इंडोनेशियाई कॉफी EU ऑर्गेनिक COI में TRACES: 2025 मार्गदर्शिका

TRACES NT में इंडोनेशियाई ग्रीन कॉफी बीन्स के लिए EU ऑर्गेनिक Certificate of Inspection (COI) का Part I पूरा करने हेतु एक व्यावहारिक, फील्ड-बाय-फील्ड वॉकथ्रू। HS कोड, भूमिकाएँ, समयसीमाएँ, सामान्य त्रुटियाँ और योजनाएँ बदलने पर करने योग्य कदम—ताकि 2025 में आपकी शिपमेंट EU ऑर्गेनिक नियंत्रणों में बिना देरी के क्लियर हो।

यदि आप ऑर्गेनिक इंडोनेशियाई ग्रीन कॉफी को EU में भेजते हैं, तो आप पहले से ही यह जानते हैं: TRACES NT में COI वह स्थान है जहाँ कई लेन-देन अटके रहते हैं। हमने देखा है कि पार्स I में एक गलत क्लिक या निर्यातक के ऑर्गेनिक प्रमाणपत्र से लिंक न होने पर कंसाइनमेंट दिनो तक रोके गए। इस 2025 मार्गदर्शिका में, हम आपको उन्हीं फील्ड विकल्पों, कोडों और सुधारों को दिखाएंगे जिन्हें हम उपयोग करते हैं ताकि आपकी कॉफी बिना किसी जंजाल के EU ऑर्गनिक नियंत्रण से क्लियर हो सके।

वादा: हर बार एक साफ COI

अविश्वसनीय अनुमोदनों से लेकर लगभग 100% प्रथम-पास अनुमोदन तक पहुँचने के लिए हमने तीन चीजों पर ध्यान केंद्रित किया: सही HS/उत्पाद मैपिंग, साफ ऑपरेटर लिंकिंग, और पूर्वानुमानित दस्तावेज़ीकरण। यह जादू नहीं है। यह दोहराने योग्य संचालन है।

तेज़, साफ COI अनुमोदन के 3 स्तंभ

टैक्सोनॉमी सही रखें।

उत्पाद श्रेणी। A चुनें। असंसाधित पौधों के उत्पाद। ग्रीन कॉफी बीन्स EU ऑर्गेनिक प्रयोजनों के लिए असंसाधित पौधों के उत्पाद हैं।
HS/CN कोड। ग्रीन कॉफी बीन्स के लिए HS 0901 चुनें। कई सदस्य देशों में आप इसे CN 8-डिजिट 09011100 या 09011190 (कॉफी, भुनी नहीं, डेकेफेनीटेड नहीं) तक परिष्कृत करेंगे। यदि TRACES CN कोड पूछता है और आपको नहीं पता कि आपके कस्टम्स ब्रोकरेज द्वारा कौन सा 8-डिजिट उपयोग किया जाएगा, तो आयातक की कस्टम्स निर्देशिका के साथ संरेखित करें। गलत HS प्रश्नों का सामान्य कारण है।
उत्पाद विवरण। उपयोग करें “Green coffee beans, Indonesian origin, Arabica/Robusta, crop year, grade.” उदाहरण: “Green coffee beans, Arabica, Sumatra, Organic Grade 2, crop 2024/25.”

ड्राफ्ट करने से पहले ऑपरेटर लिंकिंग लॉक करें।

इंडोनेशिया में निर्यातक। TRACES NT में पंजीकृत होना चाहिए और उनके कंट्रोल बॉडी द्वारा सही स्कोप के साथ लिंक किया जाना चाहिए: उत्पाद श्रेणी A, कॉफी का व्यापार/निर्यात।
EU में आयातक। उनके मेंबर स्टेट में पंजीकृत ऑर्गेनिक ऑपरेटर होना चाहिए और TRACES NT में दिखाई देना चाहिए।
प्रथम प्राप्तकर्ता (First consignee)। उन्हें भी EU ऑर्गेनिक ऑपरेटर होना चाहिए। यदि यह एक बॉन्डेड वेयरहाउस है जो भौतिक रूप से माल प्राप्त करेगा, तो उन्हें अपने मेंबर स्टेट के कंट्रोल बॉडी के तहत “first consignee/storage” के रूप में ऑर्गेनिक प्रमाणन की आवश्यकता होगी।

