ট্রেসেবিলিটি এবং উৎপত্তি: কীভাবে ইন্দোনেশিয়ান কফি ফার্ম যাচাই করবেন

ICO Certificate of Origin-কে কেন্দ্র করে bill of lading, packing list, phytosanitary certificate এবং cooperative রেকর্ডের সঙ্গে ত্রিভুজীকরণ করে ইন্দোনেশিয়ান কফির উৎস এবং ফার্ম-গ্রুপ ট্রেসেবিলিটি যাচাই করার একটি ব্যবহারিক, দলিল-প্রথম ওয়ার্কফ্লো।

আমরা এই সুনির্দিষ্ট সিস্টেম ব্যবহার করে ৯০ দিনের মধ্যে “লেবেলে বিশ্বাস করুন” থেকে প্রমাণনযোগ্য, দলিল-সমর্থিত উৎসে চলে এসেছি। এটি একরাতে আপনাকে অর্থ কমানো করে দেবে না, কিন্তু এটি চার্জব্যাক রোধ করবে, আপনার ব্র্যান্ডকে রক্ষা করবে এবং সন্দেহপ্রবণ ক্রেতাদের দীর্ঘমেয়াদি অংশীদারদের মধ্যে পরিণত করবে। এখানে ধাপে ধাপে আমরা কীভাবে ইন্দোনেশিয়ান কফির উৎপত্তি ফার্ম-গ্রুপ স্তর পর্যন্ত যাচাই করি তা বর্ণনা করা হলো।

দলিল-সমর্থিত উৎস যাচাইয়ের ৩টি স্তম্ভ

1. ICO Certificate of Origin কে মেরুদণ্ড হিসেবে ব্যবহার। ICO Certificate of Origin (ICO COO) হল ইন্দোনেশিয়া থেকে গ্রিন কফি রপ্তানির জন্য মূল নথি। আমাদের অভিজ্ঞতা অনুসারে, বাকি সবকিছু এর সাথে মিলতে হবে: ওজন, লট বর্ণনা, রপ্তানিকারীর পরিচয় এবং জাহাজ চালান তারিখ।

2. চালান ত্রিভুজীকরণ (Shipment triangulation)। ICO COO-কে Bill of Lading (B/L), packing list, commercial invoice, এবং phytosanitary certificate-র বিপরীতে ক্রস-চেক করুন। এই চারটি যদি সঙ্গতিপূর্ণ হয়, তবে নথিপত্র সাধারণত একটি নির্দিষ্ট সত্য প্রদর্শন করে।

3. ফার্ম-গ্রুপ ট্রেসেবিলিটি। লট কোড এবং ব্যাগ মার্কিংসকে সমবায় বা এস্টেট রোস্টারের সঙ্গে মিলিয়ে এক স্তর গভীর যান, এবং প্রয়োজনে Organic বা Rainforest Alliance-এর মতো সার্টিফিকেশন স্কিমের সঙ্গে মিলান। এভাবে আপনি “Indonesia/Sumatra” থেকে “Gayo cooperative X, sub-village Y” পর্যায়ে পৌঁছান।

প্রায়োগিক উপসার: সর্বদা আপনার অডিট ICO COO-এর চারপাশে গড়ে তুলুন, তারপর ত্রিভুজীকরণ করে নিচের দিকে ফার্ম গ্রুপ পর্যন্ত ট্রেস করুন।

সপ্তাহ ১–২: আপনার টুলকিট প্রস্তুত করুন এবং প্রি-শিপমেন্ট ভ্যালিডেশন

বিষয়টি হলো, বেশিরভাগ সমস্যা শুরু হয় কারণ ক্রেতারা “উৎপত্তি প্রমাণ” চান কিন্তু নথি সেট নির্দিষ্ট করে না। আমরা বুকিং করার আগে নিম্নলিখিতগুলো অনুরোধ করার পরামর্শ দিই:

