কেস স্টাডি: ইন্দোনেশিয়ান কফি রপ্তানি ইউরোপে — এক‑সপ্তাহে EUDR কমপ্লায়েন্স প্লেবুক

কীভাবে একটি ক্ষুদ্রকৃষক কোঅপারেটিভ ও আমাদের এক্সপোর্ট টিম ফ্রি টুল ব্যবহার করে সাত দিনে একটি সম্পূর্ণ, অডিট‑রেডি EUDR ডিউ ডিলিজেন্স প্যাকেজ সংগঠিত করেছে। আমরা কি ডেটা সংগ্রহ করেছি, কিভাবে খামার ম্যাপ করেছি, কোন রিস্ক চেক চালিয়েছি, এবং ক্রেতারা কোন চেইন‑অফ‑কাস্টডি ডকুমেন্টগুলো প্রত্যাশা করেছে।

হুক: আমরা এই নির্দিষ্ট পদ্ধতি ব্যবহার করে ৭ দিনে “ডেটা শূন্য” থেকে এক্সপোর্ট‑রেডি EUDR ডসিয়ার তৈরি করেছি

পরিস্থিতি কেমন ছিল সেটি এখানে। বালি-ভিত্তিক একটি ক্ষুদ্রকৃষক কোঅপারেটিভ আমাদের কাছে Grade 1 আরাবিকা 19.2‑টন কন্টেইনার নিয়ে এসেছিল, যার গন্তব্য ইউরোপীয় ক্রেতা। তাদের কাছে কৃষকদের নাম এবং ক্রয় রসিদ ছিল। খামার জিওলোকেশন, রিস্ক চেক বা ডিউ ডিলিজেন্স স্টেটমেন্ট ছিল না। আমরা এক সপ্তাহে একটি সম্পূর্ণ EUDR প্যাকেজ তৈরি করে ক্রেতার অনুমোদন পেয়েছি এবং পণ্য শিপ করেছি। নিচে ধাপে ধাপে প্রক্রিয়া, সাথে ব্যবহৃত সরঞ্জাম ও টেমপ্লেটগুলি দেয়া আছে।

আমরা এই ওয়ার্কফ্লোটি উত্তর সুমাত্রার শিপমেন্টগুলোর জন্যও পুনরাবৃত্তি করেছি, যেমন Blue Batak Green Coffee Beans এবং বালির মাইক্রোলটগুলো যেমন Arabica Bali Kintamani Grade 1 Green Coffee Beans। যতক্ষণ আপনি আইডি, কোঅর্ডিনেট এবং ডকুমেন্টেশনে শৃঙ্খলাবদ্ধ থাকেন, প্লেবুকটি উৎস নির্বিশেষে কার্যকর।

দ্রুত, অডিট‑রেডি EUDR কমপ্লায়েন্সের ৩টি স্তম্ভ

1. টেকসই জিওলোকেশন। পরিষ্কার খামার আইডি, যথাযথ WGS84 কোঅর্ডিনেট, এবং এমন একটি সরল মানচিত্র যা একটি ক্রেতা GIS ডিগ্রি ছাড়াই পড়তে পারে।

2. অবনমন‑মুক্ত যাচাই। প্রমাণ যে জমির কোনো অংশ 31 ডিসে 2020-এর পর অবনমন করা হয়নি। আমরা স্যাটেলাইট লেয়ার এবং পুনরাবৃত্তযোগ্য রিস্ক অ্যাসেসমেন্ট পদ্ধতি ব্যবহার করি।

3. চেইন‑অফ‑কাস্টডি ধারাবাহিকতা। প্রতিটি কিলোগ্রাম কৃষক ক্রয় থেকে কোঅপারেটিভ একত্রিকরণ পর্যন্ত এবং এক্সপোর্ট লটে ট্রেসযোগ্য, প্রতিটি ব্যাগে লট কোড এবং মিল় থাকা ডকুমেন্টগুলোর সাথে মেলে এমন।

এই তিনটি ঠিক রাখলে EU ডিউ ডিলিজেন্স স্টেটমেন্ট আপলোড করা একটি কাজ, প্যানিক নয়।

দিন 1–2: ম্যাপিং ও ভ্যালিডেশন (সরঞ্জাম + টেমপ্লেট)

