COI orgánico UE para café indonesio en TRACES: Guía 2025

Una guía práctica, campo por campo, para completar la Parte I del Certificado de Inspección Orgánica (COI) de la UE en TRACES NT para granos de café verde indonesios. Respuestas claras sobre códigos HS, funciones, plazos, errores comunes y qué hacer cuando cambian los planes—para que su envío pase los controles orgánicos de la UE sin demoras en 2025.

Si exporta café verde orgánico indonesio a la UE, ya sabe esto: el COI en TRACES NT es donde muchos embarques se atascan. Hemos visto expediciones retenidas durante días por un clic erróneo en la Parte I o por una falta de vinculación con el certificado orgánico del exportador. En esta guía 2025, le mostraremos las opciones exactas de campos, códigos y correcciones que usamos para que su café pase el control orgánico de la UE sin complicaciones.

La promesa: un COI limpio cada vez

Pasamos de endosos inconsistentes a aprobaciones a la primera casi del 100% al centrarnos en tres cosas: el mapeo correcto HS/producto, vinculaciones limpias de operadores y documentación predecible. No es magia. Son operaciones repetibles.

Los 3 pilares de un endoso de COI rápido y sin incidencias

1. Asegure la taxonomía correcta.

• Categoría de producto. Seleccione A. Productos vegetales no procesados. Los granos de café verde son productos vegetales no procesados a efectos de la normativa orgánica de la UE.
• Código HS/CN. Para granos de café verde, seleccione HS 0901. En muchos Estados Miembros deberá precisar al CN de 8 dígitos 09011100 o 09011190 (café, no tostado, no descafeinado). Si TRACES solicita el código CN y no está seguro de cuál de 8 dígitos usará su agente de aduanas, alinéese con la instrucción aduanera del importador. Un HS incorrecto es una causa común de requerimientos.
• Descripción del producto. Use “Granos de café verde, origen Indonesia, Arábica/Robusta, año de cosecha, grado.” Ejemplo: “Granos de café verde, Arábica, Sumatra, Orgánico Grado 2, cosecha 2024/25.”

2. Fije las vinculaciones de operadores antes de redactar.

• Exportador en Indonesia. Debe estar registrado en TRACES NT y vinculado por su organismo de control con el alcance correcto: comercio/exportación de categoría de producto A, café.
• Importador en la UE. Debe estar registrado como operador orgánico en su Estado Miembro y aparecer en TRACES NT.
• Primer consignatario. Debe ser también un operador orgánico de la UE. Si se trata de un almacén aduanero (bonded warehouse) que recibirá físicamente la mercancía, necesita certificación orgánica como “primer consignatario/almacenamiento” bajo el organismo de control de su Estado Miembro.

3. Adjunte lo que el organismo de control realmente utiliza para el endoso.

• Factura comercial final y lista de empaque (con IDs de lote y conteo de sacos por lote).
• B/L provisional o confirmación de reserva con buque/viaje y ETD/ETA.
• PDF del certificado orgánico del exportador que muestre claramente la categoría de producto A y el café dentro del alcance, válido en la fecha de embarque.
• Para ICS/lotes multi-finca, la lista de trazabilidad que vincula las fincas con los IDs de lote de exportación. Añadimos resumen de humedad y defectos por lote cuando está disponible. Acelera el endoso.

Conclusión. Si solo cambia una cosa este año, alinéese con el equipo de aduanas del importador respecto al HS/CN y precargue documentos antes de pulsar “Enviar para endoso”. Le ahorra días.

Semana 1–2: Validación y configuración que no debe omitir

Esto es importante. La mayoría de errores “No se ha encontrado un certificado orgánico válido” se remontan a la configuración.

• Asegúrese de que el perfil del exportador indonesio esté vinculado al organismo de control correcto en TRACES NT. Pida a su organismo de control que le añada o actualice y marque la categoría de producto A. Si cambió de dirección o entidad legal este año, su vinculación puede romperse silenciosamente.
• Confirme la autoridad/organismo de control elegida por el importador en el punto de entrada. En los Países Bajos suele ser SKAL. En otros países suele ser el propio organismo de control del importador. No adivine. El importador debe indicarle qué seleccionar en la Casilla 11.
• Plazos. Su organismo de control debe endosar el COI antes de que la mercancía salga de Indonesia. En la práctica, apuntamos a obtener el endoso 2–3 días hábiles antes del ETD. Algunos organismos de control en Indonesia necesitan 24–72 horas según el volumen.

¿Necesita ayuda para diagnosticar un error persistente de configuración o un problema de vinculación? Comparta una captura de pantalla redactada y le guiaremos paso a paso. Si es urgente, Contáctenos por whatsapp.

