একটি ১৫‑মিনিটের ধাপে ধাপে ওয়ার্কফ্লো যেটি 2025 সালে কোনো ইন্দোনেশীয় সরবরাহকারীর 4C দাবিকে যাচাই করার জন্য। কোথায় লাইসেন্স পরীক্ষা করবেন, কিভাবে সার্টিফিকেট পড়বেন, ইনভয়েসে কি থাকতে হবে, এবং প্রমাণ চাইতে আমরা যে নির্দিষ্ট ইমেইল স্ক্রিপ্টটি ব্যবহার করি।
আমরা একাধিক ক্রেতাকে পাঁচ অঙ্কের পরিমাণ ভুল সরবরাহকারীর কাছে ওয়্যার করা থেকে বাঁচিয়েছি কারণ একটি “4C সার্টিফিকেট” প্রথম দৃষ্টিতে ঠিক অনুমান করা গিয়েছিল। সর্বশেষটি ছিল একটি $10,247 সংশোধনী, যেখানে একটি মেয়াদোত্তীর্ণ Chain of Custody ধরা পড়েছিল। নিচে আমাদের Indonesia‑Coffee দল 4C দাবিকে ইন্দোনেশিয়ায় যাচাই করার জন্য যে ঠিক ১৫‑মিনিটের ওয়ার্কফ্লো ব্যবহার করে তা দেওয়া হলো, পাশাপাশি 2025 সালে আমরা এখনও যেসব সাধারণ ফাঁদ দেখতে পাই সেগুলোও আছে।
দ্রুত 4C যাচাইয়ের ৩টি স্তম্ভ
-
আপনি যেসকল ডকুমেন্ট দেখতে হবে সেগুলো জানুন। একটি 4C Producer Certificate (উৎপাদক সার্টিফিকেট) খামার বা উৎপাদক ইউনিটকে কভার করে। একটি 4C Chain of Custody (CoC) লাইসেন্স ট্রেডার, প্রসেসর এবং এক্সپورটারদের কভার করে যারা কফি এগিয়ে নিয়ে যায়। আপনি যদি একটি এক্সপোর্টার থেকে কিনছেন, তাদের বৈধ CoC দেখা প্রয়োজন। একটি খামারের সার্টিফিকেট একলাই কোনো ট্রেডারকে 4C হিসেবে বিক্রি করতে দেয় না।
-
4C পাবলিক রেজিস্ট্রিটি ব্যবহার করুন। স্ক্রিনশট গ্রহণ করবেন না। সর্বদা অফিসিয়াল ডাটাবেসে আইনি নাম, লাইসেন্স নম্বর, সীমাবদ্ধতা (scope) এবং বৈধতা নিশ্চিত করুন। আপনার 4C সনদ যাচাই শুরু করুন সেখানে এবং বাকিটা সবকিছু তার সাথে মিলিয়ে নিন।
-
দাবিগুলোকে ডকুমেন্টে ট্রেস করুন। ইনভয়েস এবং চুক্তিতে অবশ্যই সঠিক 4C দাবির শব্দগুচ্ছ, সরবরাহকারীর 4C লাইসেন্স নম্বর বা ইউনিট আইডি এবং এমন একটি লট বা контракт লিংক থাকতে হবে যা আপনি পরে অডিট করতে পারবেন। পরিষ্কার কাগজপত্রের ট্রেইল নেই—তথ্যদাবি নেই।
প্রয়োগিক উপসংহার: রেজিস্ট্রিতে এক্সপোর্টারের সঠিক আইনি সত্তা বৈধ CoC হিসেবে প্রদর্শিত না হওয়া পর্যন্ত এবং ইনভয়েসে সঠিক শনাক্তকারী না থাকলে কখনও আগানো যাবে না।
মিনিট 1–3: আপনার অনুরোধ ও বেসলাইন ডেটা প্রস্তুত করুন
সরবরাহকারীকে একটি ইমেইলে একসাথে তিনটি জিনিস চাইুন। আমরা নিচের সংক্ষিপ্ত স্ক্রিপ্ট ব্যবহার করি এবং এটি ফল দেয়।
বিষয়: 4C যাচাই অনুরোধ – [Your Company] x [Supplier]
“হাই [Name],
আগে এগোবার আগে, অনুগ্রহ করে পাঠান:
