इंडोनेशियाई ग्रीन कॉफी के लिए चरण‑दर‑चरण क्लेम क्लॉक। GCA बनाम ECF के तहत 2025 में कब सैंपल करना है, कैसे सूचित करना है, और क्या दस्तावेज़ करना है—साथ ही वे व्यावहारिक गलतियाँ जो दावों को डुबो देती हैं और उन्हें कैसे टालें।
यदि आपने कभी हरे कॉफी का कंटेनर खोला है, आगमन सैंपलिंग की है, और वह沈ने वाला अहसास महसूस किया है… तो आप पहले से ही जानते हैं। चिकनी दावे और महंगी लिखतफल (write‑off) के बीच का अंतर आपके पहले 72 घंटों पर निर्भर करता है और इस बात पर कि क्या आपकी क्रियाएँ उस अनुबंध के अनुरूप हैं जिसे आपने वास्तव में साइन किया था। यहां वह क्लेम क्लॉक है जिसे हम उपयोग करते हैं और उन खरीदारों को सिखाते हैं जो हर सप्ताह इंडोनेशियाई कॉफी लाते हैं।
क्लेम डेडलाइन, सरल भाषा में
GCA बनाम ECF ज्यादातर समय के बारे में है। दोनों ढाँचे गुणवत्ता या स्थिति के लिए दावा करने की इजाजत देते हैं, लेकिन उनकी विंडोज़ और ट्रिगर्स अलग होते हैं।
- GCA (Green Coffee Association, आमतौर पर अमेरिका में)। व्यवहार में, अधिकांश GCA‑आधारित अनुबंध गुणवत्ता शिकायतों के लिए छोटी विंडो देते हैं। हम नियमित रूप से देखते हैं कि गुणवत्ता के लिए सूचित करने की अवधि 10 कैलेंडर दिन होती है, जिसकी गणना उस समय से की जाती है जब कॉफी गंतव्य गोदाम में सैंपलिंग के लिए उपलब्ध होती है या खरीदार के लिए पहली रिहाई हुई हो—जो भी पहले हो। कंडीशन क्लेम (नुकसान, कीट संक्रमण, गीली बोरी) के लिए अधिक लंबी विंडो दी जा सकती है। अपने हस्ताक्षरित पुष्टिकरण की हमेशा जाँच करें, क्योंकि दिनों की सटीक संख्या काउंटरपार्टी के अनुसार भिन्न हो सकती है।
- ECF (European Coffee Federation, यूरोप और कई वैश्विक अनुबंधों में सामान्य)। गुणवत्ता दावों के लिए डिफ़ॉल्ट विंडो आमतौर पर लंबी होती है। अधिकांश मानक ECF क्लॉज़ गुणवत्ता के लिए सूचित करने हेतु 21 कैलेंडर दिन देते हैं, जो उस दिन के बाद से शुरू होते हैं जब माल संविदात्मक गंतव्य गोदाम में उपलब्ध हो या गोदाम से पहली डिलीवरी के बाद। ऐसे छिपे हुए दोषों के लिए जो सामान्य आगमन कपिंग पर नहीं पाए जा सकते थे, ECF भाषा अक्सर खोज पर बाद में सूचना देने की अनुमति देती है, बशर्ते आपने आगमन पर सामान्य परिश्रम का दस्तावेजीकरण किया हो।
लाभार्थी सलाह: ECF सामान्यतः आपको अधिक समय देता है। GCA कड़ा है। लेकिन क्लॉक जहाज के ETA पर शुरू नहीं होता। यह उस समय से शुरू होता है जब आप सैंपल करने के लिए उपलब्ध होते हैं या पहली रिहाई होती है, और आपको उन्हें दिन शून्य के रूप में मानकर चलना चाहिए। इससे हम आपके क्लेम क्लॉक पर पहुँचते हैं।
आपका क्लेम सुरक्षित रखने वाला 72‑घंटे आगमन रूटीन
मैंने पाया है कि दावे जीतना या हारना आमतौर पर पहले तीन दिनों में हुई घटनाओं पर निर्भर करता है। हम इंडोनेशियाई आगमन के लिए यह रूटीन सुझाते हैं, चाहे आप Sumatra Mandheling Green Coffee Beans, Blue Batak Green Coffee Beans, या धुले बाली लॉट जैसे Arabica Bali Kintamani Grade 1 Green Coffee Beans प्राप्त कर रहे हों।
Day 0. जैसे ही लॉट उपलब्ध हो, एक उपयुक्त आगमन सैंपल खींचें।