वही संलग्न करें जिसे कंट्रोल बॉडी वास्तव में अनुमोदन के लिए इस्तेमाल करता है।

अंतिम कमर्शियल इनवॉइस और पैकिंग लिस्ट (lot IDs और बैग गिनती के साथ)।
ड्राफ्ट बिल ऑफ लैडिंग या बुकिंग कन्फर्मेशन जिसमें जहाज/वॉयज और ETD/ETA हो।
एक्सपोर्टर का ऑर्गेनिक सर्टिफिकेट PDF जो स्पष्ट रूप से उत्पाद श्रेणी A और कॉफी को स्कोप में दिखाता हो, और शिपमेंट की तारीख पर वैध हो।
ICS/मल्टी-फार्म लॉट्स के लिए, फार्म्स को एक्सपोर्ट लॉट IDs से लिंक करने वाली ट्रैसेबिलिटी लॉट सूची। हम उपलब्ध होने पर प्रति लॉट आर्द्रता और दोष सारांश भी जोड़ते हैं। यह अनुमोदन को तेज़ करता है।

निष्कर्ष। यदि आप इस वर्ष केवल एक चीज़ बदलते हैं, तो HS/CN को आयातक की कस्टम्स टीम के साथ संरेखित करें और दस्तावेज़ों को "Send for endorsement" क्लिक करने से पहले प्रीलोड कर दें। यह दिनों की बचत करता है।

सप्ताह 1–2: सत्यापन और सेटअप जिसे आप अछूता नहीं छोड़ सकते

सच यह है। अधिकांश “No valid organic certificate found” त्रुटियाँ सेटअप में गड़बड़ी पर वापस जाती हैं।

सुनिश्चित करें कि आपका इंडोनेशियाई एक्सपोर्टर प्रोफ़ाइल TRACES NT में सही कंट्रोल बॉडी से लिंक है। अपने कंट्रोल बॉडी से कहें कि वे आपको जोड़ें या अपडेट करें और उत्पाद श्रेणी A को टिक करें। यदि आपने इस वर्ष पता या कानूनी संस्थान बदला है, तो आपकी लिंक चुपके से टूट सकती है।
प्रवेश के बिंदु पर आयातक द्वारा चुनी गई कंट्रोल अथॉरिटी/बॉडी की पुष्टि करें। नीदरलैंड्स में यह आमतौर पर SKAL होता है। अन्य देशों में यह अक्सर आयातक का अपना कंट्रोल बॉडी होता है। अनुमान न लगाएँ। आयातक को बॉक्स 11 में क्या चुनना है बताना चाहिए।
समय निर्धारण। आपकी कंट्रोल बॉडी को कंसाइनमेंट के इंडोनेशिया से प्रस्थान करने से पहले COI को अनुमोदित करना चाहिए। व्यवहार में, हम ETD से 2–3 कार्यदिवस पहले अनुमोदन का लक्ष्य रखते हैं। इंडोनेशिया के कुछ CBs को मात्रा के अनुसार 24–72 घंटे की आवश्यकता होती है।

किसी जिद्दी सेटअप त्रुटि या लिंकज समस्या का निदान करने में सहायता चाहिए? एक रेडैक्टेड स्क्रीनशॉट साझा करें और हम आपको गाइड करेंगे। यदि यह तात्कालिक है, तो Contact us on whatsapp.

सप्ताह 3–6: TRACES NT में COI के भाग I का ड्राफ्टिंग (फील्ड-बाय-फील्ड)

Part I आपकी या आपके फ्रेट फॉरवर्डर की जिम्मेदारी है। Part II इंडोनेशियाई कंट्रोल बॉडी का अनुमोदन है। Part III EU प्रवेश पर जांचा जाता है।

