando PNSI.

Los 3 pilares de una Notificación Previa limpia y rápida

Precisión por encima de todo. La PN debe reflejar exactamente tus documentos de envío y la declaración ante CBP. Si el puerto, el transportista o la cantidad divergen, invitas a retrasos.
Elige el código de producto correcto de la FDA. Es la forma en que la FDA identifica lo que llega. Para café verde, eso significa la categoría Coffee/Tea y la vía de granos sin tostar en el Product Code Builder de la FDA.
Nombra al “fabricante” correcto. Para el café, por lo general es el último procesador extranjero antes de la exportación. A menudo es el molino seco o la planta de despulpado/almacén, no únicamente la cooperativa de la finca.

Conclusión: cuando tienes estos tres elementos bien, las rechazos de PN caen casi a cero.

Minutos 1–5: Reúne lo que PNSI te pedirá

Aquí está la lista de datos que enviamos a los microtostadores antes de que presenten la solicitud:

Presentador/Transmisor: Tus datos de contacto. Si presentas tú mismo, eres ambas cosas.
Destinatario en EE. UU.: El consignatario en EE. UU. o la dirección de entrega. Si eres una microtostadora que recibe los granos, ese eres tú.
Detalles de llegada: Puerto de llegada, medio de transporte (marítimo/aéreo), transportista, número de conocimiento de embarque (B/L) o AWB, y fecha/hora estimada de llegada. Para transporte marítimo, la PN debe presentarse al menos 8 horas antes de la llegada y no más de 15 días antes de la llegada.
Identidad del producto: Código de producto de la FDA para café sin tostar. Usa el FDA Product Code Builder. Selecciona Foods (Alimentos), luego Coffee and Tea (Café y Té), luego Coffee Beans, Green (Granos de café, verde). Elige la opción unprocessed/unroasted (no procesado/no tostado) y el empaque típico (por ejemplo, sacos de yute de 60 kg). Deberás ingresar la cantidad tanto en unidades como en peso.
País de producción y país desde el que se envía: Normalmente Indonesia para ambos, salvo transbordos.
Fabricante/cosechador: La última entidad extranjera que manufacturó/procesó los granos. Para café verde indonesio, esto suele ser el molino seco/hulling/almacén. Proporciona el nombre legal completo y la dirección. Agrega su número de registro de instalación FDA si están registrados. Las fincas suelen estar exentas del registro de instalaciones FDA, pero los molinos/almacenes generalmente no.
Remitente/propietario: Datos del exportador o casa comercial en Indonesia.

Consejo práctico 1: Usa la zona horaria local del puerto para la ETA en PNSI. He visto más retenes por ETAs con hora equivocada que por cualquier otro error en la PN juntos.

Consejo práctico 2: Haz que el empaque y los pesos coincidan exactamente con la factura comercial. 100 sacos × 60 kg no debería convertirse en 6,010 kg “por si acaso”. Declarar de más puede provocar preguntas.

Si importas múltiples perfiles indonesios, mantén clara la identidad del producto. Por ejemplo, “Sumatra, Mandheling, Grade 1, wet-hulled, sacos de 60 kg” para un lote como nuestros Sumatra Mandheling Green Coffee Beans (Granos de café verde Sumatra Mandheling) o “Bali Kintamani, Grade 1, fully washed, sacos de 60 kg” para algo similar a Arabica Bali Kintamani Grade 1 Green Coffee Beans (Granos de café verde Arábica Bali Kintamani Grado 1). Esto ayuda a tu agente de aduanas a vincular la PN con la declaración sin idas y venidas.

Minutos 6–12: Presentar en PNSI (paso a paso)

Usa el Prior Notice System Interface (PNSI FDA). Crea una cuenta si no tienes una. Luego:

Inicia una nueva Notificación Previa. Selecciona Food.
Ingresa presentador y destinatario en EE. UU.
Proporciona los detalles de llegada: puerto de llegada, transportista, B/L o AWB, medio de transporte y ETA.
Agrega la mercancía:
- Construye el código de producto de la FDA usando el Product Code Builder en pantalla con la ruta: Coffee/Tea → Coffee Beans, Green → Unroasted.
- Ingresa cantidad, empaque y peso.
- Agrega país de producción y país desde el que se envía (Indonesia para la mayoría de ustedes).
Agrega el fabricante/procesador. Usa la dirección final del molino seco o del almacén. Incluye el número de registro FDA si la instalación está registrada. Si el café provino directamente de una finca sin procesamiento adicional, puedes listar al cosechador. La mayoría de los lotes indonesios pasan por un molino, así que indica el molino.
Agrega datos del remitente y del propietario.
Revisa y envía.

Consejo práctico 3: Si tienes múltiples partidas que son esencialmente la misma mercancía con pequeñas diferencias, usa la función copiar commodity de PNSI y edita. Ahorra minutos y reduce errores tipográficos.

Minutos 13–20: Confirmar, compartir y conciliar con la declaración

Cuando envías, PNSI emite un Prior Notice Confirmation Number (PNCN). Esto es el ticket de oro.

