কফি বীনগুলির রপ্তানির নথি: বিল অব লেডিং, ফাইটোস্যানিটারি, COA — আমরা যে মিলিং সিস্টেমটি ব্যবহার করি

বিল অব লেডিং, ফাইটোস্যানিটারি সার্টিফিকেট (সহ ePhyto), COA, প্যাকিং লিস্ট এবং চালান মিলানোর ক্ষেত্রে ক্ষেত্র-ভিত্তিক নির্দেশিকা—কোনগুলো মিলতে হবে, কখন কোন ডকুমেন্ট ইস্যু করতে হবে, এবং কীভাবে ত্রুটি ঠিক করে শিপমেন্ট ব্যাহত হওয়া রোধ করবেন।

আমরা এই সুনির্দিষ্ট ডকুমেন্ট-ম্যাচিং সিস্টেম ব্যবহার করে একাধিক ত্রৈমাসিক কাস্টমস হোল্ড থেকে শূন্যে নেমেছি। যদি আপনি কখনও কোনো দারুণ Gayo বা Mandheling কনটেইনারটি একটি সূক্ষ্ম টাইপো-র কারণে গন্তব্যে আটকে থাকতে দেখেন, আপনি সেই ব্যথা জানেন। ভালো খবর হলো কফিতে ঘটানো হোল্ডের ৯০% প্রতিরোধ করা সম্ভব যদি বিল অব লেডিং, ফাইটোস্যানিটারি সার্টিফিকেট এবং COA একই উৎস ডাটা থেকে সামঞ্জস্যপূর্ণভাবে তৈরি করা হয় এবং সঠিক ক্রমে ইস্যু করা হয়।

পরিষ্কার ডকুমেন্ট-ম্যাচিং-এর ৩টি স্তম্ভ

1. একক সত্যের উৎস। একটি প্রি-শিপমেন্ট মাস্টার শিট তৈরি করুন যা প্রতিটি ডকুমেন্টের উৎস হয়ে যায়। আমরা একটি লক করা স্প্রেডশীট রাখি যাতে পণ্যের বর্ণনা, HS কোড, বোটানিক্যাল নাম, লট/ব্যাচ নম্বর, ব্যাগ সংখ্যা, নেট/গ্রস, কনটেইনার ও সীল, শিপার/কনসাইনিং, এবং নোটিফাইয়ের জন্য নিয়ন্ত্রিত ফিল্ড থাকে। বাকি সব কিছু এখান থেকেই কপি করা হয়।

2. ক্ষেত্র-ভিত্তিক ম্যাপিং। প্রতিটি ফিল্ডের জন্য কোন ডকুমেন্ট কর্তৃত্বশীল হবে তা নির্ধারণ করুন। উদাহরণস্বরূপ, প্যাকিং লিস্ট ব্যাগ কount এবং নেট ওজন নির্দেশ করে। শিপিং লাইন কনটেইনার এবং সীল নির্ধারণ করে। COA লট নম্বর এবং ল্যাব আইডেন্টিফায়ার নির্দেশ করে। ফাইটো প্যাকিং লিস্ট এবং পণ্যের ফিল্ড থেকে ড্র করে। B/L মেনিফেস্ট এবং প্যাকিং লিস্ট অনুসরণ করে।

3. ক্রম অনুসারে ইস্যু করুন। এমন কোনো ডকুমেন্ট ইস্যু করবেন না যা এমন ডাটা চায় যা আপনি এখনও নিয়ন্ত্রণ করেন না। আমাদের দেখা হয়েছে বেশিরভাগ মিসম্যাচ ঘটে যখন ফাইটো চূড়ান্ত স্টাফিংয়ের আগে মুদ্রিত হয় বা যখন B/L কাটা হয় কনসাইনি সম্পূর্ণভাবে যাচাই করা না থাকলেই।

সপ্তাহ ১–২: ম্যাপ ও ভ্যালিডেট (টুলস + টেমপ্লেট)

