कॉफी बीन्स के लिए निर्यात दस्तावेज़: बिल ऑफ लैडिंग, फाइटोसैनिटरी, COA — वह मिलान प्रणाली जो हम वास्तव में उपयोग करते हैं

ग्रीन कॉफी के लिए बिल ऑफ लैडिंग, फाइटोसैनिटरी सर्टिफिकेट (इन्क्लुडिंग ePhyto), COA, पैकिंग लिस्ट और इनवॉयस का फ़ील्ड‑बाय‑फ़ील्ड मिलान — क्या मेल होना चाहिए, कब कौन सा दस्तावेज़ जारी करें, और त्रुटियों को कैसे ठीक करें बिना आपके शिपमेंट को डिरेल किए।

हमने इस सटीक दस्तावेज़‑मैचिंग प्रणाली का उपयोग करके कई तिमाही के कस्टम होल्ड्स से शून्य तक पहुँचा। यदि आपने कभी सुंदर Gayo या Mandheling के एक कंटेनर को गंतव्य पर एक छोटे टाइपो के कारण रुका देखा है, तो आप उस झलक को समझते हैं। अच्छी खबर यह है कि कॉफी पर होने वाले 90% होल्ड रोके जा सकते हैं अगर बिल ऑफ लैडिंग, फाइटोसैनिटरी सर्टिफिकेट और COA एक ही स्रोत डेटा के अनुरूप हों और सही क्रम में जारी किए जाएँ।

साफ़ दस्तावेज़‑मैचिंग के 3 स्तंभ

1. एक सत्य स्रोत। शिपमेंट से पहले एक मास्टर शीट बनाएं जो हर दस्तावेज़ का मूल बन जाए। हम एक लॉक की हुई स्प्रेडशीट रखते हैं जिसमें वस्तु विवरण, HS कोड, बॉटैनिकल नाम, लॉट/बैच नंबर, बैग गणना, नेट/ग्रॉस, कंटेनर और सील, शिपर/कन्साइनी, और नोटिफाई के लिए नियंत्रित फ़ील्ड होते हैं। बाकी सब कुछ यहीं से कॉपी होता है।

2. फ़ील्ड-बाय-फ़ील्ड मैपिंग। निर्धारित कीजिए कि किस फ़ील्ड के लिए कौन सा दस्तावेज़ अधिकारिक है। उदाहरण के लिए, पैकिंग लिस्ट बैग की संख्या और नेट वेट निर्धारित करती है। शिपिंग लाइन कंटेनर और सील तय करती है। COA लॉट नंबर और लैब आइडेंटिफ़ायर्स बताता है। फाइटो पैकिंग लिस्ट और कमोडिटी फ़ील्ड्स से डेटा लेता है। B/L मेनिफेस्ट और पैकिंग लिस्ट का पालन करता है।

3. क्रम में जारी करें। ऐसा दस्तावेज़ न निकालें जिसे डेटा अब तक कंट्रोल में नहीं है। हमारे अनुभव में अधिकांश असंगतियाँ तब होती हैं जब फाइटो अंतिम स्टफिंग से पहले प्रिंट हो जाता है या जब B/L उस समय काटा जाता है जब कन्साइनी पूरी तरह से वेटेड नहीं होता।

सप्ताह 1–2: मैप और सत्यापित करें (टूल + टेम्पलेट)

यहाँ वह मूल “कॉफी एक्सपोर्ट दस्तावेज़ चेकलिस्ट — मिलान फ़ील्ड्स” है जो हम ग्रीन कॉफी (HS 0901) के लिए उपयोग करते हैं। इसे अपने मास्टर शीट को भरने के लिए उपयोग करें:

