COI Organik UE untuk Kopi Indonesia di TRACES: Panduan 2025

Panduan praktis, per-bidang untuk menyelesaikan Bagian I Sertifikat Inspeksi Organik (COI) UE di TRACES NT untuk biji kopi hijau Indonesia. Jawaban jelas tentang kode HS, peran, tenggat waktu, kesalahan umum, dan apa yang harus dilakukan saat rencana berubah—agar kiriman Anda melewati pemeriksaan organik UE tanpa penundaan di 2025.

Jika Anda mengirimkan kopi hijau organik Indonesia ke UE, Anda sudah tahu ini: COI di TRACES NT adalah tempat banyak transaksi tertunda. Kami telah melihat kiriman ditahan selama berhari-hari karena klik yang salah di Bagian I atau tidak adanya keterkaitan dengan sertifikat organik eksportir. Dalam panduan 2025 ini, kami akan menunjukkan pilihan bidang, kode, dan perbaikan yang tepat yang kami gunakan sehingga kopi Anda melewati pemeriksaan organik UE tanpa drama.

Janji: COI bersih setiap kali

Kami beralih dari pengesahan yang tidak konsisten menjadi hampir 100% persetujuan pada percobaan pertama dengan fokus pada tiga hal: pemetaan HS/produk yang tepat, keterkaitan operator yang bersih, dan dokumentasi yang dapat diprediksi. Ini bukan sihir. Ini operasi yang dapat diulang.

3 pilar pengesahan COI yang cepat dan bersih

Pastikan taksonomi benar.

Kategori produk. Pilih A. Produk tanaman yang tidak diolah. Biji kopi hijau adalah produk tanaman yang tidak diolah untuk keperluan organik UE.
Kode HS/CN. Untuk biji kopi hijau, pilih HS 0901. Di banyak Negara Anggota Anda akan merinci ke CN 8-digit 09011100 atau 09011190 (kopi, tidak dipanggang, tidak didekafeinasi). Jika TRACES meminta kode CN dan Anda tidak yakin 8-digit mana yang akan digunakan oleh broker kepabeanan Anda, selaraskan dengan instruksi kepabeanan importir. HS yang salah adalah alasan umum terjadinya permintaan klarifikasi.
Deskripsi produk. Gunakan “Biji kopi hijau, asal Indonesia, Arabika/Robusta, tahun panen, grade.” Contoh: “Biji kopi hijau, Arabika, Sumatra, Organik Grade 2, panen 2024/25.”

Kunci keterkaitan operator sebelum Anda menyusun draf.

Eksportir di Indonesia. Harus terdaftar di TRACES NT dan dikaitkan oleh badan kontrol mereka dengan ruang lingkup yang benar: perdagangan/ekspor kategori produk A, kopi.
Importir di UE. Harus terdaftar sebagai operator organik di Negara Anggota mereka dan muncul di TRACES NT.
Penerima pertama. Juga harus operator organik UE. Jika itu gudang berikat yang akan menerima barang secara fisik, mereka memerlukan sertifikasi organik sebagai “penerima pertama/penyimpanan” di bawah badan kontrol Negara Anggota mereka.

Lampirkan apa yang sebenarnya digunakan badan kontrol untuk mengesahkan.

Faktur komersial final dan daftar kemasan (dengan ID lot dan jumlah karung per lot).
Draft bill of lading atau konfirmasi booking dengan nama kapal/perjalanan dan ETD/ETA.
PDF sertifikat organik eksportir yang menunjukkan kategori produk A dan kopi secara jelas dalam ruang lingkup, berlaku pada tanggal pengapalan.
Untuk ICS/multi-farm lots, daftar ketertelusuran lot yang mengaitkan petani ke ID lot ekspor. Kami menambahkan ringkasan kadar air dan cacat per lot jika tersedia. Ini mempercepat pengesahan.

Intisari. Jika Anda hanya mengubah satu hal tahun ini, selaraskan HS/CN dengan tim kepabeanan importir dan unggah dokumen sebelum Anda klik “Kirim untuk pengesahan.” Ini memangkas hari kerja.

