ইন্দোনেশিয়ান কফি রপ্তানির ক্লিয়ারেন্স: PEB ও NPE 2026 গাইড

ফাইলটোস্যনিটারি সার্টিফিকেটকে PEB-এ লিংক করার জন্য একটি ব্যবহারিক, ধাপে ধাপে ওয়াকথ্রু যাতে INSW স্বয়ংক্রিয়ভাবে ভ্যালিডেট করে এবং HS 0901 কফি রপ্তানির জন্য NPE বিলম্ব ছাড়াই ইস্যু হয়।

আপনার NPE যদি ফাইটোস্যনিটারি সার্টিফিকেটের কারণে “validation hold” অবস্থায় আটকে থাকে, তবে এই গাইডটি আপনার জন্য। ইন্দোনেশিয়ান কফি প্রতি সপ্তাহে রপ্তানি করে আমরা শিখেছি যে HS 0901 ক্ষেত্রে PEB বিলম্বের 80% কারণ একটাই: ফাইটোস্যনিটারি সার্টিফিকেটটি INSW/CEISA-র প্রত্যাশিত রেকর্ডের সাথে লিঙ্ক করা নেই বা মিলছে না।

এখানে 2026 সালে মাঠে পরীক্ষা করা এবং ব্যবহারিক সেই ধাপগুলো দেওয়া হল যাতে আপনার ফাইটোস্যনিটারি সার্টিফিকেট (PC) সঠিকভাবে রেফারেন্স করা থাকে, INSW-এ স্বয়ংক্রিয়ভাবে ভ্যালিডেট হয় এবং আপনার NPE সময়মতো ইস্যু হয়।

কিভাবে PC, PEB, INSW এবং NPE প্রকৃতপক্ষে যুক্ত থাকে

PEB CEISA-তে জমা থাকে এবং INSW-এর সিঙ্গেল উইন্ডো এর মাধ্যমে ভ্যালিডেট করা হয়। Karantina Pertanian ইলেকট্রনিকভাবে ফাইটোস্যনিটারি সার্টিফিকেট ইস্যু করে। INSW আপনার PEB-র “Dokumen Pelengkap” Karantina-র ডাটাবেসের সঙ্গে ক্রস-চেক করে। যদি PC নম্বর, ইস্যুকারী, তারিখ এবং চালানের তথ্য HS 0901 লাইনের সঙ্গে সারিবদ্ধ হয়, সিস্টেম ডকুমেন্ট ভ্যালিডেশন ক্লিয়ার করে। তারপর কাস্টমস চালান রিস্ক করে NPE ইস্যু করে। যখন PC পাওয়া যায় না বা তথ্য মিলছে না, তখন NPE আটকে যায়।

আমাদের অভিজ্ঞতা অনুযায়ী, আপনি কেবল “Customs-এ আপলোড করে আশা করবেন” না। আপনাকে PC রেফারেন্স সঠিকভাবে ফরম্যাট করতে হবে এবং PC তথ্য PEB-এ আয়নানুসারে (mirror) প্রতিফলিত করতে হবে। সেটিই স্বয়ংক্রিয় ভ্যালিডেশন ট্রিগার করে।