• कमोडिटी विवरण: “Green coffee beans” साथ ही बॉटैनिकल नाम। उदाहरण: Coffea arabica L. या Coffea canephora (Robusta)। इस सटीक वाक्यांश को चालान, पैकिंग लिस्ट और COA में एकसमान रखें। फाइटो में बॉटैनिकल नाम शामिल होना अनिवार्य है।
• HS कोड: 0901.11 (न भुना गया, न डिकैफ) या 0901.12 (न भुना गया, डिकैफ)। चालान और किसी भी कस्टम्स‑फेसिंग डेटा फ़ील्ड में वही HS रखें जो लाइन मांगती है। B/L में HS दिखना जरूरी नहीं है, लेकिन मेनिफेस्ट में होता है।
• उत्पत्ति: इंडोनेशिया। बहु‑प्रांत मिश्रणों के लिए जैसे Bali, Java, Gayo & Mandheling - Wine Green Arabica Coffee Beans, फाइटो में “place of origin” इंडोनेशिया ही रखा जा सकता है और आवश्यक होने पर प्रांत नोट जोड़े जा सकते हैं यदि NPPO ने मांग की हो।
• लॉट/बैच: COA लॉट नंबर बैग मार्किंग और पैकिंग लिस्ट से मेल खाने चाहिए। यदि आप Arabica Bali Kintamani Grade 1 Green Coffee Beans और Blue Batak Green Coffee Beans को एक ही कंटेनर में भेजते हैं, तो उन्हें अलग‑अलग लाइन आइटम के रूप में सूचीबद्ध करें और अलग लॉट ID दें जो COA पर भी दिखाई दें।
• बैग गणना और पैकेजिंग: प्रत्येक लॉट के लिए बैगों की संख्या, बैग का सामग्री प्रकार और प्रति बैग नेट वज़न। B/L में पैकेजों की संख्या दिखाई जाती है। फाइटो अक्सर कमोडिटी के अनुसार मात्रा और नेट वेट दिखाता है।
• वज़न: प्रत्येक लॉट और कुल के लिये नेट और ग्रॉस। चालान, पैकिंग लिस्ट, B/L और फाइटो में समान कुल लक्षित करें। B/L किलोग्राम के निकटतम पूरे में राउंड कर सकता है, लेकिन राउंडिंग नियम लगातार रखें और दशमलव स्थान नोट करें ताकि अंतर न हो। COA में केवल सैंपल वेट दिख सकता है, पर कुल लॉट वज़न का संदर्भ दिया जाना चाहिए।
• कंटेनर और सील: अंतिम कंटेनर और सील नंबर स्टफिंग के बाद शिपिंग लाइन से आते हैं। इन्हें B/L और पैकिंग लिस्ट पर दिखाई होना चाहिए। फाइटो पर दिखाई देना NPPO के फॉर्मेट पर निर्भर करता है। इंडोनेशिया में, यदि अनुरोध किया जाए तो इन्हें “additional declaration/transport details” फ़ील्ड में शामिल किया जा सकता है।
• पार्टियाँ: शिपर/एक्सपोर्टर, कन्साइनी और नोटिफाई के लिए कानूनी नाम और पते। फाइटो और चालान में उपयोग की गई पंजीकरण से मिलान करें। यदि आप NVOCC हाउस B/L उपयोग करते हैं, तो B/L पर किसी न किसी स्थान पर एक्सपोर्टर का नाम मौजूद रखें (शिपर के रूप में या “also notify” के रूप में)।

व्यावहारिक सार: मास्टर शीट को फ्रीज़ करें और सभी दस्तावेज़ वहीं से जनरेट करें। हम फ़ील्ड लॉक करते हैं और स्टफिंग के बाद किसी भी परिवर्तन के लिए अप्रूवल अनिवार्य करते हैं। यह बाद में आग बुझाने के घंटों बचाता है।

सप्ताह 3–6: प्री‑शिपमेंट टाइमलाइन को निष्पादित करें

“किस समय कौन सा दस्तावेज़ जारी करना है” के लिए एक यथार्थवादी टाइमलाइन जो असंगति को रोकता है:

