ইন্দোনেশিয়ান সবুজ কফির জন্য ধাপে ধাপে ক্লেইম ক্লক। GCA বনাম ECF এর অধীনে কখন স্যাম্পল নিতে হবে, কিভাবে নোটিফাই করতে হবে, এবং 2025-এ কি কি নথি দরকার—সঙ্গে সেই প্রায়োগিক ভুলগুলো যা ক্লেইম ডুবিয়ে দেয় এবং কিভাবে এড়াবেন।
আপনি যদি কখনও সবুজ কফির কন্টেইনার খোলেন, অ্যারাইভাল স্যাম্পল কাপ করেন এবং সেই হতাশাজনক অনুভূতি পান… তবে আপনি জানেনই। মসৃণ ক্লেম ও ব্যয়বহুল রাইট‑অফের পার্থক্য নির্ধারিত হয় আপনার প্রথম 72 ঘন্টার মধ্যে এবং আপনি যে চুক্তি স্বাক্ষর করেছিলেন তার সঙ্গে আপনার কার্যক্রম সঙ্গতিপূর্ণ কিনা তার উপর। নিচে আমরা যে ক্লেইম ক্লক ব্যবহার করি তা এবং সাপ্তাহিকভাবে ইন্দোনেশিয়ান কফি আনা ক্রেতাদের যা শিক্ষা দিই তা দেখানো হলো।
সরল ভাষায় ক্লেইম ডেডলাইন
GCA বনাম ECF মূলত সময়ের ব্যাপার। উভয় ফ্রেমওয়ার্কে আপনি কোয়ালিটি বা কনডিশনের জন্য ক্লেইম করতে পারেন, কিন্তু তাদের উইন্ডো এবং ট্রিগার ভিন্ন।
- GCA (Green Coffee Association, যুক্তরাষ্ট্রে প্রচলিত)। বাস্তবে, অধিকাংশ GCA-ভিত্তিক চুক্তিতে কোয়ালিটি অভিযোগের জন্য ছোট উইন্ডো দেওয়া হয়। আমরা নিয়মিতভাবে দেখি যে 10 calendar days-এর মধ্যে নোটিফাই করতে হয়, গণনা করা হয় যখন কফি ডেস্টিনেশন ওয়্যারহাউসে স্যাম্পলিংয়ের জন্য উপলব্ধ হয় বা ক্রেতার কাছে প্রথম রিলিজ করা হয়—যেকোনটি আগে হয়। কনডিশন ক্লেইম (ক্ষতি, কীটবিজ্ঞান, ভেজা ব্যাগ) জন্য দীর্ঘ সময়সীমা থাকতে পারে। সবসময় আপনার স্বাক্ষরিত কনফার্মেশন পরীক্ষা করুন, কারণ নির্দিষ্ট দিনগুলির সংখ্যা প্রতিপক্ষভেদে পরিবর্তিত হতে পারে।
- ECF (European Coffee Federation, ইউরোপ এবং অনেক গ্লোবাল চুক্তিতে প্রচলিত)। কোয়ালিটি ক্লেইমের ডিফল্ট উইন্ডো সাধারণত দীর্ঘ। বেশিরভাগ স্ট্যান্ডার্ড ECF ধারায় সাধারণত 21 calendar days দেওয়া হয় কোয়ালিটির জন্য নোটিফাই করতে, গণনা করা হয় পণ্য কনট্রাকচুয়াল ডেস্টিনেশন ওয়্যারহাউসে উপলব্ধ হওয়ার পরের দিন থেকে বা প্রথম ex‑warehouse ডেলিভারির পর থেকে। এমন লেটেন্ট ডিফেক্টের জন্য যা সাধারণ অ্যারাইভাল কাপিং-এ ধরা পড়েনি, ECF ভাষা প্রায়ই পরে আবিষ্কার হওয়ার উপর নোটিশ করার অনুমতি দেয়, কিন্তু কেবলমাত্র যদি আপনি অ্যারাইভালে সাধারণ যত্নশীলতা নথিভুক্ত করে রাখেন।
সংক্ষেপ: ECF সাধারণত আপনাকে বেশি সময় দেয়। GCA বেশি তত্ক্ষণ। কিন্তু ঘড়ি জাহাজের ETA-তে শুরু করে না। এটি শুরু হয় তখন যখন আপনি স্যাম্পল করার জন্য কফি উপলব্ধ পান বা প্রথম রিলিজ হয়, এবং আপনাকে সেগুলোকে দিন শূন্য হিসেবে গণ্য করতে হবে। এ থেকেই আমরা আপনার ক্লেইম ক্লকের দিকে এগিয়ে যাই।