আমরা লটে 142 জন কৃষককে সরবরাহকারী হিসেবে শুরু করলাম। দিন 2 পর্যন্ত আমাদের লক্ষ্য ছিল: 100% প্লটের কোঅর্ডিনেট সংগ্রহ, স্যাম্পেলে নির্ভুলতা যাচাই করা, এবং একটি মাস্টার কৃষক টেবিল সংগ্রহ করা।

• ফিল্ড ডেটা ক্যাপচার। আমরা KoboCollect/ODK ব্যবহার করেছি একটি সরল ফর্মের সঙ্গে: Farmer ID, নাম, গ্রাম, সম্মতির চেকবক্স, GPS পয়েন্ট ক্যাপচার, খামারের আকার (ha), প্রধান প্রজাতি, ইন্টারক্রপ, প্রথম রোপণের বছর। অফলাইন কাজ করে।

• ফ্রি ম্যাপিং টুল। পলিগন স্কেচ করার জন্য Android-এ QField বা ডেস্কটপে QGIS। পয়েন্টের জন্য আমরা Google Earth‑এ ডাবল‑চেক করেছি। যদি আপনি চান, MapIt GIS এবং Maps.me ও অফলাইনে কাজ করে।

• নির্ভুলতা পরীক্ষা। আমরা ফর্মে accuracy/HDOP ফিল্ড চালু করেছি। রিপোর্টকৃত নির্ভুলতা 15 m এর চেয়ে খারাপ হলে পুনরায় ধরা হয়েছে। আমাদের অভিজ্ঞতায়, সাইটে 10–20 সেকেন্ড স্থির থাকলে <5 m নির্ভুলতা পাওয়া যায়।

• কৃষক সম্মতি। এটি আমরা কখনই এড়াই না। Bahasa Indonesia-তে এক পৃষ্ঠার সম্মতি ফর্ম প্লাস স্বাক্ষর বা আঙ্গুলের ছাপ, যেখানে ডেটা ব্যবহার EUDR‑এর জন্য উল্লেখ থাকবে। আমরা রেকর্ডে একটি ছবি সংরক্ষণ করি।

প্রায়োগিক পরামর্শ: মাঠে যাওয়ার আগে আপনার Farmer ID নামকরণ করুন। আমরা গ্রাম নির্দেশ করতে তিনটি অক্ষর ও একটি চার-অঙ্কের সিকোয়েন্স ব্যবহার করি, যেমন ULI‑0043। পরে এটি ঘণ্টা বাঁচায়।

ইউরোপীয় ইউনিয়ন কফি খামারের জন্য কোন জিওলোকেশন ফরম্যাট গ্রহণ করে?

WGS84 অক্ষাংশ/দ্রাঘিমাংশ দশমিক ডিগ্রীতে ব্যবহার করুন। পলিগনের জন্য, শীর্ষবিন্দুগুলো ক্রমানুযায়ী তালিকাভুক্ত করুন এবং আকৃতি বন্ধ করার জন্য প্রথম পয়েন্টটি শেষে আবার লিখুন। পয়েন্টের জন্য একটি কোঅর্ডিনেট জোড়া প্রযোজ্য।

কফির ক্ষেত্রে কি পূর্ণ খামার পলিগন দরকার নাকি পয়েন্ট কোঅর্ডিনেটই যথেষ্ট?

নিয়মটি জমির প্লটগুলোর জিওলোকেশন দাবি করে। পলিগন সবচেয়ে পরিষ্কার উপায় যা প্রমাণ করে কোন অংশ খামার সীমানার ভেতরে রয়েছে। বাস্তবে, অনেক ক্রেতা যদি প্রথম মৌসুমে পলিগন feasible না হয় তবে প্রতিটি ক্ষুদ্রকৃষক প্লটের জন্য একক পয়েন্ট গ্রহণ করেন, তবে তারা উচ্চতর ঝুঁকি হিসেবে চিহ্নিত করতে পারে। আমাদের নিয়ম: এখন পয়েন্ট ক্যাপচার করুন এবং পুনরাবৃত্ত সরবরাহকারীদের জন্য এক ফসলের মধ্যে পলিগনে আপগ্রেড করুন। আপনি যদি QField-এ সেখানে থেকে পলিগন অঙ্কন করতে পারেন, করুন।