Minggu 1–2: Validasi dan pengaturan yang tidak boleh Anda lewati

Ini intinya. Mayoritas kesalahan “Tidak ditemukan sertifikat organik yang valid” dapat ditelusuri ke pengaturan.

Pastikan profil eksportir Indonesia Anda dikaitkan ke badan kontrol yang tepat di TRACES NT. Minta badan kontrol Anda untuk menambahkan atau memperbarui Anda dan mencentang kategori produk A. Jika Anda mengganti alamat atau entitas hukum tahun ini, keterkaitan Anda dapat rusak tanpa disadari.
Konfirmasi otoritas/badan kontrol yang dipilih importir pada titik masuk. Di Belanda biasanya SKAL. Di negara lain seringkali badan kontrol importir itu sendiri. Jangan menebak. Importir harus memberi tahu Anda apa yang harus dipilih di Kotak 11.
Waktu. Badan kontrol Anda harus mengesahkan COI sebelum kiriman berangkat dari Indonesia. Dalam praktik, kami menargetkan pengesahan 2–3 hari kerja sebelum ETD. Beberapa badan kontrol di Indonesia membutuhkan 24–72 jam tergantung volume.

Perlu bantuan mendiagnosis kesalahan pengaturan yang membandel atau masalah keterkaitan? Bagikan tangkapan layar yang disamarkan dan kami akan memandu Anda. Jika mendesak, Hubungi kami di whatsapp.

Minggu 3–6: Menyusun Bagian I COI di TRACES NT (per bidang)

Bagian I menjadi tanggung jawab Anda atau freight forwarder Anda. Bagian II adalah pengesahan badan kontrol Indonesia. Bagian III diperiksa saat masuk ke UE.

Kotak 1 Badan pengeluarnya. Pilih badan kontrol Indonesia Anda dari daftar TRACES. Inilah badan yang akan mengesahkan Bagian II.
Kotak 2 Eksportir. Entitas eksportir Indonesia Anda sebagaimana tercantum pada sertifikat organik dan TRACES.
Kotak 3 Penerima pertama. Operator UE yang menerima barang secara fisik. Untuk gudang berikat, cantumkan operator gudang jika mereka mengambil kepemilikan. Mereka harus tersertifikasi organik.
Kotak 4 Importir. Perusahaan UE yang bertanggung jawab atas impor di bawah kepabeanan. Seringkali berbeda dari penerima pertama. Konfirmasi dengan pembeli Anda.
Kotak 5 Negara asal. Indonesia.
Kotak 6 Negara ekspor. Indonesia.
Kotak 7 Negara tujuan. Negara Anggota UE tempat kepabeanan atau pembongkaran pertama terjadi.
Kotak 8 Moda transportasi. Pilih angkutan laut dan masukkan nama kapal dan nomor voyage jika tersedia. Jika masih TBA, catat referensi booking dan perbarui setelah Anda memiliki bill of lading.
Kotak 9 Perkiraan tanggal kedatangan. ETA di pelabuhan UE. Perbarui jika jadwal berubah.
Kotak 10 Berat Kotor/Netto. Netto adalah berat produk tidak termasuk karung dan palet. Kotor termasuk kemasan, palet, dan dunnage. Jika Anda memasukkan berat palet dalam netto, harapkan pertanyaan. Kami menambahkan catatan di bagian “Dokumen” yang menjelaskan tara per karung bila ada ambiguitas.
Kotak 11 Otoritas/badan kontrol pada titik masuk dan titik masuk. Tanyakan kepada importir apa yang harus dipilih. Di Negara Anggota dengan satu otoritas (mis. SKAL di NL) ini sederhana. Jika tidak, biasanya badan kontrol importir. Untuk titik masuk, pilih kantor kepabeanan/pelabuhan tempat kiriman memasuki UE.
Kotak 12 Dokumen. Unggah faktur, daftar kemasan, booking atau draft BL, sertifikat organik eksportir, dan daftar lot ICS jika berlaku.
Kotak 13 Deskripsi produk. Kategori produk. A. Produk tanaman yang tidak diolah. HS/CN. 0901, dan bila diperlukan 09011100 atau 09011190. Deskripsi. “Biji kopi hijau, Arabika, Sumatra, Organik Grade 2, panen 24/25.” Kemasan. “Karung goni, 60 kg netto, 320 karung.” ID Lot. Sertakan nomor lot internal per baris. Jika Anda mencampur beberapa grade atau wilayah, buat baris terpisah. Contoh: baris 1 “Arabika Blue Batak,” baris 2 “Arabika Gayo,” keduanya di bawah kategori A dan HS 0901.