আপনার ক্লেইম রক্ষা করার 72‑ঘন্টার অ্যারাইভাল রুটিন
আমার অভিজ্ঞতায়, ক্লেইম জিত বা হার সাধারণত তিন দিনের প্রথম পর্যায়ে ঘটে কী হয়েছে তার উপরই নির্ভর করে। ইন্দোনেশিয়ান অ্যারাইভালের জন্য আমরা এই রুটিন সুপারিশ করি, সেটা আপনি Sumatra Mandheling Green Coffee Beans, Blue Batak Green Coffee Beans বা ধোয়া বালি লট যেমন Arabica Bali Kintamani Grade 1 Green Coffee Beans পাচ্ছেন কিনা—সব ক্ষেত্রেই এটি প্রযোজ্য।
Day 0. লট উপলব্ধ হওয়া মাত্রই একটি যথাযথ অ্যারাইভাল স্যাম্পল টানুন।
- Sampling method. FCL ব্যাগড কফির জন্য, সামনের, মাঝখান এবং পিছনের অংশ জুড়ে কমপক্ষে 10 percent ব্যাগ স্যাম্পল করুন। বিভিন্ন গভীরতা থেকে ট্রায়ার ব্যবহার করে টানুন। একটি কম্পোজিট বানান যার ন্যূনতম পরিমাণ 1 kg। তিনটি সীল করা, লেবেলযুক্ত সেটে ভাগ করুন: ক্রেতার ওয়ার্কিং স্যাম্পল, বিক্রেতার স্যাম্পল, এবং নিরপেক্ষ পুনঃপরীক্ষার জন্য রিজার্ভ।
- Chain of custody. প্রতিটি স্যাম্পলে কন্টেইনার নম্বর, লট আইডি, ব্যাগ গণনা, তারিখ/সময়, স্যাম্পলার এবং ওয়্যারহাউস লেবেল করুন।
Day 1. কাপিং করার আগে মৌলিক পরীক্ষা।
- Moisture and water activity. একটি ক্যালিব্রেটেড মিটার দিয়ে আর্দ্রতা রেকর্ড করুন। ইন্দোনেশিয়ান ওয়েট‑হাল্ডেড কফিগুলো প্রায়ই উচ্চতর অবস্থানে থাকে। সংখ্যাটি, ব্যবহৃত ডিভাইস এবং ক্যালিব্রেশনের তারিখ নথিভুক্ত করুন। যদি আপনি পান, water activityও গ্রহণ করুন।
- Visual grading. Arabica জন্য SCA Green Defect স্ট্যান্ডার্ড অনুযায়ী বা আপনার Robusta স্পেসিফিকেশন অনুযায়ী 300 g গ্রেডিং করুন। প্রতিনিধিত্বশীল ত্রুটি (ছত্রাক, কীটনাশক ক্ষতি, ফুল ব্ল্যাক, পাথর) তারিখসহ মার্কার দিয়ে ফটোগ্রাফ করুন।
Day 2. কাপ করুন এবং চুক্তির বিবরণের সঙ্গে তুলনা করুন।
- Roast and rest consistently. আপনার স্ট্যান্ডার্ড অ্যারাইভাল রোস্ট ব্যবহার করুন। চার্জ তাপমাত্রা, প্রথম ক্র্যাক পর্যন্ত সময়, এন্ড টেম্প/টাইম নোট করুন। ধারাবাহিকভাবে 8–24 ঘন্টা রেস্ট করুন।
- Cup alongside your pre‑shipment or offer sample. ক্লেইমে পার্থক্যগুলি আপেক্ষিকভাবে স্কোরের চেয়ে বেশি গুরুত্বপূর্ণ। ডিসক্রিপ্টর, স্কোর এবং প্যানেল রেকর্ড করুন।
যদি কাপ বা ভৌত বৈশিষ্ট্য চুক্তির বিবরণ থেকে ভিন্নতা দেখায়, তৎক্ষণাৎ নোটিশে যান। আপনার রোস্ট প্রোফাইল অপ্টিমাইজ করে কাপ ‘ফিক্স’ করার জন্য অপেক্ষা করবেন না। সেই বিলম্ব প্রতি বছর ক্লেইম খরচ করে।
