Indonesischer Kaffee Organische Zertifizierung: USDA/EU 2026 Leitfaden

Eine schrittweise, in Indonesien erprobte Blaupause zum Aufbau eines schlanken, prüfungsbereiten Internen Kontrollsystems (ICS), das die Anforderungen von EU 2018/848 und USDA NOP für Gruppenzertifizierung erfüllt. Was zu dokumentieren ist, wer welche Aufgaben hat, wie die Massenbilanz von Kirsche zu Grünkaffee zu berechnen ist und wie man die fünf Fehler vermeidet, die Audits zunichtemachen.

„Wir sind in einer Saison mit diesem ICS von null auf doppelt zertifizierbare Exporte gegangen“

Ich habe gesehen, wie Erzeugergruppen in Sumatra und Bali über Jahre ins Stocken gerieten, weil ihre Unterlagen gut aussahen, die Rückverfolgbarkeit jedoch an der Nassmühle zerbrach. Das Gegenteil ist ebenfalls wahr. Mit einem schlanken Internen Kontrollsystem (ICS), das dem tatsächlichen Warenfluss in Indonesien entspricht, kann eine Genossenschaft mit 300–600 Landwirt:innen innerhalb eines Erntezyklus prüfungsbereit für EU 2018/848 und USDA NOP sein. Hier ist die genaue Blaupause, die wir vor Ort verwenden.

Die 3 Säulen eines prüfungsbereiten ICS

Säule 1. Personal und Trennung der Aufgaben. Sie brauchen klare Rollen.

• ICS-Manager. Verantwortlich für den Organic System Plan (OSP), die Risikoanalyse und Korrekturmaßnahmen.
• Interne Inspektor:innen. Unabhängig von der Beschaffung. Sie besuchen jährlich 100 % der Betriebe und verifizieren Praktiken und Aufzeichnungen.
• Datenadministrator:in. Pflegt das Landwirte-Register, Parzellkarten, Einkaufbelege und die Massenbilanz.
• Beschaffungs-QC. Kontrolliert den Eingang an Dorf-Nassmühlen und in Lagern.
• Lager- und Mühlen-QC. Sorgt für physische Trennung, Chargencodierung und Reinigungsprotokolle.

Säule 2. Aufzeichnungen und Rückverfolgbarkeit. Was nicht schriftlich festgehalten ist, hat nicht stattgefunden. Mindestens aufbewahren: Landwirt:innen-Bewerbung und Vereinbarung, Parzellenregister mit Karten, Liste genehmigter Betriebsmittel, interne Inspektions-Checkliste und -berichte, Schulungsnachweise, Ernte- und Einkaufbelege, Nassmühlenprotokolle, Transportdokumente, Wareneingang im Lager, Mühlen- und Mischscheine, Massenbilanzregister, Verkaufsrechnungen und Zertifikate. Verknüpfen Sie jede Lot-ID vom Landwirt bis zum Exportcontainer. Verbinden Sie diese IDs mit TRACES COI und dem NOP Import Certificate.

Säule 3. Kontrollen vor Ort. Die Realität ist, dass Kontamination in der ersten Meile passiert. Kontrollieren Sie Eintrittspunkte, Reinigung und Kennzeichnung. Verboten ist das Vermischen. Dokumentieren Sie, was Sie reinigen, wann Sie es reinigen und wer unterschrieben hat.

Praktische Erkenntnis. Zeichnen Sie Ihren Ablauf von der Kirsche auf der Plane bis zum grünen Bohnenbeutel. Setzen Sie bei jeder Übergabe eine Kontrolle und eine Aufzeichnung. Testen Sie das System anschließend mit einer Übung für Rückruf.

Wochen 1–2. Basis-Mapping und Validierung

Was ist ein Internes Kontrollsystem für die Bio-Gruppenzertifizierung?

