Estudio de caso: Exportación de café indonesio a Europa — Guía EUDR de una semana

Cómo una cooperativa de pequeños productores y nuestro equipo de exportación ensamblaron un paquete de debida diligencia EUDR completo y listo para auditoría en siete días usando herramientas gratuitas. Qué capturamos, cómo mapeamos fincas, las comprobaciones de riesgo que realizamos y los documentos exactos de cadena de custodia que los compradores solicitaron.

Gancho: pasamos de «sin datos» a un expediente EUDR listo para exportación en 7 días usando este sistema exacto

Esta es la situación. Una cooperativa de pequeños productores en Bali nos presentó un contenedor de 19.2 toneladas de Arábica Grado 1 destinado a un comprador europeo. Tenían nombres de productores y recibos de compra. No disponían de geolocalización de parcelas, comprobaciones de riesgo ni una declaración de debida diligencia. Construimos un paquete EUDR completo en una semana, obtuvimos la aprobación del comprador y embarcamos. A continuación está el paso a paso, con las herramientas y plantillas exactas.

Hemos repetido este flujo de trabajo para embarques de Sumatra Norte como Blue Batak Granos de Café Verde y microlotes de Bali como Arabica Bali Kintamani Grado 1 Granos de Café Verde. El manual funciona en distintos orígenes siempre que mantenga disciplina en los ID, coordenadas y documentación.

Los 3 pilares de un cumplimiento EUDR rápido y listo para auditoría

1. Geolocalización que resista la comprobación. IDs de finca limpias, coordenadas WGS84 precisas y un mapa simple que un comprador pueda leer sin tener un título en SIG.

2. Verificación libre de deforestación. Evidencia de que las parcelas no fueron deforestadas después del 31 dic 2020. Utilizamos capas satelitales y una metodología de evaluación de riesgo repetible.

3. Continuidad de la cadena de custodia. Cada kilogramo trazable desde la compra al productor, pasando por la agregación cooperativa hasta el lote de exportación, con códigos de lote en cada saco y documentos coincidentes.

Haga bien esos tres puntos y la declaración de debida diligencia de la UE es una subida, no un pánico.

Día 1–2: cartografía y validación (herramientas + plantillas)

Comenzamos con 142 productores que abastecían el lote. Nuestro objetivo para el Día 2: capturar coordenadas del 100% de las parcelas, validar la precisión en una muestra y ensamblar una tabla maestra de productores.

• Captura de datos de campo. Usamos KoboCollect/ODK con un formulario sencillo: ID de productor, Nombre, Aldea, casilla de Consentimiento, captura de punto GPS, Tamaño de la finca (ha), Especie principal, Cultivos asociados, Año de la primera plantación. Funciona sin conexión.

• Herramientas de cartografía gratuitas. QField en Android o QGIS en escritorio para el boceto de polígonos. Para puntos, verificamos doblemente en Google Earth. Si lo prefiere, MapIt GIS y Maps.me también funcionan offline.

• Controles de precisión. Activamos campos de precisión/HDOP en el formulario. Cualquier punto con precisión reportada peor de 15 m fue recapturado. En nuestra experiencia, obtiene <5 m de precisión si espera 10–20 segundos en el sitio.

• Consentimiento del productor. Nunca lo omitimos. Un formulario de consentimiento de una página en Bahasa Indonesia más firma o huella, haciendo referencia al uso de datos para EUDR. Guardamos una foto en el registro.

Conclusión práctica: asigne los ID de productor antes de ir al campo. Usamos tres letras de la aldea más una secuencia de cuatro dígitos, como ULI‑0043. Ahorra horas después.

¿Qué formato de geolocalización acepta la UE para fincas cafeteras?

Use WGS84 latitud/longitud en grados decimales. Para polígonos, liste los vértices en orden y cierre la figura repitiendo el primer punto al final. Para puntos, un solo par de coordenadas.

¿Necesito polígonos completos de la finca o bastan coordenadas puntuales para el café?

El reglamento exige la geolocalización de las parcelas de tierra. Los polígonos son la forma más clara de probar lo que está dentro del límite de la finca. En la práctica, muchos compradores aceptan un único punto por parcela de pequeño productor si los polígonos no son factibles en la primera temporada, pero seguirán marcando mayor riesgo. Nuestra regla: capture puntos ahora y actualice a polígonos para proveedores recurrentes en una cosecha posterior. Si puede dibujar polígonos en QField mientras está allí, hágalo.

Día 3–4: verificación libre de deforestación y evaluación de riesgo

Esto es importante. A los compradores no les vale un mapa bonito, quieren ver su lógica. Usamos un método simple y defendible que podemos replicar embarque tras embarque.