- আপনার প্রযোজ্য বর্তমান 4C Chain of Custody লাইসেন্স বা সার্টিফিকেট কপি। লাইসেন্স নম্বর, ইউনিট আইডি এবং মেয়াদ সমেত অন্তর্ভুক্ত করুন।
- যদি প্রযোজ্য হয়, এই লট সরবরাহকারী খামার/গ্রুপের 4C Producer Certificate। স্কোপ এবং বৈধতা অন্তর্ভুক্ত করুন।
- 4C দাবি বিবৃতিসহ খসড়া ইনভয়েস বা প্রো ফরমা, আপনার 4C লাইসেন্স নম্বর, এবং লট/চুক্তি আইডি।
যদি পাওয়া যায়, অনুগ্রহ করে সার্টিফিকেশন বডির নাম এবং 4C পাবলিক রেজিস্ট্রিতে আপনার তালিকার লিঙ্কও শেয়ার করুন।
ধন্যবাদ, [Your Name]”
আপনি অপেক্ষা করার সময়, দুটি চেক প্রস্তুত করুন:
- আইনি নামের সঙ্গতি। সার্টিফিকেটে থাকা কোম্পানির নামকে বিক্রেতার ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্ট এবং এক্সপোর্ট লাইসেন্সের নামের সাথে মিলান।
- লট সংযোগ। লট বা চুক্তি নম্বরটি নোট করুন যা আপনি ইনভয়েস, প্যাকিং লিস্ট এবং পরে বিল অব লেডিং-এ দেখতে প্রত্যাশা করবেন।
মিনিট 4–8: 4C পাবলিক রেজিস্ট্রিতে খুঁজে দেখুন
অফিসিয়াল ডাটাবেস খুলুন এবং কোম্পানি নাম বা দেশ দিয়ে সন্ধান করুন। 4C‑এর পাবলিক তথ্যের বর্তমান এন্ট্রি পয়েন্টগুলো 4C Services সাইটে আছে: সার্টিফাইড কোম্পানির ডাটাবেস এবং লেবেলিং নির্দেশিকা। এখান থেকে শুরু করুন: 4C Certified Companies এবং 4C Labeling and Claims.
রেজিস্ট্রিতে কী পরীক্ষা করবেন:
- স্ট্যাটাস। বৈধ, মেয়াদ উত্তীর্ণ বা স্থগিত। এটি যদি মেয়াদ উত্তীর্ণ বা স্থগিত হয়, সরবরাহকারী 4C দাবি করতে পারবে না। সম্পূর্ণ রকম থামুন।
- লাইসেন্স ধরন। উৎপাদক বনাম Chain of Custody। এক্সপোর্টারদের CoC হিসেবে প্রদর্শিত হওয়া প্রয়োজন। যদি কেবল একটি উৎপাদক ইউনিট তালিকাভুক্ত থাকে, তাহলে ট্রেডারের নিজস্ব CoC এখনও প্রয়োজন।
- আইনি সত্তা এবং ঠিকানা। আপনার চুক্তিবদ্ধ পক্ষের সাথে খাপ খাওয়া দরকার।
- লাইসেন্স নম্বর এবং/অথবা ইউনিট আইডি। প্রদর্শিত সঠিক ফরম্যাটটি ক্যাপচার করুন।
- সার্টিফিকেশন বডি। পরে ক্রস‑চেকের জন্য নোট করুন।
- বৈধতার তারিখ। বেশিরভাগ 4C সার্টিফিকেট ১২ মাস বৈধ হয় এবং বার্ষিক অডিট থাকে। নিশ্চিত করুন যে মেয়াদ আপনার শিপমেন্ট সময়কাল কভার করে।
2025 এ আমরা যে সাম্প্রতিক পরিবর্তনটি পছন্দ করি: 4C পৃষ্ঠাগুলো এখন CoC বনাম উৎপাদকদের কে আলাদা করে দেখায় এবং অনেক এন্ট্রিতে স্কোপ বা অঞ্চল দেখায়। এই স্পষ্টতা ব্যবহার করে আগে থেকেই মিল না থাকলে তা চ্যালেঞ্জ করুন।