ধাপে ধাপে: HS 0901-এর জন্য আপনার PEB-এ ফাইটোস্যনিটারি সার্টিফিকেট লিংক করা

1. Karantina থেকে সঠিক PC নিশ্চিত করুন।

• স্টাফিং/স্টাফিং-এর 24–48 ঘন্টা আগে Karantina-তে ইন্সপেকশন এবং স্যাম্পলিং শিডিউল করুন। নিশ্চিত করুন যে PC অ্যাপ্লিকেশনে সঠিক exporter নাম/NIB, consignee, উৎপত্তি, গন্তব্য দেশ ও বন্দর এবং কফির জন্য HS chapter 09 উল্লেখ আছে।
• গ্রিন কফির জন্য HS 0901.11 বা 0901.12 ব্যবহার করুন। রোস্টেড কফির জন্য 0901.21 বা 0901.22। PC-তে পণ্যের বর্ণনা অরোস্টেড বনাম রোস্টেড সঠিকভাবে প্রতিফলিত করা উচিত।
• পরিমাপ ও প্যাকেজিং পরীক্ষা করুন। যদি PC-তে লেখা থাকে 320 bags x 60 kg এবং net 19,200 kg, সেই কাঠামো বজায় রাখুন। যদি PC-তে কন্টেইনার ও সিল নম্বর থাকে, সেগুলো PEB-তে একইভাবে ব্যবহার করুন।
• নিশ্চিত করুন PC স্টেটাস Karantina সিস্টেমে final/issued এবং এতে QR/e-phyto কোড আছে। Draft বা “proses” স্ট্যাটাস INSW-এ ভ্যালিডেট হবে না।

2. CEISA-তে আপনার PEB হেডার এবং আইটেম লাইন তৈরি করুন।

• PC-তে যেভাবে exporter এবং consignee নাম রয়েছে ঠিক সেভাবে ব্যবহার করুন। ছোট স্টাইল পার্থক্যও মেশিন ম্যাচ ভাঙতে পারে। “PT. ABC” বনাম “PT ABC” পার্থক্য গণ্য হতে পারে।
• প্রতিটি আইটেমের জন্য সঠিক HS লাইন নির্বাচন করুন। এক লাইনে অরোস্টেড (0901.1x) এবং রোস্টেড (0901.2x) মিশাবেন না। মিশ্র পণ্যের ক্ষেত্রে আলাদা লাইনে ভাগ করুন।

3. Dokumen Pelengkap Pabean এর অধীনে PC প্রবেশ করান।

• আপনার PEB ড্রাফটের “Dokumen” বা “Dokumen Pelengkap” ট্যাবে যান।
• একটি নতুন ডকুমেন্ট যোগ করুন। Karantina Pertanian থেকে আসা phytosanitary ধরণের ডকুমেন্টটি নির্বাচন করুন। CEISA-তে এটি “Phytosanitary Certificate” বা “Health Certificate – Plants/Karantina Pertanian” হিসাবে প্রদর্শিত হতে পারে।
• ডকুমেন্ট নম্বর ঠিক যেমনটি PC-তে মুদ্রিত আছে তা নিখুঁতভাবে ইনপুট করুন। স্ল্যাশ ও হাইফেন সংরক্ষণ করুন। স্পেস যোগ করবেন না বা অক্ষর বাদ দেবেন না। ইস্যু তারিখ লিখুন এবং issuer হিসেবে “Karantina Pertanian” নির্বাচন করুন।
• যদি আপনার পোর্টে office/branch-এর জন্য অপশনাল ফিল্ড থাকে, তাহলে সেই Karantina অফিস নির্বাচন করুন যে অফিসটি PC প্রিন্ট করে।
• শুধুমাত্র তখনই PDF স্ক্যান সংযুক্ত করুন যদি আপনার ফরোয়ার্ডার বা কাস্টমস অফিস তা অনুরোধ করে। INSW Karantina ডাটাবেসের বিরুদ্ধে ভ্যালিডেট করে, সংযুক্ত ফাইলের বিরুদ্ধে নয়।

4. PEB বিস্তারিত অংশে PC তথ্য প্রতিফলিত করুন।

• প্যাকেজিং বর্ণনা, ব্যাগ সংখ্যা, প্রতিটি ব্যাগের নেট ওজন এবং মোট নেট ওজন PC ও packing list-এর সঙ্গে মিলে যেতে হবে। যদি PC-তে কন্টেইনার ও সিল নম্বর থাকে, সেগুলো PEB-এর “container” ট্যাবে কপি করুন।
• গন্তব্য দেশ ও বন্দর ইনভয়েস, PC এবং PEB জুড়ে সঙ্গতিপূর্ণ হওয়া উচিত। যদি PC-তে transit দেশ তুলে ধরা থাকে, রুটিং এর সাথে কোনো বিরোধ হওয়া উচিত না।

