मामला‑अध्ययन: इंडोनेशियाई कॉफी का यूरोप निर्यात — एक‑सप्ताह EUDR अनुपालन प्लेबुक

कैसे एक छोटे किसानों की सहकारी समिति और हमारी निर्यात टीम ने मुफ्त टूल्स का उपयोग करके सात दिनों में एक पूरा, ऑडिट‑तैयार EUDR ड्यू डिलिजेंस पैकेज तैयार किया। हमने क्या पकड़ने की जरूरत थी, खेतों का मैप कैसे किया, हमने कौन‑सी जोखिम जांचें चलाईं, और खरीदारों ने कौन‑से सटीक चेन‑ऑफ‑कस्टडी दस्तावेज़ माँगे।

हुक: हमने इसी सटीक सिस्टम का उपयोग करके "कोई डेटा नहीं" से 7 दिनों में निर्यात‑तैयार EUDR डॉसियर तक पहुंच बनाई

परिस्थिति यह थी। बाली की एक छोटे किसानों की सहकारी समिति ने हमें यूरोपीय खरीदार के लिए नियत Grade 1 Arabica का 19.2‑टन कंटेनर सौंपा। उनके पास किसानों के नाम और खरीद रसीदें थीं। उनके पास खेतों के भौगोलिक निर्देशांक, जोखिम जांच या ड्यू डिलिजेंस स्टेटमेंट नहीं थे। हमने एक सप्ताह में पूरा EUDR पैकेज तैयार किया, खरीदार से स्वीकृति ली, और शिपमेंट भेज दिया। नीचे चरण‑दर‑चरण प्रक्रिया दी गई है, सटीक टूल्स और टेम्पलेट के साथ।

हमने इस वर्कफ़्लो को उत्तर सुमात्रा शिपमेंट्स जैसे Blue Batak Green Coffee Beans और बाली माइक्रोलॉट्स जैसे Arabica Bali Kintamani Grade 1 Green Coffee Beans के लिए दोहराया है। यह प्लेबुक उत्पत्ति के स्थानों पर तब तक टिकाऊ रहता है जब तक आप आईडी, निर्देशांकों और दस्तावेजीकरण में अनुशासित बने रहते हैं।

तेज़, ऑडिट‑तैयार EUDR अनुपालन के 3 स्तंभ

1. वह जिओलोकेशन जो टिके। क्लीन फ़ार्म आईडी, सटीक WGS84 निर्देशांक, और एक सरल मानचित्र जिसे खरीदार बिना GIS डिग्री के पढ़ सके।

2. वनों की कटाई‑मुक्त सत्यापन। यह प्रमाण कि प्लॉट्स को 31 दिसंबर 2020 के बाद वनों से साफ़ नहीं किया गया था। हम सैटेलाइट परतों और दोहराने योग्य जोखिम आकलन पद्धति का उपयोग करते हैं।

3. चेन‑ऑफ‑कस्टडी की निरंतरता। हर किलोग्राम किसान खरीद से सहकारी समेकन तक और फिर निर्यात लॉट तक ट्रेस होने योग्य हो, हर बोरी पर लॉट कोड और मिलते‑जुलते दस्तावेजों के साथ।

इन तीनों को सही करें और EU ड्यू डिलिजेंस स्टेटमेंट अपलोड है, पैनिक नहीं।

दिन 1–2: मानचित्रण और सत्यापन (उपकरण + टेम्पलेट)

हमने 142 किसानों से लॉट की आपूर्ति शुरू की। हमारा लक्ष्य दिन 2 के लिए: 100% प्लॉट्स के निर्देशांक एकत्र करना, सैंपल पर सटीकता सत्यापित करना, और एक मास्टर किसान तालिका तैयार करना।

• फील्ड डेटा कैप्चर। हमने KoboCollect/ODK के साथ एक सरल फ़ॉर्म का उपयोग किया: Farmer ID, नाम, गाँव, सहमति चेकबॉक्स, GPS पॉइंट कैप्चर, फ़ार्म साइज (ha), मुख्य प्रजातियाँ, इंटरक्रॉप्स, पहला रोपण वर्ष। ऑफलाइन मोड ठीक काम करता है।

• मुफ्त मैपिंग टूल्स। पॉलीगॉन स्केचिंग के लिए Android पर QField या डेस्कटॉप पर QGIS। पॉइंट्स के लिए हमने Google Earth में डबल‑चेक किया। यदि आप चाहें तो MapIt GIS और Maps.me भी ऑफलाइन काम करते हैं।