- सैंपलिंग विधि। FCL बैग्ड कॉफी के लिए, सामने, बीच और पीछे में फैले कम से कम 10 प्रतिशत बैग सैंपल करें। विभिन्न गहराइयों से निकालने के लिए ट्रायर का उपयोग करें। न्यूनतम 1 किलोग्राम का एक समेकित (composite) बनाएं। इसे तीन सीलबंद, लेबल किए सेटों में विभाजित करें: खरीदार कार्यशील सैंपल, विक्रेता सैंपल, और तटस्थ निरीक्षण के लिए रिज़र्व।
- कस्टडी चेन। प्रत्येक सैंपल पर कंटेनर नंबर, लॉट आईडी, बैग गणना, दिनांक/समय, सैंपलकर्ता और गोदाम का लेबल लगाएं।
Day 1. कपिंग से पहले बुनियादी जाँचें।
- नमी और वाटर एक्टिविटी। एक कैलिब्रेटेड मीटर से नमी दर्ज करें। इंडोनेशियाई वेट‑हुल्ड (wet‑hulled) कॉफी अक्सर उच्चतर बैठती है। संख्या, उपयोग किए गए उपकरण और कैलिब्रेशन तिथि का दस्तावेजीकरण करें। यदि संभव हो तो वाटर एक्टिविटी लें।
- विजुअल ग्रेडिंग। अरबीका के लिए SCA ग्रीन डिफेक्ट मानकों के अनुसार 300 g ग्रेड करें, या अपनी रोबस्टा विशिष्टता के अनुसार ग्रेडिंग करें। प्रतिनिधि दोषों (फफूंदी, कीट क्षति, पूरा काला, पत्थर) की तारीख सहित तस्वीरें लें।
Day 2. कप करें और अनुबंध विवरण से तुलना करें।
- समान रूप से रोस्ट और रेस्ट करें। अपनी मानक आगमन रोस्ट का उपयोग करें। चार्ज तापमान, पहली क्रैक तक का समय, अंत ताप/समय नोट करें। लगातार 8–24 घंटे विश्राम दें।
- अपने प्री‑शिपमेंट या ऑफ़र सैंपल के साथ साथ कप करें। दावों में अंतरशीलताएँ (differences) सकल स्कोर से ज्यादा मायने रखती हैं। विवरण, स्कोर और पैनल दर्ज करें।
यदि कप या भौतिक विशेषताएँ अनुबंध विवरण से भौतिक रूप से भिन्न हों, तो तुरंत नोटिस पर जाएं। अपना रोस्ट प्रोफ़ाइल "ठीक" करने के लिए प्रतीक्षा न करें। वह विलंब हर साल दावों की कीमत चुकवाता है।
GCA बनाम ECF के तहत ठीक कब और कैसे सूचित करें
असल बात यह है। दोनों ढाँचों के तहत, नोटिस का अर्थ विक्रेता को लिखित, दिनांकित संदेश भेजना है जिसमें आप बता रहे हों कि आप दावा कर रहे हैं और क्यों। आपको अभी अपना पूरा केस संलग्न करने की आवश्यकता नहीं है, लेकिन आपको क्लॉक रोकना होगा।
- GCA। अधिकांश GCA अनुबंध जिनको हम देखते हैं, नोटिस 10 कैलेंडर दिनों के भीतर माँगते हैं। इसकी गणना उस दिन के बाद से करें जब कॉफी सबसे पहले आपके लिए सैंपलिंग के लिए उपलब्ध हुई या पहली रिहाई हुई। यदि आपके गोदाम ने सोमवार को आगमन सैंपल पोस्ट किया था, तो मंगलवार दिन 1 होगा। जब तक आपका अनुबंध स्पष्ट रूप से "business days" न कहे, "बिज़नेस डे" मानने की धारण न रखें।
- ECF। मानक ECF उपलब्धता या गोदाम से पहली डिलीवरी के अगले दिन से 21 कैलेंडर दिन का नोटिस देता है। यदि आप बाद में किसी छिपे हुए दोष की खोज करते हैं, तो खोज के साथ तुरंत सूचित करें और बताएं कि वह दोष आगमन के समय क्यों पता नहीं चल सकता था।
व्यावहारिक सलाह: यदि आपको असंगति का संदेह है, तो अपने पहले आगमन कपिंग के 48–72 घंटों के भीतर प्रारंभिक नोटिस भेजें। आप हमेशा दावा वापस ले सकते हैं। आप देर से किए गए दावे को फिर से जीवित नहीं कर सकते।
पहले नोटिस के साथ किन दस्तावेज़ों को संलग्न करना चाहिए?
