دليل عملي حقل بحقل لاستكمال الجزء الأول من شهادة الفحص العضوي للاتحاد الأوروبي (COI) في TRACES NT لحبوب القهوة الخضراء الإندونيسية. إجابات واضحة على رموز HS، الأدوار، المهل الزمنية، الأخطاء الشائعة، وما ينبغي فعله عند تغيير الخطط—حتى تمر شحنتك عبر رقابة العضوية في الاتحاد الأوروبي دون تأخير في 2025.
إذا كنت تشحن قهوة خضراء إندونيسية عضوية إلى الاتحاد الأوروبي، فأنت تعلم هذا بالفعل: شهادة الرقابة العضوية (COI) في TRACES NT هي المكان الذي تتعطل فيه العديد من الصفقات. رأينا شحنات تُحتجز لأيام بسبب نقرة خاطئة في الجزء الأول أو لعدم وجود ربط بشهادة المصدّر العضوية. في هذا الدليل 2025، سنعرض لك الخيارات الحقلية الدقيقة، الرموز، والإصلاحات التي نستخدمها حتى تمر قهوتك عبر رقابة العضوية في الاتحاد الأوروبي من دون دراما.
الوعد: شهادة COI نظيفة في كل مرة
تحولنا من تواقيع متباينة إلى موافقات تقريباً بنسبة 100% من المحاولة الأولى من خلال التركيز على ثلاثة أمور: مطابقة HS/المنتج الصحيحة، روابط المشغل النظيفة، والوثائق المتوقعة. ليس سحراً. إنها عمليات قابلة للتكرار.
الأعمدة الثلاثة للموافقة السريعة والنظيفة على COI
- تأكد من التصنيف (التاكسونومي) الصحيح.
- فئة المنتج. اختر A. منتجات نباتية غير معالجة. حبوب القهوة الخضراء هي منتجات نباتية غير معالجة لأغراض العضوية في الاتحاد الأوروبي.
- رمز HS/CN. لحبوب القهوة الخضراء، اختر HS 0901. في العديد من الدول الأعضاء ستقومون بتحديد إلى CN بثمانية أرقام 09011100 أو 09011190 (قهوة، غير محمصة، غير منزوعة الكافيين). إذا طلب TRACES رمز CN ولم تكن متأكداً أي 8 أرقام سيستخدمها وسيطكم الجمركي، اتفق مع تعليمات مستوردكم الجمركية. رمز HS الخاطئ سبب شائع للاستفسارات.
- وصف المنتج. استخدم "حبات القهوة الخضراء، منشأ إندونيسي، أرابيكا/روبوستا، موسم الحصاد، درجة." مثال: "حبات القهوة الخضراء، أرابيكا، سومطرة، عضوية درجة 2، محصول 2024/25."
- ثبت روابط المشغلين قبل أن تقوم بالمسودة.
- المصدّر في إندونيسيا. يجب أن يكون مسجلاً في TRACES NT ومرتبطاً من قبل هيئة الرقابة الخاصة بهم بنطاق صحيح: تجارة/تصدير فئة المنتج A، قهوة.
- المستورد في الاتحاد الأوروبي. يجب أن يكون مشغل عضوي مسجل في دولته العضو ويظهر في TRACES NT.
- المستلم الأول. يجب أن يكون مشغلاً عضويًا في الاتحاد الأوروبي كذلك. إذا كان مستودعاً مقيداً (bonded warehouse) سيستلم البضائع فعلياً، فيجب أن يحصل على شهادة عضوية كـ "المستلم الأول/التخزين" تحت هيئة رقابته في الدولة العضو.
- أرفق ما تستخدمه هيئة الرقابة فعلياً للموافقة.
- الفاتورة التجارية النهائية وقائمة التعبئة (مع معرفات الدفعات وعدد الأكياس لكل دفعة).
- مسودة بوليصة الشحن أو تأكيد الحجز مع اسم السفينة/الرحلة ومواعيد المغادرة/الوصول المقدّرة.
- ملف PDF لشهادة المصدّر العضوية يظهر بوضوح فئة المنتج A والقهوة ضمن النطاق، سارية في تاريخ الشحن.
- للشحنات بنظام ICS/عدة مزارع، قائمة تتبع الدفعات التي تربط المزارع بمعرّفات دفعات التصدير. نضيف ملخصات الرطوبة والعيوب لكل دفعة عند توفرها. هذا يُسرع الموافقة.
الخلاصة. إن غيرت شيئاً واحداً هذا العام، فطابق HS/CN مع فريق جمركي المستورد وحمّل الوثائق مسبقاً قبل أن تضغط "إرسال للموافقة". هذا يوفر أياماً.