GCA বনাম ECF অনুযায়ী কখন এবং কীভাবে নোটিফাই করবেন
মামলা হচ্ছে— উভয় ফ্রেমওয়ার্কেই নোটিস মানে বিক্রেতাকে একটি লিখিত, তারিখযুক্ত বার্তা জানানো যে আপনি একটি ক্লেইম দিচ্ছেন এবং কেন। আপনাকে এখনও আপনার পূর্ণ কেস সংযুক্ত করার প্রয়োজন নেই, কিন্তু আপনাকে ঘড়ি থামাতে হবে।
- GCA. অধিকাংশ GCA চুক্তি আমরা দেখি নোটিস 10 calendar days-এর মধ্যে দাবি করে। গণনা করুন কফি আপনার স্যাম্পলিংয়ের জন্য প্রথম উপলব্ধ হওয়ার পরের দিন থেকে বা প্রথম রিলিজ থেকে। যদি আপনার ওয়্যারহাউস সোমবার একটি অ্যারাইভাল স্যাম্পল পোস্ট করে থাকে, তাহলে মঙ্গলবারই দিন 1। আপনার চুক্তি ব্যবসায়িক দিবস বলে না দেয় না এমন ধারণা করবেন না।
- ECF. স্ট্যান্ডার্ড ECF 21 calendar days দেয় নোটিসের জন্য উপলব্ধতা বা প্রথম ex‑warehouse ডেলিভারির পরের দিন থেকে। যদি পরে আপনি একটি লেটেন্ট ডিফেক্ট আবিষ্কার করেন, আবিষ্কারের সাথে সাথে অবিলম্বে নোটিফাই করুন এবং ব্যাখ্যা দিন কেন এটি অ্যারাইভালে ধরা পড়েনি।
প্রায়োগিক সংক্ষিপ্ত কথা: আপনার প্রথম অ্যারাইভাল কাপিংয়ের 48–72 ঘণ্টার মধ্যে প্রাথমিক নোটিশ পাঠান যদি আপনি অমিল সন্দেহ করেন। আপনি সবসময় একটি ক্লেইম প্রত্যাহার করতে পারেন। একটি লেট ক্লেইম পুনরুজ্জীবিত করা যাবে না।
প্রথম নোটিশে কোন কোন নথি সংযুক্ত করা উচিত?
সংক্ষিপ্ত কিন্তু বাস্তব রাখুন:
- চুক্তির রেফারেন্স এবং লট/কন্টেইনার আইডি
- সমস্যাটির স্পষ্ট বিবৃতি: ভৌত ত্রুটি, আর্দ্রতা/aw, কাপ ডিসক্রিপ্টর এবং চুক্তির থেকে বিচ্যুতি
- ব্যাগ, ত্রুটি এবং কোনও কনডিশন সমস্যার তারিখসহ ছবি
- আপনার অ্যারাইভাল কাপিং ফর্ম এবং সবুজ গ্রেডিং শীট
- আপনি সীল করা কাউন্টার‑স্যাম্পল পৃথক করে রেখেছেন এবং সম্মতি পর্যন্ত আরো ব্যবহার বন্ধ রেখেছেন সে সম্পর্কে নিশ্চিতকরণ
প্রয়োজনে একটি শুরু নোটিশ, এই সহজ টেমপ্লেট কাজ করবে:
Subject: Notice of quality claim – [Contract # / Lot ID]
Dear [Seller name],
We hereby give notice of a quality claim under [GCA/ECF] for [Contract #, lot/container]. Arrival sample pulled at [warehouse] on [date]. Our arrival cupping on [date] shows [key cup deviations] and physicals indicate [defects/moisture]. Photos, grading sheet, and initial cupping are attached. We have sealed counter‑samples and can make them available.
Please confirm next steps and preferred pathway for joint or neutral reinspection.