इसे संक्षिप्त पर वास्तविक रखें:
- अनुबंध संदर्भ और लॉट/कंटेनर ID
- समस्या का स्पष्ट विवरण: भौतिक दोष, नमी/aw, कप विवरण और अनुबंध से विचलन
- बैग, दोषों और किसी भी स्थिति संबंधी समस्या की तारीख़ के साथ तस्वीरें
- आपका आगमन कपिंग फॉर्म और ग्रीन ग्रेडिंग शीट
- पुष्टि कि आपने सीलबंद काउंटर‑सैंपल अलग रखे हैं और सहमति तक आगे उपयोग रोका है
यदि आपको एक प्रारंभिक नोटिस चाहिए, तो यह सरल टेम्पलेट काम करेगा:
Subject: Notice of quality claim – [Contract # / Lot ID]
Dear [Seller name],
We hereby give notice of a quality claim under [GCA/ECF] for [Contract #, lot/container]. Arrival sample pulled at [warehouse] on [date]. Our arrival cupping on [date] shows [key cup deviations] and physicals indicate [defects/moisture]. Photos, grading sheet, and initial cupping are attached. We have sealed counter‑samples and can make them available.
Please confirm next steps and preferred pathway for joint or neutral reinspection.
Regards, [Name, Company]
क्या आप चाहते हैं कि हम आपके अनुबंध के अनुसार शब्दावली को अनुकूलित करें? उस क्लॉज़ को हमें भेजें और हम आपके साथ समय सीमा और भाषा की समीक्षा करेंगे। आप हमें Contact us on whatsapp पर संपर्क कर सकते हैं।
आगमन सैंपलिंग और संरक्षण जो आर्बिट्रेशन में टिकता है
हम तीन बार बार‑बार होने वाली गलतियाँ देखते हैं:
- समेकित (composite) बहुत छोटा या प्रतिनिधि नहीं। केवल अगली पंक्ति या केवल ऊपर के बैग सैंपल करने से आपकी दलील ध्वस्त हो सकती है। अपनी खींचाइयां स्टैक और गहराइयों में फैला कर लें।
- सीलबंद विभाजन नहीं। हमेशा कम से कम दो सीलबंद विभाजन सैंपल रखें। यदि विक्रेता के पास समान सैंपल नहीं है, तो विवाद लटकते रहते हैं।
- कपिंग के लिए असंगत रोस्ट। आगमन बनाम प्री‑शिपमेंट तुलनात्मक होना चाहिए। अपना रोस्ट कर्व और रेस्ट दस्तावेज़ित करें।
सैंपल कितनी देर रखें? संकल्प के बाद न्यूनतम 90 दिन या आगमन से 6 महीने यदि असमाधानित हो तो सीलबंद विभाजन रखें। ठंडी और शुष्क जगह में एयरटाइट, लेबल वाले कंटेनरों में संग्रहित करें। हमारे अनुभव में, यह एकल आदत किसी भी महंगे लैब टेस्ट से अधिक विवाद जीतती है।
स्वतंत्र निरीक्षण कौन करता है और भुगतान कौन करता है?
तटस्थ पुनर्निरीक्षण आम है जब खरीदार और विक्रेता असहमत हों।
- निरीक्षक और लैब। SGS, Cotecna, Intertek, Bureau Veritas, और Eurofins अक्सर भौतिक और संवेदी जांच करते हैं। उत्तरी अमेरिका में, कुछ स्वतंत्र SCA Q Grader लैब दावों के लिए कैलिब्रेटेड आगमन कपिंग करती हैं। यूरोप में, ECF‑मान्यता प्राप्त सर्वेयर मानक होते हैं।
- भुगतान। आम तौर पर दावा करने वाला लागत अग्रिम देता है। अंतिम विभाजन सामान्यतः परिणाम या सुलह के अनुसार होता है। GCA और ECF दोनों अभ्यासों के तहत, मध्यस्थ अक्सर लागत को जीतने वाली पार्टी को आवंटित करते हैं। बीन्स भेजने से पहले लिखित में दायरा, लैब और सैंपलिंग प्रोटोकॉल पर सहमति करें।
क्या आप अभी भी दावा कर सकते हैं यदि आपने लॉट का एक हिस्सा रोस्ट या री‑पैक कर दिया हो?