الأسبوع 1–2: التحقق والإعداد الذي لا ينبغي تفويته
الأمر كالتالي. معظم أخطاء "لم تُعثر على شهادة عضوية صالحة" تعود إلى الإعداد.
- تأكد من أن ملف المصدّر الإندونيسي مرتبط بهيئة الرقابة الصحيحة في TRACES NT. اطلب من هيئة الرقابة الخاصة بك إضافتك أو تحديثك وتحديد فئة المنتج A. إذا غيرت العنوان أو الكيان القانوني هذا العام، قد ينقطع الربط بصمت.
- أكد سلطة/هيئة الرقابة التي اختارها المستورد عند نقطة الدخول. في هولندا عادة تكون SKAL. في دول أخرى غالباً تكون هيئة الرقابة الخاصة بالمستورد. لا تخمن. يجب أن يخبرك المستورد ماذا تختار في المربع 11.
- التوقيت. يجب أن تصادق هيئة الرقابة على COI قبل مغادرة الشحنة إندونيسيا. عملياً، نستهدف الموافقة قبل 2–3 أيام عمل من ETD. بعض هيئات الرقابة في إندونيسيا تحتاج من 24 إلى 72 ساعة حسب حجم العمل.
تحتاج مساعدة في تشخيص خطأ إعداد عنيد أو مشكلة ربط؟ شارك لقطة شاشة محجوبة وسنرشدك خطوة بخطوة. إذا كان الأمر عاجلاً، Contact us on whatsapp.
الأسبوع 3–6: صياغة الجزء الأول من COI في TRACES NT (حقل بحقل)
الجزء الأول يعود لك أو إلى وكيل الشحن الخاص بك. الجزء الثاني هو موافقة هيئة الرقابة الإندونيسية. الجزء الثالث يفحص عند دخول الاتحاد الأوروبي.
-
المربع 1 هيئة الإصدار. اختر هيئة الرقابة الإندونيسية الخاصة بك من قائمة TRACES. هذه الهيئة ستصادق على الجزء الثاني.
-
المربع 2 المصدّر. كيان التصدير الإندونيسي كما يظهر في شهادة العضوية وTRACES.
-
المربع 3 المستلم الأول. المشغل في الاتحاد الأوروبي الذي يستلم البضاعة فعلياً. بالنسبة للمستودعات المقيدة، أدرج مشغل المستودع إذا استلم الحيازة. يجب أن يكون معتمداً عضوياً.
-
المربع 4 المستورد. الشركة الأوروبية المسؤولة عن الاستيراد لدى الجمارك. غالباً مختلفة عن المستلم الأول. أكد مع مشتريك.
-
المربع 5 بلد المنشأ. إندونيسيا.
-
المربع 6 بلد التصدير. إندونيسيا.
-
المربع 7 بلد المقصد. الدولة العضو في الاتحاد الأوروبي حيث تتم التخليص الجمركي أو أول تفريغ.
-
المربع 8 وسيلة النقل. اختر الشحن البحري وأدخل اسم السفينة والرحلة إذا كانا متاحين. إذا كانا لا يزالان قيد التحديد، أضف رقم الحجز وقم بالتحديث عند حصولك على بوليصة الشحن.
-
المربع 9 تاريخ الوصول المقدر. ETA في ميناء الاتحاد الأوروبي. حدّث إذا تغير الجدول.
-
المربع 10 الوزن الإجمالي/الصافي. الصافي هو وزن المنتج باستثناء الأكياس والمنصات. الإجمالي يشمل التغليف، المنصات، ومواد الحشو. إذا أدرجت وزن المنصة ضمن الصافي، توقع استفسارات. نضيف ملاحظة في "الوثائق" توضح وزن العلبة لكل كيس عندما يكون هناك أي غموض.
-
المربع 11 سلطة/هيئة الرقابة عند نقطة الدخول ونقطة الدخول. اسأل المستورد ماذا يختار. في الدول الأعضاء التي لديها سلطة واحدة (مثلاً SKAL في هولندا) يكون الأمر مباشراً. وإلا، فغالباً تكون هيئة الرقابة الخاصة بالمستورد. بالنسبة لنقطة الدخول، اختر مكتب الجمارك/الميناء حيث تدخل الشحنة الاتحاد الأوروبي.
-
المربع 12 الوثائق. ارفع الفاتورة، قائمة التعبئة، الحجز أو مسودة بوليصة الشحن، شهادة المصدّر العضوية، وقائمة دفعات ICS إذا كانت تنطبق.
