Wie man indonesische grüne Kaffeebohnen importiert: Ein 20‑Minuten FDA Prior Notice‑Playbook

Eine Schritt‑für‑Schritt‑Anleitung für Erstimporteure zum Einreichen der FDA Prior Notice für indonesische grüne Kaffeebohnen über PNSI — damit eine kleine Rösterei dies korrekt in unter 20 Minuten ohne Broker einreichen kann.

Wenn Sie rösten, haben Sie wahrscheinlich die Horrorgeschichte gehört: schöne indonesische Partien kommen in den USA an und bleiben dann liegen, weil die Prior Notice nicht korrekt eingereicht wurde. Nach unserer Erfahrung beim Support von Käufern, die Bali-, Gayo- und Mandheling‑Bohnen verschieben, ist die Lösung nicht kompliziert. Sie brauchen nur den genauen Ablauf und die richtigen Details. Hier ist das Playbook, das wir Erstimporteuren geben, damit sie die FDA Prior Notice (PN) für grüne Kaffeebohnen in etwa 20 Minuten über PNSI einreichen können.

Die 3 Säulen einer sauberen, schnellen Prior Notice

Genauigkeit über alles. Die PN muss Ihre Versandunterlagen und den CBP‑Entry spiegeln. Weichen Hafen, Beförderer oder Menge ab, laden Sie Verzögerungen ein.
Wählen Sie den korrekten FDA‑Produktcode. So weiß die FDA, was kommt. Für grünen Kaffee bedeutet das die Coffee/Tea‑Kategorie und den Pfad für ungeröstete Bohnen im FDA Product Code Builder.
Benennen Sie den richtigen „Hersteller“. Bei Kaffee ist das in der Regel der letzte ausländische Verarbeiter vor dem Export. Oft ist das die Trockenmühle oder das Hüll‑/Lagerhaus, nicht nur die Farm‑Genossenschaft.

Fazit: Wenn diese drei Punkte stimmen, sinken PN‑Ablehnungen gegen null.

Minuten 1–5: Sammeln Sie, was PNSI von Ihnen abfragen wird

Hier ist die Datencheckliste, die wir Kleinröstern vor dem Einreichen senden:

Absender/Übermittler: Ihre Kontaktdaten. Wenn Sie selbst einreichen, sind Sie beides.
US‑Empfänger: Der US‑Empfänger oder Lieferadresse. Wenn Sie eine Mikro‑Rösterei sind, die die Bohnen erhält, sind Sie das.
Ankunftsdetails: Ankunftshafen, Beförderungsart (See/Luft), Carrier, Bill of Lading‑ oder AWB‑Nummer und geschätztes Ankunftsdatum/-uhrzeit. Bei Seefracht muss die PN mindestens 8 Stunden vor Ankunft eingereicht werden und darf nicht mehr als 15 Tage vor Ankunft eingereicht werden.
Produktidentität: FDA‑Produktcode für ungerösteten Kaffee. Verwenden Sie den FDA Product Code Builder. Wählen Sie Foods, dann Coffee and Tea, dann Coffee Beans, Green. Wählen Sie „unprocessed/unroasted“ und die typische Verpackung (z. B. 60 kg Jutesäcke). Sie geben die Menge sowohl als Stückzahl als auch als Gewicht an.
Produktionsland und Versandland: In der Regel beides Indonesien, sofern keine Umladung erfolgt.
Hersteller/Anbauer: Die letzte ausländische Einheit, die die Bohnen hergestellt/verarbeitet hat. Für indonesischen grünen Kaffee ist das üblicherweise die Trockenmühle/das Hüll‑/Lagerhaus. Geben Sie den vollständigen rechtlichen Namen und die Adresse an. Fügen Sie die FDA‑Einrichtungsregistrierungsnummer hinzu, falls die Einrichtung registriert ist. Farmen sind in der Regel von der FDA‑Einrichtungsregistrierung ausgenommen, Mühlen/Lagerhäuser jedoch nicht.
Versender/Eigentümer: Angaben des Exporteurs oder Handelshauses in Indonesien.

Tipp 1: Verwenden Sie für die ETA in PNSI die Zeitzone des Hafens. Ich habe mehr „Holds“ wegen falsch getimter ETAs gesehen als durch alle anderen PN‑Fehler zusammen.

Tipp 2: Stimmen Sie Verpackung und Gewichte exakt mit der Handelsrechnung ab. 100 Säcke × 60 kg sollten nicht zu 6.010 kg „aus Sicherheitsgründen“ werden. Überdeklaration kann Fragen auslösen.