Semana 3–6: Redacción de la Parte I del COI en TRACES NT (campo por campo)

La Parte I corre por su cuenta o por su transitario. La Parte II es el endoso del organismo de control indonesio. La Parte III se comprueba en la entrada a la UE.

• Casilla 1 Organismo emisor. Seleccione su organismo de control indonesio de la lista de TRACES. Este es el organismo que endosará la Parte II.

• Casilla 2 Exportador. Su entidad exportadora indonesia tal y como figura en el certificado orgánico y en TRACES.

• Casilla 3 Primer consignatario. El operador de la UE que recibe físicamente la mercancía. Para almacenes aduaneros, indique el operador del almacén si toma posesión. Deben estar certificados como orgánicos.

• Casilla 4 Importador. La empresa de la UE responsable de la importación ante aduanas. A menudo es distinta del primer consignatario. Confirme con su comprador.

• Casilla 5 País de origen. Indonesia.

• Casilla 6 País de exportación. Indonesia.

• Casilla 7 País de destino. El Estado Miembro de la UE donde se realiza el despacho aduanero o la primera descarga.

• Casilla 8 Medio de transporte. Seleccione transporte marítimo e introduzca el nombre del buque y el viaje si están disponibles. Si aún está por definir, anote la referencia de reserva y actualice cuando tenga el conocimiento de embarque.

• Casilla 9 Fecha estimada de llegada. ETA en el puerto de la UE. Actualice si el horario cambia.

• Casilla 10 Peso bruto/neto. Neto es el peso del producto excluyendo sacos y palés. Bruto incluye embalaje, palés y materiales de protección. Si incluye el peso del palé en el neto, espere requerimientos. Añadimos una nota en “Documentos” aclarando tara por saco cuando hay ambigüedad.

• Casilla 11 Autoridad/organismo de control en el punto de entrada y punto de entrada. Pregunte al importador qué seleccionar. En Estados Miembros con una sola autoridad (p. ej., SKAL en NL) es directo. En otros, normalmente es el organismo de control del importador. Para el punto de entrada, elija la oficina de aduanas/puerto donde la consignación entra en la UE.

• Casilla 12 Documentos. Suba factura, lista de empaque, reserva o B/L provisional, certificado orgánico del exportador y lista de lotes ICS si procede.

• Casilla 13 Descripción de los productos. Categoría de producto. A. Productos vegetales no procesados. HS/CN. 0901, y cuando sea requerido 09011100 o 09011190. Descripción. “Granos de café verde, Arábica, Sumatra, Orgánico Grado 2, cosecha 24/25.” Embalaje. “Sacos de yute, 60 kg netos, 320 sacos.” IDs de lote. Incluya números de lote internos por línea. Si mezcla múltiples grados o regiones, cree líneas separadas. Ejemplo: línea 1 “Arabica Blue Batak”, línea 2 “Arabica Gayo”, ambas bajo categoría A y HS 0901.

Ejemplo. Envío de un FCL de 19,2 MT de nuestros Café verde orgánico Sumatra Arábica Grado 2. Listamos 320 sacos de yute de 60 kg. Neto 19.200 kg. Bruto 19.680 kg si cada saco tiene 1,5 kg de tara más palés. Categoría de producto A, HS 09011100. Notas de descripción: números de lote ICS y año de cosecha.

Consejo práctico. Si planea dividir el contenedor entre dos almacenes de la UE, utilice como primer consignatario final al que reciba las mercancías en la entrada. Si se realiza una transferencia posterior tras el despacho, se gestiona en el sistema orgánico del importador, no en el COI.

Semana 7–12: Escalar el proceso sin sorpresas

• Plantillas. Utilizamos una única “hoja de datos COI” de una página por embarque con el organismo de control del importador, punto de entrada, código CN, supuestos de tara y datos del consignatario. Pásela a su transitario y comprador. Menos cadenas de correo y menos ediciones de última hora.
• Control de versiones. Cualquier cambio en buque, ETA o puerto de entrada desencadena una “solicitud de enmienda” en TRACES. Hágalo antes de la salida si puede. Tras la salida, necesitará que la autoridad de control en el nuevo punto de entrada acepte el cambio. Cuanto antes lo comunique, mejor.
• Aviso previo al importador. Envíe el número del COI en borrador y un PDF de la Parte I. Muchos importadores establecen controles internos alrededor de esto. Señala profesionalismo y evita tiempos muertos en la frontera.

Preguntas específicas que nos hacen cada semana

¿Qué código HS y categoría de producto debo seleccionar para granos de café verde indonesio en TRACES?