Regards, [Name, Company]
আপনার চুক্তি অনুযায়ী শব্দবিন্যাস কাস্টমাইজ করতে সহায়তা চান? ক্লজটি আমাদের পাঠান এবং আমরা সময়নির্ধারণ ও ভাষা পর্যালোচনা করব। আপনি Contact us on whatsapp এ যোগাযোগ করতে পারেন।
অ্যারাইভাল স্যাম্পলিং এবং রিটেনশন যা আর্বিট্রেশনে টিকে থাকে
আমরা তিনটি পুনরাবৃত্ত ত্রুটি দেখি:
- Composite খুব ছোট বা প্রতিনিধিত্বহীন। শুধুমাত্র সামনে সারি বা শুধুমাত্র টপ ব্যাগ স্যাম্পল করলে আপনার যুক্তি ধ্বংস হয়ে যায়। আপনার টানাগুলো স্ট্যাক এবং গভীরতা জুড়ে ছড়ান।
- সীল করা স্প্লিট নেই। সর্বদা কমপক্ষে দুইটি সীল করা স্প্লিট রিটেইন করুন। বিক্রেতার জন্য সঠিক মিলতোলা স্যাম্পল না থাকলে বিতর্ক দীর্ঘ হয়।
- কাপিংয়ের জন্য অসম রোস্ট। অ্যারাইভাল বনাম প্রি‑শিপমেন্টকে অ্যাপলস টু অ্যাপলস রাখুন। আপনার রোস্ট কার্ভ এবং রেস্ট নথিভুক্ত করুন।
স্যাম্পল কতদিন রাখতে হবে? রিজলিউশন শেষে ন্যূনতম 90 days পর্যন্ত বা যদি অনিরসোলোভড থাকে তবে অ্যারাইভাল থেকে 6 months পর্যন্ত সীল করা স্প্লিট রাখুন। ঠাণ্ডা ও শুষ্কে হাওয়াহীন লেবেলযুক্ত কন্টেইনারে সংরক্ষণ করুন। আমাদের অভিজ্ঞতায়, এই এক অভ্যাস কোনো জটিল ল্যাব টেস্টের চেয়ে বেশি বিতর্ক জিতে দেয়।
কে নিরপেক্ষ পরিদর্শন করে এবং কে খরচ বহন করে?
বাইয়ার ও সেলারের মধ্যে অমিল হলে নিরপেক্ষ পুনঃপরীক্ষা সাধারণ।
- Inspectors and labs. SGS, Cotecna, Intertek, Bureau Veritas, এবং Eurofins প্রায়ই ভৌত ও সেনসরি পরীক্ষণ করে। উত্তর আমেরিকায়, কিছু স্বাধীন SCA Q Grader ল্যাব ক্লেইমের জন্য ক্যালিব্রেটেড অ্যারাইভাল কাপিং করে থাকে। ইউরোপে, ECF-নিযুক্ত সার্ভেয়ররা স্ট্যান্ডার্ড।
- Payment. সাধারণত ক্লেইম্যান্ট খরচ অগ্রিম করে। চূড়ান্ত বরাদ্দ সাধারণত ফলাফল বা সেটেলমেন্ট অনুসরণ করে। GCA এবং ECF উভয় অনুশীলনে, আর্বিট্রেটররা প্রায়ই জয়ী পক্ষকে খরচ প্রদান করার আদেশ দেন। বীন্স পাঠানোর আগে স্কোপ, ল্যাব এবং স্যাম্পলিং প্রোটোকল লিখিতভাবে সম্মত করুন।
আপনি যদি লটের একটি অংশ রোস্ট বা রিপ্যাক করে ফেলেন তাহলে কি এখনও ক্লেইম করতে পারবেন?
হ্যাঁ, তবে মূল্যায়নের জন্য প্রয়োজনীয় জায়গায় ব্যবহার সীমাবদ্ধ রাখুন। একটি 'workable' প্রোফাইল রোস্ট করে এবং নোটিশের আগে লটের একটি বড় অংশ ভক্ষণ করা একটি সাধারণ জায়গা যেটা দোষ দেয়। GCA ও ECF উভয়ের অধীনে উল্লেখযোগ্য পরিমাণ পণ্যের ব্যবহার গ্রহণ হিসাবে গণ্য হতে পারে। আমাদের নিয়ম: কাপিং ও যাচাই করার জন্য প্রয়োজনীয়ের বেশি রোস্ট করবেন না। নোটিশ পাঠানোর এবং পরবর্তী পদক্ষেপে সম্মতি না পাওয়া পর্যন্ত রিপ্যাক বা ব্লেন্ড করবেন না।
ECF আওতায় মোল্ডি বা মাসটি কাপ—এটা কি ক্লেইম যোগ্য?