बॉक्स 1 Issuing control body. TRACES सूची से अपने इंडोनेशियाई कंट्रोल बॉडी को चुनें। यही वह बॉडी है जो Part II को अनुमोदित करेगी।
बॉक्स 2 Exporter. आपका इंडोनेशियाई निर्यातक इकाई जैसा कि ऑर्गेनिक सर्टिफिकेट और TRACES में दिखाई देता है।
बॉक्स 3 First consignee. EU ऑपरेटर जो भौतिक रूप से माल प्राप्त कर रहा है। बॉन्डेड वेयरहाउस के लिए, यदि वे कब्ज़ा लेते हैं तो वेयरहाउस ऑपरेटर को सूचीबद्ध करें। उन्हें सर्टिफाइड ऑर्गेनिक होना चाहिए।
बॉक्स 4 Importer. कस्टम्स के तहत आयात के लिए जिम्मेदार EU कंपनी। अक्सर यह प्रथम प्राप्तकर्ता से अलग होती है। अपने खरीदार से पुष्टि करें।
बॉक्स 5 Country of origin. Indonesia.
बॉक्स 6 Country of export. Indonesia.
बॉक्स 7 Country of destination. वह EU मेंबर स्टेट जहाँ कस्टम्स क्लियरेंस या प्रथम अनलोडिंग होती है।
बॉक्स 8 Means of transport. समुंद्री माल ढुलाई चुनें और यदि उपलब्ध हो तो जहाज का नाम और वॉयज दर्ज करें। यदि अभी TBA है, तो बुकिंग संदर्भ नोट करें और BL मिलने पर अपडेट करें।
बॉक्स 9 Estimated arrival date. EU पोर्ट पर ETA। यदि शेड्यूल बदलता है तो अपडेट करें।
बॉक्स 10 Gross/Net weight. Net उत्पाद का वजन है, बैग और पैलेट को छोड़कर। Gross पैकिंग, पैलेट और डनाज सहित है। यदि आप नेट में पैलेट वजन शामिल करते हैं, तो प्रश्नों की अपेक्षा रखें। जब भी कोई अस्पष्टता हो, हम “Documents” में प्रति बैग टैरे स्पष्ट करते हैं।
बॉक्स 11 Control authority/body at point of entry and point of entry. आयातक से पूछें कि क्या चुनना है। जिन मेंबर स्टेट्स में एकल अथॉरिटी है (उदा., NL में SKAL) यह सीधा है। अन्यथा, यह सामान्यतः आयातक का कंट्रोल बॉडी होता है। प्रवेश के बिंदे के लिए वह कस्टम्स ऑफिस/पोर्ट चुनें जहाँ कंसाइनमेंट EU में प्रवेश करता है।
बॉक्स 12 Documents. इनवॉइस, पैकिंग लिस्ट, बुकिंग या ड्राफ्ट BL, एक्सपोर्टर का ऑर्गेनिक सर्टिफिकेट, और यदि लागू हो तो ICS लॉट सूची अपलोड करें।
बॉक्स 13 Description of products. Product category. A. Unprocessed plant products. HS/CN. 0901, और जहाँ आवश्यक हो 09011100 या 09011190। Description. “Green coffee beans, Arabica, Sumatra, Organic Grade 2, crop 24/25.” Packaging. “Jute bags, 60 kg net, 320 bags.” Lot IDs. प्रति लाइन आंतरिक लॉट नंबर शामिल करें। यदि आप कई ग्रेड या क्षेत्रों को मिला रहे हैं, तो अलग-अलग लाइन्स बनाएं। उदाहरण: लाइन 1 “Arabica Blue Batak,” लाइन 2 “Arabica Gayo,” दोनों कैटेगरी A और HS 0901 के अंतर्गत।

उदाहरण। हमारे Sumatra Arabica Organic Grade 2 Green Coffee Beans के 19.2 MT FCL को शिपिंग करते समय। हम 320 x 60 kg जूट सैक्स सूचीबद्ध करते हैं। नेट 19,200 kg। यदि प्रत्येक बैग का टैरे 1.5 kg है और पैलेट शामिल हैं तो ग्रॉस 19,680 kg। उत्पाद श्रेणी A, HS 09011100। विवरण में ICS बैच नंबर और फसल वर्ष का उल्लेख है।

व्यावहारिक सुझाव। यदि आप कंटेनर को दो EU गोदामों में विभाजित करने की योजना बना रहे हैं, तो अंतिम प्रथम प्राप्तकर्ता का उपयोग करें जो प्रवेश पर माल प्राप्त करेगा। यदि क्लियरेंस के बाद बाद में ट्रांसफ़र होता है, तो यह आयातक की ऑर्गेनिक प्रणाली के अंतर्गत संभाला जाएगा, COI के अंतर्गत नहीं।