• একই ইস্যুকারী প্রতিষ্ঠানের ICO Certificate of Origin খসড়া বা নমুনা
• ব্যাগ মার্ক এবং লট কোডসহ commercial invoice + packing list
• খসড়া B/L (অথবা কন্টেইনার/সিল নম্বর সহ বুকিং, যখন উপলব্ধ)
• Phytosanitary certificate (স্ক্যান বা নম্বর, QR থাকলে তা)
• রপ্তানিকারীর পরিচয়: পূর্ণ কোম্পানির নাম, NIB (Business Identification Number), এবং ইস্যুকারী সংস্থার যোগাযোগ

নিশ্চিত করুন পণ্যের বর্ণনা স্পেসিফিক এবং জেনেরিক নয়। যদি আপনি Arabica Bali Kintamani Grade 1 Green Coffee Beans ক্রয় করেন, তাহলে নথিগুলোর marks-and-numbers বা description ফিল্ডে “Bali/Kintamani” উপস্থিত থাকার অনুরোধ করুন। আমরা আমাদের Blue Batak Green Coffee Beans এবং Gayo লাইনের জন্য এটি অভ্যাসভাবে করিই।

কফির জন্য ICO Certificate of Origin কী এবং ইন্দোনেশিয়ায় কে এটি ইস্যু করে?

এটি একটি স্ট্যান্ডার্ডাইজড সার্টিফিকেট যা ICO সদস্য দেশগুলো গ্রিন কফি রপ্তানির রেকর্ড এবং মনিটরিং-এর জন্য ব্যবহার করে। ইন্দোনেশিয়ায় সরকার অনুমোদিত ইস্যুকারী প্রতিষ্ঠানগুলোকে নির্দিষ্ট করে দেয়। রপ্তানিকারিরা জাতীয় ব্যবসায়িক সিস্টেমের মাধ্যমে আবেদন করে, এবং চালানের বন্দর/অঞ্চলের জন্য মনোনীত সংস্থা সার্টিফিকেট ইস্যু করে। ফর্মটিতে একটি অনন্য সার্টিফিকেট নম্বর, রপ্তানিকারীর বিবরণ, consignee, পরিমাণ এবং HS কোড 0901 অনুযায়ী পণ্যের বর্ণনা থাকবে।

উপসংহার: আপনার সরবরাহকারীর কাছে জিজ্ঞাসা করুন কোন অফিসটি সার্টিফিকেট ইস্যু করেছে এবং যাচাইয়ের জন্য ইস্যুকারীর যোগাযোগ নম্বর বা স্ট্যাম্প অনুরোধ করুন।

কি সব ইন্দোনেশিয়ান কফি রপ্তানির জন্য ICO Certificate of Origin অপরিহার্য?

ICO সদস্য দেশ ইন্দোনেশিয়ার মতো হলে, বাণিজ্যিক গ্রিন কফি চালানগুলোর জন্য ব্যবহারিক দিক থেকে হ্যাঁ। ব্যতিক্রম হতে পারে রোস্টেড/সলুবল কফি, ছোট কুরিয়ার নমুনা, বা পুনঃরপ্তানি। যদি আপনি একটি কন্টেইনার বা কনসোলিডেটেড প্যালেট গ্রিন কফি আমদানি করছেন, তাহলে ICO সার্টিফিকেট দেখা প্রমাণিতভাবে প্রত্যাশিত।

সপ্তাহ ৩–৬: লাইভ-শিপমেন্ট মিল পরীক্ষায় চালান

এখানেই বেশিরভাগ জাল কাগজপত্র পড়ে যায়। প্রতিটি লটের জন্য আমরা নিম্নলিখিতগুলো করি।

1. ICO সার্টিফিকেট নম্বর এবং ফরম্যাট পরীক্ষা করুন। ইস্যুকারী অফিস এবং তারিখটি পরিকল্পিত জাহাজ কাটঅফ-এর সাথে মিলছে কিনা নিশ্চিত করুন। ইস্যু তারিখ সাধারণত B/L-র থেকে কয়েক সপ্তাহ পরে থাকে না; যদি থাকে, কারণ জিজ্ঞাসা করুন।

