एक चरण-दर-चरण, इंडोनेशिया-परीक्षित खाका एक सुव्यवस्थित, ऑडिट-रेडी आंतरिक नियंत्रण प्रणाली (ICS) बनाने के लिए जो EU 2018/848 और USDA NOP समूह प्रमाणन को संतुष्ट करता है। क्या दस्तावेज़ करें, कौन क्या करता है, चेरी से ग्रीन तक मास बैलेंस कैसे गणना करें, और उन पाँच गलतियों से कैसे बचें जो ऑडिट को नष्ट कर देती हैं।
“हमने इस ICS का उपयोग करके एक ही सीजन में शून्य से द्वैध-प्रमाणित निर्यात तक का सफर तय किया”
मैंने सुमात्रा और बाली में छोटे कृषक समूहों को सालों तक रुकते देखा है क्योंकि उनका कागजी कार्य सही दिखता था लेकिन वेट मिल पर ट्रेसबिलिटी टूट जाती थी। इसका उल्टा भी सच है। इंडोनेशिया में कॉफी की वास्तविक गतिधारा के अनुरूप एक सुव्यवस्थित आंतरिक नियंत्रण प्रणाली (ICS) के साथ, 300–600 किसान का सहकारी संगठन एक फसल चक्र में EU 2018/848 और USDA NOP के लिए ऑडिट-रेडी बन सकता है। यह वही सटीक खाका है जिसे हम फील्ड पर उपयोग करते हैं।
ऑडिट-रेडी ICS के 3 स्तंभ
स्तंभ 1. लोग और कर्तव्यों का पृथक्करण। आपको स्पष्ट भूमिकाओं की आवश्यकता है।
- ICS प्रबंधक। ऑर्गेनिक सिस्टम प्लान (OSP), जोखिम आकलन और सुधारात्मक कार्यों का उत्तरदायी होता है।
- आंतरिक निरीक्षक। खरीद से स्वतंत्र। वे वार्षिक रूप से 100% फार्मों का दौरा करते हैं और प्रथाओं व रिकॉर्ड्स का सत्यापन करते हैं।
- डेटा एडमिन। किसान रजिस्टर, प्लॉट मानचित्र, खरीद रसीदें और मास बैलेंस अपडेट रखते हैं।
- खरीद QC। ग्राम्य वेट मिल और गोदामों पर इनटेक नियंत्रित करता है।
- गोदाम और मिलिंग QC। भौतिक पृथक्करण, बैच कोडिंग और क्लीनिंग लॉग बनाए रखता है।
स्तंभ 2. रिकॉर्ड और ट्रेसबिलिटी। अगर यह लिखित नहीं है, तो यह हुआ ही नहीं माना जाएगा। न्यूनतम रूप से रखिए: किसान आवेदन और अनुबंध, प्लॉट रजिस्टर व मानचित्र, इनपुट अनुमोदन सूची, आंतरिक निरीक्षण चेकलिस्ट व रिपोर्ट्स, प्रशिक्षण रिकॉर्ड, कटाई और खरीद रसीदें, वेट मिल लॉग, परिवहन नोट, गोदाम इनटेक, मिलिंग और ब्लेंडिंग शीट्स, मास बैलेंस रजिस्टर, बिक्री चालान और सर्टिफिकेट। हर लॉट आईडी को किसान से निर्यात कंटेनर तक बांधें। उन आईडी को TRACES COI और NOP इम्पोर्ट सर्टिफिकेट से लिंक करें।
स्तंभ 3. जमीन पर नियंत्रण। वास्तविकता यह है कि संदूषण पहली मील में होता है। एंट्री पॉइंट, सफाई और लेबलिंग नियंत्रित करें। कमिंगलिंग (मिक्सिंग) पर प्रतिबंध लगाएं। आप जो साफ करते हैं, कब साफ किया और किसने साइन किया—इन सबको रिकॉर्ड करें।
व्यवहारिक निष्कर्ष। अपनी प्रवाह-रेखा चेरी पर तिरपाल से बैग में हरित तक बनाएं। हर हैंडऑफ पर एक कंट्रोल और एक रिकॉर्ड रखें। फिर एक मॉक रीकॉल से इसे परखें।
सप्ताह 1–2. बेसलाइन मैपिंग और सत्यापन
आर्गेनिक समूह प्रमाणन के लिए आंतरिक नियंत्रण प्रणाली (ICS) क्या है?
