Un manual práctico del equipo Indonesia-Coffee sobre cómo los pequeños tostadores y los importadores primerizos pueden negociar un MOQ más bajo con exportadores de café. Incluye plantillas de correo, qué pruebas adjuntar, conteos realistas de sacos para proponer y concesiones inteligentes para ofrecer.
Pasé de $0 a $10,247 en 90 días usando este sistema exacto. Esa línea provino de un microtostador que usó nuestro marco de correo electrónico para conseguir una importación de prueba sin sobreextender el flujo de efectivo. La mecánica es simple. La ejecución es donde la mayoría de los compradores tropiezan. Aquí tiene cómo redactar un correo de negociación de MOQ de café que se tome en serio.
Los 3 pilares de una negociación de MOQ ganadora
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Sea específico con los números. Los exportadores responden a SKUs claros, conteos de sacos y fechas. Correos vagos del tipo “¿cuál es su MOQ?” rara vez mueven la aguja.
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Intercambie riesgo, no solo solicite favores. Ofrezca un depósito mayor, plazo de entrega flexible o una prima de precio para compensar los costos de manejo y consolidación del exportador.
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Muestre la ruta hacia la escala. Un plan de rampa en dos pasos genera confianza. Comience con 12–24 sacos. Preacuerde el siguiente pedido en 60–120 sacos si se cumplen los KPI.
Conclusión. Trate su nota como un caso de negocio, no como un deseo. Hemos comprobado que cantidades concretas y un calendario de rampa consiguen respuestas 3 veces más rápidas.
Semana 1–2. Investigación y validación antes de enviar el correo
Haga la tarea para que el primer mensaje sea conciso y creíble.
- Preseleccione 1–3 orígenes que encajen con su carta y presupuesto. Por ejemplo, un specialty equilibrado como Arabica Java Ijen Grade 1 Green Coffee Beans para un espresso de origen único brillante, o una base chocolateada como Sumatra Mandheling Green Coffee Beans para mezclas.
- Entienda la economía del exportador. Romper pallets, toques extra de control de calidad y la administración hacen que los pedidos pequeños sean caros. Lotes raros como Sumatra Super Peaberry Green Coffee Beans tienen rendimiento limitado, por lo que la lógica del MOQ es diferente que para Sumatra Robusta Green Coffee Beans.
- Construya una previsión a 6 meses. Incluya la capacidad de tostión semanal, su ritmo de ventas y una rampa realista. Este es el mejor adjunto para justificar un MOQ más bajo.
- Tenga listo un plan LCL. Contacte a su transitario. Describa recogida, almacén de consolidación y ventana de envío objetivo. Mencione que acepta sacos estándar de yute de 60 kg y términos FOB si eso ayuda.
Cuántos sacos proponer para un primer pedido. Microtostador: 6–12 sacos en total. Tostador pequeño con importación directa: 12–24 sacos repartidos en uno o dos SKUs. Este suele ser el punto óptimo para una prueba mientras se mantienen la logística y los costos bajo control.
Semana 3–6. Construya el correo MVP y pruébelo con 2–3 proveedores
Lo importante: el primer correo es su MVP. Manténgalo corto, centrado en números y generoso con las concesiones.
Plantilla de correo para solicitar un MOQ más bajo a un exportador de café
Opciones de asunto (elija una):
- Solicitud de MOQ para pedido de prueba. 12 sacos Java Ijen Grado 1. Plan LCL adjunto
- Solicitud de exención de MOQ. Comprador por primera vez. 40% de depósito ofrecido
- Propuesta. 18 sacos Mandheling G1. Plan de rampa a 90 sacos en 120 días
Cuerpo: Hola [Name],
Soy [Your Name], propietario en [Roastery], [City/Country]. Tostamos [X] kg/week y suministramos a [number] cafés. Queremos incorporar orígenes indonesios y estamos planificando una rampa en dos pasos si el primer pedido funciona.
Solicitud
- Productos. [Java Ijen G1] 12 sacos x 60 kg. [Mandheling G1] 6 sacos x 60 kg
- Ventana de envío. [Date range]. LCL ex [Port]
- Términos que podemos aceptar. FOB [Port], sacos estándar de yute de 60 kg, plazo de entrega flexible hasta 21 días
Concesiones para compensar un MOQ más bajo
- 40–50% de depósito al aprobar la PI
- Prima de precio de 3–8% respecto al escalón estándar si es necesario
- Prereserva del segundo pedido a 60–120 sacos dentro de 90 días si se cumplen los KPI (sell-through y consistencia en cupings)
Adjuntos
- Previsión de compras a 6 meses con capacidad de tostión semanal
- Ritmo de ventas y cuentas de cafeterías. perfil de la empresa en una página
- Contacto del transitario y plan LCL
Si esto funciona, por favor confirme el tiempo estimado de entrega y emita una factura proforma. Si no, ¿podríamos alinearnos en el conteo mínimo de sacos que tenga sentido y una ruta de rampa alcanzable?
Gracias por considerar una prueba. Valoramos una relación a largo plazo.
[Your Name] [Title] | [Roastery] [Phone] | [Website]
Por qué funciona. Usted propone números, ofrece compartir el riesgo y muestra la ruta de escalado. También facilita decir sí o contraofertar.
¿Qué pruebas debo incluir con la solicitud de exención de MOQ?
- Previsión. Una hoja de cálculo simple con conteos de sacos mes a mes durante 6 meses.
- Capacidad. Foto o especificación de su tostadora y rendimiento semanal.