• ETD माइनस 14–10 दिन। प्रोडक्ट लिस्ट और लॉट IDs अंतिम रूप दें। सैंपल लें और टेस्ट करें। अंतिम QC अप्रूवल के बाद प्रत्येक लॉट के लिए COA जारी करें। एज्ड प्रोफाइल्स जैसे Musty Cup Green Coffee Beans (Aged Arabica) के लिए, COA पर वह एजिंग बैच नंबर होना चाहिए जिसे आप बैग पर स्टेंसिल करेंगे।
• ETD माइनस 7–5 दिन। मास्टर शीट से कमर्शियल इनवॉयस काटें और पैकिंग लिस्ट का ड्राफ्ट बनाएं। अपने ब्रोकरे/इम्पोर्टर को इन ड्राफ्ट्स के साथ “डॉक्यूमेंट अलाइनमेंट कस्टम्स” समीक्षा के लिए प्री‑एडवाइज़ करें।
• ETD माइनस 3–2 दिन। कंटेनर स्टफ करें। सटीक बैग काउंट, कुल नेट वेट, कंटेनर और सील नंबर रिकॉर्ड करें। पैकिंग लिस्ट को लाइव नंबरों के साथ अपडेट करें।
• ETD माइनस 2–1 दिन। अपडेटेड पैकिंग लिस्ट और कमोडिटी फ़ील्ड्स के आधार पर फाइटो निरीक्षण और जारी करने का अनुरोध करें। यदि आपके खरीदार को फाइटो पर कंटेनर/सील की आवश्यकता है, तो उस समय NPPO को वे विवरण दें।
• ऑन बोर्ड तिथि। शिपिंग लाइन के साथ अंतिम पार्टियाँ, कंटेनर/सील और वज़नों का उपयोग करके B/L काटें। फाइटो से पक्षों की वर्तनी की पुनः‑जांच करें।

व्यावहारिक सार: यदि किसी दस्तावेज़ को वह फ़ील्ड चाहिए जो केवल स्टफिंग पर फाइनल होता है, तो उसे पहले न जारी करें। इस एक परिवर्तन ने हमारे “बिल ऑफ लैडिंग मिसमैच” मामलों को नाटकीय रूप से घटा दिया है।

सप्ताह 7–12: स्केल और ऑप्टिमाइज़ करें

जब बुनियादी चीज़ें सही चलने लगती हैं, तो अपने नियंत्रण कड़े करें।

• जहाँ स्वीकार्य हो ePhyto का उपयोग करें। EU का TRACES NT और US APHIS अब कई कमोडिटीज़ के लिए भाग लेने वाले NPPOs से ePhyto स्वीकार करते हैं, जिनमें कॉफी भी शामिल है। फिर भी हम विशिष्ट पोर्ट के लिए इम्पोर्टर के ब्रोकरे से स्वीकृति की पुष्टि करते हैं ताकि अप्रत्याशितताओं से बचा जा सके।
• वर्शन कंट्रोल। हम कन्साइनी, वज़न या कंटेनर/सील में किसी भी संशोधन के लिए टाइमस्टैम्प के साथ एक संशोधन लॉग रखते हैं और उसी चेंज नोट को लाइन, NPPO अधिकारी और ब्रोकरे को भेजते हैं। एक चेंज नोट, सब समान।
• डेटा मानक। सभी दस्तावेज़ों में वज़न के लिए दशमलव स्थान फिक्स करें और अपने कमोडिटी विवरण स्ट्रिंग को स्टैंडर्डाइज़ करें। यह मामूली लग सकता है, पर यह “करीब लेकिन बराबर नहीं” विवादों को रोकता है जो ऑटोमेटेड रिस्क सिस्टम में होल्ड ट्रिगर करते हैं।

व्यावहारिक सार: दस्तावेज़ मिलान को QA की तरह ट्रीट करें। जारी करने के बाद जितने कम “एडिट्स,” परियापन उतना साफ़ रहेगा।

सामान्य ब्लॉकरों के फ़ील्ड‑बाय‑फ़ील्ड उत्तर

किन फ़ील्ड्स का B/L, फाइटोसैनिटरी और COA में मेल होना ज़रूरी है?