ICS आपका इन-हाउस मिनी सर्टिफिकेशन बॉडी है। यह नियम निर्धारित करता है, किसानों को प्रशिक्षण देता है, उनका निरीक्षण करता है, खरीदारियों को रिकॉर्ड करता है, प्रोसेसिंग को नियंत्रित करता है और मास बैलेंस रखता है। EU 2018/848 और USDA NOP के तहत, सर्टिफायर आपके ICS पर तभी भरोसा कर सकते हैं जब यह कुशल, दस्तावेजीकृत और लागू हो। इस तरह सैकड़ों छोटे किसानों वाले ग्रोअर समूह बिना बाहरी निरीक्षकों के हर एक फार्म पर जाने के भी ऑडिट-रेडी बने रहते हैं।
EU 2018/848 और USDA NOP ऑडिट पास करने के लिए कौन से ICS दस्तावेज अनिवार्य हैं?
अनुभव से, ये अनिवार्य और गैर-वार्तालापीय हैं:
- समूह के लिए ऑर्गेनिक सिस्टम प्लान। दायरा, प्रक्रियाएँ, मानचित्र, उपठेकेदार।
- किसान आवेदन और हस्ताक्षरित उत्पादक अनुबंध। ऑर्गेनिक नियमों के पालन और दंडों की प्रतिबद्धता शामिल।
- प्लॉट रजिस्टर मानचित्रों और जीपीएस के साथ। प्रत्येक प्लॉट एक किसान आईडी और क्षेत्र से जुड़ा।
- इनपुट अनुमोदन सूची। क्या अनुमति है और कहां से खरीदा जा सकता है।
- आंतरिक निरीक्षण चेकलिस्ट और सदस्यों के 100% के लिए वार्षिक निरीक्षण रिपोर्ट।
- प्रशिक्षण योजना और उपस्थिति रिकॉर्ड।
- कटाई और खरीद रिकॉर्ड। डिलीवरी के अनुसार चेरी वज़न, प्रति किसान, लॉट कोड के साथ।
- वेट मिल, ड्राइंग और भंडारण लॉग। सफाई और पृथक्करण रिकॉर्ड।
- गोदाम इनटेक, मिलिंग रिपोर्ट और ब्लेंडिंग शीट्स। बैच मिलान।
- चेरी से ग्रीन तक मास बैलेंस रजिस्टर, लॉट और अवधि के अनुसार।
- गैर-अनुपालन रजिस्टर और सुधारात्मक कार्य, अंतिम तिथियाँ और सत्यापन।
- अवशेष परीक्षण योजना और लैब परिणाम, कॉन्टेन चेन ऑफ कस्टडी के साथ।
- बिक्री रिकॉर्ड और सर्टिफिकेट। TRACES COI या NOP इम्पोर्ट सर्टिफिकेट संदर्भ।
प्रभावी उपकरण। सरल और ऑफ़लाइन-प्रथम रखें। फार्म सर्वे और निरीक्षण के लिए KoboToolbox या ODK। किसान रजिस्टर और मास बैलेंस के लिए Google Sheets। ग्राम्य वेट मिल पर क्रमांकित, कार्बन-कॉपी खरीद पुस्तिकाएँ। लॉट आईडी पर WhatsApp के माध्यम से फोटो साक्ष्य पिन करें। अपने भौगोलिक और प्रोसेस फ्लो के अनुसार टेम्पलेट अनुकूलित करने में मदद चाहिए? यदि आप अपनी वर्तमान ICS की त्वरित समीक्षा और गैप सूची चाहते हैं, तो Contact us on whatsapp।
सप्ताह 3–6. कोर बनाना और फील्ड पर परखना
500-किसान सहकारी के लिए कितने आंतरिक निरीक्षकों की आवश्यकता है?