-
المربع 13 وصف المنتجات. فئة المنتج. A. منتجات نباتية غير معالجة. HS/CN. 0901، وحيث يلزم 09011100 أو 09011190. الوصف. "حبات القهوة الخضراء، أرابيكا، سومطرة، عضوية درجة 2، محصول 24/25." التغليف. "أكياس جوت، 60 كجم صافي، 320 كيس." معرفات الدفعات. أدرج أرقام الدفعات الداخلية لكل سطر. إذا كنت تخلط درجات أو مناطق متعددة، أنشئ أسطر منفصلة. مثال: السطر 1 "أرابيكا بلو باتاك"، السطر 2 "أرابيكا جايو"، كلاهما تحت الفئة A وHS 0901.
مثال. شحن حاوية كاملة 19.2 طن من حبات القهوة الخضراء الأرابيكا العضوية من سومطرة. ندرج 320 × أكياس جوت 60 كجم. صافي 19,200 كجم. إجمالي 19,680 كجم إذا كان كل كيس له وزن فارغ 1.5 كجم بالإضافة إلى المنصات. فئة المنتج A، HS 09011100. ملاحظات الوصف تتضمن أرقام دفعات ICS وسنة المحصول.
نصيحة عملية. إذا كنت تخطط لتقسيم الحاوية إلى مستودعين في الاتحاد الأوروبي، استخدم المستلم الأول النهائي الذي سيستلم البضائع عند الدخول. إذا حدث نقل لاحق بعد التخليص، فسيُعالج ضمن نظام العضوية الخاص بالمستورد، وليس ضمن COI.
الأسبوع 7–12: توسيع العملية بدون مفاجآت
- القوالب. نستخدم "ورقة بيانات COI" من صفحة واحدة لكل شحنة تتضمن هيئة رقابة المستورد، نقطة الدخول، رمز CN، افتراضات الوزن الفارغ، وتفاصيل المستلم. سلّمها إلى وكيل الشحن والمشتري. عدد أقل من سلاسل البريد الإلكتروني، وعدد أقل من التعديلات في اللحظة الأخيرة.
- التحكم في النسخ. أي تغيير في السفينة، ETA، أو ميناء الدخول يطلق "طلب تعديل" في TRACES. قم بذلك قبل المغادرة إن أمكن. بعد المغادرة، ستحتاج إلى هيئة الرقابة عند نقطة الدخول الجديدة لقبول التغيير. كلما أسرعت في الإبلاغ، كان أفضل.
- إخطار مسبق للمستورد. أرسل رقم مسودة COI وملف PDF للجزء الأول. العديد من المستوردين يضعون فحوصات داخلية حوله. هذا يدل على الاحتراف ويمنع وقت الانتظار عند الحدود.
أسئلة محددة تُسأل كل أسبوع
ما رمز HS وفئة المنتج التي يجب أن أختارها لحبوب القهوة الخضراء الإندونيسية في TRACES؟
اختر فئة المنتج A. منتجات نباتية غير معالجة. بالنسبة لـ HS، اختر 0901. إذا طلب النظام CN بثمانية أرقام، استخدم 09011100 أو 09011190 للقهوة الخضراء غير المحمصة وغير منزوعة الكافيين. التنسيق مع وسيط جمركي المستورد ضروري.
من ينشئ ويصدر COI العضوي للاتحاد الأوروبي للقهوة الإندونيسية، ومتى؟
يمكن للمصدّر أو المستورد صياغة الجزء الأول في TRACES NT. تصدر COI من هيئة الرقابة الإندونيسية التي تصادق المصدّر. يجب أن تصادق هذه الهيئة على الجزء الثاني قبل مغادرة الشحنة إندونيسيا. نوصي بتقديم الطلب للمصادقة قبل 2–3 أيام عمل من ETD.
كيف أصلح خطأ "لم تُعثر على شهادة عضوية صالحة للمشغل" في TRACES؟
- اطلب من هيئة الرقابة تأكيد ربطك في TRACES وأن نطاقك يشمل فئة المنتج A والقهوة.
- تحقق من أن صلاحية الشهادة تغطي تاريخ الشحنة واسم الكيان القانوني يطابق TRACES بالضبط.
- إذا أضفت موقعاً مؤخرًا أو غيرت العنوان، فاجعل هيئة الرقابة تحدث سجل المشغل وتعيد الربط. ثم حدّث مسودة COI.
- إذا كنت تشحن عملية خاصة (مثلاً دفعات مخمّرة كالنبيذ كما في Bali, Java, Gayo & Mandheling - Wine Green Arabica Coffee Beans)، تأكد من أن نطاق "المعالجة/المناولة" موجود على شهادتك إذا طُلب ذلك من قبل هيئة الرقابة.
