Guía práctica, paso a paso y pantalla por pantalla para exportadores indonesios de café que solicitan por primera vez el Certificado de Origen ICO vía INATRADE/INSW en 2025. Cubre registros, lista de documentos, campos complicados, rechazos comunes, tiempos de procesamiento y preguntas frecuentes.
Si su comprador solicita un Certificado de Origen ICO y está mirando INATRADE sin saber dónde hacer clic, esto es para usted. Procesamos certificados ICO cada cosecha para múltiples calidades y destinos. Aquí está el manual 2025 que realmente funciona en Indonesia.
Qué es el Certificado ICO y cuándo realmente lo necesita
El Certificado de Origen ICO es emitido por el Ministerio de Comercio de Indonesia (Kemendag) y registra estadísticas de exportación para el café. No otorga preferencia arancelaria y no es lo mismo que E‑SKA/Form D/AK. Muchos agentes de aduana y compradores todavía lo requieren para envíos con HS 0901.
- Se aplica al café HS 0901. Eso incluye verde (090111/090112), tostado (090121/090122) y formas descafeinadas.
- Es independiente de los CoO preferenciales como Form D/AK/IJEPA en el sistema E‑SKA. Puede que necesite ambos.
- En la práctica, los envíos de café verde casi siempre requieren el certificado ICO. Muestras pequeñas enviadas por mensajería de café tostado a veces se despachan sin él, pero depende de la ruta y del agente. Recomendamos confirmar con el agente de aduanas de su comprador con antelación.
Conclusión: Trate el certificado ICO como obligatorio para exportaciones comerciales de HS 0901, especialmente granos verdes.
Los tres pilares antes de su primera solicitud
Hemos encontrado que el 80% de los retrasos ocurren antes de que abra la pantalla de solicitud.
- Preparación de la empresa y del sistema
- NIB activo vía OSS‑RBA, NPWP y escrituras/constancias de la empresa.
- Acceso Single Sign‑On de INSW, vinculado al NIB de su empresa. Si su inicio de sesión en INATRADE no se redirige desde INSW, pida al servicio de ayuda que asigne su NIB.
- Registro como exportador ICO (el “Código de Exportador”)
- Regístrese dentro de INATRADE para obtener el código de exportador ICO. Normalmente está bajo Perdagangan Luar Negeri. Subirá la documentación de legalidad de la empresa y el alcance del negocio cafetalero. La aprobación otorga un código único de exportador ICO que se usa en el encabezado del certificado.
- Si no encuentra el menú, busque “Pendaftaran Eksportir Kopi/ICO” o solicite al servicio de ayuda de INATRADE. En nuestra experiencia, este paso se aprueba en 1–3 días hábiles cuando los documentos coinciden con su perfil OSS.
- Mapeo de producto y HS que realmente usará
- Decida el HS con precisión. Verde no descafeinado: 090111. Verde descafeinado: 090112. Tostado no descafeinado: 090121. Tostado descafeinado: 090122.
- Acorde de antemano el lenguaje de calidad con su comprador. Para Arabica Mandheling descortezado (wet‑hulled), por ejemplo: «Arabica Mandheling G1, wet‑hulled (giling basah), tamiz 17/18, humedad ≤12.5%, 320 sacos x 60 kg». La coherencia entre contrato, factura comercial, packing list y la casilla 7 del ICO evita rechazos.
Paso a paso: solicitud en línea vía INATRADE/INSW en 2025
Este es el flujo de pantalla que usamos con más frecuencia.
- Ingreso
- Vaya a INSW e inicie sesión con el SSO de su empresa. Navegue a INATRADE. Elija Perdagangan Luar Negeri y luego el módulo de certificado ICO.
- Iniciar una nueva solicitud
- Cree una nueva solicitud de Certificado de Origen (ICO). El número de certificado lo genera el sistema tras la aprobación.
- Remitente/destinatario y ruta
- Exportador: se completa automáticamente desde su perfil NIB. Verifique que el campo del código de exportador ICO esté poblado.
- Consignatario: nombre legal completo, dirección y país. Coincida exactamente con su factura comercial.
- Puerto de embarque y descarga: utilice los UN/LOCODE oficiales de su reserva. Si el buque aún no está confirmado, puede usar la cadena de servicio y revisarla después.
- Mercancía y HS
- Código HS: ingrese su índice nacional correcto de 8–10 dígitos si se solicita. Como mínimo, asegúrese de que 0901 y la selección de la forma de 4 dígitos coincidan con sus documentos.