• कमोडिटी/बॉटैनिकल: हर जगह एक ही कमोडिटी विवरण उपयोग करें। फाइटो में बॉटैनिकल नाम शामिल होना अनिवार्य है। स्पष्टता के लिए हम इसे इनवॉयस और COA पर भी प्रतिबिंबित करते हैं।
• लॉट/बैच IDs: COA लॉट नंबर पैकिंग लिस्ट और बैग मार्किंग से मेल खाने चाहिए। स्पेशलिटी शिपमेंट्स में कस्टम्स अक्सर इसे चालान लाइनों के खिलाफ चेक करते हैं।
• वज़न: नेट टोटल इनवॉयस, पैकिंग लिस्ट और फाइटो में एक समान होने चाहिए। B/L का ग्रॉस वेट पैकिंग लिस्ट ग्रॉस के साथ मिलना चाहिए। राउंडिंग लगातार रखें।
• पार्टियाँ: शिपर/एक्सपोर्टर और कन्साइनी के नाम सभी संबंधित दस्तावेज़ों में बिल्कुल समान स्ट्रिंग होने चाहिए।
• कंटेनर/सील: हमेशा B/L और पैकिंग लिस्ट पर। फाइटो पर वैकल्पिक, NPPO और इम्पोर्टर की मांग पर निर्भर।

क्या कंटेनर और सील नंबर फाइटोसैनिटरी सर्टिफिकेट पर होने चाहिए?

अकसर आवश्यक नहीं होते। इंडोनेशिया में इन्हें अतिरिक्त घोषणा के रूप में जोड़ा जा सकता है। कई EU और US एंट्रियाँ फाइटो पर कंटेनर/सील के बिना क्लियर हो जाती हैं, बशर्ते पैकिंग लिस्ट और B/L पर वे मौजूद हों। यदि इम्पोर्टर का ब्रोकर मांगता है, तो फाइटो जारी करने तक स्टफिंग का इंतज़ार करें।

वेसल रवाना होने के बाद कन्साइनी नाम में असंगति कैसे ठीक करें?

• पहले B/L में संशोधन करें। कैरियर से मेनिफेस्ट करेक्शन का अनुरोध करें। सही कानूनी नाम दिखाने वाले सहायक दस्तावेज़ दें।
• फाइटो करेक्शन। यदि फाइटो पर कन्साइनी गलत है, तो NPPO से रिप्लेसमेंट या आधिकारिक करेक्शन माँगें। कुछ क्षेत्रों में मूल प्रमाणपत्र संख्या के साथ क्रॉस‑रेफ़रेंस करके पुनः जारी किया जाता है।
• ब्रोकरे वर्कअराउंड। कुछ मामलों में, यदि फाइटो कन्साइनी नहीं दिखाता है, तो ब्रोकर स्पष्टीकरण पत्र और संशोधित B/L के साथ क्लीयर कर सकता है। पर इस पर निर्भर न करें। तीनों पक्षों का समन्वय करें।

हमने सीखा है कि फाइटो जारी होने के बाद कन्साइनी बदलना तब तक न करें जब तक कि आप NPPO और लाइन दोनों से करेक्शन पथ की पुष्टि न कर लें।

क्या COA पर वही लॉट/बैच नंबर होने चाहिए जो पैकिंग लिस्ट पर हैं?

हाँ। यही ट्रेसबिलिटी का पूरा उद्देश्य है। COA में कंटेनर नंबरों की आवश्यकता नहीं है, पर उसे उन्हीं लॉट IDs का संदर्भ देना चाहिए जो पैकिंग लिस्ट और प्रत्येक बैग पर दिखाई देते हैं।

कौन‑से वज़न मान मेल होने चाहिए—नेट, ग्रॉस, या दोनों?

• नेट वज़न इनवॉयस, पैकिंग लिस्ट और फाइटो में मेल होना चाहिए। दशमलव स्थान एक जैसा रखें।
• B/L का ग्रॉस वज़न पैकिंग लिस्ट ग्रॉस से मेल खाना चाहिए। यदि आपका B/L केवल ग्रॉस दिखाता है, तो बैग टेयर के हिसाब का एक नोट रखें ताकि क्वेरी होने पर समझाया जा सके।

क्या EU या US के लिए ePhyto को पेपर सर्टिफिकेट के बजाय स्वीकार किया जा सकता है?