Ein ICS ist Ihre interne Mini-Zertifizierungsstelle. Es legt die Regeln fest, schult Landwirt:innen, inspiziert sie, dokumentiert Einkäufe, kontrolliert die Verarbeitung und führt die Massenbilanz. Unter EU 2018/848 und USDA NOP können Zertifizierer sich auf Ihr ICS verlassen, wenn es kompetent, dokumentiert und durchgesetzt ist. So bleiben Anbauergruppen mit Hunderten Kleinbetrieben prüfungsbereit, ohne dass externe Inspektoren jeden einzelnen Hof besuchen müssen.

Welche ICS-Dokumente sind erforderlich, um EU 2018/848- und USDA NOP-Audits zu bestehen?

Aus Erfahrung sind diese nicht verhandelbar:

• Organic System Plan für die Gruppe. Umfang, Prozesse, Karten, Subunternehmer.
• Landwirt:innen-Bewerbung und unterschriebene Produzentenvereinbarung. Beinhaltet Verpflichtung zu den Bio-Regeln und Sanktionen.
• Parzellenregister mit Karten und GPS. Jede Parzelle mit Landwirt:innen-ID und Flächengröße verbunden.
• Liste genehmigter Betriebsmittel. Was erlaubt ist und wo es zu beziehen ist.
• Interne Inspektions-Checkliste und jährliche Inspektionsberichte für 100 % der Mitglieder.
• Schulungsplan und Anwesenheitslisten.
• Ernte- und Einkaufsaufzeichnungen. Kirschgewichte pro Lieferung, pro Landwirt:in, mit Lot-Codes.
• Nassmühlen-, Trocknungs- und Lagerprotokolle. Reinigungs- und Trennungsaufzeichnungen.
• Wareneingang im Lager, Mühlenberichte und Mischscheine. Chargenabstimmung.
• Massenbilanzregister von Kirsche zu Grün, nach Lot und Zeitraum.
• Register für Nichtkonformitäten und Korrekturmaßnahmen mit Fristen und Verifizierungen.
• Plan für Rückstandstests und Laborergebnisse mit Chain of Custody.
• Verkaufsunterlagen und Zertifikate. TRACES COI- oder NOP-Importzertifikat-Referenzen.

Wirksame Werkzeuge. Halten Sie es einfach und offline-fokussiert. KoboToolbox oder ODK für Feldumfragen und Inspektionen. Google Sheets für das Landwirte-Register und die Massenbilanz. Nummerierte Durchschreibebücher für Einkäufe an Dorf-Nassmühlen. Fotobelege über WhatsApp, angeheftet an Lot-IDs. Benötigen Sie Hilfe beim Anpassen von Vorlagen an Ihre Geografie und Prozessflüsse? Wenn Sie eine schnelle Durchsicht Ihres aktuellen ICS und eine Lückenliste möchten, Kontaktieren Sie uns über WhatsApp.

Wochen 3–6. Aufbau des Kerns und Feldtest

Wie viele interne Inspektor:innen werden für eine Genossenschaft mit 500 Landwirt:innen benötigt?

Zielen Sie auf eine Vollzeitkraft pro 80–120 Landwirt:innen, je nach Gelände und Reisezeit. In den Hängen von Aceh planen wir mit 80. In Bali Kintamani mit dichten Dörfern funktionieren 100–120. Für 500 Landwirt:innen bedeutet das 5–7 Inspektor:innen, um Jahresinspektionen, Nachverfolgungen und Stichproben vor der externen Auditierung abzuschließen.

Erstellen Sie einen Routenplan, der 25–30 Betriebe pro Inspektor:in und Woche abdeckt. Verwenden Sie eine risikobasierte Liste, um Parallelproduzenten, neue Mitglieder und jede:n Landwirt:in mit einer letztjährigen Nichtkonformität zu priorisieren.

Wie verhindern wir Kontamination und Vermischung an Dorf-Nassmühlen?