প্রয়োগিক উপসংহার: যদি আইনি নাম বা লাইসেন্স টাইপ আপনার বিক্রেতার সাথে মিলে না, থামুন। চালিয়ে যাওয়ার আগে সরবরাহকারীকে পার্থক্যের ব্যাখ্যা করতে বলুন।
মিনিট 9–11: Chain of Custody এবং ইনভয়েস দাবিগুলো যাচাই করুন
মামলা হচ্ছে এইটুকুই—আমরা যে ব্যর্থতার বেশিরভাগই ধরি তা খামার সংক্রান্ত নয়। এগুলো হচ্ছে ট্রেডাররা বৈধ CoC ছাড়া দাবি করছে বা ইনভয়েসে দাবি উপাদানগুলো অনুপস্থিত।
ইনভয়েসে 4C দাবিতে যা অবশ্যই থাকতে হবে:
- সঠিক দাবি, সাধারণত “4C compliant coffee” বা 4C লেবেলিং নীতিমালার অনুযায়ী শব্দগুচ্ছ।
- সরবরাহকারীর 4C CoC লাইসেন্স নম্বর বা ইউনিট আইডি।
- শিপিং ডকুমেন্টের সাথে সংযুক্ত লট বা চুক্তি নম্বরে রেফারেন্স।
- মাস ব্যালান্সের সাথে সঙ্গতিপূর্ণ পরিমান এবং পণ্য বর্ণনা।
- রেজিস্ট্রির সাথে মিলিত কোম্পানি নাম ও ঠিকানা।
ঐচ্ছিক কিন্তু কার্যকর:
- ইনভয়েসে বর্তমান CoC সার্টিফিকেটের কপি সংযুক্ত থাকা।
- একটি বিবৃতি যে দাবি সরবরাহকারীর 4C ট্রেসিবিলিটি রেকর্ডে রেকর্ড করা হয়েছে এবং অডিটের জন্য উপলব্ধ।
কি 4C ট্রান্সঅ্যাকশন সার্টিফিকেট ইস্যু করে? না। Rainforest Alliance-এর মত নয়, 4C প্রতি শিপমেন্টে ট্রান্সঅ্যাকশন সার্টিফিকেট ইস্যু করে না। যাচাই নির্ভর করে বৈধ সার্টিফিকেশন, মাস ব্যালান্স এবং 4C লেবেলিং নিয়ম অনুযায়ী সঠিক দাবির উপর। কিছু সার্টিফিকেশন বডি অনুরোধে অ্যাটেস্টেশন প্রদান করে, কিন্তু সেগুলো স্ট্যান্ডার্ড “টিসি” নয়।
প্রয়োগিক উপসংহার: ইনভয়েসের দাবিকে অডিটযোগ্য রেকর্ড হিসেবে বিবেচনা করুন। যদি বিক্রেতা তাদের 4C লাইসেন্স নম্বর ইনভয়েসে অন্তর্ভুক্ত করতে রাজি না হন, আপনার কাছে একটি সম্মত দাবि নেই।
মিনিট 12–15: ক্রস‑চেক এবং সতর্ক সংকেত
দুটে দ্রুত ক্রস‑চেক বড় সুবিধা দেয়:
- পরিমাণ সংগতিপূর্ণতা যাচাই। আপনার ইনভয়েসে দেখানো পরিমাণকে উৎপাদক ইউনিটের বাস্তবসম্মত উৎপাদন এবং এক্স পোর্টারের সাম্প্রতিক শিপমেন্ট ইতিহাসের সঙ্গে তুলনা করুন। যদি সংখ্যাগুলো অসম্ভব মনে হয়, সাধারণত তা হয়ই।
- ডকুমেন্ট সঙ্গতি। কোম্পানি নাম ও ঠিকানা সার্টিফিকেট, চুক্তি, প্রো ফরমা, ইনভয়েস, প্যাকিং লিস্ট এবং বিল অব লেডিং-এ মিলতে হবে।
ইন্দোনেশিয়ায় একটি ভুয়া বা ব্যবহারযোগ্য নয় এমন 4C সার্টিফিকেটের সাধারণ সতর্ক সংকেত:
- “Member” বা “registered” শব্দগুচ্ছ ব্যবহার করা, “certified” শব্দের পরিবর্তে। সদস্যতা সার্টিফিকেশন নয়।
- পিডিএফে সম্পাদনা চিহ্ন দেখা যায়। ফন্ট ও সারিবিন্যাস লাইসেন্স নম্বরের চারপাশে সরিয়ে যায়, অথবা তারিখগুলো অসমঞ্জস।
