Indonesischer Kaffeemuster-Versand: Kosten & Zollleitfaden 2025

Schritt-für-Schritt-Checkliste zum Versand von 1–2 kg indonesischen Kaffeemustern in die USA unter Verwendung von Section 321 und FDA Prior Notice. Enthält HS-Codes, Formulierungen für die Rechnung, Hinweise zu Carriern, 2025-Kurierkostenbereiche und wie Zollfestsetzungen vermieden werden.

Wenn Sie schon einmal eine Woche wegen einer einfachen Kaffeemustersendung verloren haben, sind Sie nicht allein. Wir exportieren seit Jahren indonesischen Kaffee, und der schnellste Weg, 1–2 kg Muster in die USA im Jahr 2025 zu versenden, ist weiterhin Kurier-Express mit Section 321 de minimis und einer sauberen FDA Prior Notice. Richtig gemacht, wird die Sendung innerhalb weniger Stunden abgefertigt. Falsch gemacht, bleibt sie liegen.

Hier genau beschreiben wir, wie wir grüne oder geröstete Muster aus Indonesien in die US-amerikanische Festlandzone mit minimaler Reibung vorbereiten und versenden.

Was sich für 2025 geändert hat

• Section 321 bleibt bei USD 800. CBP setzt weiterhin die Regel «one consignee per day» durch. Teilen Sie Sendungen nicht am selben Tag an denselben Empfänger auf.
• Die Frachtführer verlangen genauere Daten. Vage Rechnungsangaben wie «Kaffeemuster» ohne HS-Code oder Verwendungszweck werden häufiger als im Vorjahr markiert.
• Für Hawaii und Puerto Rico besteht anhaltende Kontrolle bei grünem Kaffee. Das Festland der USA ist unproblematisch, wenn Sie der APHIS-Anleitung folgen.

Die 10‑Minuten-Checkliste für ein 1–2 kg Muster

Nach unserer Erfahrung klärt diese Abfolge 9 von 10 Sendungen ohne Festsetzung.

1) Wählen Sie den Kurier

• DHL Express Indonesia: schnellste Abholung und Übergabe in den meisten indonesischen Städten. Übliche Transitzeiten nach LAX, SFO, JFK sind 3–5 Werktage.
• FedEx International Priority: vergleichbare Geschwindigkeit und Zuverlässigkeit ab Jakarta/Surabaya.
• EMS/Pos: günstiger, aber inkonsistentes Tracking und langsamere Zoll-Interfaces. Wir nutzen es nicht für zeitkritische Muster.

Tipp: Verwenden Sie das Konto des Käufers, wenn dieser bessere Konditionen ausgehandelt hat. Andernfalls buchen Sie über unser Konto und rechnen wir die Kosten weiter.

2) Korrekte Einreihung mit HS-Code

Verwenden Sie präzise HTS-Codes auf der Handelsrechnung und in den AWB-Daten.

• Grün, ungeröstet, nicht entkoffeiniert: 0901.11.0000
• Grün, ungeröstet, entkoffeiniert: 0901.12.0000
• Geröstet, nicht entkoffeiniert: 0901.21.0000
• Geröstet, entkoffeiniert: 0901.22.0000 Die meisten Kaffees sind zollfrei in die USA, und unter Section 321 fallen keine Zölle/Steuern an, wenn der Gesamtwert unter USD 800 liegt.

3) APHIS-Regeln und Pflanzengesundheitsanforderungen (phytosanitary)

• Festland USA: Grüner Kaffee aus Indonesien erfordert in der Regel kein Pflanzengesundheitszeugnis. Die Bohnen müssen sauber, ungeröstet, frei von Fruchtfleisch/Pflanzenresten sein und so verpackt werden, dass kein Schädlingsaustritt möglich ist. Wir verwenden Liner und sauberen Jute- oder Polybeutel.
• Hawaii und Puerto Rico: Grüner Kaffee ist eingeschränkt. Versenden Sie dort keine grünen Bohnen per Kurier, sofern der Empfänger nicht über die erforderlichen Genehmigungen verfügt und die nötigen Behandlungen organisiert wurden. Gerösteter Kaffee ist unproblematisch und wird normal versandt.

4) Section 321-Wert und Empfängerdaten

• Halten Sie den Gesamtwert auf der Rechnung unter USD 800. Verwenden Sie einen realistischen Musterwert. Deklarieren Sie nicht null. Für Standard-Arabica-Muster geben wir USD 10–20 pro kg an. Für Premium-Microlots oder Kopi Luwak verwenden Sie einen realistischen höheren Preis, aber beachten Sie weiterhin den Grenzwert von USD 800.
• Eine Sendung pro US-Empfänger pro Tag, um für Section 321 zu qualifizieren. Wenn Ihr Käufer fünf Herkünfte am selben Tag wünscht, versenden Sie sie als ein kombiniertes Paket.