टेरैन और यात्रा समय के अनुसार प्रति 80–120 किसानों के लिए एक पूर्णकालिक आंतरिक निरीक्षक का लक्ष्य रखें। एचे पहाड़ियों में, हम 80 पर योजना बनाते हैं। बाली किन्टामनी में क्लस्टर्ड गांवों के साथ, 100–120 काम करता है। 500 किसानों के लिए, इसका अर्थ है वार्षिक निरीक्षणों, फॉलो-अप और बाहरी ऑडिट से पहले स्पॉट चेक्स पूरा करने के लिए 5–7 निरीक्षक।
प्रति निरीक्षक प्रति सप्ताह 25–30 फार्म कवर करने वाली रूट प्लान बनाएं। समानांतर उत्पादकों, नए सदस्यों और पिछले वर्ष की किसी भी गैर-अनुपालन वाले किसानों को प्राथमिकता देने के लिए जोखिम-आधारित सूची का उपयोग करें।
हम ग्राम्य वेट मिलों पर संदूषण और कमिंगलिंग को कैसे रोकें?
इंडोनेशियाई छोटे वेट मिलों में जो काम आता है वह यह है:
- अलग इनटेक पॉइंट और उपकरण। ऑर्गेनिक के लिए तिरपाल, क्रेट और टैग रंग-कोड करें। कभी भी मिश्रित चेरी स्वीकार न करें। लेखन में रिजेक्ट नीति रखें।
- साफ करें और रिकॉर्ड करें। शिफ्ट की शुरुआत में पल्पर्स को ऑर्गेनिक चेरी के एक पूरे रन से फ्लश करें। तारीख, समय और जिसने साइन किया उसे लॉग करें।
- समर्पित फर्मेंटेशन टैंक और सुखाने के क्षेत्र। अगर साझा करते हैं, तो पहले ऑर्गेनिक को प्रोसेस करें और सफाई रिकॉर्ड करें, फिर कॉन्वेंशनल से पहले डाउनटाइम रखें।
- प्राप्ति पर हर लॉट को टैग करें। किसान आईडी। तारीख। वज़न। लॉट कोड। टैग पार्चमेंट तक रखें।
- नए या समर्पित बोरे का उपयोग करें। बोरे और पैलेट लेबल करें। ट्रकों को कवर करें। लॉट आईडी के साथ परिवहन नोट रखें।
- साप्ताहिक CAP ड्रिल। गोदाम के पैलेट से किसान डिलीवरी तक मॉक रीकॉल करें। कमजोर कड़ियों को तुरंत सुधारें।
यदि आप इन नियंत्रणों के तहत निर्मित प्रमाणित सप्लाई चेन और कप प्रोफाइल के लिए एक बेंचमार्क चाहते हैं, तो हमारे Sumatra Arabica Organic Grade 2 Green Coffee Beans को देखें। हमने इसकी ICS को अनियोजित ऑडिट और कठोर अवशेष स्क्रीन का सामना करने के लिए बनाया था।
सप्ताह 7–12. विस्तार, सत्यापन और गैप बंद करना
एक ICS में चेरी से ग्रीन कॉफी तक मास बैलेंस कैसे गणना करें?