এটি আমাদের ব্যবহার করা মূল “গ্রিন কফি (HS 0901) এর জন্য কফি রপ্তানি ডকুমেন্ট চেকলিস্ট — মিলানো ফিল্ডসমূহ”। আপনার মাস্টার শিট পূরণ করতে এগুলো ব্যবহার করুন:

• পণ্যের বর্ণনা: “Green coffee beans” এবং বোটানিক্যাল নাম একসাথে। উদাহরণ: Coffea arabica L. অথবা Coffea canephora (Robusta)। এই এক্সাক্ট বাক্যটি চালান, প্যাকিং লিস্ট এবং COA-তে ধারাবাহিকভাবে রাখুন। ফাইটোতে বোটানিক্যাল নাম অবশ্যই থাকতে হবে।
• HS কোড: 0901.11 (রোস্ট করা নয়, ডিক্যাফেইনেটেড নয়) অথবা 0901.12 (রোস্ট করা নয়, ডিক্যাফেইনেটেড)। চালান এবং লাইনের যে কোনো কাস্টমস ডেটা ফিল্ডে একই HS রাখুন। B/L-এ HS নাও দেখাতে পারে, কিন্তু মেনিফেস্টে থাকে।
• উৎপত্তি: Indonesia। Bali, Java, Gayo & Mandheling - Wine Green Arabica Coffee Beans মতো বহু-প্রদেশ মিশ্রণের ক্ষেত্রে, যদি NPPO অনুরোধ করে ফাইটোতে “place of origin” এখনও Indonesia হতে পারে এবং প্রদেশ নোট উল্লেখ করা যেতে পারে।
• লট/ব্যাচ: COA লট নম্বরগুলি ব্যাগ চিহ্ন এবং প্যাকিং লিস্টের সঙ্গে মিলে যেতে হবে। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি একই কনটেইনারে Arabica Bali Kintamani Grade 1 Green Coffee Beans এবং Blue Batak Green Coffee Beans শিপ করেন, তাহলে সেগুলো আলাদা লাইন আইটেম হিসেবে পৃথক লট আইডি দিয়ে তালিকাভুক্ত করুন যা COA-তেও পুনরায় εμφαν হবে।
• ব্যাগ সংখ্যা ও প্যাকেজিং: প্রতিটি লটের জন্য ব্যাগ সংখ্যা, ব্যাগের উপাদান এবং প্রতিটি ব্যাগের নেট ওজন। B/L-এ প্যাকেজের সংখ্যা দেখায়। ফাইটো প্রায়ই পণ্যের ভিত্তিতে পরিমাণ এবং নেট ওজন দেখায়।
• ওজন: প্রতিটি লট ও মোট জন্য নেট এবং গ্রস। চালান, প্যাকিং লিস্ট, B/L এবং ফাইটোতে মোটগুলো অভিন্ন রাখার লক্ষ্য রাখুন। B/L নিকটতম কেজিতে রাউন্ড করতে পারে, কিন্তু রাউন্ডিং নিয়মগুলো ধারাবাহিক রাখুন এবং দশমিক স্থান নোট করে রাখুন যাতে ভিন্নতা না হয়। COA শুধুমাত্র নমুনার ওজন দেখাতে পারে, কিন্তু মোট লট ওজনের উল্লেখ থাকা উচিত।
• কনটেইনার এবং সীল: চূড়ান্ত কনটেইনার ও সীল নম্বর স্টাফিংয়ের পরে শিপিং লাইনের থেকে আসে। সেগুলো B/L এবং প্যাকিং লিস্টে থাকতে হবে। ফাইটোতে সেগুলো আছে কিনা তা NPPO ফরম্যাটের উপর নির্ভর করে। ইন্দোনেশিয়ায়, যদি অনুরোধ করা হয় তাহলে সেগুলো “additional declaration/transport details” ফিল্ডে যোগ করা যেতে পারে।
• পক্ষসমূহ: শিপার/এক্সপোর্টার, কনসাইনিং এবং নোটিফাই-এর আইনি নাম ও ঠিকানা। ফাইটো এবং চালানের জন্য ব্যবহৃত রেজিস্ট্রেশনের সঙ্গে মেলে রাখুন। আপনি যদি NVOCC হাউস B/L ব্যবহার করেন, B/L-এ কোথাও এক্সপোর্টারের নাম উপস্থিত রাখুন (শিপার হিসেবে বা “also notify” হিসেবে)।