ما الوثائق التي ينبغي أن أرفقها لمساعدة هيئة الرقابة على المصادقة بسرعة؟
- الفاتورة النهائية وقائمة التعبئة مع معرفات الدفعات.
- مسودة بوليصة الشحن/تأكيد الحجز مع ETD/ETA والسفينة.
- ملف PDF لشهادة المصدّر العضوية.
- للشحنات بنظام ICS/عدة مزارع، قائمة تتبع المزارع/الدفعات. أضف ملخصات الرطوبة والعيوب إن توفرت. هذا يقلل المراسلات.
كيف أملأ الحقول الخاصة بالمستورد مقابل المستلم الأول لشحن إلى مستودع مقيد؟
المستورد هو الشركة الأوروبية التي تستورد قانونياً. المستلم الأول هو المشغل الأوروبي الذي يستلم البضائع فعلياً. إذا استلم مستودع مقيد الحيازة بعد التخليص، فعادة يكون هو المستلم الأول. يجب أن تكون لديه شهادة عضوية لنشاط التخزين. أكد مع مشتريك أي مستودع مُسجل على أمر التسليم.
هل يمكن لشهادة COI واحدة أن تغطي دفعات مزارع متعددة أو درجات مختلطة من القهوة الإندونيسية؟
نعم، إذا كانت كلها مصدّقة تحت نفس هيئة رقابة المصدّر ومعبأة في شحنة واحدة. استخدم أسطر منفصلة في المربع 13 لكل درجة/منشأ مع معرفات دفعات واضحة. لا تخلط منتجات مصدّقة من هيئات رقابة مختلفة على COI واحد. إذا خلطت أرابيكا وروبوستا، احتفظ بهما كأسطر منفصلة تحت HS 0901 بأوصاف واضحة.
ماذا يحدث إذا تغير ميناء الدخول بعد إصدار COI؟
اطلب تعديلاً في TRACES NT. يمكن لهيئة الرقابة إعادة فتح وإعادة المصادقة على الجزء الأول إذا لم تغادر السفينة بعد. بعد المغادرة، نسق مع هيئة رقابة المستورد عند نقطة الدخول الجديدة لقبول التغيير. حدّث ETA وتفاصيل النقل أيضاً. نحن نبلغ هيئة الرقابة بتغييرات الجدول في نفس اليوم لتفادي الرفض على الحدود.
الأخطاء الخمسة التي تقتل التخليص العضوي (وكيف تتجنبها)
- خطأ في HS/CN أو فئة المنتج. طابق مع قائمة رموز جمركية المستورد قبل الصياغة.
- المستلم الأول غير معتمد. المستودعات تحتاج نطاق عضوي إذا استلمت البضاعة فعلياً.
- عدم التطابق بين الصافي والإجمالي. استخدم الصافي للمنتج فقط. استخدم الإجمالي شاملاً الأكياس والمنصات. أضف ملاحظة وزن فارغ إذا كانت الأكياس جوت ثقيلة.
- فقدان خريطة ICS. عند وجود دفعات مزارع متعددة في حاوية واحدة، أرفق خارطة الدفعة إلى المزرعة التي تتوقعها هيئة الرقابة.
- المصادقة المتأخرة. تقديم COI في يوم الإبحار غالباً ما يفشل. أترك هامش 2–3 أيام.
متى ينطبق هذا الإرشاد (ومتى لا ينطبق)
يغطي هذا الدليل حبوب القهوة الخضراء الإندونيسية الداخلة إلى الاتحاد الأوروبي بموجب اللائحة (الاتحاد الأوروبي) 2018/848 وTRACES NT، ساري المفعول 2025. لا يغطي المنتجات المحمصة/المذابة، ولا فحوصات EUDR المتعلقة بالأخشاب/إزالة الغابات أو ضوابط CHED البيطرية. إذا كنت تشحن دفعات تقليدية مثل Blue Batak Green Coffee Beans أو Flores Green Coffee Beans (Grade 1)، فلن تحتاج إلى COI. للشحنات العضوية، استخدم العملية أعلاه وستكون الأمور على ما يرام.
إذا أردت نظرة ثانية على مسودة COI أو تحتاج إلى رسم خريطة لشحنات مختلطة الدُفعات، سنسعد بمساعدتك لتصويبها من المحاولة الأولى. شارك ملف PDF للجزء الأول بعد إخفاء البيانات وسنقترح تعديلات. أو إذا كانت المسألة حساسة زمنياً، Contact us on email.