• Global Forest Watch. Cargamos las coordenadas de las fincas en GFW y verificamos las capas de pérdida de cobertura arbórea posteriores a 2020. Anotamos cualquier alerta GLAD cerca de las parcelas en los últimos 24 meses.

• Capas indonesias. Superpusimos el mapa de uso de suelo más reciente y las referencias de turba/áreas protegidas del KLHK y el mapa de la moratoria forestal (PIPPIB). Las fincas dentro de áreas protegidas activan un plan de mitigación.

• Comprobaciones de amortiguamiento. Para polígonos aplicamos un amortiguamiento interior de 30 m para ser conservadores. Para puntos colocamos un radio de 50 m y evaluamos cambios recientes en imágenes satelitales de alta resolución.

• Puntuación de riesgo. Riesgo bajo: sin alertas o pérdida cercana, no en zonas protegidas, historial de cosechas anterior a 2020. Riesgo medio: alertas dentro de 100 m o tenencia poco clara. Riesgo alto: superposición con áreas protegidas o desmonte evidente posterior a 2020.

• Mitigación. Para riesgo medio/alto requerimos evidencia adicional. Fotografías de árboles maduros, declaración jurada del productor sobre el año de plantación, declaraciones de vecinos o cartas de la aldea que confirmen café de larga trayectoria. Excluimos dos parcelas en el Día 4 porque la imagen mostraba desmonte reciente después de 2021.

¿Cómo puede una cooperativa demostrar que el café no provino de tierras deforestadas después de 2020?

Use una pila de evidencias. Series temporales de imágenes satelitales, alertas de GFW, datos del año de plantación y notas de inspección interna con fotos de árboles maduros. Donde la tenencia es informal, añada cartas de la aldea. Si hay dudas, excluya la parcela. Eliminar 1–2 fincas en duda es más rápido que debatir con un auditor después.

Día 5: cadena de custodia que realmente vincula con sus fincas

La trazabilidad se rompe cuando los registros de compra no hacen referencia a las fincas. Hemos comprobado que el sistema más simple gana.

• Vincular la compra al ID de finca. Cada recibo de compra de pergamino incluye ID de productor, fecha, peso y humedad. Esto lo registramos directamente en la tabla maestra.

• Codificación de lote. Creamos un código de lote de exportación con este formato: BLI‑2024‑WK37‑L01. Se imprime en cada saco y aparece en los registros de secado, despulpado y clasificación.

• Límites de agregación. Limitamos a 50 fincas por lote para este embarque. No hay un límite legal, pero los documentos se vuelven desordenados por encima de 80–100. Si envía mezclas como Bali, Java, Gayo & Mandheling - Wine Green Arabica Coffee Beans, mantenga lotes regionales separados hasta el mezclado final dentro de la misma declaración EUDR.

• Embalaje y codificación. Cada saco lleva un código QR con el código de lote, número de saco, peso neto y un enlace a una hoja de lote de solo lectura. La tecnología baja también funciona. Etiquetas impresas más una carpeta en el molino.

¿Cómo vinculamos las parcelas de los productores a los lotes y facturas de exportación para la trazabilidad EUDR?

Use una hoja de cálculo maestra. Pestañas para Fincas, Compras, Procesamiento, Lotes y Envío. La pestaña de Lote resume fincas y volúmenes que fluyen a cada lote. Su factura hace referencia al código de lote y su subida de debida diligencia referencia el mismo código de lote con coordenadas de las fincas.

Día 6: compilar un expediente listo para auditor que a los compradores realmente les gusta

Hemos aprendido a empaquetar datos de la forma en que los auditores los leen.

• Un resumen de una página. Origen, número de fincas, superficie, métodos, herramientas de datos y el resultado de riesgo.

• Un PDF del mapa. Visión general simple con límites de aldea y ubicaciones de parcelas. Sin jerga SIG.

• La tabla de fincas. CSV con ID de productor, coordenadas, superficie, especie, año de plantación y estado de consentimiento. Encabezados limpios. WGS84 en decimales.

• El memo de riesgo. Dos páginas que explican sus conjuntos de datos, distancias de amortiguamiento y pasos de mitigación. Capturas de pantalla de GFW donde sea pertinente.

• Documentos de apoyo. Formularios de consentimiento de muestra, listas de verificación de inspección interna, recibos de compra y el SOP de codificación de lotes.

¿Qué documentos deberíamos recopilar de los pequeños productores para el cumplimiento EUDR?

