ইন্দোনেশিয়ার কফি শিপমেন্টগুলির জন্য Original BL থেকে টেলেক্স রিলিজে 48 ঘণ্টার মধ্যে জরুরি মধ্য-শিপমেন্ট প্লেবুক। কী প্রস্তুত করতে হবে, কে অনুমোদন দেবে, ক্যারিয়ার ফি, LC জটিলতা, এবং ডেমারেজ ও ডিটেনশন এড়ানোর উপায়।
আপনি যদি জাহাজের ETA দেখছেন এবং কুরিয়ার এখনও Original Bills of Lading (OBL) বিতরণ করে নি, তবে এটি আপনার জন্য। আমরা একবার OBL থেকে টেলেক্সে স্যুইচ করে 48 ঘণ্টার মধ্যে একজন ক্রেতার উপর USD 10,247-এর বেশি ডেমারেজ ও ডিটেনশন বাঁচিয়েছি। একই কফি। একই জাহাজ। আলাদা পরিণতি।
এই গাইডটি 2025 সালে ইন্দোনেশিয়ার কফির জন্য OBL থেকে টেলেক্স রিলিজে কীভাবে আমরা দ্রুত ব্যবস্থা নিচ্ছি তা সংক্ষেপ করে দেয়। এটি মধ্য-শিপমেন্ট রিস্কিউ প্ল্যান যা আমরা Mandheling, Java, Bali Kintamani, এবং Gayo কফির কনটেইনারে ব্যবহার করি যখন কাগজপত্র কার্গো ধীর করে।
দ্রুত OBL থেকে টেলেক্স রূপান্তরের ৩টি স্তম্ভ
-
কর্তৃপক্ষ (Authority)। শিপিং লাইন শুধুমাত্র ডকুমেন্টেড রাইটস হোল্ডারের নির্দেশে কাজ করে। তা হতে পারে অনওশেন BL-এ শিপার, নেগোশিয়েবল BL-এ এন্ডরসি, বা যদি LC থাকে তবে ব্যাংক। লাইনকে সঠিক পক্ষকে নির্দেশ দিন। অনুমান করা দিনে পরিণত হয়।
-
সারিবদ্ধতা (Alignment)। যদি ফরওয়ার্ডারের একটি House BL এবং ক্যারিয়ারের একটি Master BL থাকে, উভয়কেই সারিবদ্ধ থাকতে হবে। শুধু HBL সর্ন্ডার করলে কার্গো মুক্ত হবে না। টেলেক্স অনুরোধের আগে শিপার, কনসাইনির নাম ও কনটেইনার নম্বর ডকুমেন্ট জুড়ে মিলান করুন।
-
নির্ভুলতা (Accuracy)। লাইনগুলি অসম্পূর্ণ প্যাক বাতিল করে দেয়। আমার অভিজ্ঞতায়, ৫টির মধ্যে ৩টির বিলম্ব আসে ব্যাংক লেটার অনুপস্থিতি, অনদেয় ভাড়াসংক্রান্ত অর্থ, অথবা সর্ন্ডারের পরে কনসাইনির নাম পরিবর্তনের অনুরোধ থেকে। প্রথমে ডেটা ঠিক করুন। তারপর একবার জমা দিন।
ইন্দোনেশিয়া (জাকার্তা বা সুরাবায়া) জন্য আপনার ৪৮-ঘন্টার চেকলিস্ট
ঘন্টা 0–6। কে অনুমোদন দিতে পারে তা নিশ্চিত করুন এবং প্যাক জোগাড় করুন
- BL টাইপ নির্ধারণ করুন। Maersk, MSC, CMA ইত্যাদি সহ ক্যারিয়ারের BL। অথবা ফরওয়ার্ডারের House BL। যদি উভয়ই থাকে, আপনাকে HBL এবং MBL উভয়ের সর্ন্ডার প্রয়োজন হবে।