2. পরিমাণ মিলান। ICO ফর্মে মোট ব্যাগ এবং নেট ওজন packing list এবং commercial invoice-এর সাথে মিলতে হবে। যদি B/L-এ 320 ব্যাগ দেখায় এবং ICO-তে 300 দেখায়, কিছু ভুল আছে।

3. বর্ণনা ও HS কোড সারিবদ্ধ করুন। ICO বর্ণনা HS 0901-এর অধীনে গ্রিন কফি হিসেবে লেখা উচিত। যদি কোনো নথিতে “roasted” বা কফি-বহির্ভূত কোনো HS কোড দেখা যায়, থামুন এবং স্পষ্ট করুন।

4. পক্ষ এবং বন্দরের নাম মিলান। রপ্তানিকারীর নাম এবং ঠিকানা ICO, invoice, এবং B/L-এ ধারাবাহিক থাকা উচিত। B/L-এ লোডিং পোর্ট ইস্যুকারী সংস্থার অবস্থানের সাথে মানানসই হওয়া উচিত। Jakarta-ইস্যুকৃত ICO যদি Belawan-শিপারের ক্ষেত্রে থাকে, তা ঠিক হতে পারে, তবে যুক্তি জিজ্ঞাসা করুন।

5. সম্ভব হলে কন্টেইনার এবং সিল নম্বর যুক্ত করুন। ইন্দোনেশিয়ান কোয়ারেন্টিন কর্তৃপক্ষের phytosanitary certificate-এ ক্রমবর্ধমানভাবে কন্টেইনার নম্বর বা অতিরিক্ত মন্তব্য থাকে যা B/L-এর সাথে ক্রস-চেক করা যায়। আমরা দেখেছি একটি মিল থাকা কন্টেইনার আইডি নিশ্চিততা নাটকীয়ভাবে বাড়ায়।

6. Phytosanitary certificate QR বা সরাসরি চ্যানেলের মাধ্যমে যাচাই করুন। ইন্দোনেশিয়ার phyto কৃষি কোয়ারেন্টিন এজেন্সি দ্বারা ইস্যু করা হয় এবং সাধারণত একটি QR কোড বহন করে। এটি স্ক্যান করে ইস্যু তারিখ, রপ্তানিকারী, কমোডিটি এবং পরিমাণ যাচাই করুন। যদি QR না থাকে, সার্টিফিকেট নম্বর এবং ইস্যুকারী স্টেশন জিজ্ঞাসা করে নিশ্চিত করুন।

আমি কীভাবে একটি ইন্দোনেশিয়ান চালানের ICO সার্টিফিকেট নম্বর যাচাই করতে পারি?

গ্লোবাল পাবলিক ডাটাবেস ICO COO-এর জন্য নেই। যা কাজ করে:

• ইস্যুকারীর স্ট্যাম্প এবং যোগাযোগ জিজ্ঞাসা করুন। তারপর ইমেইল বা কল করে সার্টিফিকেট নম্বর, রপ্তানিকারী, এবং তারিখ নিশ্চিত করুন।
• কালার স্ক্যান অনুরোধ করুন, ফটোকপি নয়। ভেজা স্ট্যাম্প বা অনুমোদিত ই-সিগনেচার ব্লক খুঁজুন।
• রপ্তানিকারীর NIB এবং কোম্পানি লেটারহেডের সঙ্গে ক্রস-ভেরিফাই করুন।

আমি কীভাবে ICO সার্টিফিকেটকে bill of lading এবং packing list-এর সঙ্গে মিলাব?