Das funktioniert in Indonesiens kleinen Nassmühlen:

• Getrennte Annahmepunkte und Werkzeuge. Farbcode Planen, Kisten und Anhänger für Bio. Akzeptieren Sie niemals gemischte Kirschen. Ablehnungsrichtlinie schriftlich festhalten.
• Reinigen und dokumentieren. Spülen Sie Entpulper zu Schichtbeginn mit einer vollständigen Charge organischer Kirschen. Protokollieren Sie Datum, Uhrzeit und die unterschreibende Person.
• Dedizierte Fermentationstanks und Trocknungsflächen. Wenn geteilt wird, verarbeiten Sie zuerst organisch und dokumentieren die Reinigung sowie die anschließende Standzeit vor konventioneller Verarbeitung.
• Kennzeichnen Sie jedes Lot bei Eingang. Landwirt:innen-ID. Datum. Gewicht. Lot-Code. Bewahren Sie Anhänger bis zum Pergament auf.
• Verwenden Sie neue oder dedizierte Säcke. Beschriften Sie Säcke und Paletten. Decken Sie LKWs ab. Bewahren Sie Transportdokumente mit Lot-IDs auf.
• Wöchentliche CAP-Übung. Führen Sie eine simulierte Rückrufaktion von einer Lagerpalette bis zur Landwirt:innen-Lieferung durch. Beheben Sie Schwachstellen sofort.

Wenn Sie einen Benchmark für eine zertifizierte Lieferkette und ein Cup-Profil unter diesen Kontrollen suchen, sehen Sie sich unsere Sumatra Arabica Organic Grade 2 Green Coffee Beans an. Wir haben dessen ICS so aufgebaut, dass es unangekündigte Audits und strenge Rückstandsprüfungen übersteht.

Wochen 7–12. Skalieren, verifizieren und Lücken schließen

Wie berechnen wir die Massenbilanz von Kirsche zu Grünkaffee in einem ICS?

Verwenden Sie tatsächliche Umrechnungsfaktoren Ihrer Mühlen und aktualisieren Sie diese monatlich. Typische Bereiche in Indonesien:

• Vollgewaschener Arabica: 5,0–6,0 kg Kirsche zu 1 kg exportfähigem Grün.
• Nasse Entspelzung (wet-hulled) Arabica: 4,5–5,5 kg Kirsche zu 1 kg Grün, abhängig von Feuchte und Sortierung.

Vorgehen, das wir verwenden:

1. Legen Sie einen Ausgangsfaktor pro Prozesslinie anhand der Daten der letzten Saison fest.
2. Addieren Sie wöchentlich die organischen Kirsch-Annahmen. Ziehen Sie dokumentierte Ausschüsse ab. Wenden Sie den Faktor an, um das erwartete Grün zu prognostizieren.
3. Stimmen Sie das gegen die tatsächliche Grünproduktion nach Mühle und Sortierung ab. Untersuchen Sie Abweichungen über ±5 %.

Beispiel. Woche 10, wet-hulled-Linie.

• Gekaufte Kirschen: 12.500 kg. Ausschuss: 250 kg. Netto: 12.250 kg.
• Faktor: 5,2:1. Erwartetes Grün: 12.250 ÷ 5,2 = 2.356 kg.
• Tatsächlich produziertes Grün: 2.290 kg. Abweichung: −66 kg (−2,8 %). Innerhalb der Toleranz. Dokumentieren und fortfahren.

Sichern Sie die Massenbilanz pro Lot. Lassen Sie wöchentliche Zusammenfassungen nicht Lecks auf Lot-Ebene verschleiern.

Können Landwirt:innen in Umstellung aufgenommen werden und wie werden sie gekennzeichnet?

Ja. Führen Sie sie in der Gruppe als „in Umstellung“ mit gesondertem Status im Landwirte-Register und in Lot-Codes. Nach EU-Regeln dürfen Produkte nach 12 Monaten konformer Bewirtschaftung unter bestimmten weiteren Bedingungen als „in Umstellung auf Bio“ vermarktet werden. Nach USDA NOP darf ein Produkt erst 36 Monate nach dem letzten verbotenen Einsatz als Bio verkauft werden. Keine „transitional organic“-Angabe, es sei denn, Ihr Käufer betreibt ein privates Programm. Ihr ICS muss die Massenbilanz und die Kennzeichnung von Umstellungs-Lots jederzeit strikt von vollständig biologischen Lots trennen.

