2025 में किसी भी इंडोनेशियाई सप्लायर के 4C दावे को सत्यापित करने के लिए 15‑मिनट का स्टेप‑बाय‑स्टेप वर्कफ़्लो। कहाँ लाइसेंस देखें, सर्टिफिकेट कैसे पढ़ें, इनवॉइस पर क्या होना चाहिए, और वह सटीक ईमेल स्क्रिप्ट जो हम प्रमाण के अनुरोध के लिए उपयोग करते हैं।
हमने कई बार यह रोका है कि कोई खरीदार पांच-अंकों की राशि गलत सप्लायर को वायर ट्रांसफर कर दे क्योंकि एक "4C सर्टिफिकेट" पहली नज़र में ठीक दिखता था। नवीनतम मामला $10,247 की सुधार था जिसे हमने एक लapsed Chain of Custody पकड़ कर रोका। यहाँ वही सटीक 15‑मिनट का वर्कफ़्लो है जिसका हमारे Indonesia‑Coffee टीम इंडोनेशिया में 4C दावा सत्यापित करने के लिए उपयोग करती है, साथ ही 2025 में अभी भी देखने में आने वाले सामान्य जालों का विवरण भी दिया गया है।
तेज 4C सत्यापन के 3 स्तंभ
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उन दो दस्तावेजों को जानें जिन्हें आपको देखना आवश्यक है। एक 4C Producer Certificate फार्म या उत्पादक इकाइयों को कवर करता है। एक 4C Chain of Custody (CoC) लाइसेंस ट्रेडरों, प्रोसेसर और निर्यातकों को कवर करता जो कॉफी का आगे हैंडलिंग करते हैं। यदि आप किसी निर्यातक से खरीद रहे हैं, तो आपको उनका वैध CoC देखना होगा। केवल किसी फार्म का सर्टिफिकेट होने से किसी ट्रेडर को 4C के रूप में बेचने की अनुमति नहीं मिलती।
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4C सार्वजनिक रजिस्ट्री का उपयोग करें। स्क्रीनशॉट स्वीकार न करें। हमेशा आधिकारिक डेटाबेस पर कानूनी नाम, लाइसेंस नंबर, स्कोप और वैधता की पुष्टि करें। अपनी 4C प्रमाणन जाँच वहीं से शुरू करें और बाकी सब कुछ उसी के अनुरूप मिलाएँ।
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दावों को दस्तावेज़ों तक ट्रेस करें। चालान और अनुबंध में सही 4C दावा वाक्यवाक्य, सप्लायर का 4C लाइसेंस नंबर या Unit ID, और वह लॉट या अनुबंध लिंक होना चाहिए जिसे आप बाद में ऑडिट कर सकें। साफ़ पेपर ट्रेल नहीं है तो दावा नहीं।
व्यावहारिक निष्कर्ष: निर्यातक की सटीक कानूनी इकाई रजिस्ट्री पर वैध CoC के रूप में प्रकट हुए बिना और चालान पर सही पहचानकर्ता मौजूद नहीं होने तक आगे न बढ़ें।
Minute 1–3: अपनी अनुरोध और बेसलाइन डेटा तैयार करें
एक ही ईमेल में सप्लायर से तीन चीज़ें मांगें। हम इस संक्षिप्त स्क्रिप्ट का उपयोग करते हैं और यह परिणाम देती है।
Subject: 4C verification request – [Your Company] x [Supplier]
"Hi [Name],
Before we proceed, please share:
- Your current 4C Chain of Custody license or certificate copy. Include license number, Unit ID and expiry date.
- The 4C Producer Certificate for the farm/group supplying this lot, if applicable. Include scope and validity.
- Draft invoice or pro forma with the 4C claim statement, your 4C license number, and the lot/contract ID.
If available, please also share the certification body name and a link to your listing on the 4C public registry.
Thanks, [Your Name]"
इंतज़ार के दौरान, दो जाँचें तैयार करें:
- कानूनी नाम का मिलान। सर्टिफिकेट पर कंपनी नाम को विक्रेता के बैंक खाते और एक्सपोर्ट लाइसेंस नाम से मिलाएँ।
- लॉट लिंकिंग। वह लॉट या अनुबंध नंबर नोट करें जिसे आप चालान, पैकिंग लिस्ट और बाद में बिल ऑफ लेडिंग में देखना चाहेंगे।
Minute 4–8: 4C सार्वजनिक रजिस्ट्री पर देखें
आधिकारिक डेटाबेस खोलें और कंपनी नाम या देश द्वारा खोजें। 4C की सार्वजनिक जानकारी के वर्तमान प्रवेश बिंदु 4C Services साइट पर हैं: सर्टिफाइड कंपनियों डेटाबेस और लेबलिंग गाइडेंस। यहाँ से शुरू करें: 4C Certified Companies और 4C Labeling and Claims.