- বহু বছর আগের পুরনো লোগো বা নীতিমালা যা কোন বর্তমান লাইসেন্স পেজ ছাড়া আছে।
- সার্টিফিকেট এবং ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্টের আইনি নামের মধ্যে মিল নেই। শেল সত্তাগুলো এখানে দেখা যায়।
- কেবল একটি উৎপাদক সার্টিফিকেট দেখানো হয়েছে। ট্রেডার বা এক্সপোর্টারের জন্য কোনো CoC নেই।
- সার্টিফিকেটের তারিখগুলো শিপমেন্ট সময়কাল কভার করে না, অথবা রেজিস্ট্রিতে স্ট্যাটাস মেয়াদ উত্তীর্ণ দেখায়।
- বিক্রেতা ইউনিট আইডি বা 4C পাবলিক রেজিস্ট্রির সরাসরি লিঙ্ক শেয়ার করতে অস্বীকার করে।
আপনি যদি একটি জটিল কেসে দ্বিতীয় দৃষ্টির প্রয়োজন মনে করেন বা 4C‑র উপযোগী সাপ্লাই প্ল্যান গঠন করতে সহায়তা চান, আপনি Contact us on whatsapp করতে পারেন। আমরা লাইভ যাচাই এবং কাগজপত্রের স্যানিটি‑চেক করে সহায়তা করতে আনন্দিত।
ঘন ঘন প্রাপ্ত প্রশ্নগুলোর সংক্ষিপ্ত উত্তর
আমি কীভাবে যাচাই করব যে কোনো ইন্দোনেশীয় কফি এক্সপোর্টার সত্যিই 4C‑সার্টিফাইড?
তাদের 4C পাবলিক রেজিস্ট্রিতে খুঁজে দেখুন এবং নিশ্চিত করুন যে তারা একই আইনি নামের অধীনে বৈধ Chain of Custody লাইসেন্স রাখে যেটি আপনার ইনভয়েসে প্রদর্শিত হবে। তারপর লাইসেন্স নম্বর, তারিখ এবং কোম্পানির বিবরণ ইনভয়েস ও চুক্তিতে মিলিয়ে নিন।
আমি কোথায় 4C সার্টিফিকেট বা লাইসেন্স নম্বর খুঁজে পাব?
অফিসিয়াল 4C ডাটাবেস ব্যবহার করুন। এখান থেকে শুরু করুন: 4C Certified Companies. নাম বা দেশ দিয়ে সন্ধান করে লাইসেন্স নম্বর বা ইউনিট আইডিকে সরবরাহকারীর পাঠানো ডকুমেন্টের সঙ্গে মিলান। এটাই আপনার 4C লাইসেন্স লুকআপ এবং 4C পাবলিক রেজিস্ট্রি চেক এক ধাপে।
ইনভয়েসে 4C দাবিতে কী থাকা উচিত?
কমপক্ষে: 4C দাবি বিবৃতি, সরবরাহকারীর 4C CoC লাইসেন্স নম্বর বা ইউনিট আইডি, এবং একটি লট বা চুক্তি রেফারেন্স। আমরা সার্টিফিকেশন বডির নাম এবং সার্টিফিকেটের মেয়াদ শেষের তারিখও হেডার বা ফুটারে উল্লেখ করার পরামর্শ দিই।
একটি খামারের 4C সার্টিফিকেট কি ট্রেডারকে 4C কফি বিক্রি করার জন্য যথেষ্ট?
না। খামারের Producer Certificate উৎপাদনকে কভার করে। যেকোনো ট্রেডার, মিল বা এক্সপোর্টার যারা 4C দাবি করছে তাদের তাদের নিজস্ব বৈধ Chain of Custody লাইসেন্স থাকা প্রয়োজন। এটাই 4C‑কে সাপ্লাই চেইনে ট্রেসিবিলিটি ও মাস ব্যালান্স বজায় রাখতে সাহায্য করে।
একটি 4C সার্টিফিকেট কতদিন বৈধ এবং আমি কি করে মেয়াদ নিশ্চিত করব?