5) FDA Prior Notice: wer reicht sie ein und wie

• Ist eine Prior Notice erforderlich? Ja. Kaffee ist ein von der FDA reguliertes Lebensmittel. Eine Prior Notice ist für sowohl grüne als auch geröstete Bohnen erforderlich.
• Wer reicht sie ein? DHL und FedEx können die Prior Notice in Ihrem Namen einreichen, sofern Ihre Daten vollständig sind. Wir lassen häufig den Carrier die PN einreichen, weil sie mit dem Manifest synchronisiert wird. Alternativ können Sie oder Ihr Käufer über FDA PNSI einreichen und dem Carrier die PN-Bestätigungsnummer (PN Confirmation Number) mitteilen.
• Benötigte Daten: Produktbeschreibung, FDA-Produkttyp (Kaffee), Hersteller/Versender-Details, Empfänger, Menge, Verpackung und voraussichtliche Ankunft.

Wenn Sie möchten, dass wir die PN und Dokumentation für Ihre spezifische Charge und Ihren Empfänger vorbereiten, kontaktieren Sie uns einfach über Contact us on whatsapp. Wir verwenden die exakten HS-Codes und die PN-Formulierungen, die verlässlich passieren.

6) Handelsrechnungsformulierung, die Festsetzungen vermeidet

Wir haben festgestellt, dass diese Formulierungen Fragen von CBP, FDA und dem Carrier-Broker reduzieren.

• Beschreibung: «Ungeröstete grüne Kaffeebohnen. Gewaschen. Zur Qualitätsbewertung und zum Cupping. Nicht zum Wiederverkauf.»
• HS-Code: z. B. 0901.11.0000
• Menge und Gewicht: z. B. «2 kg netto, vakuumverpackt in 2 x 1 kg Beuteln»
• Ursprungsland: «Indonesia»
• Stückpreis und Gesamtwert: realistischer Musterwert
• Incoterm: «DAP» oder «CPT» (Kurier-Sendungen verwenden typischerweise DAP)
• Verwendungszweck: «F&E Cupping und Qualitätsbewertung durch den Importeur»
• Section 321 Hinweis: «De minimis shipment. Value < USD 800. One shipment per day per consignee.»

Beschriften Sie jede Innenverpackung mit: «Green coffee sample. Not for resale. Origin: Indonesia. Lot: [lot code].» Dieses kleine Etikett hilft bei physischen Inspektionen.

7) Verpackung, um die Inspektion zu bestehen

• Innenverpackung: GrainPro oder Poly-Liner. Außenverpackung: saubere Jute oder stabile Poly-Mailer. Keine Rohpflanzenmaterialien oder Erde/Holzstaub im Inneren.
• Feuchtigkeit ≤ 12,5–13 Prozent einhalten.
• Vermeiden Sie das Beifügen von Produktionsblättern, Stielen oder Pergament. Reinigen Sie auf Fremdteile. APHIS-Halte beginnen oft bei sichtbarem Fruchtfleisch.

8) Transitzeiten und Kostenbereich 2025

Einzelhandelstarife in Indonesien variieren je nach Stadt und Treibstoffzuschlag. Unsere jüngsten 2025-Angebote und Sendungen:

• 1 kg, Jakarta nach Los Angeles: ca. USD 80–140 mit DHL oder FedEx Retail. Firmenkonten liegen oft bei USD 55–95.
• 2 kg, Jakarta nach Los Angeles: ca. USD 115–220 Retail. Firmenkonten: USD 85–160.
• Fügen Sie USD 10–20 für Abholung/Zustellung in abgelegenen Gebieten hinzu. Fügen Sie USD 5–15 für zusätzliche Rechnungspositionen oder Adresskorrekturen hinzu. Die meisten Inlandslieferungen benötigen 3–5 Werktage. Die Ostküste kann gegenüber der Westküste einen zusätzlichen Tag benötigen.

9) Wann geröstete Muster sinnvoller sind

Gerösteter Kaffee vermeidet APHIS-Angelegenheiten bei grünen Bohnen und löst seltener Kontrollen aus, insbesondere nach Hawaii oder Puerto Rico. Wenn Ihr Ziel ein schneller Geschmackstest ist, kann gerösteter Kaffee der Weg geringster Reibung sein. Wir versenden oft ein grünes Paarungsmuster und eine geröstete Referenz, zum Beispiel unser gewaschenes Bali-Los Arabica Bali Kintamani Grade 1 Green Coffee Beans zusammen mit einem weinfermentierten Profil wie Bali, Java, Gayo & Mandheling - Wine Green Arabica Coffee Beans, oder wir schicken ein kleines geröstetes Set, wenn der Käufer sofortiges Cupping benötigt.

FAQ: Fragen, die uns wöchentlich gestellt werden

Benötige ich eine FDA Prior Notice, um Kaffeemuster in die USA zu schicken?

Ja. Sowohl grüner als auch gerösteter Kaffee erfordern eine Prior Notice. Carrier können diese einreichen, wenn Sie vollständige Angaben liefern. Wir lassen DHL/FedEx die PN für die meisten Kuriermuster einreichen.

Sind Pflanzengesundheitszeugnisse für grüne Kaffeemuster aus Indonesien erforderlich?