- Credibilidad de ventas. Lista de cafés existentes o velocidad de pedidos en la tienda online. Incluso capturas de pantalla ayudan.
- Referencias. Otro proveedor o importador que pueda avalar el comportamiento de pago.
- Preparación. Número de importador, dirección de almacén, contacto del transitario, Incoterm preferido.
A menudo vemos que los exportadores aprueban una reducción cuando al menos tres de estos elementos aparecen en el primer correo.
¿Debería ofrecer un precio o depósito más alto para obtener un MOQ más bajo?
Ambos pueden ayudar. En nuestra experiencia, un depósito del 40–50% más una pequeña prima de precio es más persuasivo que solo el precio. También ofrezca flexibilidad en el plazo de entrega. Una ventana de 2–3 semanas permite al exportador consolidar y programar de forma eficiente.
Semana 7–12. Escalar y optimizar después del primer envío
Una vez que la prueba llegue y el cupping confirme la calidad, envíe un breve informe. Incluya la velocidad de ventas y cualquier aprendizaje. Luego confirme el pedido de rampa con objetivos claros.
- Consolide SKUs cuando sea posible. Menos líneas mantienen bajos los costos administrativos y de picking.
- Avance de LCL a contenedor compartido. Si puede comprometerse a 60–120 sacos, pregunte sobre compartir espacio con otro comprador. Mencione este plan en su primer correo si ya tiene socios. Aquí tiene una frase que puede copiar.
Plantilla para la explicación de contenedor compartido en un correo de MOQ
“Tenemos la intención de pasar a envíos en contenedor compartido a partir del Pedido 2. Nuestro tostador asociado en [City] añadirá 60–90 sacos para que el lote combinado alcance 150+ sacos. Estamos alineados en los tiempos y el transitario, y estamos abiertos a su hub de consolidación recomendado.”
Conclusión. Muestre impulso y fiabilidad. Los exportadores están dispuestos a ceder una vez que usted demuestra cadencia.
Los 5 errores más grandes que matan los correos de MOQ
- Pedir 3–5 sacos repartidos en cinco SKUs diferentes. Dividir líneas multiplica el costo de manejo. Agrupe en 1–2 SKUs.
- Sin números. “¿Puede reducir el MOQ?” sin cantidades, fechas ni concesiones es fácil de ignorar.
- Prometer escala en exceso. Decir que pasará a cargas completas de contenedor el mes siguiente perjudica la credibilidad. Ofrezca una rampa realista.
- Tono incorrecto. Muy formal suena a plantilla. Muy informal puede parecer arriesgado. Apunte a un tono conciso, respetuoso y concreto.
- Ignorar las limitaciones del exportador. El peaberry raro o microlotes tienen límites naturales. Por ejemplo, Sumatra Super Peaberry Green Coffee Beans a menudo representan un rendimiento del 5–7%. Proponga 8–12 sacos para una prueba, no 2–3.
Si evita estos errores, sus probabilidades aumentan considerablemente.
Respuestas a preguntas comunes que nos hacen los compradores
¿Qué tan formal debe ser la nota para un comprador por primera vez? Profesional, breve y humana. Dos o tres párrafos cortos más viñetas. Use el nombre de la persona. Escriba correctamente el origen.
¿Es útil incluir LCL en la solicitud? Sí. Mencione el transitario, el plan de recogida y la ventana. Señala preparación.
¿Qué pasa si el exportador se niega? Pregunte por el conteo mínimo de sacos que sí funciona y proponga un compromiso. Aumente el depósito, acepte el embalaje estándar, amplíe el plazo de entrega o consolide SKUs.
Correo de seguimiento si el proveedor rechaza su solicitud de MOQ
Asunto. Re. Solicitud de MOQ. ¿Podemos alinearnos en un tamaño de prueba viable?
Gracias por la rápida respuesta, [Name]. Entendemos el costo de romper MOQs estándar.
¿Podríamos encontrarnos a mitad de camino con 24 sacos en total de [Origin/Grade], 50% de depósito y un plazo de entrega de 21–28 días? Consolidaremos a un solo SKU y avanzaremos a 90 sacos en el tercer mes si la prueba funciona. Nuestra previsión y detalles del transitario permanecen igual. Dispuestos a aceptar FOB y embalaje estándar.
Si 24 sacos aún no funciona, ¿cuál es el conteo mínimo de sacos que tiene sentido para usted para que podamos planear la rampa en consecuencia?
Agradecemos su consideración.
[Your Name]
Recursos y próximos pasos
- La selección de producto importa para el MOQ. Si necesita un origen versátil de inicio, explore nuestra gama de verdes indonesios. Por ejemplo, Java Preanger Grade 1 Green Coffee Beans para un perfil floral-chocolateado o Robusta Lampung Green Coffee Beans (ELB & Grades 2–4) para bases de espresso. Puede Ver nuestros productos para construir una mezcla de primer pedido realista.
- ¿No está seguro de cómo adaptar su mensaje a su capacidad, presupuesto y plan LCL? Con gusto revisamos su borrador y sugerimos conteos de sacos. No dude en Contact us on whatsapp.
Reflexión final. A los exportadores no les disgustan los compradores pequeños. Les disgustan los compradores inciertos. Liderar con números, compartir el riesgo y mostrar una ruta de escalado. En nuestra experiencia, así los pequeños tostadores convierten un “lo siento, el MOQ es 120 sacos” en un primer envío confiado y una relación a largo plazo.