Una guía práctica y paso a paso para vincular su certificado fitosanitario al PEB de modo que INSW valide automáticamente y se emita el NPE para exportaciones de café HS 0901 sin retrasos.
Si su NPE permanece en “validation hold” debido al certificado fitosanitario, esta guía es para usted. Como procesador-exportador que embarca café indonesio cada semana, hemos aprendido que el 80% de los retrasos del PEB en HS 0901 se deben a una sola cosa. El certificado fitosanitario no está vinculado o no coincide con lo que CEISA/INSW espera.
Aquí tiene el recorrido práctico, probado en campo, que usamos en 2026 para asegurarnos de que su certificado fitosanitario (PC) esté referenciado correctamente, se valide automáticamente en INSW y su NPE se emita a tiempo.
Cómo se conectan realmente el PC, el PEB, INSW y el NPE
El PEB se registra en CEISA y se valida a través de la ventanilla única de INSW. Karantina Pertanian emite el certificado fitosanitario electrónicamente. INSW coteja su “Dokumen Pelengkap” del PEB contra la base de datos de Karantina. Si el número del PC, el emisor, las fechas y los datos del envío coinciden con la línea del PEB para HS 0901, el sistema aprueba la validación del documento. Luego la Aduana evalúa el riesgo del envío y emite el NPE. Cuando el PC no se encuentra o los datos no coinciden, el NPE queda bloqueado.
En nuestra experiencia, no se trata de “subir a la Aduana” y esperar. Usted formatea la referencia del PC correctamente y refleja los datos del PC en su PEB. Eso es lo que activa la validación automática.
Paso a paso: vincule el certificado fitosanitario a su PEB para HS 0901
- Obtenga el PC correcto de Karantina.
- Agende la inspección y el muestreo con Karantina 24–48 horas antes del estiba. Asegúrese de que la solicitud del PC incluya el nombre/NIB correctos del exportador, el consignatario, el país y puerto de destino, y el capítulo HS 09 para café.
- Para café verde use HS 0901.11 o 0901.12. Para café tostado es 0901.21 o 0901.22. La descripción de la mercancía en el PC debe reflejar con precisión si está sin tostar o tostado.
- Verifique cantidades y embalaje. Si el PC indica 320 sacos x 60 kg y neto 19,200 kg, mantenga esa estructura. Si el PC contiene números de contenedor y de sello, use los mismos en su PEB.
- Asegúrese de que el estado del PC sea final/emitido en el sistema de Karantina con un código QR/e-phyto. El estado borrador o “proses” no validará en INSW.
- Construya el encabezado del PEB y las líneas de ítems en CEISA.
- Use exactamente los nombres del exportador y del consignatario que aparecen en el PC. Evite diferencias de estilo que parezcan menores para un humano pero que rompan coincidencias automáticas. “PT. ABC” vs “PT ABC” puede importar.
- Seleccione la línea HS correcta para cada ítem. No mezcle sin tostar (0901.1x) y tostado (0901.2x) en una sola línea. Si tiene productos mixtos, divida las líneas en consecuencia.
- Ingrese el PC bajo Dokumen Pelengkap Pabean.
- Vaya a la pestaña “Dokumen” o “Dokumen Pelengkap” del borrador de su PEB.
- Añada un nuevo documento. Elija el tipo de documento para fitosanitario de Karantina Pertanian. En CEISA esto aparece como “Phytosanitary Certificate” o “Health Certificate – Plants/Karantina Pertanian.”
- Ingrese el número de documento exactamente como figura impreso en el PC. Preserve barras y guiones. No agregue espacios ni omita caracteres. Introduzca la fecha de emisión y seleccione al emisor “Karantina Pertanian.”
- Si su puerto tiene un campo opcional para oficina/sucursal, elija la oficina de Karantina que imprimió el PC.
- Adjunte el escaneo en PDF solo si su agente de carga o la oficina de aduanas lo solicita. INSW valida contra la base de datos de Karantina, no contra el archivo adjunto.
- Refleje los datos del PC en los detalles del PEB.
- La descripción del embalaje, número de sacos, peso neto por saco y el peso neto total deben coincidir con el PC y la lista de empaque. Si el PC incluye números de contenedor y sello, cópielos a la pestaña “container” del PEB.
- El país de destino y el puerto deben ser consistentes en factura, PC y PEB. Si su PC indica países de tránsito, asegúrese de que la ruta no contradiga esos datos.
- Valide y envíe.
- Haga clic en validar/comprobar en CEISA para que INSW pueda extraer el registro del PC. Si ve errores como “dokumen karantina tidak ditemukan” o “nomor dokumen tidak sesuai,” revise nuevamente el formato del número de documento y el estado del PC.
- Una vez que la validación del documento pase, envíe el PEB. La mayoría de los embarques de café de bajo riesgo obtienen el NPE en minutos. Si se selecciona para revisión, permita varias horas hábiles.
Conclusión práctica. Trate el PC como una fuente de datos que debe reflejar, no como “otro adjunto.” La coincidencia exacta en CEISA/INSW es lo que desbloquea el NPE.
Respuestas rápidas a las preguntas que más recibimos
¿Dónde ingreso el número de mi certificado fitosanitario en el PEB para café?
En la sección “Dokumen Pelengkap” del PEB. Añada un documento del tipo “Phytosanitary Certificate/Health Certificate – Plants (Karantina Pertanian).” Ingrese el número del PC y la fecha de emisión exactamente como están impresos, y seleccione al emisor como Karantina Pertanian.