Für das Festland der USA ist in der Regel kein Pflanzengesundheitszeugnis für saubere, ungeröstete Bohnen erforderlich. Hawaii und Puerto Rico sind für grüne Bohnen eingeschränkt. Verwenden Sie für diese Ziele gerösteten Kaffee oder der Importeur muss die erforderlichen Genehmigungen besitzen.

Welchen HS-Code sollte ich auf der Rechnung verwenden?

Grün ungeröstet, nicht entkoffeiniert: 0901.11.0000. Grün entkoffeiniert: 0901.12.0000. Geröstet nicht entkoffeiniert: 0901.21.0000. Geröstet entkoffeiniert: 0901.22.0000.

Wie viel kann ich versenden, ohne US-Zoll zu zahlen?

Unter Section 321 können Sendungen mit deklariertem Wert unter USD 800, die an einen Empfänger pro Tag adressiert sind, zollfrei eingeführt werden. Kaffee ist zudem in der Regel zollfrei unter den oben genannten HTS-Positionen.

Kann DHL oder FedEx die FDA Prior Notice einreichen, oder muss ich das tun?

Sie können dies für Sie einreichen. Liefern Sie vollständige Produkt- und Empfängerdaten. Wenn Sie oder Ihr Käufer über FDA PNSI einreichen, teilen Sie dem Carrier die PN-Bestätigungsnummer vor der Ankunft mit.

Was soll ich auf die Handelsrechnung schreiben, damit der Zoll mein Kaffeemuster nicht festsetzt?

Verwenden Sie eine präzise Beschreibung, HS-Code, realistischen Wert, «Not for resale» und den Verwendungszweck «quality evaluation/cupping». Geben Sie Ursprungsland und Nettogewicht an. Vermeiden Sie Formulierungen wie «food sample not for human consumption». Das verwirrt PN-Prüfer.

Werden Kaffeemuster gestoppt, wenn sie nach Hawaii oder Puerto Rico geschickt werden?

Gerösteter Kaffee wird selten gestoppt. Grüner Kaffee wird häufig gestoppt, es sei denn, der Empfänger hat Genehmigungen und spezifische Behandlungen. Bei ersten Sendungen an diese Ziele nur gerösteten Kaffee versenden.

Kann ich geröstete Kaffeemuster ohne FDA-Registrierung versenden?

Die FDA-Einrichtungsregistrierung gilt für ausländische Einrichtungen, die Lebensmittel für den US-Verbrauch herstellen, verarbeiten, verpacken oder lagern. Eine Prior Notice kann weiterhin eingereicht werden, ohne eine Registrierungsnummer auf der Rechnung anzugeben, und die meisten Kuriermuster werden freigegeben. Arbeiten Sie mit dem FSVP-Importer des Käufers für Compliance-Anforderungen über Muster hinaus zusammen.

Drei Fehler, die Festsetzungen auslösen (und wie man sie vermeidet)

1. «Sample» ohne HS-Code oder Verwendungszweck. Immer 0901.xxxx und «For quality evaluation/cupping. Not for resale.» angeben.
2. Deklarierter Wert USD 0. CBP benötigt einen Wert. Verwenden Sie einen bescheidenen, realistischen Wert pro kg und halten Sie den Gesamtwert unter USD 800.
3. Fremdteile in grünen Bohnen. Saubere, trockene Bohnen in Linern. Kein Fruchtfleisch, keine Blätter, keine Rinde.

Ein realistisches Beispiel, das Sie kopieren können

• Sendung: 2 x 1 kg grüne Arabica-Muster, gewaschen und natural
• Rechnungsbeschreibung: «Ungeröstete grüne Kaffeebohnen. Gewaschene und natural Lots. Zur Qualitätsbewertung und zum Cupping. Nicht zum Wiederverkauf.»
• HS-Code: 0901.11.0000
• Wert: USD 15/kg x 2 kg = USD 30 total
• Verpackung: 2 x 1 kg Vakuumpacks innerhalb eines Poly-Liners, in einer Box
• Section 321 Hinweis: «De minimis shipment < USD 800. One shipment per consignee per day.»
• Prior Notice: von DHL mit unseren Sendungsdaten eingereicht
• Transit: Jakarta nach Los Angeles, 4 Werktage, geliefert DAP

Wenn Sie Musterempfehlungen wünschen, die auf Ihr Röstprofil zugeschnitten sind, können wir kompakte Sets aus Nordsumatra und Bali vorschlagen, einschließlich Profilen wie Blue Batak Green Coffee Beans oder gewaschenen Bali-Lots. Wenn Sie bereits wissen, was Sie möchten, können Sie Unsere Produkte ansehen und uns die Liste der Sample-SKUs senden.

Die Realität ist: Kleine Details entscheiden. Eine klare Beschreibung, der richtige HS-Code, ein realistischer Wert und die PN vor Ankunft eingereicht. Tun Sie das, und Ihr Muster landet, während die Konkurrenz noch in einer «documents required»-Schleife steckt. Und wenn Ihre Sendung ungewöhnlich ist oder an ein sensibles Ziel geht, kontaktieren Sie uns gern über Contact us on whatsapp. Wir haben Ihr Szenario wahrscheinlich schon gesehen und können Ihnen helfen, die üblichen Fallstricke zu vermeiden.