• सटीकता जांच। हमने फॉर्म में accuracy/HDOP फ़ील्ड चालू किए। 15 m से खराब रिपोर्ट की गई किसी भी रीडिंग को फिर से लिया गया। हमारे अनुभव में, साइट पर 10–20 सेकंड रुकने पर <5 m सटीकता मिलती है।

• किसान सहमति। हम इसे कभी छोड़ते नहीं। Bahasa Indonesia में एक पृष्ठीय सहमति फ़ॉर्म साथ में हस्ताक्षर या अंगूठे का निशान, जिसमे डेटा उपयोग का संदर्भ EUDR के लिए दिया गया हो। रिकॉर्ड में एक फोटो संग्रहीत करते हैं।

प्रायोगिक सुझाव: अपनी Farmer IDs पहले ही नामित कर लें। हम गाँव के तीन अक्षर और चार‑अंकीय अनुक्रम उपयोग करते हैं, जैसे ULI‑0043। इससे बाद में घंटे बचते हैं।

EU कॉफी फार्मों के लिए किस जिओलोकेशन फॉर्मेट को स्वीकार करता है?

WGS84 अक्षांश/देशांतर दशमलव डिग्री में उपयोग करें। पॉलीगॉनों के लिए, वर्टिसीज़ को क्रम में सूचीबद्ध करें और आकृति को बंद करने के लिए अंतिम में पहला बिंदु दोहराएँ। पॉइंट्स के लिए, एक निर्देशांक जोड़ी।

क्या मुझे पूरे खेत के पॉलीगॉन्स चाहिए या कॉफी के लिए पॉइंट निर्देशांक पर्याप्त हैं?

नियम का उद्देश्य भूमि के प्लॉट्स का जिओलोकेशन मांगना है। पॉलीगॉन यह साबित करने का सबसे स्पष्ट तरीका है कि क्या फ़ार्म सीमा के अंदर है। व्यवहार में, कई खरीदार पहले सीज़न में पॉलीगॉन संभव न होने पर छोटे किसानों के प्लॉट के लिए एकल पॉइंट स्वीकार कर लेते हैं, पर वे जोखिम को अधिक अंकित करेंगे। हमारा नियम: अभी पॉइंट्स पकड़ें, और एक हर्जानी फसल के भीतर दोहराव वाले आपूर्तिकर्ताओं के लिए पॉलीगॉन्स में अपग्रेड करें। यदि आप वहां QField में पॉलीगॉन्स बना सकते हैं, तो ऐसा करें।

दिन 3–4: वनों की कटाई‑मुक्त सत्यापन और जोखिम आकलन

हार्दिक बात यह है कि खरीदार सुंदर मानचित्र नहीं चाहते, वे आपकी तार्किक प्रक्रिया देखना चाहते हैं। हमने एक सरल, बचाव योग्य पद्धति का उपयोग किया जिसे हम हर शिपमेंट में दोहरा सकते हैं।

• Global Forest Watch। हमने फ़ार्म निर्देशांकों को GFW में लोड किया और 2020 के बाद के ट्री कवर लॉस लेयर्स की जांच की। हमने पिछले 24 महीनों में प्लॉट्स के पास किसी भी GLAD अलर्ट को नोट किया।

• इंडोनेशियाई परतें। हमने नवीनतम भूमि आवरण मानचित्र और KLHK से पीट/संरक्षित क्षेत्र संदर्भ और वन मोराटोरियम मानचित्र (PIPPIB) ओवरले किए। संरक्षित क्षेत्रों के भीतर के फ़ार्म एक शमन योजना ट्रिगर करते हैं।

• बफर जांच। पॉलीगॉन्स के लिए हमने संरक्षण के रूप में 30 m अंदरूनी बफ़र उपयोग किया। पॉइंट्स के लिए हमने 50 m त्रिज्या रखा और उच्च‑रिज़ॉल्यूशन सैटेलाइट इमेजरी में हालिया परिवर्तनों का आकलन किया।

