Declaración REX para café indonesio: Guía esencial UE GSP 2025

Texto para copiar y pegar, ejemplos completados y una lista de verificación probada en campo para declaraciones REX UE GSP en facturas de café indonesio. Diseñado para envíos de café verde y tostado HS 0901 en 2025.

Hemos emitido y auditado cientos de declaraciones REX UE GSP para café indonesio. El patrón es siempre el mismo: los agentes de aduana quieren el texto correcto, el criterio de origen adecuado y documentación trazable. Aquí tiene el texto exacto para copiar, un ejemplo realista y los errores que vemos con mayor frecuencia.

El texto que debe copiar y pegar para su declaración REX UE GSP

Use esto en su factura o en cualquier documento comercial que describa el envío. Mantenga el texto tal cual.

Declaración de origen (UE GSP) “El exportador de los productos cubiertos por este documento (número REX [IDREX…]) declara que, salvo que se indique claramente lo contrario, los productos son de origen preferencial Indonesia de conformidad con las reglas de origen del Sistema Generalizado de Preferencias de la Unión Europea. Criterio de origen: [P o W + partida HS de 4 dígitos]. Lugar y fecha: [Ciudad, DD/MM/YYYY]. Nombre del exportador: [Nombre legal de la empresa].”

Cómo completarla:

Si está registrado en REX y el valor del envío supera EUR 6,000, incluya su número REX. No se requiere firma manuscrita (el nombre mecanografiado es suficiente).
Si no está registrado y el valor del envío es ≤ EUR 6,000, omita el número REX y firme a mano indicando nombre, lugar y fecha.
Validez: 12 meses desde la fecha de emisión para importaciones en la UE.

Criterio de origen para HS 0901 café: qué poner y cuándo

Aquí es donde los exportadores suelen equivocarse. En nuestra experiencia, acertar el criterio evita el 90% de las consultas.

Café verde (HS 0901.11/.12) cosechado en Indonesia. Use “P” porque los granos se obtienen íntegramente en Indonesia. Ejemplo: Criterio de origen: P.
Café tostado (HS 0901.21/.22) producido en Indonesia a partir de granos verdes indonesios. En la práctica, use “P” porque no se han utilizado materias no originarias y los granos se obtuvieron íntegramente antes del procesamiento. Ejemplo: Criterio de origen: P.
Café tostado producido en Indonesia a partir de cualquier grano verde no originario. No reclame origen GSP. La regla de lista para HS 0901 no confiere origen por tostar granos no originarios. Reclamar GSP en este caso es un error frecuente y costoso.

Consejo: Si alguna vez utiliza insumos no originarios que aún cumplen la regla de lista, indique “W” seguido de la partida HS de 4 dígitos del material no originario utilizado. Para el café esto rara vez es aplicable porque el tostado no cambia la partida.

Umbral REX, firmas y ubicación

¿Necesito estar en REX para ≤ EUR 6,000? No. Puede emitir una declaración de origen sin número REX. Debe firmar a mano e incluir su nombre, lugar y fecha. No divida los envíos para mantenerse por debajo de EUR 6,000. Las aduanas pueden agregar valores.
¿Dónde debe aparecer? El pie de página de la factura funciona mejor. Si su factura tiene varias páginas, colóquela en la última página con los totales y haga referencia al número de factura. Alternativamente, imprímala en la lista de empaque haciendo referencia al número y la fecha de la factura.
¿Quién firma? Para exportadores registrados no se requiere firma. Aun así añadimos un nombre mecanografiado y el cargo. Para exportadores no registrados que usan la opción ≤ EUR 6,000, se requiere firma manuscrita.

Un ejemplo completado (extracto de factura de café)

Cliente: EU Roaster GmbH, Hamburgo, Alemania Exportador: PT FoodHub Collective Indonesia (Indonesia‑Coffee) Factura nº: IC‑2025‑0117 Fecha: 17/02/2025 Incoterms: FOB Belawan

Líneas:

19,200 kg Granos de café verde, Sumatra Mandheling Grado 1, HS 0901.11.00, lote MND‑25‑021. Ver ficha: Granos de café verde Sumatra Mandheling
3,600 kg Arabica Bali Kintamani Grado 1, HS 0901.11.00, lote BLK‑G1‑25‑004. Ver ficha: Granos de café verde Arabica Bali Kintamani Grado 1

Declaración de origen (UE GSP) “El exportador de los productos cubiertos por este documento (REX number IDREX‑123456789) declara que, salvo que se indique claramente lo contrario, los productos son de origen preferencial Indonesia de conformidad con las reglas de origen del Sistema Generalizado de Preferencias de la Unión Europea. Criterio de origen: P. Lugar y fecha: Medan, 17/02/2025. Nombre del exportador: PT FoodHub Collective Indonesia.”

Por qué funciona: Ambos son cafés verdes cultivados en Indonesia. El criterio “P” es correcto. El número REX está presente porque el valor de la factura supera EUR 6,000. La declaración aparece bajo los totales y hace referencia al mismo documento.