দিন 3–4: অবনমন‑মুক্ত যাচাই ও রিস্ক অ্যাসেসমেন্ট

বিষয়টি হলো—ক্রেতারা সুন্দর মানচিত্র চান না, তারা আপনার যুক্তি দেখতে চান। আমরা একটি সরল, প্রতিরক্ষাযোগ্য পদ্ধতি ব্যবহার করেছি যা আমরা প্রতিটি শিপমেন্টে পুনরাবৃত্তি করতে পারি।

• Global Forest Watch। আমরা খামার কোঅর্ডিনেটগুলো GFW-এ লোড করে 2020 পরে গাছঢাকা ক্ষতি লেয়ারগুলো চেক করেছি। গত 24 মাসে প্লটের নিকটবর্তী কোনো GLAD অ্যালার্ট নোট করেছি।

• ইন্দোনেশিয়ান লেয়ার। আমরা সর্বশেষ ল্যান্ড কভার মানচিত্র এবং KLHK থেকে পিট/সংরক্ষিত এলাকা রেফারেন্স ও বন মোরেটোরিয়াম মানচিত্র (PIPPIB) ওভারলে করেছি। সংরক্ষিত এলাকার ভিতরে থাকা খামারগুলো একটি প্রশমন পরিকল্পনা ট্রিগার করে।

• বাফার পরীক্ষা। পলিগনের জন্য আমরা সতর্ক থাকার জন্য 30 m ইনওয়ার্ড বাফার ব্যবহার করেছি। পয়েন্টের জন্য আমরা 50 m ব্যাসার্ধ স্থাপন করে উচ্চ-রেজুলিউশনের স্যাটেলাইট ইমেজে সাম্প্রতিক পরিবর্তন মূল্যায়ন করেছি।

• রিস্ক স্কোরিং। নিম্ন ঝুঁকি: নিকটবর্তী কোনো অ্যালার্ট বা ক্ষতি নেই, সংরক্ষিত অঞ্চলে নয়, পূর্ববর্তী ফসল ইতিহাস 2020-এর আগে। মধ্যম ঝুঁকি: 100 m-অন্তরালে অ্যালার্ট বা অনিশ্চিত টেনিউর। উচ্চ ঝুঁকি: সংরক্ষিত এলাকার সাথে ওভারল্যাপ বা 2020 পরের স্পষ্ট ক্লিয়ারিং।

• প্রশমন। মধ্যম/উচ্চ ঝুঁকির জন্য আমরা অতিরিক্ত প্রমাণ চেয়েছি। পুরোনো গাছের ছবি, কৃষকের রোপণের বছরের শপথনামা, প্রতিবেশীদের বিবৃতি, বা দীর্ঘকালীন কফি চাষ নিশ্চিতকারী গ্রাম পত্র। আমরা দিন 4-এ দুইটি প্লট বাদ দিয়েছিলাম কারণ ইমেজারিতে 2021 পরের তাজা ক্লিয়ারিং দেখা গিয়েছিল।

কিভাবে একটি কোঅপারেটিভ প্রমাণ করবে যে কফি 2020-এর পর অবনমনকৃত জমি থেকে সংগ্রহ করা হয়নি?

প্রমাণের স্তুপ ব্যবহার করুন। স্যাটেলাইট ইমেজের সময়সীরিজ, GFW অ্যালার্ট, রোপণের বছর ডেটা, এবং অভ্যন্তরীণ পরিদর্শন নোট ও পরিপূরক ছবি। যেখানে টেনিউর অনানুষ্ঠানিক, সেখানে গ্রাম পত্র যোগ করুন। সন্দেহ থাকলে প্লটটি বাদ দিন। ১–২ সীমান্তবর্তী কৃষক বাদ দেওয়া পরবর্তী সময়ে অডিটারের সঙ্গে বিতর্কের চেয়ে দ্রুত সমাধান।

দিন 5: এমন চেইন‑অফ‑কাস্টডি যা বাস্তবে আপনার খামারগুলোর সাথে সংযুক্ত

ট্রেসেবিলিটি বাধাগ্রস্থ হয় যখন ক্রয় রেকর্ডগুলিতে খামারের উল্লেখ নেই। আমরা দেখেছি সবচেয়ে সরল ব্যবস্থা জেতে।