Wenn Sie mehrere indonesische Profile importieren, halten Sie die Produktidentität klar. Zum Beispiel „Sumatra, Mandheling, Grade 1, wet‑hulled, 60 kg bags" für eine Partie wie unsere Sumatra Mandheling Green Coffee Beans oder „Bali Kintamani, Grade 1, fully washed, 60 kg bags" für etwas Ähnliches wie Arabica Bali Kintamani Grade 1 Green Coffee Beans. Das hilft Ihrem Broker, PN dem Entry zuzuordnen, ohne Hin‑und‑Her.

Minuten 6–12: In PNSI einreichen (Schritt‑für‑Schritt)

Verwenden Sie das Prior Notice System Interface (PNSI FDA). Erstellen Sie ein Konto, falls Sie keines haben. Dann:

Starten Sie eine neue Prior Notice. Wählen Sie "Food".
Geben Sie Absender und US‑Empfänger ein.
Tragen Sie Ankunftsdetails ein: Ankunftshafen, Carrier, B/L oder AWB, Beförderungsart und ETA.
Fügen Sie die Ware hinzu:
- Ermitteln Sie den FDA‑Produktcode mit dem on‑screen Product Code Builder Pfad: Coffee/Tea → Coffee Beans, Green → Unroasted.
- Geben Sie Menge, Verpackung und Gewicht ein.
- Fügen Sie Produktionsland und Versandland hinzu (für die meisten von Ihnen: Indonesien).
Fügen Sie den Hersteller/Verarbeiter hinzu. Verwenden Sie die Adresse der finalen Trockenmühle oder des Lagers. Geben Sie die FDA‑Registrierungsnummer an, falls die Einrichtung registriert ist. Wenn der Kaffee direkt von einer Farm ohne weitere Verarbeitung stammt, können Sie den Anbauer angeben. Die meisten indonesischen Partien passieren jedoch eine Mühle, also listen Sie die Mühle.
Fügen Sie Versender‑ und Eigentümerdaten hinzu.
Überprüfen und absenden.

Tipp 3: Wenn Sie mehrere Positionen haben, die im Wesentlichen dieselbe Ware mit kleinen Unterschieden darstellen, verwenden Sie die „copy commodity“‑Funktion von PNSI und bearbeiten Sie diese. Das spart Minuten und reduziert Tippfehler.

Minuten 13–20: Bestätigen, teilen und mit dem Entry abgleichen

Nach dem Absenden stellt PNSI eine Prior Notice Confirmation Number (PNCN) aus. Das ist das goldene Ticket.

Setzen Sie die PNCN auf die Handelsrechnung und/oder auf ein PN‑Deckblatt.
Senden Sie sie per E‑Mail an Ihren Spediteur und Zollbroker, damit diese sie im CBP‑Entry referenzieren können.
Wenn sich Ankunftsdetails erheblich ändern, melden Sie sich erneut an und aktualisieren Sie oder reichen Sie eine neue PN ein. Eine um wenige Stunden frühere oder spätere Ankunft ist normalerweise kein Problem, sofern Sie sich noch im Zeitfenster für Ihre Beförderung befinden, aber Änderungen von Hafen oder Carrier erfordern oft ein Update oder eine neue PN.

Brauchen Sie Hilfe beim Abgleich der PN‑Details mit Ihren Versanddokumenten? Wir können Sie während der Einreichung durch Ihre spezifische Partie führen. Wenn Sie einen zweiten Blick vor dem Absenden wünschen, kontaktieren Sie uns über WhatsApp.

Die 5 häufigsten PN‑Fehler, die wir sehen (und wie man sie vermeidet)

Falscher Produktcode. Builder wählen mitunter gerösteten Kaffee oder Getränke‑Konzentrat. Bleiben Sie bei ungerösteten Kaffeebohnen in der Coffee/Tea‑Kategorie.
Die Genossenschaft als „Hersteller“ angeben, obwohl eine separate Trockenmühle das Hüllen/Sortieren durchgeführt hat. Die FDA möchte den letzten ausländischen Verarbeiter vor dem Export.
Zeitzonen‑Verwechslungen. Geben Sie die ETA in der lokalen Zeitzone des Hafens ein.
Mengenabweichung gegenüber der Rechnung. Ihre PN muss mit dem CBP‑Entry und den Dokumenten übereinstimmen.
Zu spätes Einreichen bei Seefracht. Das Minimum sind 8 Stunden vor Ankunft des Schiffes. Wir empfehlen, 1–3 Tage vor ETA einzureichen und dann bei Planänderungen zu aktualisieren.

Wenn Sie diese fünf Fehler vermeiden, sind Sie zu 90 % auf der sicheren Seite.

Kurze Antworten auf Fragen, die uns jede Woche gestellt werden

Benötigen grüne Kaffeebohnen eine FDA Prior Notice?