• जोखिम स्कोरिंग। निम्न जोखिम: पास में कोई अलर्ट या क्षय नहीं, संरक्षित क्षेत्रों में नहीं, पूर्ववर्ती फसल इतिहास 2020 से पहले। मध्यम जोखिम: 100 m के भीतर अलर्ट या अस्पष्ट अधिकार/टेन्योर। उच्च जोखिम: संरक्षित क्षेत्रों के साथ ओवरलैप या 2020 के बाद स्पष्ट रूप से साफ़ किए गए क्षेत्र।

• शमन। मध्यम/उच्च जोखिम के लिए अतिरिक्त साक्ष्य आवश्यक थे। पुराने पेड़ों की तस्वीरें, किसान की शपथ‑पत्र में रोपण वर्ष, पड़ोसियों के बयानों, या लंबे समय से कॉफी होने की पुष्टि करने वाले गाँव पत्र। दिन 4 पर हमने दो प्लॉट को बाहर कर दिया क्योंकि इमेजरी ने 2021 के बाद की ताज़ा सफाई दिखायी।

एक सहकारी यह कैसे प्रमाणित कर सकता है कि कॉफी 2020 के बाद वनों से साफ़ किए गए भूमि से नहीं आई?

सबूतों का एक स्टैक उपयोग करें। सैटेलाइट इमेजरी टाइम‑सीरीज़, GFW अलर्ट्स, रोपण वर्ष डेटा, और परिपक्व पेड़ों की तस्वीरों के साथ आंतरिक निरीक्षण नोट्स। जहां टेन्योर अनौपचारिक हो, वहां गाँव के पत्र जोड़ें। यदि संदेह हो, तो प्लॉट को बाहर कर दें। 1–2 सीमा‑रहित किसानों को बाहर करना बाद में ऑडिटर के साथ बहस करने से तेज़ है।

दिन 5: चेन‑ऑफ‑कस्टडी जो वास्तव में आपके खेतों से जुड़ी हो

ट्रेसबिलिटी टूटती है जब खरीद रिकॉर्ड में खेतों का संदर्भ नहीं होता। हमने पाया है कि सबसे सरल सिस्टम ही विजयी रहता है।

• खरीद को Farm ID से लिंक करें। हर पर्चमेंट खरीद रसीद में Farmer ID, तिथि, वजन, और मॉइस्चर शामिल होता है। हमने इसे सीधे मास्टर तालिका में टाइप किया।

• लॉट कोडिंग। हमने एक निर्यात लॉट कोड बनाया इस फ़ॉर्मेट में: BLI‑2024‑WK37‑L01। यह हर बोरी पर मुद्रित होता है और ड्राइंग, हुल्लिंग, और ग्रेडिंग लॉग्स में दिखाई देता है।

• समेकन सीमाएँ। इस शिपमेंट के लिए हमने प्रति लॉट अधिकतम 50 किसानों तक सीमित किया। कानूनी सीमा नहीं है, पर दस्तावेज 80–100 के ऊपर जाने पर जटिल हो जाते हैं। यदि आप मिश्रण भेज रहे हैं जैसे Bali, Java, Gayo & Mandheling - Wine Green Arabica Coffee Beans, तो अंतिम ब्लेंडिंग तक क्षेत्रीय लॉट अलग रखें और फिर समान EUDR स्टेटमेंट के भीतर मिलाएं।

• पैकेजिंग और कोडिंग। प्रत्येक बोरी पर Lot code, Bag number, Net weight और एक read‑only लॉट शीट का लिंक वाला QR कोड होता है। लो‑टेक भी काम करता है। प्रिंटेड लेबल्स के साथ मिल पर एक बाइंडर रखें।

हम किसान प्लॉट्स को लॉट्स और EUDR ट्रेसबिलिटी के लिए निर्यात इनवॉयस से कैसे जोड़ते हैं?

एक मास्टर स्प्रेडशीट का उपयोग करें। टैब्स: Farms, Purchases, Processing, Lots, और Shipment। Lot टैब उन फार्मों और वॉल्यूम का सारांश देता है जो प्रत्येक लॉट में प्रवाहित होते हैं। आपकी इनवॉयस लॉट कोड का संदर्भ देती है, और आपका ड्यू डिलिजेंस अपलोड उसी लॉट कोड और फार्म निर्देशांकों को संदर्भित करता है।

दिन 6: ऑडिटर‑तैयार डॉसियर संकलित करें जिसे खरीदार वास्तव में पसंद करते हैं

हमने सीखा है कि डेटा को उसी तरीके से पैक करें जैसा ऑडिटर्स पढ़ते हैं।

• एक पृष्ठीय सारांश। उत्पत्ति, किसानों की संख्या, क्षेत्रफल, विधियाँ, डेटा टूल्स, और जोखिम परिणाम।