Welche ICS-Dokumente sind erforderlich, um ein TRACES COI oder ein NOP Import Certificate auszustellen?

Für TRACES COI:

• Gültiges Betreiberzertifikat und Umfang. Mitgliederliste der Gruppe verfügbar.
• Produkt, HS-Code, Lotgröße und Verpackungsdetails.
• Rückverfolgbarkeitspaket. Liste der Landwirt:innen, die zum Lot beigetragen haben, Einkaufsbelege, Prozessprotokolle und Massenbilanz.
• Transportplan und Empfängerdaten. Die Kontrollstelle wird dies zur Validierung des COI heranziehen.

Für das NOP Import Certificate:

• Exporteur- und Importeurdaten, Produkt und Menge, Ursprungsland, Zertifizierer-Daten.
• Lot-IDs, die mit Ihrem Kaufvertrag und der Lagerausgabe übereinstimmen.
• Nachweis der Massenbilanz, dass die als organisch verkaufte Menge die eingekaufte und umgestellte Menge nicht überschreitet.
• Alle relevanten Rückstandsprüfungen für das Lot. Unter SOE achten Zertifizierer stärker auf risikobasierte Tests und Chain of Custody.

Praktische Erkenntnis. Führen Sie einen COI-/NOP-Ordner pro Exportlot mit jedem Dokument von Landwirt:innen-Käufen bis zu Fotos der Containerplomben. Ihr externer Inspektor wird es Ihnen danken.

Die 5 größten Fehler, die Bio-Gruppenaudits zerstören

1. Parallele Produktion ohne harte Kontrollen. Landwirt:innen mit konventionellen Parzellen benötigen strikte Trennung am Erntetag und Nachweise. Verwenden Sie verschiedene Säcke und farbige Anhänger. Führen Sie Stichbesuche an Erntetagen durch.
2. Nassmühlenprotokolle, die an schlechten Tagen nicht existieren. Die Beschaffung wird hektisch und es werden Aufzeichnungen ausgelassen. Benennen Sie eine zweite Person, die die Protokolle täglich prüft und abzeichnet.
3. Starre Umrechnungsfaktoren. Erträge ändern sich mit Regen und Sortierung. Jeden Monat aktualisieren und Abweichungen analysieren.
4. Betriebsmittel aus „Pak Budis Laden“. Ihre Liste genehmigter Betriebsmittel muss real sein. Bewahren Sie Rechnungen auf. Im Zweifel unter Quarantäne stellen.
5. CAPs, die nie geschlossen werden. Jede Nichtkonformität braucht eine Frist, eine verantwortliche Person und eine Verifizierungsnotiz. Keine Unterschrift, kein Abschluss.

Ressourcen und nächste Schritte

Wenn Sie sehen möchten, wie ein fertiges Bio-Lot vom Landwirt bis zum Container rückverfolgt wird und wie die Unterlagen mit dem Cup übereinstimmen, fordern Sie ein Cupping-Set an, das unsere Sumatra Arabica Organic Grade 2 Green Coffee Beans enthält. Vergleichen Sie das dann mit Ihrem aktuellen ICS und schließen Sie Lücken vor der nächsten Ernte. Fragen zu Ihrem spezifischen Prozessfluss oder zur Angleichung von Aufzeichnungen an COI und NOP Import Certificates bis 2026? Kontaktieren Sie uns per E‑Mail und wir teilen die schlanken Vorlagen, die wir mit indonesischen Genossenschaften verwenden. Sie können auch Ursprünge und Profile durchsuchen, um Ihre Bio-Range zu planen: Unsere Produkte ansehen.

Eine abschließende Beobachtung. Die Zertifizierer gehen in Richtung tieferer Rückverfolgbarkeitsprüfungen und mehr unangekündigter Besuche. Gruppen, die wöchentliche Abstimmungen und simulierte Rückrufe praktizieren, bestehen problemlos. Gruppen, die bis zum Auditsmonat warten, geraten in Panik. Beginnen Sie jetzt, halten Sie es leicht, aber echt, und Ihr ICS wird zu einem Wettbewerbsvorteil, nicht zu einer Belastung.