रजिस्ट्री पर क्या जांचें:
- स्थिति। Valid, expired या suspended। यदि यह expired या suspended है, तो सप्लायर 4C दावा नहीं कर सकता। पूरा विराम।
- लाइसेंस प्रकार। Producer बनाम Chain of Custody। निर्यातकों का CoC के अंतर्गत दिखाई देना आवश्यक है। यदि केवल एक Producer यूनिट सूचीबद्ध है, तो ट्रेडर को फिर भी अपना CoC चाहिए।
- कानूनी इकाई और पता। आपके अनुबंध पक्ष से मेल खाना चाहिए।
- लाइसेंस नंबर और/या Unit ID। दिखाए गए सटीक फॉर्मैट को कैप्चर करें।
- प्रमाणन संस्था। बाद के क्रॉस‑चेक्स के लिए नोट करें।
- वैधता तिथियाँ। अधिकांश 4C प्रमाणपत्र 12 महीने के लिए मान्य होते हैं जिनके साथ वार्षिक ऑडिट होते हैं। पुष्टि करें कि समाप्ति आपकी शिपमेंट अवधि को कवर करती है।
2025 में हालिया बदलाव जो हमें पसंद आया: 4C पृष्ठों ने यह स्पष्ट किया है कि कौन से एक्टर्स CoC हैं और कौन प्रोड्यूसर हैं, और कई एंट्रीज़ स्कोप या क्षेत्र दिखाती हैं। उस स्पष्टता का उपयोग मिसमैच को जल्दी चुनौती देने के लिए करें।
व्यावहारिक निष्कर्ष: यदि कानूनी नाम या लाइसेंस प्रकार आपके विक्रेता से मेल नहीं खाता, तो रोक दें। जारी रखने से पहले सप्लायर से असंगति समझाने के लिए कहें।
Minute 9–11: Chain of Custody और इनवॉइस दावों का सत्यापन
असल बात यह है कि अधिकांश विफलताएँ हम पकड़ते हैं वो फार्म के बारे में नहीं होतीं। वे ट्रेडर्स के कोहीं बिना वैध CoC के दावे करने या इनवॉइस पर आवश्यक दावा तत्वों की कमी के बारे में होती हैं।
इनवॉइस पर 4C दावे में क्या होना चाहिए:
- सटीक दावा, सामान्यतः "4C compliant coffee" या 4C लेबलिंग नीति के अनुसार।
- सप्लायर का 4C CoC लाइसेंस नंबर या Unit ID।
- उस लॉट या अनुबंध संख्या का संदर्भ जो शिपिंग दस्तावेज़ों से लिंक हो।
- मात्रा और उत्पाद विवरण जो मास बैलेंस के साथ सुसंगत हों।
- कंपनी नाम और पता जो रजिस्ट्री से मेल खाता हो।
हो तो अच्छा लेकिन शक्तिशाली:
- चालान के साथ वर्तमान CoC सर्टिफिकेट की एक प्रति संलग्न।
- एक वक्तव्य कि दावा सप्लायर के 4C ट्रेसेबिलिटी रिकॉर्ड्स में दर्ज किया गया था और ऑडिट के लिए उपलब्ध है।
क्या 4C लेनदेन प्रमाणपत्र (transaction certificates) जारी करता है? नहीं। Rainforest Alliance के विपरीत, 4C प्रति-शिपमेंट transaction certificates जारी नहीं करता। सत्यापन वैध प्रमाणन, मास बैलेंस और 4C लेबलिंग नियमों के अनुसार सटीक दावों पर निर्भर करता है। कुछ प्रमाणन संस्थाएँ अनुरोध पर एटेस्टेशन प्रदान करती हैं, पर वे मानक "TCs" नहीं होते।
व्यावहारिक निष्कर्ष: इनवॉइस के दावे को एक ऑडिटेबल रिकॉर्ड के रूप में मानें। यदि विक्रेता अपने 4C लाइसेंस नंबर को इनवॉइस पर शामिल करने से इनकार करता है, तो आपके पास अनुपालन वाला दावा नहीं है।