• প্রথমে ব্যাগ গণনা এবং নেট ওজন তুলনা করুন। এগুলো অবশ্যই অভিন্ন হতে হবে।
• marks-and-numbers মিলান। B/L এবং packing list-এ একই ব্র্যান্ডিং, লট কোড এবং ফার্ম/কো-অপ রেফারেন্স থাকা উচিত যা ICO ফর্মের বর্ণনা বা marks সেকশনে উপস্থিত।
• তারিখগুলি সারিবদ্ধ করুন। বুকিং এবং সেলিং তারিখগুলি ICO ইস্যু তারিখের সঙ্গে যৌক্তিকভাবে মিলে যাওয়া উচিত। বড় ব্যবধান থাকলে পুনরায় প্রক্রিয়াকরণ বা আরও খারাপ কিছু নির্দেশ করে।

সপ্তাহ ৭–১২: ফার্ম-গ্রুপ ট্রেসেবিলিটি পর্যন্ত এগিয়ে যান এবং স্কেল করুন

একবার আপনার দলিল ত্রয়ী যাচাইকরণ পরিষ্কার হলে, ফার্ম গ্রুপ পর্যন্ত ট্রেস করুন।

• লটের সাথে জড়িত সমবায় বা এস্টেট রোস্টার অনুরোধ করুন। Gayo, Mandheling, বা Toraja কফিগুলোর জন্য, সমবায়গুলির প্রতিটি ফসল জানালার জন্য কৃষক তালিকা থাকবে। যদি লটটি অর্গানিক বা RA-সার্টিফাইড হয়, তাহলে ICS (Internal Control System) চাইুন।

• ব্যাগ মার্কিংসকে লট শিটের সাথে মিলান। ব্যাগের স্টেনসিল বা ট্যাগগুলো packing list-এ উপস্থিত লট আইডি প্রতিফলিত করা উচিত। আমরা সুপারিশ করি stuffing চলাকালীন সময়-স্ট্যাম্প সহ ছবি নিয়ে ব্যাগগুলোর ১০ শতাংশ স্পট-চেক করা।

• দাবিগুলো যাচাই করার জন্য অঞ্চল-থেকে-ফ্লেভার মানচিত্র রাখুন। আমরা “Bali Kintamani: উজ্জ্বল সাইট্রাস, মোলাসেস এবং টোস্ট” এর মতো প্রোফাইল রেখে থাকি, যা আমাদের Arabica Bali Kintamani Grade 1 Green Coffee Beans-এর সাথে মেলে, এবং “Blue Batak: হার্বাল, রিফ্রেশিং, স্পাইসি” যা Blue Batak Green Coffee Beans-এর সাথে ফিট করে। ফ্লেভার প্রমাণ নয়, কিন্তু নথিপত্রের পাশাপাশি এটি একটি ব্যবহারিক চূড়ান্ত ঘ্রাণ-পরীক্ষা।

স্কেল টিপ: আপনার ভেন্ডর চেকলিস্ট মানক করুন। আমরা একটি এক-পৃষ্ঠার টেমপ্লেট ব্যবহার করি যা অমিলগুলো স্বয়ংক্রিয়ভাবে ফ্ল্যাগ করে এবং অডিট ট্রেইলের জন্য স্ক্যান সংরক্ষণ করে।

ICO সার্টিফিকেট কি একা দ্বারা Gayo বা Toraja-এর মত ফার্ম-লেভেল উৎস প্রমাণ করতে পারে?

একতাই নয়। ICO COO দেশ এবং চালান-স্তরের ডেটা যাচাই করে। ফার্ম-লেভেল দাবির জন্য packing list-এ থাকা marks, সমবায় রোস্টার, এবং প্রযোজ্য হলে সার্টিফিকেশন স্কোপ ডকুমেন্ট দ্বারা সমর্থন প্রয়োজন। ICO-কে দরকারি বিবেচনা করুন কিন্তু ফার্ম যাচাইয়ের জন্য পর্যাপ্ত নয়।

একটি ইন্দোনেশিয়ান কফি লটকে সমবায় পর্যন্ত ট্রেস করতে আমি কি কি নথি চাইব?