Como mínimo: formulario de consentimiento, prueba de identidad del productor, ubicación y tamaño de la finca, año de plantación, especie y una lista de verificación de inspección interna con fotos. Añada evidencia de tenencia cuando esté disponible. Mantenga todo vinculado al ID del productor.

Día 7: subir a la plataforma de declaración de debida diligencia de la UE y cerrar el ciclo

El portal de declaración de debida diligencia de la UE acepta una presentación estructurada con geolocalización y datos de la cadena de suministro. Subimos nuestro CSV, adjuntamos el memo de riesgo y el mapa, y referenciamos el código de lote en la factura comercial y la lista de empaque. El comprador revisó el mismo paquete. Sin sorpresas.

Consejo profesional: haga una exportación de prueba de su CSV desde el día uno y valide los nombres de columna. El formateo de última hora es donde la mayoría de las presentaciones tropiezan.

Si desea una revisión rápida de su conjunto de datos antes de enviar, puede Contáctenos por WhatsApp. Con gusto revisamos sus encabezados y su enfoque de mapeo.

Las preguntas que recibimos siempre

¿Qué aplicaciones gratuitas pueden usar los equipos de campo para capturar GPS y datos de fincas offline?

KoboCollect/ODK para formularios, QField para polígonos, Maps.me o MapIt GIS para puntos rápidos. Google Earth para validación en escritorio. Todas funcionan sin conexión con un poco de configuración.

¿Cuántas fincas por lote deberíamos apuntar?

Apuntamos a 30–50 fincas por lote para pequeños productores. Más grande está bien, pero las revisiones toman más tiempo y aumentan los errores. Para lotes de origen único como Sumatra Mandheling Green Coffee Beans, a menudo mantenemos sublotes por aldea para simplificar.

¿Con qué frecuencia debemos actualizar la geolocalización y las evaluaciones de riesgo de las fincas?

Anualmente para proveedores recurrentes, e inmediatamente cuando cambie el límite de una finca o incorpore nuevos productores. Las comprobaciones de riesgo deben realizarse en cada ciclo de envío porque las alertas de GFW se actualizan semanalmente.

Validación de la precisión del GPS para parcelas cafeteras de pequeños productores

Capture al menos dos puntos por visita y compárelos. Marque cualquier cosa con precisión peor de 15 m para una nueva visita. Verifique contra imágenes satelitales de alta resolución alrededor de elementos obvios como carreteras y meandros de ríos.

Campos de datos de muestra para una presentación EUDR

FarmerID, Name, Village, Latitude, Longitude (or Polygon), FarmAreaHa, PlantingYear, Species, Consent, PurchaseDate, ParchmentKg, LotCode.

Los 5 errores más graves que arruinan las presentaciones EUDR

• Sin consentimiento o IDs desordenados. Si los ID de productores cambian a mitad de temporada, su cadena de custodia se rompe.

• Mapas bonitos sin metodología. Los auditores necesitan ver los conjuntos de datos y los umbrales que usó, no solo pines en un mapa.

• Mezclar regiones demasiado pronto. Mantenga lotes por distrito separados hasta que finalice su declaración. Mezcle después si es necesario.

• Evidencia débil cerca de zonas protegidas. Si las parcelas están cerca de una reserva, apile pruebas. Fotos, cartas, años de plantación.

• Olvidar el embalaje. Los códigos de lote deben aparecer en sacos, registros de almacén y la factura. Esa continuidad es su red de seguridad.

Recursos y siguientes pasos

• Conjunto de cartografía gratuito: ODK/Kobo, QField, QGIS, Google Earth, Global Forest Watch.

• Plantillas internas para copiar: consentimiento de productor, lista de verificación de inspección interna, esquema de memo de riesgo y SOP de codificación de lotes. Si necesita ejemplos, Vea nuestros productos y solicite el conjunto de plantillas cuando muestree un origen.

• Cuándo aplica este consejo. Pequeños productores de Arábica y Robusta de los principales orígenes de Indonesia, suministro basado en cooperativas o recolectores. Si gestiona fincas con mapas catastrales, priorice polígonos y enlace su exportación SIG directamente a su ERP.

La realidad es que EUDR no va a desaparecer, y en los últimos seis meses hemos visto que los compradores europeos endurecen las expectativas sobre polígonos y memos narrativos de riesgo. Haga el trabajo una vez. Guarde la estructura. Cada nuevo embarque será una actualización rápida, no una reinvención.

Y si desea repasar este proceso en un lote real de Bali, Aceh o Sumatra, estamos disponibles. Podemos emparejar a su equipo con el nuestro en un sprint de una semana y devolver un paquete que su comprador firmará a la primera.