5. ভ্যালিডেট করে সাবমিট করুন।

• CEISA-তে validate/check ক্লিক করুন যাতে INSW PC রেকর্ড টানতে পারে। যদি আপনি “dokumen karantina tidak ditemukan” বা “nomor dokumen tidak sesuai” এর মতো ত্রুটি দেখেন, ডকুমেন্ট নম্বর ফরম্যাট এবং PC স্ট্যাটাস পুনরায় পরীক্ষা করুন।
• একবার ডকুমেন্ট ভ্যালিডেশন পাস করলে, PEB সাবমিট করুন। বেশিরভাগ low-risk কফি চালান মিনিটের মধ্যে NPE পায়। যদি রিভিউ-এর জন্য সিলেক্ট হয়, তাহলে কয়েকটি কার্যদিবস ঘণ্টা অনুমান করুন।

প্রায়োগিক সারসংক্ষেপ: PC-কে একটি ডেটা উৎস হিসেবে বিবেচনা করুন যেটি আপনি অননুমতভাবে mirror করবেন, অন্য একটি সংযুক্তি হিসেবে নয়। CEISA/INSW-এ সঠিক ম্যাচিংই NPE আনলক করে।

প্রায়ই পাওয়া প্রশ্নের দ্রুত উত্তর

কফির জন্য PEB-এ আমি আমার ফাইটোস্যনিটারি সার্টিফিকেট নম্বর কোথায় দিই?

PEB-এর “Dokumen Pelengkap” সেকশনে। “Phytosanitary Certificate/Health Certificate – Plants (Karantina Pertanian)” টাইপের একটি ডকুমেন্ট যোগ করুন। PC নম্বর এবং ইস্যু তারিখ ঠিক কাগজে মুদ্রিত যেভাবে আছে সেভাবেই লিখুন, এবং issuer হিসেবে Karantina Pertanian নির্বাচন করুন।

রোস্টেড বনাম গ্রিন কফি রপ্তানির জন্য ফাইটোস্যনিটারি সার্টিফিকেট বাধ্যতামূলক কি?

গ্রিন/অরোস্টেড কফি (HS 0901.11/0901.12) রপ্তানির জন্য Karantina থেকে PC প্রয়োজন যা এক্সপোর্ট ক্লিয়ার করবে। রোস্টেড কফি (HS 0901.21/0901.22) সাধারণত ইন্দোনেশিয়ার পক্ষ থেকে PC দাবি করে না, তবে কিছু গন্তব্য দেশ এখনও তা অনুরোধ করতে পারে। আমারা পরামর্শ দিই যে ইম্পোর্টারের পারমিট নিশ্চিত করুন। উদাহরণস্বরূপ, আমাদের গ্রিন লট যেমন Sumatra Mandheling Green Coffee Beans, Blue Batak Green Coffee Beans, বা Arabica Bali Kintamani Grade 1 Green Coffee Beans সবসময় PC-সহ শিপ হয়। আমাদের রোস্টেড অফারিং যেমন Roasted Arabica Java Coffee সাধারণত একটি PC’র প্রয়োজন হয় না যতক্ষণ না ক্রেতা তা চায়।

আমার কাছে যদি ইতোমধ্যেই ফাইটোস্যনিটারি সার্টিফিকেট থাকে তবুও কেন NPE হোল্ডে আছে?

সাধারণ তিনটি কারণ:

• PC এখনও Karantina-র সিস্টেমে final নয়। Draft স্ট্যাটাস ভ্যালিডেট হবে না।
• PC তথ্য আপনার PEB বিস্তারিতগুলোর সঙ্গে মিলছে না। HS কোড, exporter নাম, consignee, প্যাকেজিং বা নেট ওয়েট ভিন্ন হতে পারে।
• আপনি PC নম্বর ভুল ফরম্যাটে টাইপ করেছেন। স্ল্যাশ/হাইফেন ঠিক যেমনটি মুদ্রিত আছে তেমনই রাখুন।

আমাকে PDF আপলোড করতে হবে কি, নাকি INSW Karantina থেকে স্বয়ংক্রিয়ভাবে ভ্যালিডেট করবে?