- টাইটেল চেক করুন। কে OBL সেট ধারণ করছে। যদি BL “to order” নামে কনসাইন করা হয় এবং এন্ডোর্ড করা হয়ে থাকে, তাহলে এন্ডরসিকে নিশ্চিত করুন। যদি LC আওতায় থাকে, ব্যাংক সাধারণত নেগোশিয়েশন পর্যন্ত টাইটেল নিয়ন্ত্রণ করে।
- ডকুমেন্ট সংগ্রহ করুন। আমরা এই ন্যূনতম প্যাক জমা দিই:
- সর্ন্ডারের জন্য OBL-এর পূর্ণ সেট অথবা OBL হারিয়ে গেলে ব্যাংক গ্যারান্টিসহ লস্ট BL লেটার অব ইন্ডেমনিটি।
- টেলেক্স রিলিজের অনুরোধকারী শিপারের অনস্ত্তি লেটার, স্বাক্ষরিত ও স্ট্যাম্পকৃত।
- কমার্শিয়াল ইনভয়েস, প্যাকিং লিস্ট, এবং যদি ফ্রেইট প্রিপেইড স্পষ্ট না থাকে তবে ফ্রেইট পরিশোধের প্রমাণ।
- যদি LC বা CAD থাকে, ব্যাংক রিলিজ লেটার যা টেলেক্স রিলিজ বা লাইনের কাছে সর্ন্ডার নির্দেশ করে, সাথে এন্ডোর্সমেন্ট ট্রেইল।
- যদি লাইন KTP/SIUP/NPWP সমতুল্য ইন্ডোনেশিয়ান শিপারের জন্য চায়, কোম্পানির আইডি এবং স্পেসিমেন স্বাক্ষর।
- ডেটা যাচাই করুন। কনসাইনির নাম ও ঠিকানা, নোটিফাই পার্টি, এবং কার্গোর বিবরণ ক্যারিয়ারের সিস্টেমের সঙ্গে মেলাতে হবে। যদি নাম পরিবর্তন প্রয়োজন হয়, প্রথমে BL অ্যামেন্ডমেন্ট চাইুন। তারপর টেলেক্স অনুরোধ করুন।
- সঠিক অফিসগুলোর সাথে যোগাযোগ করুন। জাকার্তা বা সুরাবায়ায় ক্যারিয়ারের অরিজিন ডকুমেন্টেশন ডেস্ককে ইমেইল করুন এবং ডেস্টিনেশন অফিসকে কপি দিন যারা ডেলিভারি অর্ডার রিলিজ করবে। কিছু কুরিয়ার পাঠানোর আগে সর্ন্ডার লোকেশন এবং টেলেক্স রিলিজ ফি নিশ্চিত করতে বলুন।
প্র্যাকটিক্যাল টেকঅ্যাওয়ে। কর্তৃপক্ষ দ্রুত নির্ধারণ করুন। যদি ব্যাংক জড়িত থাকে, আপনার ব্যাংকের চেয়েও কোনওই দ্রুত নয়। এখনই তাদের শুরু করান।
ঘন্টা 6–24। সর্ন্ডার করুন এবং যা আনলক করে তা পরিশোধ করুন
- ফিজিক্যাল সর্ন্ডার। যদি আপনার কাছে OBL থাকে, তখন জাকার্তা বা সুরাবায়ায় ক্যারিয়ারের অরিজিন কাউন্টারে এটি সর্ন্ডার করুন। ক্যারিয়ার এটি সর্ন্ডার হিসেবে স্ট্যাম্প করবে এবং তাদের সিস্টেমে টেলেক্স ফ্ল্যাগ প্রক্রিয়াকরণ করবে।
- ব্যাংক-ধারিত BL। যদি OBL আপনার ব্যাংকে LC অধীনে থাকে, তাহলে ইস্যু করা বা নেগোশিয়েটিং ব্যাংককে ক্যারিয়ারকে রিলিজ নির্দেশ জারি করতে বলা। কিছু লাইন অথেন্টিকেটেড SWIFT MT799 বা লেটারহেডে আনুষ্ঠানিক ব্যাংক লেটার গ্রহণ করে। আমরা আমাদের টেলেক্স অনুরোধের সঙ্গে ব্যাংকের নির্দেশ সংযুক্ত করি।