প্রায়শই ১২ মাস, বার্ষিক অডিটসহ। পাবলিক রেজিস্ট্রিতে এবং PDF-এ Valid From ও Valid To তারিখ নিশ্চিত করুন। শিপমেন্টের তারিখ বৈধতার উইন্ডোর মধ্যে থাকতে হবে।
4C কি Rainforest Alliance-এর মতো ট্রান্সঅ্যাকশন সার্টিফিকেট ইস্যু করে?
না। 4C বৈধ সার্টিফিকেশন, মাস ব্যালান্স রেকর্ড এবং লেবেলিং নীতিমালার অনুযায়ী সঠিক ইনভয়েস দাবির ওপর নির্ভর করে। কিছু ক্রেতা সার্টিফিকেশন বডির কাছে অন‑ডিমান্ড অ্যাটেস্টেশন চান, কিন্তু সেগুলো অফিসিয়াল 4C ট্রান্সঅ্যাকশন সার্টিফিকেট নয়।
কোনগুলো সাধারণ চিহ্ন যে 4C সার্টিফিকেটটি ভুয়া হতে পারে?
তারিখ বা লাইসেন্স নম্বরের চারপাশে PDF এডিট; রেজিস্ট্রি এন্ট্রির সঙ্গে নাম মিল না করা; “Member” ভাষা “certified”–এর বদলে; মেয়াদ উত্তীর্ণ তালিকা; এবং 4C এন্ট্রির সরাসরি লিংক শেয়ার করতে অস্বীকার করা।
কখন এই পরামর্শ প্রযোজ্য এবং কখন নয়
এই ওয়ার্কফ্লোটি ইন্দোনেশিয়ান গ্রিন কফি ট্রেডের জন্য ডিজাইন করা যেখানে চুক্তি বা ইনভয়েসে 4C দাবি উপস্থিত থাকে। যদি আপনি স্পট কফি ক্রয় করছেন যা ইতিমধ্যে ল্যান্ড হয়েছে, তাহলে ইম্পোর্টার থেকে একই প্রমান চেইন চান এবং তাদের CoC যাচাই করুন। আপনি যদি নন‑4C বা প্রচলিত কফি সোর্স করে থাকেন, রেজিস্ট্রি স্কিপ করতে পারেন কিন্তু ডকুমেন্ট সঙ্গতি পরীক্ষাগুলো বেসিক জালিয়াতি ধরতে এখনও সাহায্য করে।
বাস্তব ইন্দোনেশীয় লটগুলিতে প্রয়োগ
আমরা প্রায়ই ক্রেতাদের সাহায্য করি দাবিগুলো যাচাই করতে এবং সুমাত্রা, জাভা এবং বালি-তে অরিজিন প্রোগ্রাম গড়তে। আপনি যদি সুমাত্রা মানডেহেলিং সবুজ কফি বিন, আরাবিকা জাভা ইজেন গ্রেড 1 সবুজ কফি বিন, অথবা আরাবিকা বালি কিনতামানী গ্রেড 1 সবুজ কফি বিন মতো প্রোফাইলের উপর 4C‑অনুগত সরবরাহ পরিকল্পনা করছেন, আমরা আপনাকে উপলব্ধ সার্টিফাইড ভলিউমের সঙ্গে মিলিয়ে দিতে বা অনুরূপ কাপ চরিত্রসহ ট্রেসেবল বিকল্প প্রস্তাব করতে পারি। আমাদের অভিজ্ঞতা দেখায় এই মিলানোর ধাপটি শুরুর দিকে করলে পরে দুই থেকে তিন সপ্তাহের বার্তা‑জট এড়ানো যায়।
বাস্তবতা হচ্ছে 4C ডিউ ডিলিজেন্সের জন্য দিনে দিন নেয়ার দরকার নেই। রেজিস্ট্রি লিঙ্ক, সঠিক ইনভয়েস ভাষা এবং পরিষ্কার Chain of Custody থাকলে আপনি ১৫ মিনিটেরও কম সময়ে সরবরাহকারীর 4C দাবি যাচাই করে গুণগত মান ও লজিস্টিকসের দিকে এগিয়ে যেতে পারেন। এবং যদি কিছুই ঠিক না লাগে, থামুন। এখন একটি দ্রুত পুনঃপরীক্ষা ভবিষ্যতে একটি গুণগত দাবি বা পুনঃলেবেলিংয়ের খরচ তুলনায় সস্তা।