যদি চুক্তি বলে পরিস্কার, সাউন্ড কফি এবং আপনি এমন কাপে মোল্ডি বা মাসটি নোট পান যা অরিজিন বা প্রসেসিংয়ের সঙ্গে সামঞ্জস্যহীন, তবে ECF-এ আপনি ক্লেইম করতে পারেন। ইচ্ছাকৃতভাবে ফার্মেন্টেড বা এজড প্রোফাইল নিয়ে সতর্ক থাকুন। উদাহরণস্বরূপ, ওয়াইন‑স্টাইল ফার্মেন্টেশন মিশ্রণ যেমন আমাদের Bali, Java, Gayo & Mandheling - Wine Green Arabica Coffee Beans-এ ফলধর্মী, ভিনাস নোট ডেজাইনের অংশ—সেটা ত্রুটি নয়। সর্বদা আপনার ক্লেইমকে চুক্তির বিবরণ এবং প্রি‑শিপমেন্ট অনুমোদনের সঙ্গে মিলিয়ে টানুন।
দিনের গণনা কিভাবে করবেন, সঠিকভাবে
- Start date. গণনা শুরু হবে কফি আপনার স্যাম্পল করার জন্য প্রথম উপলব্ধ হওয়ার পরের দিন থেকে বা প্রথম ex‑warehouse রিলিজ থেকে। জাহাজের আগমন নয়। আপনি যে দিন আনেন সেই দিনও নয়।
- Calendar vs business days. এগুলোকে calendar days হিসেবে গণ্য করুন যদি না চুক্তি স্পষ্টভাবে business days বলে।
- Public holidays. যদি না আপনার চুক্তি অন্যভাবে বলে, ছুটিও দিন গণনায় পড়ে। যদি day 10 বা 21 রবিবারে পড়ে, আমরা এখনও পরামর্শ দিই দিন শেষ হওয়ার আগেই নোটিশ পাঠাতে।
আপনি যদি এক বা দুই দিন দেরি হন তাহলে কি হয়?
সংক্ষিপ্ত উত্তর: সাধারণত আপনি বাধ্যতামূলকভাবে হেরে যাবেন, যদি না বিক্রেতা দেরিতে ক্লেইম গ্রহণ করতে সম্মত হন। আমরা এমন ক্লেইম বাচাতে দেখেছি যখন ক্রেতা প্রমাণ করতে পারে যে বিক্রেতাই কফি উপলব্ধ করাতে বিলম্ব করেছে বা রিলিজ পেতে প্রয়োজনীয় ডকুমেন্ট প্রদান করেনি। কিন্তু এগুলো ব্যতিক্রম। যদি আপনি মনে করেন আপনি মিস করেছেন, অবিলম্বে এগিয়ে যান এবং without‑prejudice সেটেলমেন্ট প্রস্তাব করুন। চুপ করে বসে থেকে পরবর্তীকালে সদিচ্ছায় ভরসা করবেন না।
কার্যকর পুনঃপরীক্ষা ও সমাধানের পথ
- Step 1. অবস্থান স্থির করুন। নোটিশ পাঠানো হয়েছে। ব্যবহার বন্ধ রাখা হয়েছে। কাউন্টার‑স্যাম্পল সীল করা হয়েছে।
- Step 2. পুনঃপরীক্ষার স্কোপ এবং ল্যাব সম্মত করুন। নির্ধারণ করুন আপনি কেবল কাপ পরীক্ষা করছেন কি না, কাপ + আর্দ্রতা ও water activity পরীক্ষা করছেন কি না, অথবা পুরো সবুজ ত্রুটি গণনা করছেন কি না। স্যাম্পলিং পদ্ধতি নিশ্চিত করুন।
- Step 3. দ্রুত পুনঃপরীক্ষা করুন। সাধারণ টার্নঅ্যারাউন্ড 3–7 দিন। আপনার ক্লেইম উইন্ডো বন্ধ হওয়ার আগে settlement লক্ষ্য করুন যাতে প্রক্রিয়াগত জালের বাইরে না পড়ে।