• ক্রয়কে Farm ID‑র সাথে লিঙ্ক করুন। প্রত্যেক পার্চমেন্ট ক্রয় রসিদে Farmer ID, তারিখ, ওজন, এবং আর্দ্রতা থাকে। আমরা এটি সরাসরি মাস্টার টেবিলে টাইপ করেছি।

• লট কোডিং। আমরা একটি এক্সপোর্ট লট কোড তৈরি করেছি এই ফরম্যাটে: BLI‑2024‑WK37‑L01। এটি প্রতিটি ব্যাগে মুদ্রিত এবং ড্রায়িং, হলিং, ও গ্রেডিং লগে উপস্থিত থাকে।

• একত্রিকরণ সীমা। এই শিপমেন্টের জন্য আমরা প্রতি লটে সর্বোচ্চ 50টি খামার নির্ধারণ করেছি। কোনো আইনি সীমা নেই, তবে 80–100 ছাড়ালে ডকুমেন্টসমূহ জটিল হয়। আপনি যদি Bali, Java, Gayo & Mandheling - Wine Green Arabica Coffee Beans-এর মত ব্লেন্ড শিপ করেন, তাহলে চূড়ান্ত ব্লেন্ডিং অবধি আঞ্চলিক লট আলাদা রাখুন যাতে একই EUDR স্টেটমেন্টের ভিতরে।

• প্যাকেজিং ও কোডিং। প্রতিটি ব্যাগে একটি QR কোড থাকে যার মধ্যে Lot code, Bag number, Net weight, এবং একটি রিড‑ওনলি লট শিটের লিঙ্ক থাকে। লো‑টেকও কাজ করে। মুদ্রিত লেবেল প্লাস মিল‑এ একটি বাইন্ডার রাখুন।

কিভাবে আমরা কৃষক প্লটগুলোকে লট ও এক্সপোর্ট ইনভয়েসের সাথে লিঙ্ক করি EUDR ট্রেসেবিলিটির জন্য?

একটি মাস্টার স্প্রেডশিট ব্যবহার করুন। ট্যাবগুলো: Farms, Purchases, Processing, Lots, এবং Shipment। Lot ট্যাবটি প্রতিটি লটে প্রবাহিত কৃষক ও ভলিউম সারসংক্ষেপ করে। আপনার ইনভয়েস Lot code উল্লেখ করে, এবং আপনার ডিউ ডিলিজেন্স আপলোড একই Lot code সহ খামারের কোঅর্ডিনেট রেফারেন্স করে।

দিন 6: অডিট‑রেডি ডসিয়ার সংকলন যা ক্রেতারা প্রকৃতপক্ষে পছন্দ করে

আমরা শিখেছি কিভাবে ডেটা এমনভাবে প্যাকেজ করতে হয় যেভাবে অডিটররা পড়ে।

• এক পৃষ্ঠার সারসংক্ষেপ। উৎস, কৃষক সংখ্যা, এলাকা, পদ্ধতি, ডেটা টুল, এবং রিস্ক ফলাফল।

• একটি মানচিত্র PDF। গ্রাম সীমানা এবং প্লট অবস্থানের সরল ওভারভিউ। কোনো GIS জার্গন নয়।

• খামার টেবিল। CSV ফাইল যাতে Farmer ID, কোঅর্ডিনেট, এলাকা, প্রজাতি, রোপণের বছর, এবং সম্মতি স্থিতি। পরিষ্কার হেডার। WGS84 দশমিক।

• রিস্ক মেমো। দুই পৃষ্ঠার নথি যা আপনার ডেটাসেট, বাফার দূরত্ব, এবং প্রশমন ধাপগুলো ব্যাখ্যা করে। প্রয়োজনে GFW স্ক্রিনশট দাখিল করুন।

• সহায়ক ডকুমেন্টস। নমুনা সম্মতি ফর্ম, অভ্যন্তরীণ পরিদর্শন চেকলিস্ট, ক্রয় রসিদ, এবং লট কোডিং SOP।

EUDR কমপ্লায়েন্সের জন্য ক্ষুদ্রকৃষক থেকে কোন ডকুমেন্টগুলো সংগ্রহ করা উচিত?