প্রায়োগিক উপসংহার: মাস্টার শিট ফ্রিজ করুন এবং সব ডকুমেন্ট এখান থেকেই জেনারেট করুন। আমরা ফিল্ডগুলো লক করি এবং স্টাফিংয়ের পরে কোনো পরিবর্তনের জন্য অনুমোদন বাধ্যতামূলক করি। পরে এটি ঘণ্টার পর ঘণ্টার সমস্যার সমাধান বাঁচায়।

সপ্তাহ ৩–৬: প্রি-শিপমেন্ট টাইমলাইন কার্যকর করা

কোন ডকুমেন্ট কখন ইস্যু করা উচিত তা নির্ধারণের বাস্তবসম্মত টাইমলাইন যা মিসম্যাচ প্রতিরোধ করে:

• ETD মাইনাস 14–10 দিন। পণ্য তালিকা এবং লট আইডি চূড়ান্ত করুন। নমুনা সংগ্রহ করে পরীক্ষা করুন। চূড়ান্ত QC অনুমোদনের পরে প্রতিটি লটের জন্য COA ইস্যু করুন। বার্ধক্যসম্পন্ন প্রোফাইলের ক্ষেত্রে যেমন Musty Cup Green Coffee Beans (Aged Arabica), COA-তে সেই এজিং ব্যাচ নম্বর থাকা উচিত যা আপনি ব্যাগে স্টেন্সিল করবেন।
• ETD মাইনাস 7–5 দিন। মাস্টার শিট থেকে বাণিজ্যিক চালান কাটা এবং প্যাকিং লিস্ট খসড়া তৈরী করুন। এই খসড়া দিয়ে আপনার ব্রোকার/ইম্পোর্টারকে “ডকুমেন্ট অ্যালাইনমেন্ট কাস্টমস” রিভিউ-এ প্রি-অ্যাডভাইজ করুন।
• ETD মাইনাস 3–2 দিন। কনটেইনার স্টাফ করুন। সঠিক ব্যাগ সংখ্যা, নেট ওজন মোট, কনটেইনার ও সীল নম্বর রেকর্ড করুন। প্যাকিং লিস্টে লাইভ নম্বরগুলো আপডেট করুন।
• ETD মাইনাস 2–1 দিন। আপডেট হওয়া প্যাকিং লিস্ট এবং পণ্যের ফিল্ডগুলোর ভিত্তিতে ফাইটো পরিদর্শন ও ইস্যু করার জন্য অনুরোধ করুন। যদি আপনার ক্রেতা ফাইটোতে কনটেইনার/সীল চান, তখন NPPO-কে এই মুহূর্তে তা প্রদান করুন।
• অন বোর্ড তারিখ। শিপিং লাইনের সাথে চূড়ান্ত পক্ষসমূহ, কনটেইনার/সীল এবং ওজন ব্যবহার করে B/L কেটে নিন। ফাইটোর সঙ্গে পক্ষের বানান ডাবল-চেক করুন।

প্রায়োগিক উপসংহার: যদি কোনো ডকুমেন্টে এমন একটি ফিল্ড লাগে যা শুধুমাত্র স্টাফিং-এ চূড়ান্ত হয়, তবে সেটি আগে ইস্যু করবেন না। এই একক পরিবর্তন আমাদের “বিল অব লেডিং মিসম্যাচ” ঘটনার সংখ্যাকে নাটকীয়ভাবে কমিয়েছে।

