Panduan Penyelesaian Ekspor Kopi Indonesia: PEB & NPE 2026

Panduan praktis langkah demi langkah untuk mengaitkan sertifikat fitosanitari Anda ke PEB sehingga INSW tervalidasi otomatis dan NPE diterbitkan untuk ekspor kopi HS 0901 tanpa keterlambatan.

Jika NPE Anda terus berada pada “validation hold” karena sertifikat fitosanitari, panduan ini untuk Anda. Sebagai pemroses-pengeskpor yang mengirim kopi Indonesia setiap minggu, kami telah mempelajari bahwa 80% keterlambatan PEB pada HS 0901 disebabkan oleh satu hal: sertifikat fitosanitari tidak terhubung atau datanya tidak sesuai dengan yang diharapkan oleh CEISA/INSW.

Berikut walkthrough praktis yang telah diuji di lapangan yang kami gunakan di 2026 untuk memastikan sertifikat fitosanitari (PC) Anda direferensikan dengan benar, tervalidasi otomatis di INSW, dan NPE Anda diterbitkan tepat waktu.

Bagaimana PC, PEB, INSW dan NPE sebenarnya terhubung

PEB diajukan di CEISA dan divalidasi melalui single window INSW. Karantina Pertanian menerbitkan sertifikat fitosanitari secara elektronik. INSW mencocokkan “Dokumen Pelengkap” pada PEB Anda dengan basis data Karantina. Jika nomor PC, penerbit, tanggal, dan data pengiriman selaras dengan baris PEB untuk HS 0901, sistem menyelesaikan validasi dokumen. Kemudian Bea dan Cukai menilai risiko pengiriman dan menerbitkan NPE. Ketika PC tidak ditemukan atau data tidak sesuai, NPE terhenti.

Berdasarkan pengalaman kami, Anda tidak cukup “mengunggah ke Bea dan Cukai” dan berharap. Anda harus memformat referensi PC dengan benar dan mencerminkan data PC tersebut di seluruh PEB Anda. Itu yang memicu validasi otomatis.

Langkah demi langkah: hubungkan sertifikat fitosanitari ke PEB Anda untuk HS 0901

1. Dapatkan PC yang tepat dari Karantina.

• Jadwalkan inspeksi dan pengambilan sampel dengan Karantina 24–48 jam sebelum stuffing. Pastikan aplikasi PC mencantumkan nama eksportir/NIB yang benar, penerima (consignee), asal, negara tujuan dan pelabuhan, serta bab HS 09 untuk kopi.
• Untuk kopi hijau gunakan HS 0901.11 atau 0901.12. Untuk kopi sangrai gunakan 0901.21 atau 0901.22. Deskripsi komoditas pada PC harus mencerminkan secara akurat apakah belum disangrai atau sudah disangrai.
• Periksa jumlah dan kemasan. Jika PC mencantumkan 320 bags x 60 kg dan net 19,200 kg, pertahankan struktur itu. Jika PC memuat nomor kontainer dan segel, gunakan nomor yang sama di PEB Anda.
• Pastikan status PC bersifat final/issued dalam sistem Karantina dengan kode QR/e-phyto. Status draft atau “proses” tidak akan tervalidasi di INSW.

2. Susun header PEB dan baris-item di CEISA.

• Gunakan nama eksportir dan penerima persis seperti yang tercantum di PC. Hindari variasi gaya yang tampak kecil bagi manusia tetapi memutus kecocokan mesin. “PT. ABC” vs “PT ABC” bisa berpengaruh.
• Pilih baris HS yang benar untuk setiap item. Jangan mencampur belum disangrai (0901.1x) dan sudah disangrai (0901.2x) dalam satu baris. Jika Anda memiliki produk campuran, pisahkan baris sesuai.

3. Masukkan PC di bawah Dokumen Pelengkap Pabean.

• Buka tab “Dokumen” atau “Dokumen Pelengkap” pada draft PEB Anda.
• Tambah dokumen baru. Pilih tipe dokumen untuk sertifikat fitosanitari dari Karantina Pertanian. Pada CEISA ini muncul sebagai “Phytosanitary Certificate” atau “Health Certificate – Plants/Karantina Pertanian.”
• Masukkan nomor dokumen persis seperti tercetak pada PC. Pertahankan tanda garis miring dan tanda hubung. Jangan menambah spasi atau menghilangkan karakter. Masukkan tanggal terbit dan pilih penerbit “Karantina Pertanian.”
• Jika pelabuhan Anda memiliki field opsional untuk kantor/cabang, pilih kantor Karantina yang menerbitkan PC tersebut.
• Lampirkan scan PDF hanya jika forwarder atau kantor bea-cukai meminta. INSW melakukan validasi terhadap basis data Karantina, bukan terhadap lampiran.