- লস্ট OBL। লাইন সাধারণত একটি শিপারের LOI এবং নির্দিষ্ট সময়কালের জন্য CIF ভ্যালুর সর্বোচ্চ 200 শতাংশ পর্যন্ত ব্যাংক গ্যারান্টি চাইবে। প্রতিটি ক্রেতা এটার সাথে পছন্দ না-ও করতে পারে, কিন্তু কাগজ হারালে এটা কার্যকর।
- ফি এবং যেখানে তারা ল্যান্ড করে। 2025 সালে ইন্দোনেশিয়ার অরিজিনে আমরা সাধারণত পাওয়া টেলেক্স রিলিজ ফি:
- Maersk. IDR 800,000 থেকে 1,200,000 প্রতি BL, প্লাস স্ট্যান্ডার্ড ডকুমেন্টেশন।
- MSC. IDR 700,000 থেকে 1,000,000 প্রতি BL।
- CMA CGM. IDR 600,000 থেকে 1,000,000 প্রতি BL। রেঞ্জ কন্ট্রাক্ট এবং লোকাল অফিস অনুযায়ী ভিন্ন হতে পারে। ডেস্টিনেশন এখনও আপনার ক্রেতা থেকে ডেলিভারি অর্ডার এবং লোকাল চার্জ সংগ্রহ করবে।
- আপনি অনুকরণ করে নিতে পারেন এমন ইমেইলের নমুনা: Subject: Request to convert OBL to Telex Release – [Vessel/Voy] – [BL No.] Dear [Carrier] Jakarta Docs Team, We are the shipper of BL [number] on [vessel/voy], POL [Port], POD [Port]. We request conversion from Original BL to Telex Release. Attached: signed request letter, invoice, packing list, OBL set for surrender [or bank release letter], and proof of freight payment. Please confirm telex release fee and surrender location. Kindly notify your [destination office] to allow DO upon arrival. Thank you.
প্র্যাকটিক্যাল টেকঅ্যাওয়ে। টেলেক্স ফি পরিশোধ করুন এবং একটি পরিষ্কার, একক ইমেইল প্যাকেজ জমা দিন। আংশিক জমা-বাতিল যান্ত্রিকতা আপনার ফ্রি দিনগুলো দ্রুত বার্ন করে।
ঘন্টা 24–48। ফ্ল্যাগ নিশ্চিত করুন এবং ডেস্টিনেশন ক্লিয়ারেন্স সারিবদ্ধ করুন
- আনুষ্ঠানিক নিশ্চিতি পান। ক্যারিয়ারকে বলুন ইমেইলে “Telex release active” লিখে পাঠাতে এবং একটি ডেস্টিনেশন কন্টাক্ট ও যেকোনো DO পূর্বশর্ত জানান। এইটি সঙ্গে সঙ্গে আপনার ক্রেতাকে ফরোয়ার্ড করুন।
- ডেস্টিনেশন DO। আপনার ক্রেতা তাদের আইডি এবং স্ট্যান্ডার্ড ইম্পোর্ট ডকুমেন্ট নিয়ে Delivery Order সংগ্রহ করতে পারে। একবার টেলেক্স লাইনের সিস্টেমে প্রদর্শিত হলে OBL আর দরকার হয় না।