- Forma del café: elija Verde, Tostado, Descafeinado, etc. Si se solicita grupo, seleccione Arabica/Robusta según corresponda.
- Cantidad y embalaje
- Peso neto: en kilogramos, según las normas ICO. Si empaca en sacos de 60 kg, ingrese el peso neto total en kg. Ejemplo: 320 sacos x 60 kg = 19,200 kg.
- Detalles del embalaje: sacos vs cajas. Incluya cantidades y pesos por saco en la descripción.
- Descripción de la casilla 7 (el campo decisivo)
- Escriba una descripción práctica, verificada por el comprador. Ejemplos:
- Arabica Mandheling G1, wet‑hulled (giling basah), tamiz 17/18, 320 sacos x 60 kg, humedad ≤12.5%.
- Robusta Lampung ELB 350BC, natural secado al sol, tamiz 17/18, 300 sacos x 60 kg.
- Arabica Aceh tostado, tueste medio, bolsas con válvula de 1 kg, 5,000 unidades, neto 5,000 kg.
- En envíos multi‑lote: liste cada lote línea por línea con sus pesos para que la suma coincida con el peso neto total.
- Carga de documentos
- Factura comercial y packing list. La orden de compra del comprador o el contrato de venta ayudan cuando las calidades difieren por lote.
- Hoja de calidad opcional: humedad, recuento de defectos, tamaño de tamiz. La adjuntamos para lotes descortezados (wet‑hulled) para evitar idas y venidas.
- Si lo solicita el funcionario, cargue la confirmación de reserva o el BL borrador.
- Enviar y pagar
- El sistema emite un código de facturación estatal. Cancele la tarifa PNBP mediante el banco indicado o canal en línea. Su solicitud pasa a revisión solo después de que se registre el pago.
- Monitoreo y aprobación
- Revisión típica: el mismo día o 1 día hábil si se presenta antes del mediodía con documentos limpios. Verá el estado cambiar a “Approved/Issued” y el certificado estará disponible para imprimir.
- Imprimir y firmar
- Imprima en A4 con el QR/firma electrónica del sistema. Normalmente ya no se requiere sello húmedo. Envíe el PDF firmado a su comprador y a su agente.
¿Necesita ayuda con un envío multi‑lote o una aprobación urgente? Puede Contact us on whatsapp. Con gusto revisaremos su casilla 7 y su mapeo HS.
Campos complicados y cómo completarlos correctamente
¿Qué debo ingresar para calidad/grado en café descortezado (wet‑hulled)?
Use el lenguaje comercial local más especificaciones objetivas. Por ejemplo: «Arabica Lintong G1, wet‑hulled (giling basah), tamiz 17/18, humedad ≤12.5%, 300 sacos x 60 kg.» La indicación “wet‑hulled” importa porque el carácter de taza y el comportamiento de humedad difieren respecto a procesos lavados/naturales.
¿Puede un certificado ICO cubrir múltiples contenedores o BL?
Un certificado puede cubrir múltiples contenedores si se despachan bajo el mismo BL y la misma factura/packing list. BL diferentes o facturas separadas necesitan sus propios certificados. Agrupamos por BL para mantener auditorías limpias.
Motivos comunes de rechazo y soluciones rápidas
Vemos los mismos patrones una y otra vez.
- Desajuste en el Código HS. La factura indica 090111 pero la solicitud muestra 090121. Solucione alineando su factura, packing list, PEB y ICO al mismo HS. Verde no descafeinado es 090111, tostado no descafeinado es 090121.
- Desajuste de peso con PEB/BL. Los funcionarios validan el peso neto embarcado. Use el kg neto que aparecerá en BL/PEB, no el peso contractual. Redondee de forma consistente y asegúrese de que la suma de las líneas de lote sea igual al total del encabezado.
- Líneas de grado vagas en la casilla 7. «Café arábica» es demasiado genérico para Indonesia. Añada grado, proceso, tamiz y conteo de sacos.
- Código de exportador inactivo. Si su registro de exportador ICO expiró o no se vinculó a su NIB, la solicitud se detiene. Renueve dentro de INATRADE e inicie sesión nuevamente.
- Múltiples BL en un certificado. Si su transitario dividió la carga tarde, cancele el certificado original y vuelva a emitir por BL.
Consejo profesional: al exportar descortezado de Sumatra como Sumatra Mandheling Green Coffee Beans o Sumatra Lintong Green Coffee Beans (Lintong Grade 1), adjunte un resumen de control de calidad de una página con estadísticas de humedad y tamiz. Evita la nota “Por favor aclare el grado” del funcionario.