सप्ताह 7–12: बिना आश्चर्यों के प्रक्रिया को स्केल करना

टेम्प्लेट्स। हम प्रत्येक शिपमेंट के लिए एकपृष्ठीय “COI डेटा शीट” का उपयोग करते हैं जिसमें आयातक का कंट्रोल बॉडी, प्रवेश बिंदु, CN कोड, टैरे अनुमानों, और प्राप्तकर्ता विवरण होते हैं। इसे अपने फॉरवर्डर और खरीदार को दें। ईमेल चक्र कम, आख़िरी मिनट संपादन कम।
वर्शन कंट्रोल। जहाज, ETA, या प्रवेश पोर्ट में किसी भी परिवर्तन से TRACES में “request for amendment” ट्रिगर होता है। यदि हो सके तो इसे प्रस्थान से पहले करें। प्रस्थान के बाद, आपको नए प्रवेश बिंदु पर कंट्रोल अथॉरिटी से परिवर्तन स्वीकार कराने की आवश्यकता होगी। जितनी जल्दी आप इसे फ्लैग करेंगे, उतना बेहतर।
आयातक को प्री-एडवाइस। ड्राफ्ट COI नंबर और Part I का PDF भेजें। कई आयातक इसके आसपास आंतरिक जाँच सेट करते हैं। यह पेशेवरता का संकेत देता है और सीमा पर विलंब रोकता है।

हर सप्ताह हमें जो विशिष्ट प्रश्न पूछे जाते हैं

TRACES में इंडोनेशियाई ग्रीन कॉफी बीन्स के लिए कौन सा HS कोड और उत्पाद श्रेणी चुननी चाहिए?

उत्पाद श्रेणी A चुनें। Unprocessed plant products। HS के लिए 0901 चुनें। यदि सिस्टम 8-डिजिट CN पूछे, तो नॉन-रोस्टेड, नॉन-डेकेफेनीटेड ग्रीन कॉफी के लिए 09011100 या 09011190 का उपयोग करें। आयातक के कस्टम्स ब्रोकर के साथ संरेखित करें।

इंडोनेशियाई कॉफी के लिए EU ऑर्गेनिक COI कौन बनाता और जारी करता है, और कब?

निर्यातक या आयातक TRACES NT में Part I का ड्राफ्ट कर सकते हैं। COI इंडोनेशियाई कंट्रोल बॉडी द्वारा जारी किया जाता है जो निर्यातक को प्रमाणित करती है। उन्हें कंसाइनमेंट के इंडोनेशिया छोड़ने से पहले Part II को अनुमोदित करना चाहिए। हम ETD से 2–3 कार्यदिवस पहले अनुमोदन के लिए सबमिट करने की सिफारिश करते हैं।

TRACES में “No valid organic certificate found for the operator” त्रुटि कैसे ठीक करें?

अपने कंट्रोल बॉडी से कहें कि वे आपकी TRACES लिंक और स्कोप की पुष्टि करें कि उसमें उत्पाद श्रेणी A और कॉफी शामिल है।
देखें कि सर्टिफिकेट वैधता शिपमेंट तारीख को कवर करती है और कानूनी इकाई का नाम TRACES से ठीक मेल खाता है।
यदि आपने हाल ही में साइट जोड़ी है या पता बदला है, तो CB से कहें कि वे आपके ऑपरेटर रिकॉर्ड को अपडेट करें और पुनः लिंक करें। फिर COI ड्राफ्ट को रिफ्रेश करें।
यदि आप किसी विशेष प्रक्रिया (उदा., हमारी Bali, Java, Gayo & Mandheling - Wine Green Arabica Coffee Beans जैसी वाइन-फर्मेन्टेड लॉट) शिप कर रहे हैं, तो सुनिश्चित करें कि यदि आपके CB द्वारा आवश्यक हो तो आपके सर्टिफिकेट पर “processing/handling” स्कोप शामिल हो।

COI को जल्दी अनुमोदित कराने में मेरी सहायता के लिए मुझे कौन से दस्तावेज़ संलग्न करने चाहिए?

अंतिम इनवॉइस और पैकिंग लिस्ट जिनमें लॉट IDs हों।
ड्राफ्ट BL/बुकिंग कन्फर्मेशन जिसमें ETD/ETA और जहाज हो।
एक्सपोर्टर ऑर्गेनिक सर्टिफिकेट PDF।
ICS/मल्टी-फार्म शिपमेंट्स के लिए फार्म/लॉट ट्रैसेबिलिटी सूची। उपलब्ध हो तो आर्द्रता और दोष सारांश जोड़ें। इससे बॅक-एंड-फोर्थ कम होता है।

बॉन्डेड वेयरहाउस डिलीवरी के लिए आयातक बनाम प्रथम प्राप्तकर्ता को सही तरीके से कैसे भरें?