Minute 12–15: क्रॉस‑चेक्स और रेड फ्लैग्स
दो तेज़ क्रॉस‑चेक काफी उपयोगी होते हैं:
- वॉल्यूम सैनीटी चेक। अपने चालान पर मात्रा की तुलना प्रोड्यूसर यूनिट की संभावित उत्पादन क्षमता और एक्सपोर्टर के हाल के शिपमेंट इतिहास से करें। यदि संख्याएँ असंभव लगती हैं, तो अक्सर वे असल में भी असंभव होती हैं।
- दस्तावेज़ संरेखण। कंपनी नाम और पता सर्टिफिकेट, अनुबंध, प्रो फॉर्मा, चालान, पैकिंग लिस्ट और बिल ऑफ लेडिंग में मेल खाना चाहिए।
इंडोनेशिया में नकली या अनुपयोगी 4C सर्टिफिकेट के सामान्य रेड फ्लैग्स:
- "Member" या "registered" शब्दावली का उपयोग करना बजाय "certified" के। सदस्यता प्रमाणन नहीं है।
- PDF में संशोधन दिखाई देना। फ़ॉन्ट और आपस में संरेखण लाइसेंस नंबर के आसपास बदल गए हों, या तिथियाँ मिसअलाइन हों।
- कई वर्षों पुराने आउट‑ऑफ‑डेट लोगो या नीतियाँ बिना वर्तमान लाइसेंस पृष्ठ के।
- सर्टिफिकेट और बैंक खाते के बीच कानूनी नाम का मेल न होना। शेल संस्थाएँ यहीं प्रकट होती हैं।
- केवल प्रो़ड्यूसर सर्टिफिकेट दिखाया गया हो। ट्रेडर या निर्यातक के लिए कोई CoC न हो।
- सर्टिफिकेट की तिथियाँ शिपमेंट अवधि को कवर नहीं करतीं, या रजिस्ट्री पर स्थिति expired दिखती है।
- विक्रेता Unit ID या 4C सार्वजनिक रजिस्ट्री का डायरेक्ट लिंक साझा करने से इनकार करता है।
यदि आपको किसी जटिल मामले पर दूसरी आँखों की ज़रूरत है या 4C‑रेडी सप्लाई प्लान संरचित करने में मदद चाहिए, तो आप हमें Contact us on whatsapp कर सकते हैं। हम एक लाइव सत्यापन के माध्यम से चलने और दस्तावेज़ों की सैनीटी‑चेक करने में सहायता करने के लिए उपलब्ध हैं।
तेज़ उत्तर वे प्रश्न जिनके बारे में हमें सबसे ज़्यादा पूछा जाता है
मैं कैसे जांचूँ कि कोई इंडोनेशियाई कॉफी निर्यातक वास्तव में 4C‑certified है?
उन्हें 4C सार्वजनिक रजिस्ट्री पर देखें और पुष्टि करें कि उनके पास वही कानूनी नाम के अंतर्गत वैध Chain of Custody लाइसेंस है जो आपके चालान पर दिखाई देगा। फिर चालान और अनुबंध पर लाइसेंस नंबर, तिथियाँ और कंपनी विवरण मिलाएँ।
मैं 4C सर्टिफिकेट या लाइसेंस नंबर कहाँ देख सकता/सकती हूँ?
आधिकारिक 4C डेटाबेस का उपयोग करें। यहाँ से शुरू करें: 4C Certified Companies. नाम या देश द्वारा खोजें और लाइसेंस नंबर या Unit ID को उस दस्तावेज़ से मिलाएँ जो सप्लायर ने भेजा था। यही आपका 4C लाइसेंस लुकअप और 4C सार्वजनिक रजिस्ट्री चेक है।
इनवॉइस पर 4C दावे में क्या होना अनिवार्य है?
कम से कम: 4C दावा वाक्य, सप्लायर का 4C CoC लाइसेंस नंबर या Unit ID, और एक लॉट या अनुबंध संदर्भ। हम हेडर या फुटर में प्रमाणन संस्था का नाम और सर्टिफिकेट समाप्ति तिथि भी सुझाते हैं।
क्या किसी फार्म का 4C सर्टिफिकेट किसी ट्रेडर के लिए 4C कॉफी बेचने के लिए पर्याप्त है?