INSW আপনার ডকুমেন্ট এন্ট্রির মাধ্যমে Karantina-র ডাটাবেসের বিরুদ্ধে স্বয়ংক্রিয়ভাবে ভ্যালিডেট করে। কেবল PDF আপলোড করলেই পর্যাপ্ত নয়। কিছু বন্দর অনুরোধে স্ক্যান দেখতে চায়, কিন্তু NPE পাস/ফেইল ইলেক্ট্রনিক ম্যাচের ওপর নির্ভর করে।

ফাইটোস্যনিটারি সার্টিফিকেটসহ PEB সাবমিট করার পর সাধারণত কতক্ষণেই NPE ইস্যু হয়?

যখন সবকিছু মিলছে এবং চালানের প্রোফাইল low risk, আমরা 5–20 মিনিটের মধ্যে NPE দেখতে পারি। যদি ম্যানুয়াল রিভিউ বা পিক-আওয়ার কনজেশন থাকে, 2–8 কার্যদিবস ঘণ্টা বিবেচনা করুন। যদি Karantina বা Customs ব্যাখ্যার অনুরোধ করে, পরবর্তী কার্যদিবসে প্রত্যাশা করুন।

আমার ফরোয়ার্ডার কি আমার পক্ষ থেকে PC ও PEB লিংকিং হ্যান্ডেল করতে পারে?

তারা আপনার পক্ষ থেকে PC ইনপুট করতে পারে, কিন্তু মাত্র তারা বা কেবল ফরোয়ার্ডারই underlying ডেটা আসলে মিলছে কিনা নিশ্চিত করতে পারবে না — তা করতে পারেন আপনি বা আপনার নিযুক্ত PPJK। আমরা প্রায়ই PC প্রস্তুত করে নির্দিষ্ট স্ট্রিং (exact string) ফরোয়ার্ডারকে দিই যাতে তারা নম্বর ফরম্যাট বা issuer সম্পর্কে অনুমান না করে।

যদি আমার HS কোড সার্টিফিকেটে থাকা কমোডিটির সাথে মেলে না তাহলে কি হয়?

INSW একটি mismatch ফ্ল্যাগ করবে এবং NPE ইস্যু হবে না। আপনাকে হয় PEB-র HS লাইন সংশোধন করে PC-র সাথে অ্যালাইন করতে হবে বা Karantina-কে PC সংশোধন/পুনঃইস্যু করতে বলতে হবে। কেবল একপাশ পরিবর্তন করলে সাধারণত কাজ করে না।

খুঁটিনাটি ভুল যা বড় বিলম্ব সৃষ্টি করে (এবং কীভাবে এড়াবেন)

• এক PEB লাইনে রোস্টেড এবং গ্রিন মিশানো। HS 0901.1x এবং 0901.2x আলাদা লাইনে ভাগ করুন। যদি PC শুধুমাত্র গ্রিনের জন্য হয়, রোস্টেড লাইনে PC প্রয়োজন হবে না। একই PC দুই লাইনে যুক্ত করবেন না।
• fumigation এবং phytosanitary একত্রে বিভ্রান্ত করা। একটি fumigation সার্টিফিকেট PC-এর বিকল্প নয়। কিছু গন্তব্য উভয়ই চাইতে পারে। যদি ক্রেতা fumigation চায়, এটিকে PEB-তে আলাদাভাবে সংযুক্ত করুন, কিন্তু HS 0901 গ্রিনের জন্য PC অবশ্যই রাখুন।
• নেট ও ব্যাগ কাউন্ট গোল করা। যদি PC-তে লেখা থাকে 320 bags x 60 kg, PEB-তে 19,000 kg রাউন্ড নেট লিখবেন না। PC-তে যে সংখ্যাগুলি আছে ঠিক সেভাবেই mirror করুন। আমরা 50-kg এর ব্যবধান NPE ঘণ্টার পর ঘন্টার জন্য স্টল করেছিল দেখতে পেয়েছি।
• consignee-র নামের ভিন্নতা। “Coffee Import GmbH” বনাম “Coffee Importers GmbH” একথাও ডক চেক ট্রিগার করতে পারে। ইনভয়েস, PC এবং PEB-এ একেবারে সঠিক বানান ব্যবহার করুন।
• বন্দর অসামঞ্জস্য। যদি PC-তে গন্তব্য “Port of Hamburg” লেখা থাকে তাহলে PEB-এ Rotterdam পাঠাবেন না যদি না PC এ EU কে multi-destination হিসেবে তালিকাভুক্ত করে বা আপনি PC পুনঃইস্যু করেন।