¿Es obligatorio un certificado fitosanitario para exportar café tostado vs café verde?
El café verde/sin tostar (HS 0901.11/0901.12) requiere un PC de Karantina para despachar la exportación. El café tostado (HS 0901.21/0901.22) generalmente no requiere un PC en el lado indonesio, pero algunos países de destino aún lo solicitan. Recomendamos confirmar el permiso del importador. Por ejemplo, nuestros lotes verdes como Café Verde Sumatra Mandheling, Café Verde Blue Batak o Café Verde Arabica Bali Kintamani Grado 1 siempre se envían con PC. Nuestras ofertas tostadas como Café Tostado Arabica Java típicamente no lo requieren a menos que el comprador lo solicite.
¿Por qué mi NPE está en espera aunque ya tengo un certificado fitosanitario?
Tres causas comunes:
- El PC aún no es final en el sistema de Karantina. El estado borrador no validará.
- Los datos del PC no coinciden con los detalles de su PEB. Código HS, nombre del exportador, consignatario, embalaje o peso neto difieren.
- Escribió el número del PC con el formato incorrecto. Mantenga barras/guiones exactamente como están impresos.
¿Necesito cargar el PDF, o INSW validará automáticamente el certificado fitosanitario desde Karantina?
INSW valida automáticamente contra la base de datos de Karantina usando la entrada de documento. Subir un PDF no es suficiente por sí solo. Algunos puertos aún prefieren ver el escaneo a petición, pero el aprobado/denegado para el NPE se basa en la coincidencia electrónica.
¿Cuánto tiempo después de enviar un PEB con el certificado fitosanitario se suele emitir el NPE?
Cuando todo coincide y el perfil del envío es de bajo riesgo, vemos NPE en 5–20 minutos. Si hay revisión manual o congestión en hora pico, permita 2–8 horas hábiles. Si Karantina o la Aduana solicitan aclaraciones, espere hasta el siguiente día hábil.
¿Puede mi agente de carga vincular el certificado fitosanitario a mi PEB?
Pueden ingresar el PC en su nombre, pero solo usted o su PPJK designado pueden garantizar que los datos subyacentes realmente coincidan. Con frecuencia preparamos el PC y proporcionamos la cadena exacta para ingresar para que el agente no tenga que adivinar el formato del número o el emisor.
¿Qué sucede si mi código HS no coincide con la mercancía en el certificado fitosanitario?
INSW marcará una discrepancia y no emitirá el NPE. O bien enmienda la línea HS del PEB para alinearla con el PC o solicita a Karantina que enmiende/reemita el PC. Cambiar solo un lado rara vez funciona.
Errores sutiles que generan retrasos desproporcionados (y cómo evitarlos)
- Mezclar tostado y verde en una sola línea del PEB. Separe HS 0901.1x y 0901.2x en líneas distintas. Si el PC es solo para verde, la línea de tostado no necesitará un PC. No adjunte el mismo PC a ambas.
- Confundir fumigación y fitosanitario. Un certificado de fumigación no sustituye al PC. Algunos destinos requieren ambos. Si su comprador solicita fumigación, adjúntela por separado en el PEB, pero incluya igualmente el PC para HS 0901 verde.
- Redondeo de netos y conteo de sacos. Si el PC dice 320 sacos x 60 kg, no escriba 19,000 kg netos redondeados en el PEB. Refleje la cifra del PC. Hemos visto discrepancias de 50 kg que detienen NPE por horas.
- Variaciones en el consignatario. “Coffee Import GmbH” vs “Coffee Importers GmbH” puede ser suficiente para provocar una verificación de documento. Use la ortografía exacta en factura, PC y PEB.
- Inconsistencia de puerto. Si el PC muestra destino “Port of Hamburg”, no envíe el PEB con Rotterdam a menos que el PC liste a la UE como destino múltiple o que lo reemita.
Realidades 2026 a tener en cuenta
Hemos notado una validación automática más estricta en los últimos meses. INSW es menos tolerante con desviaciones de formato y coteja más campos que antes. La ventaja es NPE más rápidos cuando los datos coinciden. La desventaja son bloqueos instantáneos cuando la línea del PC o la selección HS están fuera. Planifique la inspección de Karantina con antelación, congele su empaque y datos de contenedor, y luego construya el PEB para que coincida.
Si está atascado en una retención por validación de documentos y necesita una segunda opinión sobre el mapeo PEB vs PC, siéntase libre de Contáctenos en whatsapp. Normalmente podemos detectar la discrepancia en minutos.
Cuándo aplica (y cuándo no) este consejo
Este recorrido es para granos de café y café tostado bajo HS 0901. Si está enviando extractos de café o preparaciones fuera de HS 0901, las reglas difieren. Si su comprador requiere certificados adicionales (orgánico, JAS, aviso previo FDA, halal), esos son flujos de trabajo separados y no sustituyen al PC para granos verdes. Para mezclas de múltiples orígenes o consolidado LCL, asegúrese de que el PC cubra todos los lotes y contenedores listados en el PEB. Y si está explorando nuevos orígenes dentro de Indonesia, podemos alinear la documentación de origen con sus planes de producto. Explore las ofertas actuales aquí: Ver nuestros productos.
Conclusión
La forma más rápida de obtener un NPE a tiempo para café es simple. Obtenga el PC correcto, refléjelo línea por línea en su PEB y deje que INSW valide automáticamente. Haga eso y el café bajo HS 0901 normalmente supera los controles documentales con rapidez, para que pueda concentrarse en la calidad y la entrega en lugar de la documentación.