সপ্তাহ ৭–১২: স্কেল করুন এবং অপ্টিমাইজ করুন

মূলগুলো কাজ করলে আপনার নিয়ন্ত্রণগুলি আরও শক্ত করুন।

• যেখানে গ্রহণযোগ্য সেখানে ePhyto ব্যবহার করুন। EU-এর TRACES NT এবং US APHIS অনেক পণ্যের জন্য, কফি সহ, অংশগ্রহণকারী NPPO-দের ePhyto গ্রহণ করে। নির্দিষ্ট পোর্টে অপ্রত্যাশিততা এড়াতে আমরা প্রতিটি এন্ট্রির জন্য ইম্পোর্টারের ব্রোকারের কাছে গ্রহণযোগ্যতা নিশ্চিত করি।
• ভার্সন কন্ট্রোল। আমরা কনসাইনি, ওজন বা কনটেইনার/সীল সংশোধনের জন্য টাইমস্ট্যাম্প সহ রিভিশন লগ রাখি এবং একই পরিবর্তন নোট লাইন, NPPO অফিসার ও ব্রোকারের কাছে বিতরণ করি। একটি চেঞ্জ নোট, সবাই সামঞ্জস্য।
• ডেটা স্ট্যান্ডার্ড। সব ডকুমেন্টে ওজনের জন্য দশমিক স্থান নির্ধারণ করুন এবং আপনার পণ্যের বর্ণনা স্ট্রিং স্ট্যান্ডার্ডাইজ করুন। এটি তুচ্ছ মনে হলে ভুল করবেন না—এটি “প্রায় কিন্তু সমান নয়” ধরনের বিরোধ প্রতিরোধ করে যা স্বয়ংক্রিয় ঝুঁকি সিস্টেমে হোল্ড ট্রিগার করে।

প্রায়োগিক উপসংহার: ডকুমেন্ট মিলিং-কে QA-এর মতো বিবেচনা করুন। “ইস্যুর পরে সম্পাদনা” যত কম থাকবে, আপনার শিপমেন্ট তত পরিষ্কার থাকবে।

অ্যালাদা-অ্যালাদা ফিল্ড অনুযায়ী সাধারণ বাধাগুলোর উত্তর

কোন ফিল্ডগুলো B/L, ফাইটোস্যানিটারি এবং COA-র মধ্যে মিলে থাকা আবশ্যক?

• পণ্য/বোটানিক্যাল: একই পণ্য বর্ণনা সব জায়গায় ব্যবহার করুন। ফাইটোতে বোটানিক্যাল নাম অবশ্যই থাকতে হবে। আমরা এটি স্পষ্টতার জন্য চালান এবং COA-তে মিরর করি।
• লট/ব্যাচ আইডি: COA লট নম্বরগুলি প্যাকিং লিস্ট এবং ব্যাগ চিহ্নের সাথে মিলতে হবে। বিশেষ পণ্যের শিপমেন্টে কাস্টমস প্রায়ই চালানের লাইনগুলোর সঙ্গে এই মিল পরীক্ষা করে।
• ওজন: নেট মোট চালান, প্যাকিং লিস্ট এবং ফাইটোতে অভিন্ন হওয়া উচিত। B/L গ্রস ওজন প্যাকিং লিস্টের গ্রসের সাথে মিল রাখতে হবে। রাউন্ডিং ধারাবাহিক রাখুন।
• পক্ষসমূহ: শিপার/এক্সপোর্টার এবং কনসাইনির নাম সমস্ত ডকুমেন্টে একই স্ট্রিং হিসেবে একদম একইভাবে থাকতে হবে।
• কনটেইনার/সীল: সবসময় B/L এবং প্যাকিং লিস্টে থাকবে। ফাইটোতে বাধ্যতামূলক নয়; NPPO এবং ইম্পোর্টারের অনুরোধের উপর নির্ভর করে বিকল্প হতে পারে।

কনটেইনার এবং সীল নম্বর ফাইটোস্যানিটারি সার্টিফিকেটে থাকতে হবে কি?