• বিস্তারিত marks-and-numbers এবং লট আইডি যুক্ত packing list
• লটের ফসল জানালার জন্য সমবায়/এস্টেট রোস্টার
• নির্দিষ্ট গ্রুপ তালিকাভুক্ত করার জন্য কোনো সার্টিফিকেশন স্কোপ ডকস (Organic/Rainforest Alliance)
• ব্যাগ মার্কিংস এবং কন্টেইনার স্টাফিং দেখানো প্রি-শিপমেন্ট ইন্সপেকশন ছবি

ট্রেসেবিলিটি নষ্ট করে দেয় এমন ৫টি ভুল (এবং কিভাবে এড়াবেন)

1. মাত্র proforma-র উপর নির্ভর করা। আমরা দেখেছি proformas-এ “Gayo” লেখা থাকলে Final ICO এবং B/L-এ “Medan coffee” থাকে। পূর্ণ সেটের প্রি-শিপমেন্ট খসড়া দাবি করুন।

2. Phytosanitary-কে নজরন্দাজ করা। QR সিস্টেম থাকার কারণে phyto ইন্দোনেশিয়ায় সবচেয়ে সহজ স্বাধীন যাচাইকারি। যদি এটি পরিমাণ ও তারিখের সঙ্গে মেল না খায়, থামুন।

3. রপ্তানিকারীর NIB না চাওয়া। NIB জিজ্ঞাসা করুন এবং আইনী সত্তাকে নথিপত্র জুড়ে মিলান। আমার অভিজ্ঞতায় বিরোধের ৩ তে ৫ অংশ শুরু হয় ট্রেডিং নামের অমিল থেকেই।

4. “screen 18” কে উৎস প্রমাণ হিসাবে গ্রহণ করা। সাইজ উৎপত্তি নয়। জেনেরিক ব্যাগ ডিজাইনও নয়। কেবল নথি এবং ট্রেসযোগ্য মার্কই গণ্য।

5. ICO COO-কে Chamber COO-র সাথে বিভ্রান্ত করা। Chamber of Commerce certificate of origin শুল্ক প্রাধান্য সমর্থন করে। ICO সার্টিফিকেট কফি বাণিজ্য পর্যবেক্ষণের জন্য বিশেষ। প্রায়ই দুইটিই প্রয়োজন হয় এবং সেগুলি ভিন্ন উদ্দেশ্য পরিবেশন করে।

কিভাবে একটি জাল বা পরিবর্তিত ICO সার্টিফিকেট চিহ্নিত করবেন ইন্দোনেশিয়ার কফির জন্য?

• অনিয়মিত ফন্ট, অনুপস্থিত সিরিয়াল নম্বর ব্লক, বা নিম্ন-রেজোলিউশনের স্ট্যাম্প
• ইস্যু তারিখ যা B/L কাটঅফ বা সেলিং-র সাথে মিলছে না
• নথিপত্র জুড়ে রপ্তানিকারীর নাম বিভিন্নভাবে বানান করা
• এমনকি কয়েকটি ব্যাগের পরিমাণের মিল না থাকা (জালাকারীরা সাধারণত ছোট ডেল্টা মিস করে)
• গ্রিন কফি চালানে কোনো নথিতে “roasted coffee” HS কোড থাকা

আপনি যদি লাইভ ডকুমেন্ট সেটে একটি দ্বিতীয় চক্ষু দেখতে চান, তাহলে বিনা দ্বিধায় Contact us on whatsapp করুন। আমরা পুনর্মিলন পদক্ষেপগুলো স্বচ্ছন্দে যাচাই করে দেই।

আমদানিকারীরা যা বারবার আমাদের জিজ্ঞাসা করেন — দ্রুত উত্তর

রপ্তানিকারীর NIB/API নম্বর কোথায় চেক করব?

সরবরাহকারীর কাছ থেকে তাদের NIB সার্টিফিকেট চাইুন এবং কোম্পানির নাম ও ঠিকানাকে invoice এবং B/L-র সঙ্গে ক্রস-চেক করুন। আমরা তাদের ট্যাক্স আইডি লেটারহেডের স্ক্যানও অনুরোধ করি। দ্রুত লুকআপের জন্য পাবলিক ইংরেজি পোর্টাল নেই, তাই আমরা মূল PDF এবং ইস্যুকারীর QR বা ওয়াটারমার্কের মাধ্যমে যাচাই করি যখন উপলব্ধ থাকে।

শুধুমাত্র রপ্তানি নথি থেকে কি “Gayo বনাম Toraja” নিশ্চিত করা যায়?