Ja. Grüner Kaffee ist ein Lebensmittel. Eine PN ist für jede kommerzielle Sendung erforderlich, die zur Einfuhr in die USA angeboten wird, einschließlich Muster für kommerzielle Nutzung oder Bewertung.

Welchen FDA‑Produktcode soll ich für ungerösteten Kaffee verwenden?

Verwenden Sie im FDA Product Code Builder den Pfad Coffee/Tea → Coffee Beans, Green → Unroasted. Raten Sie nicht. Der Builder hilft, einen gültigen Code zu erzeugen, der zu Ihrer Verpackung und Verarbeitung passt.

Wie weit im Voraus muss ich die Prior Notice für eine Seefracht‑Sendung einreichen?

Mindestens 8 Stunden vor Ankunft. Sie können bis zu 15 Tage im Voraus einreichen. Wir reichen typischerweise 48–72 Stunden vor ETA ein, um Spielraum für Fahrplanänderungen des Schiffes zu haben.

Kann mein Zollbroker oder Spediteur die Prior Notice für mich einreichen?

Ja. Ein Broker kann über ACE einreichen, und Spediteure tun dies oft. Das Risiko ist: schlechte Daten rein, schlechte PN raus. Wir haben festgestellt, dass Erstimporteure gut mit PNSI einreichen können, wenn sie die obige Checkliste befolgen und dann die PNCN mit ihrem Broker teilen.

Was, wenn der indonesische Exporteur nicht FDA‑registriert ist?

Farmen sind in der Regel von der FDA‑Einrichtungsregistrierung ausgenommen. Trockenmühlen, Verarbeiter und Lagerhäuser, die Lebensmittel für den Export lagern, müssen sich in der Regel registrieren. Für die PN ist eine Registrierungsnummer nicht zwingend erforderlich, aber hilfreich, wenn der Hersteller eine registrierte Einrichtung ist. Wenn Ihre Bohnen nur über eine Farm gelaufen sind, geben Sie den Anbauer an.

Brauchen kleine Musterlieferungen von Kaffee eine Prior Notice?

Ja, wenn sie für kommerzielle Zwecke oder Forschung bestimmt sind. Ausnahmen für den persönlichen Gebrauch sind eng gefasst und decken selten Geschäftsmuster ab.

Was passiert, wenn meine Prior Notice falsch oder zu spät ist?

Die FDA kann die Einfuhr verweigern und Wiederausfuhr verlangen. Sie kann auch Holds und Zivilstrafen verhängen. Wenn sich Details vor der Ankunft ändern, aktualisieren oder stornieren Sie in PNSI und reichen neu ein. Wenn sich Hafen oder Carrier ändern, reichen Sie eine neue PN ein. Wenn sich nur die Ankunftszeit am selben Tag verschiebt, reicht in der Regel ein Update.

Wie passt FSVP hier rein?

FSVP ist getrennt von PN. Ihr CBP‑Entry wird den FSVP‑Importer für Kaffee identifizieren, üblicherweise mit einer DUNS‑Nummer. PN ersetzt nicht die FSVP‑Pflichten, aber eine korrekte PN verhindert vermeidbare FDA‑Holds.

Ist Prior Notice dasselbe wie APHIS‑Genehmigungen?

Nein. PN ist die Lebensmittel‑Importmeldung der FDA. APHIS‑Pflanzenschutzanforderungen sind separat. In diesem Leitfaden konzentrieren wir uns ausschließlich auf PNSI und PN.

Ressourcen und nächste Schritte

Machen Sie einen Trockenlauf in PNSI vor Ihrer ersten Sendung, damit Sie die Bildschirme kennen.
Verwenden Sie klare, konsistente Lot‑Bezeichnungen in PN, Rechnungen und Entry. Wenn Sie indonesische Profile kaufen, die sich nach Verarbeitung unterscheiden, seien Sie explizit. Zum Beispiel „wet‑hulled Mandheling“ vs. „fully washed Kintamani“.
Wenn Sie möchten, dass wir die PN‑Daten für Partien, die Sie bei uns kaufen, vorbereiten, senden Sie die Proforma und wir liefern die Herstellerdaten, Verpackung und den empfohlenen Produktcodepfad. Während Sie Optionen prüfen, können Sie unsere Produkte ansehen, um zu sehen, wie wir Herkunft, Verarbeitung und Klasse für eine einfache PN‑Zuordnung beschreiben.

So ist das: Prior Notice ist nicht aufregend, aber wenn Sie sie sauber einreichen, rückt die Logistik in den Hintergrund und Sie können sich aufs Rösten konzentrieren. Wir haben Hunderte von PN‑Einreichungen für indonesischen Kaffee begleitet. Wenn Sie den Ablauf einmal oder zweimal durchlaufen haben, werden Sie die nächste Einreichung wahrscheinlich in unter 10 Minuten erledigen können.