Lista rápida de verificación antes de enviar

Recomendamos que cada expediente de envío contenga:

Prueba del número REX. Su registro REX en DJBC y una captura de pantalla de la base de datos pública REX de la UE que muestre “active”.
Soporte de origen. Facturas de compra a finca o cooperativa, notas de entrega y trazabilidad de lote que demuestren la cosecha en Indonesia. Para café tostado, registros de lotes de tostado vinculados a los lotes de café verde indonesios.
Mapeo HS. Confirmación interna de que cada SKU se asigna correctamente a HS 0901. Evite clasificar erróneamente tostado como verde o descafeinado como regular.
La declaración. Texto exacto, criterio de origen correcto, lugar/fecha y número REX si procede.
Valoración. Una factura comercial por envío. No fraccione artificialmente para gestionar el umbral de EUR 6,000.
Conservación. Mantenga todo el soporte durante un mínimo de 3 años. Nosotros conservamos 5–7 años para estar seguros.

¿Necesita que revisemos su redacción o criterio? Envíenos su factura provisional y revisaremos la declaración de forma gratuita. Puede Contáctanos en whatsapp.

Errores comunes que vemos (y cómo evitarlos)

Falta del criterio de origen. Las aduanas suelen consultar declaraciones que omiten “P” o “W + HS”. Inclúyalo siempre.
Reclamar GSP en mezclas tostadas que usan granos importados. Si alguna parte de la mezcla no es originaria y no se cumple la regla, no reclame. Mantenga una marca “GSP‑eligible” en su maestro de SKU para mayor claridad.
HS erróneo en el criterio. Si usa “W + HS”, use la partida del material no originario utilizado. Los exportadores suelen escribir por error la partida del producto final.
Sin número REX en > EUR 6,000. Si el valor supera el umbral, debe estar registrado e incluir el número REX. De lo contrario, se denegará la preferencia.
Declaración en una hoja separada sin referencia. Si la coloca en una lista de empaque o en una página aparte, haga referencia al número exacto de factura y a la fecha.
Errores tipográficos en el nombre del país. Escriba “Indonesia preferential origin” (origen preferencial Indonesia). Hemos visto “Indonesian origin EU GSP” causar preguntas innecesarias.

Respuestas rápidas a las preguntas que recibimos cada semana

¿Cuál es el texto exacto que debo poner en mi factura de café?

Use el texto para copiar y pegar indicado más arriba. Mantenga la redacción e incluya el criterio de origen.

¿Necesito estar registrado en REX para un envío menor de EUR 6,000?

No. Puede emitir la declaración sin número REX si el valor del envío es ≤ EUR 6,000. Firme a mano, añada su nombre, lugar y fecha.

¿Dónde debe aparecer la declaración y quién la firma?

Colóquela en el pie de página de la factura o en la última página cerca de los totales. Los exportadores registrados no necesitan firmar. Los exportadores no registrados deben firmar para envíos ≤ EUR 6,000.

¿Cuánto tiempo es válida la declaración para importaciones en la UE?

Doce meses desde la fecha indicada en la declaración.

¿Qué criterio de origen debo usar para café verde vs tostado?

Café verde indonesio: P. Tostado usando únicamente granos indonesios: P. Tostado usando cualquier grano importado: no reclame GSP.

¿Puede una declaración cubrir múltiples envíos?

No. Una declaración por envío/documento. Puede cubrir múltiples líneas dentro del mismo envío.

¿Qué debo conservar en caso de auditoría?

Facturas de proveedores, notas de entrega/transporte, trazabilidad de lotes, registros de procesamiento, su registro REX, mapeo interno HS y una copia de cada declaración. Conserve al menos 3 años.

Conceptos básicos de registro REX para exportadores de café indonesio

Dónde registrarse: Direktorat Jenderal Bea dan Cukai (DJBC). El trámite suele tardar algunos días hábiles una vez que sus datos están completos.
Formato: Los números REX indonesios empiezan con “IDREX” seguidos de dígitos. Ejemplo: IDREX‑123456789. Verifique su estado en la base de datos pública REX de la UE antes de emitir declaraciones.
Cuándo registrarse: Antes de su primer envío que supere EUR 6,000. Recomendamos registrarse con antelación para evitar retenciones de última hora.

Medidas prácticas que puede implementar hoy

Añada un bloque de texto bloqueado con la declaración en su plantilla de factura para que la redacción no varíe.
Preetiquete los SKU que son elegibles para GSP. Para los SKU tostados, vincúlelos a lotes de granos indonesios confirmados.
Construya un “paquete REX” de una página para cada envío. Incluya la factura, la lista de empaque, la declaración, la prueba REX y los documentos de trazabilidad. Ahorra horas cuando las aduanas solicitan información.

Si además desea un suministro fiable de origen Indonesia que sea elegible para GSP desde el origen, nuestra cartera de café verde está diseñada para ello. Por ejemplo, Granos de café verde Blue Batak y Granos de café verde Flores (Grado 1) se envían con trazabilidad completa y clasificación consistente HS 0901. Explore más orígenes aquí: Ver nuestros productos.

Mantenemos esta guía actualizada. A principios de 2025, el texto de la declaración REX y el umbral de EUR 6,000 siguen sin cambios. Si su situación es inusual (orígenes mixtos, reexportaciones, procesamiento interno), pregunte antes de enviar y compartiremos lo que nos ha funcionado con las autoridades aduaneras de la UE.