প্রায়ই প্রয়োজনীয় নয়। ইন্দোনেশিয়ায় এগুলো অতিরিক্ত ঘোষণার রূপে যোগ করা যেতে পারে। অনেক EU ও US এন্ট্রি ফাইটোতে কনটেইনার/সীল না থাকলেও ক্লিয়ার করে যদি প্যাকিং লিস্ট এবং B/L-এ সেগুলো উপস্থিত থাকে। যদি ইম্পোর্টারের ব্রোকার তা চায়, তাহলে ফাইটো ইস্যু করার আগে স্টাফিং পর্যন্ত অপেক্ষা করুন।

যদি জাহাজ ছেড়ে যাওয়ার পরে কনসাইনির নাম মিসম্যাচ হয় তাহলে আমি কীভাবে ঠিক করবো?

• প্রথমে B/L সংশোধন করুন। ক্যারিয়ারের কাছে মেনিফেস্ট করেকশন অনুরোধ করুন। সঠিক আইনি নাম দেখাতে সহায়ক ডকুমেন্টস প্রদান করুন।
• ফাইটো সংশোধন। যদি ফাইটোতে কনসাইনি ভুল দেখায়, NPPO-র কাছে প্রতিস্থাপন বা আনুষ্ঠানিক সংশোধনের অনুরোধ করুন। কিছু আইনগত এলাকা মূল সার্টিফিকেট নম্বরের সাথে ক্রস-রেফারেন্স সহ পুনঃইস্যু করে।
• ব্রোকার ওয়ার্কঅ্যারাউন্ড। কয়েকটি ক্ষেত্রে, যদি ফাইটোতে কনসাইনি না থাকে তবে ব্রোকার ব্যাখ্যামূলক চিঠি এবং সংশোধিত B/L দিয়ে ক্লিয়ার করতে পারে। কিন্তু এই ওপর নির্ভর করবেন না। তিন পক্ষের সঙ্গে সমন্বয় করুন।

আমরা শিখেছি ফাইটো ইস্যু করার পরে কনসাইনিকে পরিবর্তন করবেন না যদি না NPPO এবং লাইন উভয়ের কাছ থেকে সংশোধন পথ নিশ্চিত না করা থাকে।

COA-তে কি প্যাকিং লিস্টের মতো একই লট বা ব্যাচ নম্বর দেখানো উচিত?

হ্যাঁ। এটিই ট্রেসেবিলিটির মূল বিষয়। COA-তে কনটেইনার নম্বর থাকার প্রয়োজন নেই, কিন্তু এটি অবশ্যই প্যাকিং লিস্ট ও প্রতিটি ব্যাগে যে লট আইডি আছে সেগুলির একই রেফারেন্স দেখাবে।

কোন ওজন মানগুলো মিলে থাকা দরকার—নেট, গ্রস, না উভয়?

• নেট ওজন চালান, প্যাকিং লিস্ট এবং ফাইটোতে মিলতে হবে। একই সংখ্যক দশমিক ব্যবহার করুন।
• B/L-এ গ্রস ওজন প্যাকিং লিস্ট গ্রসের সঙ্গে মিলে যেতে হবে। যদি আপনার B/L শুধুমাত্র গ্রস দেখায়, তাহলে ব্যাগ ট্যারের হিসাব কীভাবে করা হয়েছে তার ব্যাখ্যা নোট রাখুন কোনো প্রশ্ন উঠলে ব্যবহারের জন্য।

EU বা US-এর পরিবর্তে কি ePhyto গ্রহণ করা যেতে পারে?

অনেক ক্ষেত্রে, হ্যাঁ। EU (TRACES NT) এবং US APHIS অংশগ্রহণকারী দেশের IPPC Hub-এর মাধ্যমে ePhyto গ্রহণ করে, ইন্দোনেশিয়াও এর মধ্যে রয়েছে। তবে গ্রহণযোগ্যতা বাস্তবে পোর্ট ও পণ্যের উপর ভিন্ন হতে পারে। আমরা সবসময় ইম্পোর্টারের ব্রোকারের সঙ্গে সেই এন্ট্রির জন্য নিশ্চিত হই। যদি ব্রোকার কাগজপত্র অবলম্বন করে, আমরা অরিজিনাল পাঠাই।

ডকুমেন্ট মিসম্যাচের কারণে কাস্টমস হোল্ড কি বিল অব লেডিং সংশোধন করলে সমাধান হবে?