- US বা EU কাস্টমস। টেলেক্স রিলিজ স্ট্যান্ডার্ড। US-এর জন্য, ব্রোকাররা ISF এবং কাস্টমস এন্ট্রি ফাইল করে। FDA Prior Notice খাদ্যজাত পণ্যগুলোর জন্য প্রযোজ্য, যার মধ্যে গ্রিন কফিও অন্তর্ভুক্ত। EU-তে কাস্টমস এবং কোনো পোর্ট হেলথ চেক সাধারণভাবে চলে। কাস্টমসকে মূল BL উপস্থাপন করতে হবে এমন কোনো প্রয়োজন নেই।
- ফ্রি টাইম। যদি ETA এবং উইকএন্ডের ওভারল্যাপ ঘটে, লাইনের কাছ থেকে এক বা দুই দিনের গ্রেস এক্সটেনশন চাইতে পারেন অথবা দ্রুত পিকআপের বিনিময়ে ডিটেনশন রিলIEF-এর জন্য আলোচনা করুন। আমরা দেখেছি প্রোঅ্যাকটিভ কমিউনিকেশনে ক্যারিয়াররা সম্মতি দেয়।
প্র্যাকটিক্যাল টেকঅ্যাওয়ে। ডেস্টিনেশন DO প্রক্রিয়াকে একটি রিলে ব্যাটন হিসেবে দেখুন। একবার টেলেক্স সক্রিয় হলে, ক্রেতার একই দিনে DO সংগ্রহের পরিকল্পনা প্রস্তুত থাকা উচিত।
আপনার নির্দিষ্ট BL নম্বর বা জাকার্তা/সুরাবায়ার কোনো ক্যারিয়ার কন্টাক্টে সহায়তা লাগলে, আপনি Contact us on whatsapp করে যোগাযোগ করতে পারেন। আমরা জমা দেওয়ার আগে আপনার প্যাকটি স্যানিটি-চেক করে দিতে খুশি হব।
প্রতি সপ্তাহে আমরা যে দ্রুত উত্তরগুলো দেই
কি আমি Original BL ইস্যুর পরে টেলেক্স রিলিজে স্যুইচ করতে পারি?
হ্যাঁ। পূর্ণ OBL সেট ইস্যুকারী পক্ষকে সর্ন্ডার করুন এবং টেলেক্স ফি পরিশোধ করুন। ক্যারিয়ার অরিজিনে শিপমেন্টকে টেলেক্স হিসেবে ফ্ল্যাগ করবে এবং ডেস্টিনেশনকে নোটিফাই করবে।
যদি OBL আমার ব্যাংকে LC-অধীনে থাকে কী হবে?
আপনি এখনও টেলেক্স রিলিজ পেতে পারেন, কিন্তু ব্যাংককে এটি অনুমোদন করতে হবে। ইস্যু করা বা নেগোশিয়েটিং ব্যাংককে ক্যারিয়ারকে টেলেক্সে রিলিজ নির্দেশ করতে বলুন। ব্যাংকের নির্দেশ না থাকলে লাইন আপনার অনুরোধ প্রত্যাখ্যান করবে।
জাকার্তা বা সুরাবায়ায় টেলেক্স রিলিজ কত সময় নেয়?
একই ব্যবসায়িক দিন থেকে সম্পূর্ণ সর্ন্ডারের পরে এক ব্যবসায়িক দিন পর্যন্ত। LC থাকলে আপনার ব্যাংকের টাইমলাইন যোগ করুন। ব্যাংক যখন একটি লেটার জারি করে, আমরা সাধারণত মোট 24–72 ঘন্টা দেখি।
ক্যারিয়াররা কোন ডকুমেন্টগুলি চায়?
- সর্ন্ডারের জন্য OBL সেট অথবা লস্ট হলে LOI প্লাস ব্যাংক গ্যারান্টি।
- শিপারের টেলেক্স রিলিজ অনুরোধ লেটার।
- ইনভয়েস, প্যাকিং লিস্ট, এবং ফ্রেইট পরিশোধের প্রমাণ।
- যদি LC বা CAD থাকে, ব্যাংক রিলিজ বা এন্ডোর্সমেন্ট ট্রেইল।
- লাইন চাইলে কোম্পানির আইডি।
2025 সালে ইন্দোনেশিয়ায় টেলেক্স রিলিজ ফি কত?
