Un cronograma paso a paso de reclamos para café verde indonesio. Exactamente cuándo muestrear, cómo notificar y qué documentar bajo GCA vs ECF en 2025—más los errores prácticos que hunden reclamos y cómo evitarlos.
Si alguna vez ha abierto un contenedor de café verde, catado la llegada y ha sentido ese nudo en el estómago… ya lo sabe. La diferencia entre un reclamo exitoso y una pérdida costosa depende de sus primeras 72 horas y de si sus acciones coinciden con el contrato que realmente firmó. Aquí está el cronograma de reclamos que usamos y enseñamos a compradores que reciben café indonesio cada semana.
El plazo de reclamo, en lenguaje llano
GCA vs ECF se trata principalmente del tiempo. Ambos marcos permiten reclamar por calidad o condición, pero sus ventanas y desencadenantes difieren.
- GCA (Green Coffee Association, común en EE. UU.). En la práctica, la mayoría de los contratos basados en GCA otorgan una ventana más corta para reclamaciones de calidad. Vemos habitualmente 10 días calendario para notificar por calidad, contados desde que el café está disponible para muestreo en el almacén de destino o desde la primera liberación al comprador, lo que ocurra antes. Los reclamos por condición (daño, infestación, sacos húmedos) pueden permitir una ventana más amplia. Revise siempre su confirmación firmada, porque el número exacto de días puede variar según la contraparte.
- ECF (European Coffee Federation, común en Europa y en muchos contratos globales). La ventana por defecto para reclamos de calidad suele ser más amplia. La mayoría de las cláusulas ECF estándar dan 21 días calendario para notificar por calidad desde el día siguiente a que las mercancías estén disponibles en el almacén contractual de destino o desde la primera entrega ex‑warehouse. Para defectos latentes que no pudieron detectarse en la cata de llegada normal, el lenguaje ECF a menudo permite una notificación posterior al descubrirlos, pero solo si ha documentado la diligencia normal en la llegada.
Conclusión: ECF normalmente le da más tiempo. GCA es más estricta. Pero el reloj no empieza en la ETA del buque. Empieza cuando el lote está disponible para que usted lo muestree o en la primera liberación, y debe tratar esos momentos como día cero. Esto nos lleva a su cronómetro de reclamos.
La rutina de 72 horas en llegada que protege su reclamo
He comprobado que los reclamos que se ganan o se pierden suelen depender de lo que ocurrió en los primeros tres días. Recomendamos esta rutina para llegadas desde Indonesia, ya sea que reciba Café verde Sumatra Mandheling, Café verde Blue Batak o lotes lavados de Bali como Café verde Arábica Bali Kintamani Grado 1.
Día 0. Tan pronto como el lote esté disponible, obtenga una muestra de llegada adecuada.
- Método de muestreo. Para café embolsado en FCL, muestree al menos el 10 por ciento de los sacos distribuidos entre la parte frontal, el medio y la trasera. Use un trier para extraer desde diferentes profundidades. Combine en un compuesto de mínimo 1 kg. Separe en tres juegos sellados y etiquetados: muestra de trabajo del comprador, muestra del vendedor y reserva para inspección neutral.
- Cadena de custodia. Etiquete cada muestra con el número de contenedor, ID de lote, conteo de sacos, fecha/hora, muestreador y almacén.
Día 1. Controles básicos antes de catar.
- Humedad y actividad de agua. Registre la humedad con un medidor calibrado. Los cafés indonesios procesados en húmedo (wet‑hulled) suelen presentar valores más altos. Documente el número, el dispositivo utilizado y la fecha de calibración. Si tiene acceso, mida la actividad de agua.
- Calificación visual. Clasifique 300 g según los estándares SCA Green Defect para Arábica, o según su especificación para Robusta. Fotografíe defectos representativos (moho, daños por insectos, granos totalmente negros, piedras) con un marcador fechado.
Día 2. Cata y comparación con la descripción del contrato.
- Tueste y reposo consistentes. Use su tueste estándar de llegada. Anote la temperatura de carga, tiempo hasta el primer crack, temperatura/tiempo de finalización. Reposar 8–24 horas de manera consistente.
- Cate junto a su muestra previa al embarque u oferta. Las diferencias importan más que las puntuaciones absolutas en los reclamos. Registre descriptores, puntuaciones y panel.
Si la cata o los aspectos físicos se desvían materialmente de la descripción contractual, pase inmediatamente a la notificación. No espere a optimizar su perfil de tueste para “arreglar” la cata. Ese retraso cuesta reclamos cada año.