Coloca el PNCN en la factura comercial y/o en una página de portada de la PN.
Envíalo por correo electrónico a tu transitario y agente de aduanas para que lo referencien en la declaración ante CBP.
Si los detalles de llegada cambian significativamente, vuelve a ingresar y actualiza o presenta una nueva PN. Una llegada unas horas antes o después generalmente no es problema si aún estás dentro de la ventana de tiempo de llegada para tu medio de transporte, pero cambios de puerto o de transportista suelen requerir una actualización o una PN nueva.

¿Necesitas ayuda para hacer coincidir los detalles de la PN con tus documentos de embarque? Podemos guiarte con tu lote específico mientras presentas. Si quieres una segunda opinión antes de presionar enviar, Contáctanos por whatsapp.

Los 5 errores de PN más comunes que vemos (y cómo evitarlos)

Código de producto incorrecto. Los creadores a veces seleccionan café tostado o concentrados de bebidas. Mantente con granos de café no tostados en la categoría Coffee/Tea.
Listar la cooperativa como “fabricante” cuando un molino seco separado hizo el hulling/sorting. La FDA solicita el último procesador extranjero antes de la exportación.
Confusiones de zona horaria. Ingresa la ETA en la hora local del puerto.
Desajuste de cantidades respecto a la factura. Tu PN debe conciliar con la declaración CBP y los documentos.
Presentar demasiado tarde para marítimo. La ventana mínima es 8 horas antes de la llegada del buque. Recomendamos presentar entre 1 y 3 días antes de la ETA y luego actualizar si el horario cambia.

Si evitas esos cinco errores, estás al 90% del camino.

Respuestas rápidas a las preguntas que recibimos cada semana

¿Los granos de café verde requieren Notificación Previa de la FDA?

Sí. El café verde es un alimento. La PN es obligatoria para todo envío comercial ofrecido para importación a EE. UU., incluidas muestras con fines comerciales o de evaluación.

¿Qué código de producto de la FDA debo usar para café sin tostar?

Usa la ruta del FDA Product Code Builder: Coffee/Tea → Coffee Beans, Green → Unroasted. No adivines. El builder te ayuda a generar un código válido alineado con tu empaque y proceso.

¿Con cuánta antelación debo presentar la Notificación Previa para un envío marítimo?

Al menos 8 horas antes de la llegada. Puedes presentar hasta 15 días antes. Normalmente presentamos entre 48 y 72 horas antes de la ETA para protegernos ante cambios en la programación del buque.

¿Mi agente de aduanas o transitario puede presentar la Notificación Previa por mí?

Sí. Un agente puede presentar vía ACE y los transitarios a menudo lo hacen. El riesgo es datos incorrectos entrando, y por ende una PN incorrecta. Hemos comprobado que los importadores primerizos manejan bien la presentación vía PNSI si siguen la lista de verificación anterior y luego comparten el PNCN con su agente.

¿Y si el exportador indonesio no está registrado en la FDA?

Las fincas suelen estar exentas del registro de instalaciones FDA. Los molinos secos, procesadores y almacenes que almacenan alimentos para exportación normalmente deben registrarse. La PN no exige estrictamente un número de registro, pero es útil si el fabricante es una instalación registrada. Si tus granos solo pasaron por una finca, lista al cosechador.

¿Las muestras pequeñas de café necesitan Notificación Previa?

Sí, si son con fines comerciales o de investigación. Las exenciones por uso personal son limitadas y rara vez cubren muestras de negocio.

¿Qué sucede si mi Notificación Previa es incorrecta o tardía?

La FDA puede negar la admisión y exigir la reexportación. También puede emitir retenes y sanciones civiles. Si los datos cambian antes de la llegada, actualiza o cancela en PNSI y vuelve a presentar. Si cambian el puerto o el transportista, presenta una nueva PN. Si solo cambia la hora de llegada dentro del mismo día, normalmente basta con una actualización.

¿Cómo encaja FSVP en todo esto?

FSVP es independiente de la PN. Tu declaración CBP identificará al importador FSVP para el café, generalmente con un número DUNS. La PN no sustituye las obligaciones de FSVP, pero presentar la PN correctamente evita retenes evitables de la FDA.

¿La Notificación Previa es lo mismo que los permisos de APHIS?

No. La PN es la notificación de importación de alimentos de la FDA. Los requisitos de sanidad vegetal de APHIS son separados. En esta guía nos centramos estrictamente en PNSI y la PN.

Recursos y próximos pasos

Haz un ensayo en PNSI antes de tu primer envío para conocer las pantallas.
Usa nombres de lote claros y coherentes en PN, facturas y declaración. Si compras perfiles indonesios que varían por proceso, sé explícito. Por ejemplo, wet-hulled Mandheling frente a fully washed Kintamani.
Si quieres que redactemos los datos de la PN para lotes que compras a nosotros, envía la proforma y te daremos los detalles del fabricante, el empaque y la ruta de código de producto sugerida. Mientras evalúas opciones, puedes Ver nuestros productos para ver cómo describimos origen, proceso y grado para facilitar el mapeo en la PN.

Esto es lo esencial. La Notificación Previa no es emocionante, pero cuando la presentas correctamente la logística pasa al segundo plano y puedes concentrarte en el tueste. Hemos guiado cientos de presentaciones de PN para café indonesio. Una vez que recorras este flujo una o dos veces, probablemente presentarás la siguiente en menos de 10 minutos.