Contoh. Mengirim 19,2 MT FCL dari Sumatra Arabica Organik Grade 2 Biji Kopi Hijau. Kami mencantumkan 320 x 60 kg karung goni. Netto 19.200 kg. Kotor 19.680 kg jika setiap karung memiliki tara 1,5 kg plus palet. Kategori produk A, HS 09011100. Catatan deskripsi menyebutkan nomor batch ICS dan tahun panen.

Tip praktis. Jika Anda berencana membagi kontainer ke dua gudang UE, gunakan penerima pertama akhir yang akan menerima barang saat masuk. Jika terjadi pemindahan selanjutnya setelah pabean, itu ditangani dalam sistem organik importir, bukan di COI.

Minggu 7–12: Menskalakan proses tanpa kejutan

Template. Kami menggunakan “lembar data COI” satu halaman per pengiriman dengan badan kontrol importir, titik masuk, kode CN, asumsi tara, dan detail penerima. Berikan ke forwarder dan pembeli Anda. Lebih sedikit loop email, lebih sedikit edit menit terakhir.
Kontrol versi. Setiap perubahan pada kapal, ETA, atau pelabuhan masuk memicu “permintaan amandemen” di TRACES. Lakukan ini sebelum keberangkatan jika memungkinkan. Setelah berangkat, Anda akan membutuhkan otoritas kontrol di titik masuk baru untuk menerima perubahan. Semakin cepat Anda melaporkan, semakin baik.
Pemberitahuan awal ke importir. Kirim nomor draf COI dan PDF Bagian I. Banyak importir memiliki pemeriksaan internal terkait hal ini. Ini menandakan profesionalisme dan mencegah waktu diam di perbatasan.

Pertanyaan spesifik yang kami terima setiap minggu

Kode HS dan kategori produk apa yang harus saya pilih untuk biji kopi hijau Indonesia di TRACES?

Pilih kategori produk A. Produk tanaman yang tidak diolah. Untuk HS, pilih 0901. Jika sistem meminta CN 8-digit, gunakan 09011100 atau 09011190 untuk kopi hijau yang tidak dipanggang dan tidak didekafeinasi. Selaraskan dengan broker kepabeanan importir.

Siapa yang membuat dan menerbitkan COI organik UE untuk kopi Indonesia, dan kapan?

Eksportir atau importir dapat menyusun Bagian I di TRACES NT. COI diterbitkan oleh badan kontrol Indonesia yang mengesahkan eksportir. Mereka harus mengesahkan Bagian II sebelum kiriman meninggalkan Indonesia. Kami menyarankan mengajukan untuk pengesahan 2–3 hari kerja sebelum ETD.

Bagaimana cara memperbaiki kesalahan “Tidak ditemukan sertifikat organik yang valid untuk operator” di TRACES?

Minta badan kontrol Anda mengonfirmasi keterkaitan TRACES dan ruang lingkup Anda mencakup kategori produk A dan kopi.
Periksa bahwa masa berlaku sertifikat mencakup tanggal pengiriman dan nama entitas hukum cocok persis dengan TRACES.
Jika Anda baru saja menambahkan lokasi atau mengganti alamat, minta CB memperbarui catatan operator Anda dan mengaitkan kembali. Lalu segarkan draf COI.
Jika Anda mengirim proses khusus (mis. lot yang difermentasi anggur seperti Bali, Java, Gayo & Mandheling - Biji Kopi Arabika Hijau Fermentasi Anggur), pastikan ruang lingkup “pengolahan/penanganan” ada pada sertifikat Anda jika diperlukan oleh CB Anda.