Exactamente cuándo y cómo notificar bajo GCA vs ECF
Esto es importante. Bajo ambos marcos, la notificación significa un mensaje escrito y fechado al vendedor indicando que está presentando un reclamo y por qué. No necesita adjuntar aún su caso completo, pero debe detener el reloj.
- GCA. La mayoría de los contratos GCA que vemos requieren notificación dentro de 10 días calendario. Cuente desde el día después de que el café estuvo por primera vez disponible para muestreo o desde la primera liberación. Si su almacén publicó una muestra de llegada el lunes, el martes es el día 1. No asuma “días hábiles” a menos que su contrato lo indique.
- ECF. El ECF estándar otorga 21 días calendario para notificar desde el día después de la disponibilidad o la primera entrega ex‑warehouse. Si descubre un defecto latente más tarde, notifique inmediatamente al descubrirlo y explique por qué no fue detectable en la llegada.
Consejo práctico: Envíe la notificación inicial dentro de 48–72 horas de su primera cata de llegada si sospecha una discrepancia. Siempre puede retirar un reclamo. No puede reactivar uno presentado tarde.
¿Qué documentos debo adjuntar a la primera notificación?
Manténgalo conciso pero contundente:
- Referencia del contrato e IDs de lote/contenedor
- Declaración clara del problema: defectos físicos, humedad/aw, descriptores de cata y discrepancia respecto al contrato
- Fotografías fechadas de sacos, defectos y cualquier problema de condición
- Su formulario de cata de llegada y hoja de calificación verde
- Confirmación de que ha apartado contramuestras selladas y detenido el uso pendiente de acuerdo
Si necesita una nota inicial, esta plantilla simple funciona:
Asunto: Notificación de reclamo de calidad – [Contrato # / ID de lote]
Estimado/a [Nombre del vendedor],
Por la presente notificamos un reclamo de calidad bajo [GCA/ECF] para [Contrato #, lote/contenedor]. Muestra de llegada tomada en [almacén] el [fecha]. Nuestra cata de llegada el [fecha] muestra [desviaciones clave en la cata] y los aspectos físicos indican [defectos/humedad]. Se adjuntan fotos, hoja de calificación y cata inicial. Tenemos contramuestras selladas y podemos ponerlas a disposición.
Por favor confirme los siguientes pasos y la vía preferida para reinspección conjunta o neutral.
Atentamente, [Nombre, Empresa]
¿Necesita ayuda para adaptar la redacción a su contrato? Envíenos la cláusula y revisaremos los plazos y el lenguaje con usted. Puede Contactarnos por whatsapp.
Muestreo en llegada y conservación que resiste en arbitraje
Vemos tres errores recurrentes:
- Compuesto demasiado pequeño o no representativo. Muestrear solo la fila frontal o solo los sacos superiores y su argumento se desmorona. Distribuya sus extracciones a lo largo del apilamiento y en distintas profundidades.
- Sin divisiones selladas. Conserva siempre al menos dos muestras divididas y selladas. Si no existe una muestra idéntica para el vendedor, los conflictos se prolongan.
- Tueste inconsistente para cata. Llegada vs pre‑embarque debe ser manzanas con manzanas. Documente su curva de tueste y el reposo.
¿Cuánto tiempo conservar muestras? Mantenga las divisiones selladas por un mínimo de 90 días después de la resolución o 6 meses desde la llegada si no se resuelve. Almacene en lugar fresco y seco en recipientes herméticos y etiquetados. En nuestra experiencia, este hábito gana más disputas que cualquier prueba de laboratorio sofisticada.
Quién realiza la inspección independiente y quién paga?
La reinspección neutral es común cuando comprador y vendedor no están de acuerdo.
- Inspectores y laboratorios. SGS, Cotecna, Intertek, Bureau Veritas y Eurofins realizan con frecuencia controles físicos y sensoriales. En Norteamérica, algunos laboratorios independientes con SCA Q Grader hacen cata calibrada de llegada para reclamos. En Europa, son estándar los peritos reconocidos por ECF.
- Pago. El reclamante típicamente adelanta los costos. La asignación final suele seguir el resultado o el acuerdo. Bajo la práctica tanto de GCA como de ECF, los árbitros a menudo adjudican los costos a la parte vencedora. Acorde el alcance, el laboratorio y el protocolo de muestreo por escrito antes de enviar los granos.
¿Aún puede reclamar si ha tostado o reenvasado parte del lote?
Sí, pero limite el uso a lo necesario para la evaluación. Tostar un perfil “utilizable” y consumir una porción del lote antes de la notificación es una trampa frecuente. Bajo GCA y ECF, usar una porción significativa de las mercancías puede considerarse aceptación. Nuestra regla: no tueste más de lo necesario para catar y verificar sus hallazgos. No reenvasar ni mezclar hasta haber enviado la notificación y acordado los siguientes pasos.