हाँ, लेकिन मूल्यांकन के लिए आवश्यक उपयोग तक सीमित रखें। एक "काम करने योग्य" प्रोफ़ाइल के लिए रोस्ट करना और नोटिस से पहले लॉट का एक बड़ा हिस्सा उपभोग करना एक बारंबार जाल है। GCA और ECF दोनों के अंतर्गत, माल के पर्याप्त हिस्से का उपयोग स्वीकार्यता माना जा सकता है। हमारा नियम: केवल उतना रोस्ट करें जितना कप करने और अपने निष्कर्षों की पुष्टि करने के लिए आवश्यक हो। नोटिस भेजने और अगले कदम पर सहमति होने तक री‑पैक या ब्लेंड न करें।
ECF के तहत फफूंदी या बदबूदार कप — क्या यह दावा योग्य है?
यदि अनुबंध साफ़, sound कॉफी का वर्णन करता है और आप कप में फ़फूंदी या बदबूदार नोट्स पाते हैं जो उत्पत्ति या प्रोसेसिंग से असंगत हैं, तो आप ECF के तहत दावा कर सकते हैं। जानबूझ कर किण्वित या वृद्ध प्रोफ़ाइल के साथ सावधानी बरतें। उदाहरण के लिए, वाइन‑स्टाइल किण्वन मिश्रण जैसे हमारे Bali, Java, Gayo & Mandheling - Wine Green Arabica Coffee Beans में फलदार, वीनस नोट्स डिज़ाइन के अनुसार होते हैं। वह दोष नहीं है। हमेशा अपने दावे को अनुबंध वर्णन और प्री‑शिपमेंट स्वीकृति से जोड़ें।
दिनों की गणना कैसे करें, सटीक रूप से
- प्रारंभ तिथि। उस दिन के बाद से गिनती करें जब कॉफी सबसे पहले आपके लिए सैंपल करने के लिए उपलब्ध हो या पहली एक्स‑वेयरहाउस रिहाई हो। न कि जहाज़ के आगमन पर। न ही उस दिन जब आप खोलने का निर्णय लेते हैं।
- कैलेंडर बनाम बिज़नेस डे। जब तक अनुबंध स्पष्ट रूप से बिज़नेस डे न कहे, उन्हें कैलेंडर दिनों के रूप में मानें।
- सार्वजनिक छुट्टियाँ। जब तक अनुबंध अलग कहे, छुट्टियाँ भी दिनों की गिनती में आती हैं। यदि दिन 10 या 21 रविवार पर पड़ता है, तो हम सलाह देते हैं कि उस दिन समाप्त होने से पहले नोटिस भेज दें।
अगर आप एक या दो दिन देर हो गए तो क्या होता है?