Dokumen apa yang harus saya lampirkan untuk membantu badan kontrol mengesahkan COI dengan cepat?

Faktur final dan daftar kemasan dengan ID lot.
Draft BL/konfirmasi booking dengan ETD/ETA dan kapal.
PDF sertifikat organik eksportir.
Untuk pengiriman ICS/multi-farm, daftar ketertelusuran petani/lot. Tambahkan ringkasan kadar air dan cacat jika tersedia. Ini mengurangi bolak-balik.

Bagaimana cara mengisi dengan benar importir vs penerima pertama untuk pengiriman ke gudang berikat?

Importir adalah perusahaan UE yang secara hukum mengimpor. Penerima pertama adalah operator UE yang secara fisik menerima barang. Jika gudang berikat mengambil kendali setelah pabean, biasanya mereka adalah penerima pertama. Mereka harus memiliki sertifikasi organik untuk penyimpanan. Konfirmasi dengan pembeli gudang mana yang tercantum pada surat jalan.

Dapatkah satu COI mencakup banyak lot petani atau campuran grade kopi Indonesia?

Ya, jika semuanya tersertifikasi di bawah badan kontrol eksportir yang sama dan dikirimkan dalam satu kiriman. Gunakan baris terpisah di Kotak 13 untuk setiap grade/asal dengan ID lot yang jelas. Jangan mencampur produk yang disertifikasi oleh badan kontrol berbeda pada satu COI. Jika Anda mencampur Arabika dan Robusta, pisahkan mereka sebagai baris berbeda di bawah HS 0901 dengan deskripsi yang tidak ambigu.

Apa yang terjadi jika pelabuhan masuk berubah setelah COI diterbitkan?

Minta modifikasi di TRACES NT. Badan kontrol Anda dapat membuka kembali dan mengesahkan ulang Bagian I jika kapal belum berangkat. Setelah keberangkatan, koordinasikan dengan otoritas kontrol importir di titik masuk baru untuk menerima perubahan. Perbarui juga ETA dan detail transportasi. Kami melaporkan perubahan jadwal ke CB di hari yang sama untuk menghindari penolakan di perbatasan.

5 kesalahan yang menghambat kelancaran clearance organik (dan cara menghindarinya)

HS/CN atau kategori produk yang salah. Selaraskan dengan daftar kode kepabeanan importir sebelum menyusun draf.
Penerima pertama tidak tersertifikasi. Gudang membutuhkan ruang lingkup organik jika mereka menerima barang secara fisik.
Ketidaksesuaian netto vs kotor. Gunakan netto untuk produk saja. Gunakan kotor untuk termasuk karung dan palet. Tambahkan catatan tara jika goni berat.
Tidak ada pemetaan ICS. Ketika beberapa lot petani berada dalam satu kontainer, lampirkan peta lot-ke-petani yang diharapkan oleh CB Anda.
Pengesahan terlambat. Mengajukan COI pada hari pelayaran sering gagal. Bangun buffer 2–3 hari.

Kapan saran ini berlaku (dan kapan tidak)

Panduan ini mencakup biji kopi hijau Indonesia yang masuk ke UE berdasarkan Peraturan (EU) 2018/848 dan TRACES NT, berlaku 2025. Ini tidak mencakup produk yang dipanggang/larut, maupun pemeriksaan EUDR kayu/gundul hutan atau kontrol veteriner CHED. Jika Anda mengirim lot konvensional seperti Blue Batak Green Coffee Beans atau Flores Green Coffee Beans (Grade 1), Anda tidak memerlukan COI sama sekali. Untuk kiriman organik, gunakan proses di atas dan Anda akan aman.

Jika Anda ingin kami meninjau draf COI atau perlu memetakan pengiriman lot campuran, kami dengan senang hati membantu Anda mendapatkan yang benar pada percobaan pertama. Bagikan PDF Bagian I yang dianonimkan dan kami akan menyarankan perbaikan. Atau jika waktu sensitif, Hubungi kami via email.