সাধারণত IDR 600,000 থেকে 1,200,000 প্রতি BL লাইন ও কন্ট্রাক্ট অনুযায়ী। ডেস্টিনেশন DO এবং লোকাল চার্জ আলাদা। নির্দিষ্ট ক্যারিয়ার অফিস থেকে প্রো-ফরমা সবসময় জিজ্ঞাসা করুন।
US বা EU কাস্টমস গ্রিন কফির জন্য টেলেক্স রিলিজ গ্রহণ করবে কি?
হ্যাঁ। কাস্টমস ফাইলিং ও কমপ্লায়েন্স নিয়ে যত্নশীল, শারীরিক BL-এ নয়। টেলেক্স রিলিজ উভয় বাজারেই কফি ইমপোর্টে ব্যাপকভাবে ব্যবহৃত হয়।
যদি BL-এ কনসাইনির নাম পরিবর্তন প্রয়োজন হয়, আমি টেলেক্স অনুরোধ করতে পারি?
সরাসরি নয়। প্রথমে ক্যারিয়ারের কাছে BL অ্যামেন্ডমেন্ট অনুরোধ করুন এবং যেকোনো অ্যামেন্ডমেন্ট ফি পরিশোধ করুন। BL-এ সঠিক কনসাইনি দেখানোর পরে সর্ন্ডার করে টেলেক্সের জন্য এগোন।
সাধারণ ভুল যা দিন যোগ করে এবং খরচ বাড়ায়
- HBL সর্ন্ডার করা কিন্তু MBL সর্ন্ডার না করা। ক্যারিয়ার এখনও কনটেইনারকে ব্লক দেখবে। টেলেক্স চাইবার আগে উভয়কে সারিবদ্ধ করুন।
- সর্ন্ডারের পরে কনসাইনির নাম পরিবর্তনের অনুরোধ করা। আগে অ্যামেন্ডমেন্ট, তারপর সর্ন্ডার করুন।
- অনদেয় ফ্রেইট উপেক্ষা করা। চুক্তি অনুযায়ী ফ্রেইট বা THC বকেয়া থাকলে ক্যারিয়ার টেলেক্স রিলিজ করবে না।
- LC শর্তাবলী মনোযোগ না দিয়ে পড়া। কিছু LC স্পষ্টভাবে মূল BL উপস্থাপন করতে বলে। টেলেক্সে স্যুইচ করার জন্য ইস্যু ব্যাংকের লিখিত নির্দেশ সংগ্রহ করুন।
- ভুল সর্ন্ডার জায়গা। ইন্দোনেশিয়ার জন্য, BL-এ তালিকাভুক্ত ক্যারিয়ারের অরিজিন অফিসে সর্ন্ডার করুন। আমরা মেসেঞ্জার পাঠানোর আগে ইমেইলে নিশ্চয়তা করি।
- কুরিয়ারের বিলম্ব যখন টেলেক্স অপশন আছে। সময় সংকট হলে লাইনের কাছে স্ক্যান করা OBL প্রি-ভ্যালিডেশনের জন্য গ্রহণ করতে বলুন যখন ফিজিক্যাল সেট চলমান থাকে। কিছু অফিস প্রি-চেক করে এবং রিলিজের জন্য কিউ করে রাখে।
2025 সালে আমরা যে খরচ ও সময়সূচির বেঞ্চমার্ক দেখি
- টেলেক্স রিলিজ ফি। Maersk, MSC, CMA-র জন্য সাধারণত IDR 600k–1.2m প্রতি BL। ছোট লাইনের ক্ষেত্রে কম বা বেশি হতে পারে। প্রথমে কোট নিন।
- ডেস্টিনেশন ডেলিভারি অর্ডার। পোর্ট ও এজেন্ট অনুযায়ী পরিবর্তনশীল। উত্তর আমেরিকা ও EU-তে কফির জন্য USD 60–150 সমতুল্য সাধারণ, প্লাস লোকাল টার্মিনাল ফি।