• एक मानचित्र PDF। गाँव सीमाओं और प्लॉट स्थानों के साथ सरल ओवरव्यू। कोई GIS शब्दजाल नहीं।

• फ़ार्म तालिका। CSV जिसमें Farmer ID, निर्देशांक, क्षेत्रफल, प्रजाति, रोपण वर्ष, और सहमति स्थिति। साफ़ हेडर। WGS84 दशमलव।

• जोखिम मेमो। दो पृष्ठ जो आपके डेटासेट्स, बफर दूरी, और शमन कदमों को समझाते हैं। जहाँ आवश्यक हो वहाँ GFW के स्क्रीनशॉट संलग्न करें।

• सहायक दस्तावेज। नमूना सहमति फ़ॉर्म, आंतरिक निरीक्षण चेकलिस्ट, खरीद रसीदें, और लॉट कोडिंग SOP।

EUDR अनुपालन के लिए हमें छोटे किसानों से कौन‑कौन से दस्तावेज़ इकट्ठा करने चाहिए?

न्यूनतम: सहमति फ़ॉर्म, किसान पहचान प्रमाण, खेत का स्थान और आकार, रोपण वर्ष, प्रजाति, और फोटो के साथ आंतरिक निरीक्षण चेकलिस्ट। यदि उपलब्ध हो तो भूमि अधिकार का प्रमाण जोड़ें। सब कुछ Farmer ID से जुड़ा रखें।

दिन 7: EU ड्यू डिलिजेंस स्टेटमेंट पोर्टल पर सबमिट करें और लूप बंद करें

EU का ड्यू डिलिजेंस स्टेटमेंट पोर्टल जिओलोकेशन और सप्लाई चेन डेटा के साथ संरचित सबमिशन स्वीकार करता है। हमने अपनी CSV अपलोड की, जोखिम मेमो और मानचित्र संलग्न किए, और वाणिज्यिक इनवॉयस व पैकिंग लिस्ट में लॉट कोड का संदर्भ दिया। खरीदार ने उसी बंडल की समीक्षा की। कोई आश्चर्य नहीं आया।

प्रो टिप: अपने CSV का दिन एक से एक ड्राय‑रन एक्सपोर्ट चलाएँ और कॉलम नामों को मान्य करें। आख़िरी‑मिनट फ़ॉर्मैटिंग वहाँ जहां अधिकांश सबमिशन्स अटकते हैं।

यदि आप सबमिट करने से पहले अपने डेटासेट पर एक त्वरित संज्ञानात्मक जाँच चाहते हैं, तो आप हमें व्हाट्सऐप पर संपर्क करें। हम आपके हेडर्स और मैपिंग दृष्टिकोण को देखने में प्रसन्न हैं।

वे प्रश्न जो हमें बार‑बार मिलते हैं

फील्ड स्टाफ ऑफलाइन GPS और फ़ार्म डेटा कैप्चर करने के लिए कौन‑सी मुफ्त ऐप्स इस्तेमाल कर सकते हैं?

KoboCollect/ODK फ़ॉर्म्स के लिए, पॉलीगॉन्स के लिए QField, त्वरित पॉइंट्स के लिए Maps.me या MapIt GIS। डेस्कटॉप सत्यापन के लिए Google Earth। थोड़ी सेट‑अप के साथ ये सभी ऑफलाइन काम करते हैं।

हमें प्रति लॉट कितने किसान लक्षित करने चाहिए?

छोटे किसानों के लिए हम प्रति लॉट 30–50 किसानों का लक्ष्य रखते हैं। इससे बड़ा हो सकता है, पर समीक्षा अधिक समय लेती है और त्रुटियाँ बढ़ती हैं। एक‑उत्पत्ति लॉट्स के लिए जैसे Sumatra Mandheling Green Coffee Beans, हम अक्सर सरल करने के लिए गाँवों के अनुसार सब‑लॉट रखते हैं।

फ़ार्म जिओलोकेशन और जोखिम आकलनों को कितनी बार अपडेट करना चाहिए?