अपने मिलों से वास्तविक रूपांतरण कारकों का उपयोग करें और उन्हें मासिक रूप से अपडेट करें। इंडोनेशिया के सामान्य रेंज:
- फुली वॉश्ड अरबिका। 5.0–6.0 kg चेरी से 1 kg निर्यात योग्य ग्रीन।
- वेट-हुल्ड अरबिका। नमी और ट्रायेज़ के अनुसार 4.5–5.5 kg चेरी से 1 kg ग्रीन।
हमारा उपयोगी तरीका:
- पिछले सीजन के डेटा का उपयोग करके प्रत्येक प्रोसेस लाइन के लिए एक प्रारंभिक फैक्टर सेट करें।
- प्रत्येक सप्ताह के लिए, ऑर्गेनिक चेरी इनटेक का कुल करें। दस्तावेजीकृत रिजेक्ट घटाएँ। अपेक्षित ग्रीन की भविष्यवाणी करने के लिए फैक्टर लागू करें।
- मिलिंग और सॉर्टिंग के बाद वास्तविक ग्रीन आउटपुट के खिलाफ सुलह करें। ±5% से अधिक विचलन पर जांच करें।
उदाहरण। सप्ताह 10, वेट-हुल्ड लाइन।
- खरीदी गई चेरी: 12,500 kg. रिजेक्ट: 250 kg. शुद्ध: 12,250 kg.
- फैक्टर: 5.2:1. अपेक्षित ग्रीन: 12,250 ÷ 5.2 = 2,356 kg.
- वास्तविक उत्पादित ग्रीन: 2,290 kg. विचलन: −66 kg (−2.8%). सीमा के भीतर। दस्तावेज़ करें और आगे बढ़ें।
मास बैलेंस को लॉट स्तर पर लॉक करें। साप्ताहिक सारांश को लॉट-स्तर के रिसाव छिपाने की अनुमति न दें।
परिवर्तन में रहने वाले किसान शामिल किए जा सकते हैं और उन्हें कैसे लेबल किया जाता है?
हां। उन्हें समूह में “कन्वर्ज़न में” के रूप में अलग स्थिति के साथ किसान रजिस्टर और लॉट कोड में रखें। EU नियमों के तहत, अन्य शर्तें पूरी होने पर 12 महीनों के अनुपालन के बाद उत्पाद को “in conversion to organic” के रूप में विपणन किया जा सकता है। USDA NOP के तहत, उत्पाद को ऑर्गेनिक के रूप में तब तक बेचा नहीं जा सकता जब तक अंतिम निषिद्ध इनपुट के 36 महीने न बीत जाएं। तब तक कोई “ट्रांज़िशनल ऑर्गेनिक” दावा नहीं जब तक आपका खरीदार एक निजी प्रोग्राम न चलाता हो। आपका ICS कन्वर्ज़न लॉट्स के मास बैलेंस और लेबलों को पूर्ण ऑर्गेनिक लॉट्स से हर समय अलग रखना चाहिए।
TRACES COI या NOP इम्पोर्ट सर्टिफिकेट जारी करने के लिए कौन से ICS रिकॉर्ड आवश्यक हैं?