2026 সালের বাস্তবতা যা মনে রাখতে হবে

গত কয়েক মাসে আমরা স্বয়ংক্রিয় ভ্যালিডেশনে কড়াকড়ি বেড়েছে লক্ষ্য করেছি। INSW ফরম্যাটিং বিচ্যুতির প্রতি কম সহনশীল এবং আগে থেকেই বেশি ফিল্ড ক্রস-রেফারেন্স করে। এর সুবিধা হলো যখন ডেটা মিলবে NPE বেশি দ্রুত আসবে। অসুবিধা হলো PC লাইনের আইটেম বা HS সিলেকশন ভিন্ন হলে তাৎক্ষণিক হোল্ড দেখা দেয়। Karantina ইন্সপেকশন আগে পরিকল্পনা করুন, আপনার packing এবং container ডিটেইল ফ্রিজ করুন, তারপর PEB সেই অনুযায়ী তৈরি করুন।

আপনি যদি ডকুমেন্ট-ভ্যালিডেশন হোল্ডে আটকে থাকেন এবং আপনার PEB বনাম PC ম্যাপিং-এ দ্বিতীয় দৃষ্টির প্রয়োজন হয়, বিনা দ্বিধায় Contact us on whatsapp করুন। আমরা সাধারণত কয়েক মিনিটের মধ্যে মিল না থাকা জিনিসগুলো শনাক্ত করতে পারি।

এই পরামর্শ কখন প্রযোজ্য (এবং কখন নয়)

এই ওয়াকথ্রু কফি বীন ও রোস্টেড কফি HS 0901-এর জন্য। আপনি যদি HS 0901-এর বাইরে কফি এক্সট্র্যাক্ট বা প্রস্তুতি শিপ করেন, বিধি ভিন্ন হতে পারে। যদি আপনার ক্রেতা অতিরিক্ত সার্টিফিকেট (organic, JAS, FDA prior notice, halal) চায়, সেগুলো আলাদা ওয়ার্কফ্লো এবং গ্রিন বিনের PC-কে প্রতিস্থাপন করে না। মাল্টি-অরিজিন ব্লেন্ড বা consolidated LCL-এর ক্ষেত্রে নিশ্চিত হোন PC PEB-তে তালিকাভুক্ত সব লট ও কন্টেইনার কভার করে। এবং যদি আপনি ইন্দোনেশিয়ার নতুন উৎস অন্বেষণ করছেন, আমরা আপনার পণ্যের পরিকল্পনার সঙ্গে উৎপত্তি ডকুমেন্টেশন সমন্বয় করতে পারি। আমাদের বর্তমান অফারবিলটি ব্রাউজ করুন: View our products.

সংক্ষিপ্ত ফলাফল

কফির তত্ত্বাবধানে সময়মতো NPE পাওয়ার সবচেয়ে দ্রুত উপায়টি সহজ। সঠিক PC নিন, PEB-এ তা লাইন-বাই-লাইন mirror করুন, এবং INSW-কে স্বয়ংক্রিয়ভাবে ভ্যালিডেট করতে দিন। এটা করলে HS 0901-এর অধীন কফি সাধারণত ডকুমেন্ট চেক দ্রুত পার হয়ে যায়, এবং আপনি কাগজপত্রের চেয়ে মান ও ডেলিভারিতে মনোনিবেশ করতে পারবেন।