- ইন্দোনেশিয়ায় ডেমারেজ ও ডিটেনশন। ফ্রি টাইম প্রায় 5–7 দিন। তারপর প্রথম স্তরে 20 ft এর জন্য USD 40–90 প্রতিদিন এবং দিন 7 পার হওয়ার পর বাড়তে থাকে। গণিত দ্রুত বাড়ে, তাই 48-ঘন্টার রূপান্তর গুরুত্বপূর্ণ।
- মোট সময়রেখা। ব্যাংক না জড়িত থাকলে সর্ন্ডার থেকে অ্যাকটিভ টেলেক্স পর্যন্ত 4–24 ঘন্টা। ব্যাংক জড়িত হলে 24–72 ঘন্টা, আপনার ব্যাংক কত দ্রুত সই করে তার উপর নির্ভর করে।
টেমপ্লেট ও পরবর্তী ধাপ যা এখন ব্যবহার করতে পারবেন
- ন্যূনতম অনুরোধ পত্রের শব্দপ্রয়োগ। “আমরা, [Shipper], BL [number] এর জন্য OBL থেকে টেলেক্স রিলিজে রূপান্তর অনুরোধ করি, Vessel/Voy [ ], POL [ ], POD [ ]. আমরা মূল BL সর্ন্ডার করব এবং ফ্রেইট পরিশোধ নিশ্চিত করব। টেলেক্স ফি জানাবেন এবং ডেস্টিনেশন [office] এ রিলিজ নিশ্চিত করুন।”
- প্রিন্ট করার জন্য ডকুমেন্ট চেকলিস্ট। OBL সেট। শিপার অনুরোধ পত্র। ইনভয়েস। প্যাকিং লিস্ট। ফ্রেইট প্রমাণ। LC হলে ব্যাংক লেটার। অনুরোধে সরকারি ID কপি।
- কখন টেলেক্স সঠিক টুল। মধ্য-শিপমেন্ট কুরিয়ার বিলম্ব, OBL হারানো, ডেস্টিনেশনে কম ফ্রি টাইম, ক্রেতারা একই দিন DO চাইলে। নতুন বুকিংয়ের জন্য আপনি ইস্যুর সময়ে এক্সপ্রেস রিলিজও বিবেচনা করতে পারেন, কিন্তু একবার কাগজ প্রিন্ট হলে সর্ন্ডারের মাধ্যমে টেলেক্স বাস্তবসম্মত স্যুইচ।
আমরা সময়-সংবেদনশীল লটের জন্য আগেভাগে টেলেক্স অর্রেঞ্জ করি যেমন Arabica Bali Kintamani Grade 1 Green Coffee Beans, Arabica Java Ijen Grade 1 Green Coffee Beans, এবং Sumatra Mandheling Green Coffee Beans যখন ক্রেতারা দ্রুত ডিসচার্জ ও ক্লিয়ারেন্স চান। আপনার পরবর্তী শিপমেন্ট পরিকল্পনা করছেন? আপনি View our products করে দেখতে পারেন এবং আমরা বুকিং-এ সঠিক রিলিজ পদ্ধতি নির্মাণ করব যাতে আপনাকে আর কৌরিয়ারের সঙ্গে দৌড়াতে না হয়।
অবশেষে একটি চিন্তা। ক্যারিয়ার ও ব্যাংক সম্পূর্ণ, পরিপাটি অনুরোধে সবচেয়ে দ্রুত সাড়া দেয়। একটি নির্ভুল প্যাক পাঠান। ফি নিশ্চিত করুন। এরপর ফোন দিয়ে ফলো-আপ করুন। এই সংমিশ্রণটি আমাদের অনেক সপ্তাহান্ত বাঁচিয়েছে।