- Step 4. অপশনসমূহ। মূল্য ছাড়, পুনঃক্রিয়াকরণ, প্রতিস্থাপন, বা প্রত্যাবর্তন। GCA এবং ECF অনুশীলনে, পক্ষগুলো সাধারণত প্রথমে বাণিজ্যিক শর্ত নিয়ে আলোচনা করে। আর্বিট্রেশন আপনার শেষ উপায়, পরিকল্পনা A নয়।
সাধারণ ইন্দোনেশিয়ান অ্যারাইভাল সমস্যা এবং কীভাবে সেগুলো নথিভুক্ত করবেন
- ওয়েট‑হাল্ডেড সুমাত্রাতে উর্ধ্বমুখী আর্দ্রতা বা aw। ডিভাইস ও ক্যালিব্রেশনসহ রিডিং লগ করুন। ভেজা বা দাগিযুক্ত ব্যাগগুলোর ছবি নিন। আপনার অনুমোদিত স্যাম্পেলের বিপরীতে সততা ও পরিষ্কার ফিনিসের জন্য কাপ করুন।
- বিদেশী পদার্থ এবং বড় প্রাথমিক ত্রুটি। Arabica 300 g গ্রেডিং শীট ব্যবহার করুন এবং ত্রুটি গণনা দেখান। ভিজ্যুয়ালস্ এখানে গুরুত্বপূর্ণ।
- প্রি‑শিপমেন্টের সাথে কাপ মিসম্যাচ। আপনার অনুমোদিত স্যাম্পেলের পাশে কাপিং করা আপনার সেরা প্রমাণ। ধোয়া বালি বা উচ্চ‑অ্যাসিড জাভার মতো লটগুলোর জন্য, কেবল স্কোর নয়, বিচ্যতি বর্ণনা করুন।
আপনি আগামীকাল চালানোর জন্য দ্রুত চেকলিস্ট
- কফি উপলব্ধ হওয়ার দিন অ্যারাইভাল স্যাম্পল টানা এবং বিভক্ত করা হয়েছে
- আর্দ্রতা/aw পরিমাপ করা হয়েছে এবং ছবি নিয়ে লগ করা হয়েছে
- 300 g সবুজ গ্রেডিং সম্পন্ন, ত্রুটির ছবি গ্রহণ
- অ্যারাইভাল রোস্ট প্রি‑শিপমেন্ট/অফার স্যাম্পেলের পাশে কাপ করা হয়েছে
- প্রয়োজন হলে 48–72 ঘন্টার মধ্যে লিখিত নোটিশ পাঠানো হয়েছে
- কাউন্টার‑স্যাম্পল সীল করা, লেবেল করা এবং 6 months-এ সংরক্ষণ করা হয়েছে
- নমুনা পাঠানোর আগে পুনঃপরীক্ষার ল্যাব এবং প্রোটোকল লিখিতভাবে সম্মত হয়েছে
আপনি যদি এই ক্লেইম ক্লকের একটি এক পৃষ্ঠার সংস্করণ চান GCA বা ECF অনুযায়ী কাস্টমাইজ করা, অথবা পাঠানোর আগে আপনার নোটিশটি আমরা চেক করে দিই—Contact us on whatsapp। এবং যদি আপনি প্রতিস্থাপন বিকল্পগুলো মূল্যায়ন করছেন, আপনি দ্রুত প্রোফাইল, প্রসেস এবং গ্রেড মিলানোর জন্য View our products দেখতে পারেন।
বাস্তবতা হলো অধিকাংশ বিতর্ক প্রথম 72 ঘন্টার শৃঙ্খলাবদ্ধ পদ্ধতিতে এড়িয়ে যায়। আমরা এমন ক্রেতাদের সহায়তা করেছি যারা মৃত্যুর উপগামী ক্লেইমগুলো উদ্ধার করেছেন। কিন্তু সবচেয়ে স্মরণীয় ঘটনাগুলো হলো সেই নিঃশব্দ, নির্বিঘ্ন ল্যান্ডিং যেখানে কফি স্পেসিফিকেশনের সাথে মিলে গেছে এবং কাগজপত্র ড্রয়ারে রয়ে গেছে। বিরক্তিকর মৌলিকগুলো ভালভাবে করুন। আপনার P&L আপনাকে ধন্যবাদ জানাবে।