अक्सर हाँ। EU (TRACES NT) और US APHIS भाग लेने वाले देशों के IPPC हब के माध्यम से ePhyto स्वीकार करते हैं, जिसमें इंडोनेशिया भी शामिल है। पर व्यवहार में पोर्ट और कमोडिटी के हिसाब से स्वीकृति भिन्न हो सकती है। हम हमेशा उस एंट्री के लिए इम्पोर्टर के ब्रोकरे से पुष्टि करते हैं। यदि ब्रोकर पेपर पर ज़ोर देता है, तो हम ओरिजिनल भेजते हैं।

क्या बिल ऑफ लैडिंग में संशोधन दस्तावेज़ असंगति के कारण हुए कस्टम्स होल्ड को हल कर देगा?

कभी‑कभी। यदि होल्ड B/L पर पार्टी नाम या कंटेनर/सील त्रुटि के कारण है, तो एक संशोधन आम तौर पर इसे क्लियर कर देता है। यदि असंगति फाइटो कंटेंट या COA लॉट नंबरों से जुड़ी है, तो आपको उन दस्तावेज़ों को भी संरेखित करना पड़ेगा। केवल B/L में संशोधन करने से वह फाइटो ठीक नहीं होगा जो गलत बॉटैनिकल नाम दिखाता है या COA जो अलग लॉट का संदर्भ देता है।

वे 5 गलतियां जो कॉफी को कस्टम्स में रखती हैं (और उनसे कैसे बचें)

1. स्टफिंग से पहले फाइटो प्रिंट करना। समाधान: यदि प्रमाणपत्र पर कंटेनर/सील विवरण मांगे गए हैं तो फाइटो स्टफिंग के बाद जारी करें।
2. वज़नों का असंगत राउंडिंग। समाधान: दशमलव स्थान और राउंडिंग स्टैंडर्डाइज़ करें। अपनी मास्टर शीट में मान लॉक करें।
3. कन्साइनी कानूनी नाम में भिन्नता। समाधान: खरीदार की पंजीकरण से सटीक कानूनी नाम कॉपी करें। जारी करने से पहले फाइटो और B/L ड्राफ्ट्स के विरुद्ध जांच करें।
4. COA में मेल न खाने वाले लॉट IDs। समाधान: COA उसी लॉट सूची से बनाएं जो बैग स्टेंसिल और पैकिंग लिस्ट के लिए उपयोग की गई है।
5. डिजिटल फाइलिंग में HS कोड की असंगति। समाधान: कस्टम्स‑फेसिंग डेटा में HS 0901.11 या 0901.12 को सुसंगत रखें। कमोडिटी शब्दावली को HS विवरण के अनुरूप संरेखित करें।

क्या आपको किसी लाइव शिपमेंट या किसी जटिल डेस्टिनेशन नियम के साथ मदद चाहिए? हम आपके दस्तावेज़ जारी करने से पहले उनकी सैनीटी‑चेक करने में प्रसन्न हैं। Contact us on whatsapp.

संसाधन और अगले कदम

• एकल मास्टर शीट का उपयोग करें ताकि चालान, पैकिंग लिस्ट, फाइटो डेटा और B/L निर्देश वहीँ से जनरेट हों। लाइन, NPPO अधिकारी और ब्रोकरे के साथ साझा किए जाने वाले छोटे चेंज लॉग के माध्यम से परिवर्तन अनुमोदित करें।
• मिश्रित‑लॉट कंटेनरों के शिपमेंट में, लॉट/COA लाइन्स को साफ़ रखें। यदि आप देखना चाहते हैं कि हम लॉट्स को उत्पत्ति और प्रक्रियाओं के अनुसार कैसे संरचित करते हैं, तो हमारे वर्तमान ऑफरिंग्स और उनके अनुप्रयोग देखें। View our products.

हमारे अनुभव में, यह अधिक कागजी कार्रवाई के बारे में नहीं है। यह साफ़ डेटा के बारे में है। फ़ील्ड सही रखें, क्रम में जारी करें, और आपकी कॉफी आगे बढ़ेगी। और यही लक्ष्य है, है न?