आयातक वह EU कंपनी है जो कानूनी रूप से आयात के लिए जिम्मेदार है। प्रथम प्राप्तकर्ता वह EU ऑपरेटर है जो भौतिक रूप से माल प्राप्त करता है। यदि एक बॉन्डेड वेयरहाउस कब्ज़ा लेता है, तो वह आमतौर पर प्रथम प्राप्तकर्ता होता है। उन्हें भंडारण के लिए ऑर्गेनिक स्कोप वाला प्रमाणपत्र चाहिए। अपने खरीदार से पुष्टि करें कि डिलीवरी ऑर्डर पर कौन सा वेयरहाउस नामित है।

क्या एक COI कई फार्म लॉट्स या मिक्स ग्रेड्स को कवर कर सकता है?

हाँ, यदि सभी एक ही एक्सपोर्टर कंट्रोल बॉडी के तहत प्रमाणित हैं और एक ही शिपमेंट में भेजे जा रहे हैं। बॉक्स 13 में प्रत्येक ग्रेड/उत्पत्ति के लिए अलग लाइन्स उपयोग करें और स्पष्ट लॉट IDs दें। विभिन्न कंट्रोल बॉडीज़ द्वारा प्रमाणित उत्पादों को एक ही COI पर मिश्रित न करें। यदि आप Arabica और Robusta को मिलाते हैं, तो उन्हें HS 0901 के अंतर्गत स्पष्ट विवरण के साथ अलग लाइनों में रखें।

यदि COI जारी होने के बाद प्रवेश पोर्ट बदल जाता है तो क्या होगा?

TRACES NT में संशोधन का अनुरोध करें। यदि जहाज प्रस्थान नहीं किया है तो आपकी कंट्रोल बॉडी Part I को पुनः खोल कर पुनः-अनुमोदन कर सकती है। प्रस्थान के बाद, नए प्रवेश बिंदु पर आयातक की कंट्रोल अथॉरिटी के साथ समन्वय करें ताकि वे परिवर्तन स्वीकार करें। ETA और परिवहन विवरण भी अपडेट करें। हम सीमा पर अस्वीकृति से बचने के लिए उसी दिन CB को शेड्यूल परिवर्तनों की सूचना देते हैं।

वे 5 गलतियाँ जो ऑर्गेनिक क्लियरेंस नष्ट कर देती हैं (और उनसे कैसे बचें)

गलत HS/CN या उत्पाद श्रेणी। ड्राफ्ट करने से पहले आयातक के कस्टम्स कोड सूची के साथ संरेखित करें।
प्रथम प्राप्तकर्ता प्रमाणित नहीं। वेयरहाउस को भौतिक रूप से माल प्राप्त करने पर ऑर्गेनिक स्कोप चाहिए।
नेट बनाम ग्रॉस मेल नहीं खाता। केवल उत्पाद के लिए नेट का उपयोग करें। बैग और पैलेट सहित ग्रॉस का उपयोग करें। भारी जूट होने पर टैरे नोट जोड़ें।
ICS मैपिंग गायब। जब एक कंटेनर में कई फार्म लॉट हों, तो अपने CB के अपेक्षित लॉट-टू-फार्म मैप को संलग्न करें।
देर से अनुमोदन। शिपिंग के दिन COI सबमिट करना अक्सर विफल रहता है। 2–3 दिन का बफ़र बनाएँ।

यह सलाह कब लागू होती है (और कब नहीं)

यह गाइड इंडोनेशियाई ग्रीन कॉफी बीन्स के लिए Regulation (EU) 2018/848 और TRACES NT के अंतर्गत EU में प्रवेश के लिए है, प्रभावी 2025। यह रोस्टेड/सॉल्यूबल उत्पादों, न ही EUDR टिम्बर/निर्धारण जाँचों या CHED पशु-चिकित्सा नियंत्रणों को कवर करता है। यदि आप Blue Batak Green Coffee Beans या Flores Green Coffee Beans (Grade 1) जैसे कन्वेंशनल लॉट भेज रहे हैं, तो आपको COI की आवश्यकता नहीं है। ऑर्गेनिक कंसाइनमेंट के लिए ऊपर दी गई प्रक्रिया का उपयोग करें और आप ठीक रहेंगे।

यदि आप चाहते हैं कि हम ड्राफ्ट COI पर एक और नज़र डालें या मिक्स्ड-लॉट शिपमेंट्स का मैप तैयार करने में मदद चाहिए, तो हम पहली बार में सही करने में आपकी मदद करने के लिए खुश हैं। अनामीकृत Part I PDF साझा करें और हम सुधार सुझाएंगे। या यदि यह समय-संवेदनशील है, तो Contact us on email.