Seleccione categoría de producto A. Productos vegetales no procesados. Para HS, seleccione 0901. Si el sistema pide CN de 8 dígitos, use 09011100 o 09011190 para café verde no tostado y no descafeinado. Alinee con el agente de aduanas del importador.

¿Quién crea y expide el COI orgánico de la UE para café indonesio, y cuándo?

El exportador o el importador pueden redactar la Parte I en TRACES NT. El COI lo emite el organismo de control indonesio que certifica al exportador. Deben endosar la Parte II antes de que la consignación salga de Indonesia. Recomendamos solicitar el endoso 2–3 días hábiles antes del ETD.

¿Cómo soluciono el error “No se ha encontrado un certificado orgánico válido para el operador” en TRACES?

• Pida a su organismo de control que confirme que su vinculación en TRACES y su alcance incluyen la categoría de producto A y café.
• Verifique que la validez del certificado cubre la fecha de embarque y que el nombre de la entidad legal coincide exactamente con TRACES.
• Si añadió recientemente un sitio o cambió de dirección, haga que el organismo de control actualice su registro de operador y vuelva a vincular. Después, refresque el borrador del COI.
• Si está enviando un proceso especial (p. ej., lotes fermentados en vino como nuestros Bali, Java, Gayo & Mandheling - Wine Green Arabica Coffee Beans), asegúrese de que el alcance de “procesamiento/manejo” figure en su certificado si su organismo de control lo requiere.

¿Qué documentos debo adjuntar para ayudar a mi organismo de control a endosar el COI rápidamente?

• Factura final y lista de empaque con IDs de lote.
• B/L provisional/confirmación de reserva con ETD/ETA y buque.
• PDF del certificado orgánico del exportador.
• Para envíos ICS/multi-finca, la lista de trazabilidad finca/lote. Añada resúmenes de humedad y defectos si están disponibles. Esto reduce el ida y vuelta.

¿Cómo completo correctamente importador vs primer consignatario para una entrega a almacén aduanero?

El importador es la empresa de la UE que legalmente importa. El primer consignatario es el operador de la UE que recibe físicamente la mercancía. Si un almacén aduanero toma custodia tras el despacho, suele ser el primer consignatario. Deben tener certificación orgánica para almacenamiento. Confirme con su comprador qué almacén figura en la orden de entrega.

¿Puede un COI cubrir múltiples lotes de finca o mezclas de grados de café indonesio?

Sí, si todos están certificados bajo el mismo organismo de control exportador y consignados en un único envío. Use líneas separadas en la Casilla 13 para cada grado/origen con IDs de lote claros. No mezcle productos certificados por diferentes organismos de control en un solo COI. Si mezcla Arábica y Robusta, manténgalos en líneas separadas bajo HS 0901 con descripciones inequívocas.

¿Qué ocurre si el puerto de entrada cambia después de la emisión del COI?

Solicite una modificación en TRACES NT. Su organismo de control puede reabrir y volver a endosar la Parte I si el buque no ha partido. Tras la salida, coordine con la autoridad de control del importador en el nuevo punto de entrada para que acepten el cambio. Actualice también ETA y datos de transporte. Nosotros notificamos los cambios de programación al organismo de control el mismo día para evitar rechazos en frontera.

Los 5 errores que matan la autorización orgánica (y cómo evitarlos)

1. HS/CN o categoría de producto incorrectos. Alinee con la lista de códigos aduaneros del importador antes de redactar.
2. Primer consignatario no certificado. Los almacenes necesitan alcance orgánico si reciben físicamente las mercancías.
3. Desajuste neto vs bruto. Use neto para solo el producto. Use bruto para incluir sacos y palés. Añada una nota de tara si el yute tiene peso significativo.
4. Falta de mapeo ICS. Cuando múltiples lotes de finca están en un contenedor, adjunte el mapa lote→finca que su organismo de control espera.
5. Endoso tardío. Presentar el COI el día de la salida suele fallar. Mantenga un margen de 2–3 días.

Cuando este consejo aplica (y cuando no)

Esta guía cubre granos de café verde indonesios que entran en la UE bajo el Reglamento (UE) 2018/848 y TRACES NT, vigente en 2025. No cubre productos tostados/solubles, ni controles EUDR de madera/deforestación ni controles veterinarios CHED. Si envía lotes convencionales como Blue Batak Green Coffee Beans o Flores Green Coffee Beans (Grade 1), no necesita COI. Para las consignaciones orgánicas, use el proceso descrito arriba y estará en regla.

Si desea una segunda revisión de un borrador de COI o necesita mapear envíos de lotes mixtos, con gusto le ayudamos a hacerlo bien a la primera. Comparta el PDF anonimizado de la Parte I y sugeriremos correcciones. O si es urgente, Contáctenos por email.