Copa con moho o sensación a humedad bajo ECF. ¿Es reclamable?
Si el contrato describe café limpio y sano y usted cata notas a moho o humedad inconsistentes con la origen o el procesamiento, puede reclamar bajo ECF. Tenga cuidado con perfiles intencionalmente fermentados o envejecidos. Por ejemplo, una fermentación estilo vino como nuestro Bali, Java, Gayo & Mandheling - Café verde Arábica tipo Wine tiene notas afrutadas y vínicas por diseño. Eso no es un defecto. Siempre ancle su reclamo en la descripción contractual y en la aprobación previa al embarque.
Cómo contar los días, con precisión
- Fecha de inicio. Cuente desde el día después de que el café esté por primera vez disponible para que usted lo muestree o desde la primera liberación ex‑warehouse. No desde la llegada del buque. No desde el día que decide desembalar.
- Días calendario vs hábiles. Trátelos como días calendario a menos que el contrato indique explícitamente días hábiles.
- Días festivos. A menos que su contrato diga lo contrario, los festivos cuentan en el cómputo. Si el día 10 o el 21 cae en domingo, aun así recomendamos enviar la notificación antes de que termine ese día.
¿Qué sucede si llega tarde uno o dos días?
Respuesta corta. Por lo general, está fuera de suerte salvo que el vendedor acepte un reclamo tardío. Hemos visto reclamos rescatados cuando el comprador puede probar que el vendedor causó la demora en poner el café a disposición o no suministró documentos para obtener la liberación. Pero esas son excepciones. Si sospecha un incumplimiento, escale de inmediato y proponga un acuerdo sin perjuicio. No se quede en silencio esperando buena voluntad más tarde.
La ruta de reinspección y resolución que realmente funciona
- Paso 1. Congelar la posición. Notificación enviada. Uso pausado. Contramuestras selladas.
- Paso 2. Acordar el alcance de la reinspección y el laboratorio. Definir si va a testar solo cata, cata + humedad y actividad de agua, o un conteo completo de defectos verdes. Confirmar el método de muestreo.
- Paso 3. Reinspección rápida. El tiempo típico de respuesta es de 3–7 días. Apunte a resolver antes de que cierre su ventana de reclamo para evitar trampas procesales.
- Paso 4. Opciones. Descuento de precio, reacondicionamiento, reemplazo o devolución. Bajo la práctica tanto de GCA como de ECF, las partes negocian primero términos comerciales. El arbitraje es su último recurso, no su plan A.
Problemas comunes en llegadas desde Indonesia y cómo documentarlos
- Humedad elevada o aw en Sumatras wet‑hulled. Registre la lectura con dispositivo y calibración. Fotografía cualquier saco húmedo o manchado. Catee por frescura y final limpio frente a su muestra aprobada.
- Materia extranjera y defectos primarios elevados. Use una hoja de calificación verde de 300 g para Arábica y muestre el conteo de defectos. Los visuales son determinantes aquí.
- Desajuste en la cata respecto al pre‑embarque. Catar junto a su muestra aprobada es su mejor evidencia. Para Bali lavados como Bali Natural Green Coffee Beans o Java de alta acidez como Café verde Arábica Java Ijen Grado 1, describa la variación, no solo la puntuación.
Lista de verificación rápida que puede ejecutar mañana
- Muestra de llegada tomada y dividida el día en que el café está disponible
- Humedad/aw medida y registrada con fotos
- Calificación verde de 300 g completada, defectos fotografiados
- Tueste de llegada catado junto a la muestra de oferta o pre‑embarque
- Notificación escrita enviada dentro de 48–72 horas si es necesario
- Contramuestras selladas, etiquetadas y almacenadas por 6 meses
- Laboratorio de reinspección y protocolo acordados por escrito antes de enviar muestras
Si desea una versión de una página de este cronograma de reclamos adaptada a GCA o ECF, o desea que revisemos su notificación antes de enviarla, Contactenos por whatsapp. Y si está evaluando opciones de reemplazo, siempre puede Ver nuestros productos para empatar perfil, proceso y grado rápidamente.
La realidad es que la mayoría de las disputas son evitables con una disciplina en las primeras 72 horas. Hemos ayudado a compradores a rescatar reclamos que parecían perdidos a la llegada. Pero los que recordamos más son las llegadas silenciosas y sin incidentes donde el café cumplió la especificación y la documentación quedó archivada. Haga bien lo básico y aburrido. Su cuenta de resultados se lo agradecerá.