ন্যূনতম: সম্মতি ফর্ম, কৃষক আইডি প্রমাণ, খামারের অবস্থান ও আকার, রোপণের বছর, প্রজাতি, এবং ছবি সহ অভ্যন্তরীণ পরিদর্শন চেকলিস্ট। সম্ভব হলে জমির টেনিউর প্রমাণ যোগ করুন। সবকিছু Farmer ID‑র সাথে সংযুক্ত রাখুন।

দিন 7: EU ডিউ ডিলিজেন্স স্টেটমেন্ট পোর্টালে সাবমিট এবং লুপ বন্ধ করা

EU-র ডিউ ডিলিজেন্স স্টেটমেন্ট পোর্টাল জিওলোকেশন ও সাপ্লাই চেইন ডেটার সাথে স্ট্রাকচারড সাবমিশন গ্রহণ করে। আমরা আমাদের CSV আপলোড করেছি, রিস্ক মেমো এবং মানচিত্র সংযুক্ত করেছি, এবং বাণিজ্যিক ইনভয়েস ও প্যাকিং লিস্টে Lot code উল্লেখ করেছি। ক্রেতা একই বান্ডিল পর্যালোচনা করেছে। কোনো অপ্রত্যাশিত সমস্যা হয়নি।

প্রো টিপ: প্রথম দিন থেকেই আপনার CSV‑এর ড্রাই‑রান এক্সপোর্ট চালান এবং কলাম নাম ভ্যালিডেট করুন। লাস্ট‑মিনিট ফরম্যাটিংই সবচেয়ে বেশি সাবমিশনকে বিঘ্নিত করে।

আপনি যদি সাবমিট করার আগে আপনার ডেটাসেটের উপর দ্রুত স্যানিটি চেক চান, আপনি Contact us on whatsapp করতে পারেন। আমরা আপনার হেডার ও ম্যাপিং পদ্ধতি দেখে দিতে আগ্রহী।

আমরা প্রায়ই যে প্রশ্নগুলো পাই

ফিল্ড স্টাফ অফলাইনে GPS এবং খামারের ডেটা ক্যাপচার করতে কোন ফ্রি অ্যাপগুলো ব্যবহার করতে পারে?

KoboCollect/ODK ফর্মের জন্য, পলিগনের জন্য QField, দ্রুত পয়েন্টের জন্য Maps.me বা MapIt GIS। ডেস্কটপে ভ্যালিডেশনের জন্য Google Earth। সামান্য সেটআপের সঙ্গে সবকিছুই অফলাইনে কাজ করে।

প্রতি লটে কতগুলো খামার লক্ষ্য করা উচিত?

ক্ষুদ্রকৃষকদের জন্য আমরা প্রতি লটে 30–50 খামার লক্ষ্য করি। এর বেশি হলে ঠিক আছে, কিন্তু রিভিউগুলো দীর্ঘ হয় এবং ত্রুটি বাড়ে। একেবারে একউৎস লটের জন্য আমরা গ্রামের ভিত্তিতে সাব‑লট রাখি যাতে সরল থাকে, যেমন Sumatra Mandheling Green Coffee Beans।

খামারের জিওলোকেশন ও রিস্ক অ্যাসেসমেন্ট কতবার আপডেট করা উচিত?

পুনরাবৃত্ত সরবরাহকারীদের জন্য বার্ষিকভাবে, এবং খামার সীমানা পরিবর্তিত হলে বা নতুন কৃষক যোগ করলে তাৎক্ষণিকভাবে। রিস্ক চেক প্রতিটি শিপমেন্ট সাইকেলে চালানো উচিত কারণ GFW অ্যালার্ট সাপ্তাহিকভাবে আপডেট হয়।

ক্ষুদ্রকৃষক কফি প্লটের GPS নির্ভুলতা কীভাবে যাচাই করবেন

প্রতিটি খামার পরিদর্শনে অন্তত দুইটি পয়েন্ট কੈপচার করুন এবং তুলনা করুন। 15 m‑এর বেশী খারাপ নির্ভুলতা যেকোনো পয়েন্টকে পুনরায় ভিজিটের জন্য চিহ্নিত করুন। রাস্তা ও নদীর মোচড়ের মতো স্পষ্ট ফিচারের কাছে উচ্চ‑রেজ প্ল্যাট ইমেজারির সাথে ক্রস‑চেক করুন।

EUDR সাবমিশনের নমুনা ডেটা ফিল্ড

FarmerID, Name, Village, Latitude, Longitude (or Polygon), FarmAreaHa, PlantingYear, Species, Consent, PurchaseDate, ParchmentKg, LotCode.