Plazos, tarifas, ediciones y cancelaciones
- Tiempo de procesamiento. Solicitudes limpias se aprueban típicamente en 4–24 horas hábiles. Los picos de fin de mes pueden extenderlo a 1–2 días. No existe un trámite formal de urgencia, pero llamar al funcionario revisor con su código de facturación suele ayudar a la liberación el mismo día.
- Tarifas. Se paga una pequeña tarifa PNBP por certificado mediante el código de facturación estatal generado por INATRADE.
- Editar vs cancelar. Si la solicitud está aún en “Draft/Submitted”, use Edit. Si ya fue emitida, utilice la función Cancel/Revoke y vuelva a solicitar. Mantenga su rastro de auditoría referenciando el número antiguo en la nota de la nueva solicitud.
- Impresión. Los PDFs con firma electrónica y QR son estándar. Guarde una copia digital firmada por 5 años. Algunos compradores aún prefieren un sello. Está bien, pero el QR es el ancla legal.
Respuestas rápidas a las preguntas que más recibimos
¿Necesito un certificado ICO para café tostado o solo para verde?
Para exportaciones de café tostado HS 0901, muchos destinos aún esperan el certificado ICO. Los envíos de café verde casi siempre lo requieren. Las muestras pequeñas no comerciales pueden estar exentas por práctica, pero consulte con su agente.
¿Dónde me registro para obtener el código de exportador ICO?
Dentro de INATRADE. Solicite el registro de exportador ICO bajo Perdagangan Luar Negeri. Una vez aprobado, su código se autocompletará en la solicitud.
¿Qué hace sólida la casilla 7 para café descortezado indonesio?
Origen/variedad estatal, grado, proceso como “wet‑hulled (giling basah)”, tamaño de tamiz, humedad y conteo de sacos. Ejemplo: «Arabica Blue Batak G1, wet‑hulled, tamiz 17/18, humedad ≤12.5%, 320 sacos x 60 kg.» Vea nuestras Blue Batak Green Coffee Beans para lenguaje de referencia.
¿Cuánto tarda la aprobación? ¿Puedo acelerarla?
Lo normal es el mismo día a 1 día hábil. No puede pagar un servicio exprés, pero presentar antes del mediodía con HS y pesos coincidentes reduce las consultas. Una llamada cortés de seguimiento con su número de solicitud ayuda.
¿El certificado ICO es diferente del E‑SKA? ¿Necesito ambos?
Son distintos. ICO es estadístico y específico para café. E‑SKA es un CoO preferencial para beneficios arancelarios bajo TLCs. Muchos envíos usan ambos.
¿Puede un certificado cubrir múltiples contenedores?
Sí, si están bajo el mismo BL y factura. BL o facturas separadas requieren certificados separados.
¿Cómo corrijo desajustes de HS o peso?
Alinee el HS entre factura, PEB e ICO. Para pesos, use los kg netos embarcados según el BL y asegúrese de que todas las líneas de lote sumen exactamente el total del encabezado.
Ejemplos probados en campo que puede usar
- Envío de Arabica Bali Kintamani lavado. Línea para la casilla 7 que usamos: «Arabica Bali Kintamani G1, fully washed, tamiz 16/18, 300 sacos x 60 kg, humedad ≤12.5%.» Vea el perfil de taza aquí: Arabica Bali Kintamani Grade 1 Green Coffee Beans.
- Envío de mezcla fermentada en vino. Expréselo claramente: «Mezcla Arabica (Bali, Java, Gayo, Mandheling) lotes wine‑fermented, specialty, tamiz 16/18, 200 sacos x 60 kg.» Para contexto, esta es la mezcla que más exportamos: Bali, Java, Gayo & Mandheling - Wine Green Arabica Coffee Beans.
- Envío de robusta ELB a un procesador de instantáneo. Escribimos: «Robusta Lampung ELB 350BC, natural secado al sol, tamiz 17/19, 400 sacos x 60 kg.» Coincide con nuestro lenguaje comercial para Robusta Lampung Green Coffee Beans (ELB & Grades 2–4).
Si desea una segunda opinión sobre su elección de HS o la descripción de la casilla 7 antes de enviar, simplemente Contact us on email. Y si aún está seleccionando proveedores, también puede View our products para emparejar lotes con su especificación.
Nuestra experiencia demuestra que conseguir el registro y el lenguaje de la casilla 7 correctos convierte el certificado ICO de una tarea administrativa en una acción repetible con un clic. Y eso es una variable menos entre sus sacos y su comprador.