TRACES COI के लिए:
- वैध ऑपरेटर सर्टिफिकेट और स्कोप। समूह सदस्य सूची उपलब्ध।
- उत्पाद, HS कोड, लॉट आकार और पैकेजिंग विवरण।
- ट्रेसबिलिटी पैक। लॉट में योगदान करने वाले किसानों की सूची, खरीद रसीदें, प्रोसेस लॉग और मास बैलेंस।
- परिवहन योजना और कंसाइनी डेटा। CB COI को मान्य करने के लिए इसका संदर्भ लेगा।
NOP इम्पोर्ट सर्टिफिकेट के लिए:
- निर्यातक और आयातक विवरण, उत्पाद और मात्रा, मूल देश, सर्टिफायर का डेटा।
- उस बिक्री अनुबंध और गोदाम रिलीज़ से मेल खाने वाले लॉट आईडी।
- प्रमाण कि ऑर्गेनिक के रूप में बेची गई मात्रा खरीदी और रूपांतरित मात्रा से अधिक नहीं है—मास बैलेंस प्रमाण।
- लॉट से संबंधित कोई भी अवशेष परीक्षण। SOE के तहत, सर्टिफायर्स जोखिम-आधारित परीक्षण और चेन ऑफ कस्टडी पर अधिक ध्यान दे रहे हैं।
व्यवहारिक निष्कर्ष। प्रत्येक निर्यात लॉट के लिए किसान खरीद से कंटेनर सील फोटो तक हर दस्तावेज़ के साथ एक COI/NOP फोल्डर रखें। आपका बाहरी निरीक्षक आपको इसके लिए धन्यवाद कहेगा।
वे 5 सबसे बड़ी गलतियाँ जो ऑर्गेनिक समूह ऑडिट को नष्ट कर देती हैं
- हार्ड कंट्रोल के बिना समानांतर उत्पादन। जिन किसानों के पास पारंपरिक प्लॉट भी हैं उन्हें कड़ी कटाई-दिवस पृथक्करण और प्रमाण देना चाहिए। अलग बोरे और रंगीन टैग का उपयोग करें। कटाई दिनों पर स्पॉट विज़िट करें।
- वेट मिल लॉग जो खराब दिनों पर मौजूद नहीं होते। खरीद व्यस्त हो जाते हैं और रिकॉर्ड छोड़ दिए जाते हैं। दैनिक लॉग ऑडिट करने और साइन-ऑफ करने के लिए एक दूसरा व्यक्ति नियुक्त करें।
- स्थिर रूपांतरण कारक। वर्षा और सॉर्टिंग के साथ उपज बदलती है। मासिक रूप से अपडेट करें और विचलन का विश्लेषण करें।
- “पक बूदी की दुकान” जैसी इनपुट्स। आपकी इनपुट अनुमोदन सूची वास्तविक होनी चाहिए। इनवॉइस रखें। संदेह होने पर क्वारंटाइन करें।
- कभी बंद न होने वाले CAPs। हर गैर-अनुपालन को एक अंतिम तिथि, जिम्मेदार व्यक्ति और सत्यापन नोट चाहिए। बिना हस्ताक्षर, बंद नहीं।
संसाधन और आगे के कदम
यदि आप देखना चाहते हैं कि एक समाप्त ऑर्गेनिक लॉट किसान से कंटेनर तक कैसे ट्रेस होता है और कागजी कार्य कप के साथ कैसे मेल खाता है, तो हमारे Sumatra Arabica Organic Grade 2 Green Coffee Beans वाला एक कपिंग सेट अनुरोध करें। फिर उसे अपनी वर्तमान ICS के साथ मेल कराएं और अगले कटाई से पहले गैप बंद करें। 2026 तक COI और NOP इम्पोर्ट सर्टिफिकेट के साथ रिकॉर्ड कैसे संरेखित करें या आपके विशेष प्रोसेस फ्लो के बारे में प्रश्न हैं? Contact us on email और हम इंडोनेशियाई सहकारी समितियों के साथ उपयोग किए जाने वाले lean टेम्पलेट साझा करेंगे। आप अपनी ऑर्गेनिक रेंज की योजना बनाने के लिए ओरिजिन्स और प्रोफाइल्स भी यहाँ ब्राउज़ कर सकते हैं: View our products.
एक अंतिम अवलोकन। सर्टिफायर्स गहरी ट्रेसबिलिटी जांच और अधिक अनियोजित विज़िट की ओर बढ़ रहे हैं। जो समूह साप्ताहिक सुलह और मॉक रीकॉल का अभ्यास करते हैं वे आसानी से पास हो जाते हैं। जो समूह ऑडिट महीने तक प्रतीक्षा करते हैं वे भागदौड़ करते हैं। अभी शुरू करें, इसे हल्का पर वास्तविक रखें, और आपकी ICS बोझ नहीं बल्कि प्रतिस्पर्धात्मक लाभ बन जाएगी।