4. Cerminkan data PC dalam detail PEB Anda.

• Deskripsi kemasan, jumlah karung, berat bersih per karung, dan total netto harus cocok dengan PC dan packing list. Jika PC memuat nomor kontainer dan segel, salin ke tab “container” di PEB.
• Negara tujuan dan pelabuhan harus konsisten antara invoice, PC, dan PEB. Jika PC mencantumkan negara transit, pastikan rute tidak bertentangan.

5. Validasi dan kirim.

• Klik validate/check di CEISA sehingga INSW dapat menarik catatan PC. Jika Anda melihat error seperti “dokumen karantina tidak ditemukan” atau “nomor dokumen tidak sesuai,” periksa kembali format nomor dokumen dan status PC.
• Setelah validasi dokumen lulus, kirimkan PEB. Sebagian besar pengiriman kopi berisiko rendah mendapatkan NPE dalam hitungan menit. Jika terpilih untuk review, beri waktu beberapa jam kerja.

Inti praktis. Perlakukan PC sebagai sumber data yang harus Anda cerminkan, bukan “lampiran lain.” Kecocokan persis di CEISA/INSW adalah yang membuka kunci NPE.

Jawaban cepat untuk pertanyaan yang paling sering kami terima

Di mana saya memasukkan nomor sertifikat fitosanitari saya di PEB untuk kopi?

Di bagian “Dokumen Pelengkap” PEB. Tambah dokumen bertipe “Phytosanitary Certificate/Health Certificate – Plants (Karantina Pertanian).” Masukkan nomor PC dan tanggal terbit persis seperti tercetak, dan pilih penerbit Karantina Pertanian.

Apakah sertifikat fitosanitari wajib untuk ekspor kopi sangrai vs hijau?

Kopi hijau/belum disangrai (HS 0901.11/0901.12) memerlukan PC dari Karantina untuk clear export. Kopi sangrai (HS 0901.21/0901.22) umumnya tidak memerlukan PC di sisi Indonesia, tetapi beberapa negara tujuan tetap memintanya. Kami menyarankan untuk mengonfirmasi izin importir. Misalnya, lot hijau kami seperti Biji Kopi Hijau Sumatra Mandheling, Biji Kopi Hijau Blue Batak, atau Biji Kopi Hijau Arabica Bali Kintamani Grade 1 selalu dikirim dengan PC. Penawaran sangrai kami seperti Roasted Arabica Java Coffee biasanya tidak memerlukannya kecuali pembeli memintanya.

Mengapa NPE saya ditahan padahal saya sudah memiliki sertifikat fitosanitari?

Tiga penyebab umum:

• PC belum final di sistem Karantina. Status draft tidak akan tervalidasi.
• Data PC tidak sesuai dengan detail PEB Anda. Kode HS, nama eksportir, penerima, kemasan, atau berat bersih berbeda.
• Anda mengetik nomor PC dengan format yang salah. Pertahankan tanda garis miring/tanda hubung persis seperti tercetak.

Apakah saya perlu mengunggah PDF, atau INSW akan tervalidasi otomatis PC dari Karantina?

INSW tervalidasi otomatis terhadap basis data Karantina menggunakan entri dokumen Anda. Mengunggah PDF saja tidak cukup. Beberapa pelabuhan tetap ingin melihat scan atas permintaan, tetapi penentu lolos/gagal untuk NPE bergantung pada kecocokan elektronik.

Berapa lama setelah mengirimkan PEB dengan PC NPE biasanya diterbitkan?

Saat semua data cocok dan profil pengiriman risiko rendah, kami melihat NPE dalam 5–20 menit. Jika ada pemeriksaan manual atau jam puncak, beri waktu 2–8 jam kerja. Jika Karantina atau Bea dan Cukai meminta klarifikasi, harapkan hari kerja berikutnya.