संक्षेप उत्तर। आप आमतौर पर भाग्य से बाहर होते हैं जब तक विक्रेता देर से क्लेम स्वीकार करने को तैयार न हो। हमने ऐसे दावों को बचाया देखा है जब खरीदार यह साबित कर सकता है कि विक्रेता ने कॉफी उपलब्ध कराने में देरी की या रिलीज़ के लिए आवश्यक दस्तावेज़ प्रदान करने में विफल रहा। लेकिन ये अपवाद ही होते हैं। यदि आपको संदेह है कि आप चूक गए हैं, तो तुरंत उच्च स्तरीय कार्रवाई करें और बिना‑पूर्वाग्रह (without‑prejudice) सुलह प्रस्तावित करें। चुप न रहें और बाद में भलाई की उम्मीद न करें।
पुनर्निरीक्षण और समाधान पथ जो वास्तव में काम करता है
- कदम 1. स्थिति जमाएं। नोटिस भेजा गया। उपयोग रोका गया। काउंटर‑सैंपल सील किए गए।
- कदम 2. पुनर्निरीक्षण का दायरा और लैब तय करें। यह परिभाषित करें कि क्या आप केवल कप परीक्षण कर रहे हैं, कप + नमी और वाटर एक्टिविटी, या पूर्ण ग्रीन दोष गणना। सैंपलिंग विधि की पुष्टि करें।
- कदम 3. जल्दी से पुनर्निरीक्षण कराएं। सामान्य टर्नअराउंड 3–7 दिन है। प्रक्रियागत जाल से बचने के लिए अपने क्लेम विंडो बंद होने से पहले निपटान करने का लक्ष्य रखें।
- कदम 4. विकल्प। मूल्य राहत (price allowance), पुनःconditioning, प्रतिस्थापन, या वापसी। GCA और ECF के अभ्यास के तहत, पार्टियाँ पहले वाणिज्यिक शर्तों पर बातचीत करती हैं। मध्यस्थता आपकी आखिरी उम्मीद है, प्राथमिक योजना नहीं।
सामान्य इंडोनेशियाई आगमन समस्याएँ और उन्हें दस्तावेज़ित करने का तरीका
- वेट‑हुल्ड समात्रास पर उच्च नमी या aw। रीडिंग को डिवाइस और कैलिब्रेशन के साथ लॉग करें। किसी भी गीले या दागदार बैग की तस्वीर लें। अपनी स्वीकृत सैंपल के खिलाफ ताज़गी और साफ़ फिनिश के लिए कप करें।
- विदेशी पदार्थ और भारी प्राथमिक दोष। 300 g अरबीका ग्रीन ग्रेडिंग शीट का उपयोग करें और दोष गणना दिखाएं। विजुअल्स यहाँ महत्वपूर्ण हैं।
- प्री‑शिपमेंट के मुकाबले कप असंगति। अपने स्वीकृत सैंपल के साथ साथ कपिंग करना आपका सबसे अच्छा सबूत है। धुले बाली जैसे Bali Natural Green Coffee Beans या उच्च‑एसिड जावा जैसे Arabica Java Ijen Grade 1 Green Coffee Beans के लिए, केवल स्कोर न बताएं—भिन्नता का वर्णन करें।
एक त्वरित चेकलिस्ट जिसे आप कल चला सकते हैं
- आगमन सैंपल उसी दिन खींचा गया और विभाजित किया गया जब कॉफी उपलब्ध हुई
- नमी/aw मापा और फ़ोटो के साथ लॉग किया गया
- 300 g ग्रीन ग्रेडिंग पूरी की गई, दोषों की फ़ोटो जारी की गई
- आगमन रोस्ट को ऑफ़र या प्री‑शिपमेंट के साथ कप किया गया
- आवश्यकता होने पर 48–72 घंटों में लिखित नोटिस भेजा गया
- काउंटर‑सैंपल सील, लेबल और 6 महीने के लिए संग्रहित किए गए
- सैंपल भेजने से पहले पुनर्निरीक्षण लैब और प्रोटोकॉल लिखित में सहमति अनुसार तय किए गए
यदि आप GCA या ECF के लिए इस क्लेम क्लॉक का एक पृष्ठीय संस्करण चाहते हैं, या आप नोटिस भेजने से पहले चाहते हैं कि हम आपके नोटिस की सुसंगतता जाँचें, तो हमें Contact us on whatsapp पर संपर्क करें। और यदि आप प्रतिस्थापन विकल्पों का मूल्यांकन कर रहे हैं, तो प्रोफ़ाइल, प्रोसेस और ग्रेड जल्दी से मिलान करने के लिए आप हमेशा हमारे View our products देख सकते हैं।
वास्तविकता यह है कि अधिकांश विवाद पहले 72 घंटों में अनुशासित कार्रवाई के साथ टाले जा सकते हैं। हमने उन खरीदारों की मदद की है जिन्होंने ऐसे दावे बचाए जो आगमन पर मृतप्राय प्रतीत होते थे। पर जिन्हें हम सबसे अधिक याद रखते हैं वे शांत, सामान्य आगमन हैं जहाँ कॉफी स्पेक से मेल खाती थी और कागजी कार्रवाई ड्रॉअर में ही रही। बेसिक, उबाऊ काम अच्छे से करें। आपका P&L आपको धन्यवाद देगा।