दोहराने वाले आपूर्तिकर्ताओं के लिए वार्षिक रूप से, और तुरंत जब कोई फ़ार्म सीमा बदलती है या आप नए किसानों को जोड़ते हैं। जोखिम जांचें प्रत्येक शिपमेंट साइकिल पर चलनी चाहिए क्योंकि GFW अलर्ट्स साप्ताहिक रूप से अपडेट होते हैं।

छोटे किसानों के कॉफी प्लॉट्स के लिए GPS सटीकता को कैसे मान्य करें?

फ़ार्म विज़िट पर कम से कम दो पॉइंट्स कैप्चर करें और तुलना करें। 15 m से खराब सटीकता वाले किसी भी रीडिंग को पुनः भ्रमण के लिए चिन्हित करें। सड़कों और नदियों के मोड़ों जैसे स्पष्ट फीचर्स के आसपास उच्च‑रिज़ इमेजरी के साथ क्रॉस‑चेक करें।

EUDR सबमिशन के लिए नमूना डेटा फ़ील्ड्स

FarmerID, Name, Village, Latitude, Longitude (or Polygon), FarmAreaHa, PlantingYear, Species, Consent, PurchaseDate, ParchmentKg, LotCode.

वे 5 सबसे बड़ी गलतियाँ जो EUDR सबमिशन्स को नष्ट कर देती हैं

• सहमति नहीं या गंदे IDs। यदि Farmer IDs सत्र के बीच बदलते हैं, तो आपकी चेन‑ऑफ‑कस्टडी टूट जाती है।

• विधि के बिना सुंदर मानचित्र। ऑडिटर्स को सिर्फ मानचित्र के पिन नहीं चाहिए; उन्हें आपके उपयोग किए गए डेटासेट्स और थ्रेशहोल्ड्स दिखाएँ।

• जल्दी क्षेत्रों को मिलाना। जिला‑लॉट्स को तब तक अलग रखें जब तक आप अपना स्टेटमेंट अंतिम रूप न दे दें। बाद में मिश्रण करें यदि आवश्यक हो।

• संरक्षित क्षेत्रों के पास कमजोर साक्ष्य। यदि प्लॉट किसी रिज़र्व के पास हैं तो सबूतों को स्टैक करें—तस्वीरें, पत्र, रोपण वर्ष।

• पैकेजिंग को छोड़ देना। लॉट कोड्स को बोरियों, गोदाम लॉग्स, और इनवॉयस पर दिखना चाहिए। वही निरंतरता आपकी सुरक्षा जाल है।

संसाधन और अगला कदम

• मुफ्त मैपिंग स्टैक: ODK/Kobo, QField, QGIS, Google Earth, Global Forest Watch।

• आंतरिक टेम्पलेट्स कॉपी करने के लिए: किसान सहमति, आंतरिक निरीक्षण चेकलिस्ट, जोखिम मेमो आउटलाइन, और लॉट कोडिंग SOP। यदि आपको उदाहरण चाहिए, तो हमारे उत्पाद देखें और जब आप किसी उत्पत्ति का सैंपल लें तो टेम्पलेट सेट का अनुरोध करें।

• यह सलाह कब लागू होती है। इंडोनेशिया के मुख्य उत्पत्ति‑स्थलों से छोटे किसान Arabica और Robusta, सहकारी या कलेक्टर‑आधारित आपूर्ति के लिए। यदि आप कैडस्ट्रल मानचित्रों के साथ एस्टेट चला रहे हैं, तो पहले पॉलीगॉन करें और अपने GIS एक्सपोर्ट को सीधे अपने ERP से जोड़ें।

वास्तविकता यह है कि EUDR जा रहा नहीं है, और पिछले छह महीनों में हमने देखा है कि यूरोपीय खरीदार पॉलीगॉन्स और वर्णनात्मक जोखिम मेमो पर अपेक्षाएँ कड़ी कर रहे हैं। एक बार काम करें। संरचना बचा लें। प्रत्येक नया शिपमेंट एक तेज़ अपडेट बन जाता है, पुनर्निर्माण नहीं।

और यदि आप बाली, aceh, या सुमात्रा के किसी लाइव लॉट पर इस प्रक्रिया को साथ चलाना चाहते हैं, तो हम यहाँ हैं। हम आपकी टीम को हमारी टीम के साथ एक‑सप्ताह के स्प्रिंट पर जोड़ सकते हैं और एक पैकेज सौंप सकते हैं जिसे आपका खरीदार पहले प्रयास में साइन कर देगा।