নথি প্রতিটি উপ-অঞ্চল তালিকাভুক্ত করবে না, কিন্তু marks-and-numbers, সমবায় রোস্টার, এবং phyto মন্তব্য দাবিকে আনকর করতে পারে। আমরা সেগুলোকে টেস্টিং নোটের সাথে সংযুক্ত করি একটি চূড়ান্ত ক্রস-চেক হিসেবে। উদাহরণস্বরূপ, আমাদের Sulawesi Toraja Green Coffee Beans (Sulawesi Toraja Grade 1) লটগুলোর ব্যাগ মার্ক এবং packing list-এ Toraja থাকে, তারপর phyto এবং B/L-র সাথে সঙ্গতিপূর্ণ হয়।

কিভাবে ব্যাগ মার্কিং লট কোডগুলো ICO ফর্মগুলোর সঙ্গে মিলাবো?

নিশ্চিত করুন packing list-এ একই লট আইডি রয়েছে যা ব্যাগগুলোর উপর স্টেন্সিল করা হয়েছে। ICO বর্ণনা বা marks সেকশন ওই লট বা অন্তত একই পণ্যের নামের উল্লেখ করা উচিত। আমরা স্টাফিং চলাকালে ছবি নেই যাতে প্রমাণ থাকে যে বাস্তব ব্যাগগুলো কাগজপত্রের সঙ্গে মিলে।

রিসোর্স এবং পরবর্তী পদক্ষেপ

• একটি এক-পাতার চেকলিস্ট তৈরি করুন: ICO নম্বর এবং ইস্যুকারী, HS 0901, সঠিক ব্যাগ গণনা এবং নেট ওজন, রপ্তানিকারীর NIB মিল, B/L কন্টেইনার এবং সিল, phyto QR যাচাই, সমবায় রোস্টার সংযুক্ত, স্টাফিং ছবি সংরক্ষিত।
• একটি পাইলট চালান নিয়ে অভ্যাস করুন। একটি স্পষ্ট, সিঙ্গেল-উৎস লট নির্বাচন করুন যেমন Gayo Long Berry Green Coffee Beans বা Sumatra Mandheling Green Coffee Beans। পূর্ণ পুনর্মিলন চালান এবং কোন জিনিসগুলো ধীর করেছিল নোট করুন।
• আপনার মার্কগুলিকে স্ট্যান্ডার্ড করুন। প্রতিটি ব্যাগে অঞ্চল এবং লট কোড মুদ্রণের অনুরোধ করুন। এটি অডিটগুলোকে কয়েক দিন দ্রুত করে।

আপনি যদি একটি পোর্টফোলিও গঠন করছেন এবং এমন লট চান যা “অডিট-রেডি” পরিষ্কার নথিপত্রসহ আসে, তাহলে আপনি View our products দেখতে পারেন। আমরা প্রতিটি চালানে ট্রেসেবিলিটি নির্মাণ করি কারণ, সঠিকভাবে বললে, এটি পরে উভয় পক্ষের সিরিয়াস মাথাব্যথা বাঁচায়।

চূড়ান্ত চিন্তা: কাগজপত্র দারুণ কফি রোস্ট করবে না। কিন্তু রিব্যাগিং এবং রিলেবেলিং-এর জগতে, আপনার ব্র্যান্ড রক্ষা করার দ্রুততম পথ হল দলিলগুলোকে ভারি কাজ করানো। ICO সার্টিফিকেট দিয়ে শুরু করুন, চালান ত্রিভুজীকরণ করুন, এবং ফার্ম গ্রুপে আনকর করুন। এটি নিয়মিত দুই বা তিন মাস করলে, আপনার একটি এমন সিস্টেম থাকবে যাতে আপনি বিশ্বাস করতে পারেন—এবং আপনার ক্রেতারাও তা অনুভব করবে।