EUDR সাবমিশন ধ্বংস করে দেয় এমন ৫টি বড় ভুল

• সম্মতি নেই বা বিশৃঙ্খল আইডি। যদি Farmer ID মরশুমের মধ্যে পরিবর্তিত হয়, আপনার চেইন‑অফ‑কাস্টডি ভেঙে যাবে।

• পদ্ধতি ছাড়া সুন্দর মানচিত্র। অডিটররা শুধু মানচিত্রের পিন দেখে সন্তুষ্ট হয় না; তারা আপনার ব্যবহার করা ডেটাসেট এবং থ্রেশহোল্ড দেখতে চায়।

• খুব শিগগিরে অঞ্চলের মিশ্রণ। আপনার স্টেটমেন্ট চূড়ান্ত না হওয়া পর্যন্ত জেলা ভিত্তিক লট আলাদা রাখুন। পরবর্তীতে ব্লেন্ড করুন।

• সংরক্ষিত অঞ্চলের নিকটে দুর্বল প্রমাণ। যদি প্লটগুলো রিজার্ভের নিকট থাকে, প্রমাণের স্তর বাড়ান। ছবি, পত্র, রোপণের বছর।

• প্যাকেজিং বাদ রাখা। লট কোড ব্যাগ, গুদাম লগ ও ইনভয়েসে থাকা আবশ্যক। সেই ধারাবাহিকতা আপনার নিরাপত্তা জাল।

রিসোর্স ও পরবর্তী ধাপ

• ফ্রি ম্যাপিং স্ট্যাক: ODK/Kobo, QField, QGIS, Google Earth, Global Forest Watch।

• কপি করার জন্য অভ্যন্তরীণ টেমপ্লেট: কৃষক সম্মতি, অভ্যন্তরীণ পরিদর্শন চেকলিস্ট, রিস্ক মেমো আউটলাইন, এবং লট কোডিং SOP। উদাহরণ চাইলে, View our products দেখুন এবং যখন আপনি একটি উৎসের নমুনা নেন তখন টেমপ্লেট সেট অনুরোধ করুন।

• এই পরামর্শ কখন প্রযোজ্য। ইন্দোনেশিয়ার প্রধান উৎস থেকে ছোটখাট আরাবিকা ও রবাস্টা, কোঅপারেটিভ বা কালেক্টর‑ভিত্তিক সাপ্লাইয়ের ক্ষেত্রে। যদি আপনি কাডাস্ট্রাল মানচিত্রসহ এস্টেট চালান, তবে প্রথমে পলিগন করুন এবং আপনার GIS এক্সপোর্টকে সরাসরি আপনার ERP‑এর সাথে যুক্ত করুন।

বাস্তবতা হলো EUDR চলে যাবে না, এবং গত ছয় মাসে আমরা দেখেছি ইউরোপীয় ক্রেতারা পলিগন ও ন্যারেটিভ রিস্ক মেমোর উপর প্রত্যাশা কঠোর করেছেন। একবার কাজটি করুন। কাঠামো সংরক্ষণ করুন। প্রতিটি নতুন শিপমেন্ট দ্রুত একটি আপডেট হয়ে উঠবে, পুনরাবিষ্কারের নয়।

এবং যদি আপনি বালি, আছে অথবা সুমাত্রার কোনো লাইভ লট নিয়ে এই প্রক্রিয়াটি একসাথে চালাতে চান, আমরা আছি। আমরা আপনার দলকে একটি এক‑সপ্তাহের স্প্রিন্টে আমাদের দলে জোড়া দিতে পারি এবং এমন একটি প্যাকেজ হস্তান্তর করব যা আপনার ক্রেতা প্রথম পাসেই স্বাক্ষর করবে।