नहीं। फार्म का Producer Certificate उत्पादन को कवर करता है। कोई भी ट्रेडर, मिल या निर्यातक जो 4C दावा कर रहा है उसके पास अपना वैध Chain of Custody लाइसेंस होना चाहिए। यही तरीका है जिससे 4C सप्लाई चेन में ट्रेसेबिलिटी और मास बैलेंस बनाए रखता है।
4C सर्टिफिकेट कितने समय के लिए वैध होता है और मैं समाप्ति कैसे पुष्टि करूँ?
आम तौर पर 12 महीने के लिए और वार्षिक ऑडिट के साथ। सार्वजनिक रजिस्ट्री और PDF पर Valid From और Valid To तिथियाँ पुष्टि करें। शिपमेंट तिथि को वैधता विंडो के भीतर होना चाहिए।
क्या 4C के पास Rainforest Alliance जैसी transaction certificates हैं?
नहीं। 4C वैध प्रमाणन, मास बैलेंस रिकॉर्ड और उसकी लेबलिंग नीति के अनुसार सही इनवॉइस दावों पर निर्भर करता है। कुछ खरीदार प्रमाणन निकायों से अस्थायी एटेस्टेशन मांगते हैं, पर वे आधिकारिक 4C transaction certificates नहीं होते।
4C सर्टिफिकेट फेक होने के सामान्य संकेत क्या हैं?
तिथियों या लाइसेंस नंबरों के आसपास PDF में संपादन। नाम जो रजिस्ट्री प्रविष्टियों से मेल नहीं खाते। "Member" शब्दावली बजाय "certified" के। समाप्त सूचीबद्धियाँ। और 4C एंट्री का डायरेक्ट लिंक साझा करने से इनकार।
यह सलाह कब लागू होती है, और कब नहीं
यह वर्कफ़्लो इंडोनेशियाई ग्रीन कॉफी ट्रेड्स के लिए डिज़ाइन किया गया है जहाँ अनुबंध या चालान पर 4C दावा दिखाई देता है। यदि आप स्पॉट कॉफी खरीद रहे हैं जो पहले ही लैंड हो चुकी है, तो इम्पोर्टर से वही साक्ष्य श्रृंखला मांगें और उनके CoC का सत्यापन करें। यदि आप नॉन‑4C या पारंपरिक कॉफी सोर्स कर रहे हैं, तो आप रजिस्ट्री को स्किप कर सकते हैं पर दस्तावेज़ समंजन जाँचें फिर भी बुनियादी धोखाधड़ी पकड़ने में मदद करती हैं।
वास्तविक इंडोनेशियाई लॉट्स पर इसे लागू करना
हम अक्सर खरीदारों को दावे मान्य करने में मदद करते हैं जबकि हम मूल प्रोग्राम्स को सुमात्रा, जावा और बाली में बना रहे होते हैं। यदि आप Sumatra Mandheling Green Coffee Beans, Arabica Java Ijen Grade 1 Green Coffee Beans, या Arabica Bali Kintamani Grade 1 Green Coffee Beans जैसे प्रोफाइल के आसपास 4C‑कमप्लायंट सप्लाई की योजना बना रहे हैं, तो हम आपको उपलब्ध प्रमाणित वॉल्यूम से मेल करवा सकते हैं या समान कप कैरेक्टर वाले ट्रेसेबल विकल्प प्रस्तावित कर सकते हैं। हमारे अनुभव से यह मैचिंग स्टेप, शुरू में किया जाए, तो बाद के दो से तीन सप्ताह के बैक‑एंड‑फोर्थ को बचाता है।
वास्तविकता यह है कि 4C ड्यू डिलिजेंस में दिनों की जरूरत नहीं होनी चाहिए। रजिस्ट्री लिंक, सही इनवॉइस भाषा, और एक साफ़ Chain of Custody के साथ आप 15 मिनट से कम में सप्लायर के 4C दावे का सत्यापन कर सकते हैं और क्वालिटी तथा लॉजिस्टिक्स की ओर तेज़ी से बढ़ सकते हैं। और यदि कुछ भी अजीब लगे, तो रुको। अभी एक त्वरित पुनःजाँच बाद में क्वालिटी दावा या री‑लेबलिंग लागत की तुलना में सस्ती होती है।