Dapatkah freight forwarder saya menangani pengaitan PC ke PEB?

Mereka dapat memasukkan PC atas nama Anda, tetapi hanya Anda atau PPJK yang ditunjuk dapat memastikan bahwa data dasar benar-benar cocok. Kami sering menyiapkan PC dan memberikan string persis untuk dimasukkan agar forwarder tidak menebak format nomor atau penerbit.

Apa yang terjadi jika kode HS saya tidak cocok dengan komoditas pada sertifikat fitosanitari?

INSW akan menandai ketidaksesuaian dan NPE tidak akan terbit. Anda harus mengamendemen baris HS di PEB agar selaras dengan PC atau meminta Karantina untuk mengamendemen/menerbitkan ulang PC. Mengubah salah satu sisi saja jarang berhasil.

Kesalahan halus yang menyebabkan keterlambatan besar (dan cara menghindarinya)

• Mencampur kopi sangrai dan hijau pada satu baris PEB. Pisahkan HS 0901.1x dan 0901.2x ke baris terpisah. Jika PC hanya untuk kopi hijau, baris yang sudah disangrai tidak akan memerlukan PC. Jangan menggunakan PC yang sama untuk keduanya.
• Bingung antara fumigasi dan fitosanitari. Sertifikat fumigasi tidak menggantikan PC. Beberapa tujuan memerlukan keduanya. Jika pembeli meminta fumigasi, lampirkan secara terpisah di PEB, tetapi tetap sertakan PC untuk HS 0901 hijau.
• Pembulatan berat net dan jumlah karung. Jika PC menyatakan 320 bags x 60 kg, jangan tulis netto 19,000 kg di PEB. Cerminkan angka pada PC. Kami pernah melihat perbedaan 50 kg menahan NPE selama berjam-jam.
• Variasi nama penerima. “Coffee Import GmbH” vs “Coffee Importers GmbH” dapat cukup untuk memicu pemeriksaan dokumen. Gunakan ejaan yang persis sama pada invoice, PC, dan PEB.
• Ketidakkonsistenan pelabuhan. Jika PC menunjukkan tujuan “Port of Hamburg,” jangan kirim PEB dengan Rotterdam kecuali PC mencantumkan EU sebagai multi-destination atau Anda menerbitkan ulang PC.

Realitas 2026 yang perlu diingat

Kami melihat validasi otomatis yang lebih ketat beberapa bulan terakhir. INSW kini kurang toleran terhadap deviasi format dan mencocokkan lebih banyak field daripada sebelumnya. Sisi positifnya adalah NPE lebih cepat ketika data selaras. Sisi negatifnya adalah penahanan instan ketika baris item PC atau pemilihan HS tidak tepat. Rencanakan inspeksi Karantina lebih awal, bekukan detail packing dan kontainer, lalu bangun PEB sesuai.

Jika Anda terjebak pada hold validasi dokumen dan membutuhkan pemeriksaan kedua pada pemetaan PEB vs PC, silakan Hubungi kami melalui WhatsApp. Kami biasanya dapat menemukan ketidaksesuaian dalam hitungan menit.

Kapan saran ini berlaku (dan kapan tidak)

Walkthrough ini untuk biji kopi dan kopi sangrai di bawah HS 0901. Jika Anda mengirim ekstrak kopi atau preparat di luar HS 0901, aturan berbeda. Jika pembeli Anda memerlukan sertifikat tambahan (organik, JAS, FDA prior notice, halal), itu adalah alur kerja terpisah dan tidak menggantikan PC untuk biji hijau. Untuk campuran multi-origin atau konsolidasi LCL, pastikan PC mencakup semua lot dan kontainer yang tercantum di PEB. Dan jika Anda menjajaki origin baru di dalam Indonesia, kami dapat menyelaraskan dokumentasi asal dengan rencana produk Anda. Jelajahi penawaran saat ini di sini: Lihat produk kami.

Kesimpulan

Cara tercepat untuk mendapatkan NPE tepat waktu untuk kopi sederhana. Dapatkan PC yang benar, cerminkan baris demi baris di PEB Anda, dan biarkan INSW tervalidasi otomatis. Lakukan itu dan kopi di bawah HS 0901 umumnya lulus pemeriksaan dokumen dengan cepat, sehingga Anda dapat fokus pada kualitas dan pengiriman daripada administrasi.