কখনো কখনো। যদি হোল্ডটি B/L-এ পার্টি নাম বা কনটেইনার/সীল ত্রুটির কারণে হয়, একটি অ্যামেন্ডমেন্ট সাধারণত এটি ক্লিয়ার করে। যদি মিসম্যাচে ফাইটো কনটেন্ট বা COA লট নম্বর জড়িত থাকে, তাহলে আপনাকে সেই ডকুমেন্টগুলোকেও সামঞ্জস্য করতে হবে। কেবল B/L অ্যামেন্ড করলে এমন ফাইটো বা COA-র ত্রুটি ঠিক হবে না।

কফি কাস্টমসে আটকে থাকা রেখেযাওয়া ৫টি ভুল (এবং কীভাবে প্রতিরোধ করবেন)

1. স্টাফিংয়ের আগে ফাইটো প্রিন্ট করা। সমাধান: যদি সার্টিফিকেটে সেই বিবরণ অনুরোধ থাকে তাহলে কনটেইনার/সীল চূড়ান্ত হওয়ার পরে ফাইটো ইস্যু করুন।
2. ওজন অনিয়মিতভাবে রাউন্ড করা। সমাধান: দশমিক স্থান এবং রাউন্ডিং স্ট্যান্ডার্ডাইজ করুন। মাস্টার শিটে মানগুলো লক করুন।
3. কনসাইনির আইনি নাম পরিবর্তন। সমাধান: ক্রেতার রেজিস্ট্রেশন থেকে সঠিক আইনি নাম কপি করুন। ইস্যু করার আগে ফাইটো এবং B/L খসড়ার বিরুদ্ধে পর্যালোচনা করুন।
4. COA-তে মিলছে না এমন লট আইডি। সমাধান: COA उसी লট তালিকা থেকে তৈরি করুন যা ব্যাগ স্টেন্সিল এবং প্যাকিং লিস্টে ব্যবহার হয়েছে।
5. ডিজিটাল ফাইলিং-এ HS কোড অননুমোদিততা। সমাধান: HS 0901.11 বা 0901.12 সব কাস্টমস-ফেসিং ডাটা-তে ধারাবাহিক রাখুন। পণ্যের বর্ণনা HS বর্ণনার সঙ্গে সঙ্গতিপূর্ণ করুন।

লাইভ শিপমেন্ট বা জটিল গন্তব্য নিয়ম নিয়ে সাহায্য দরকার? আমরা ইস্যু করার আগে আপনার ডকুমেন্টগুলো সংশোধন করে দেখাতে খুশি হব। আমাদের সাথে whatsapp-এ যোগাযোগ করুন.

রিসোর্স এবং পরবর্তী পদক্ষেপ

• একটি একক মাস্টার শিট ব্যবহার করুন চালান, প্যাকিং লিস্ট, ফাইটো ডাটা এবং B/L নির্দেশনা জেনারেট করার জন্য। লাইন, NPPO অফিসার এবং ব্রোকারের সাথে একটি সংক্ষিপ্ত চেঞ্জ লগের মাধ্যমে পরিবর্তনসমূহ অনুমোদন করুন।
• মিশ্র-লট কনটেইনার শিপ করতে গেলে লট/COA লাইনগুলো পরিষ্কার রাখুন। আপনি যদি দেখতে চান আমরা কীভাবে বিভিন্ন উৎপত্তি ও প্রক্রিয়া জুড়ে লট গঠন করি, আমাদের বর্তমান প্রস্তাবনাসমূহ এবং তাদের অ্যাপ্লিকেশন ব্রাউজ করুন। আমাদের পণ্য দেখুন.

আমাদের অভিজ্ঞতা অনুযায়ী, এটি কাগজপত্র বাড়ানোর বিষয় নয়—এটি ডেটা পরিষ্কার করার বিষয়। ফিল্ডগুলো ঠিক করুন, ক্রমে ইস্যু করুন, এবং আপনার কফি চলবে। এটাই উদ্দেশ্য, তাই না?