Indonesischer Kaffee 4C‑Zertifizierung: Sourcing‑Leitfaden 2025

Ein 15‑minütiger Schritt‑für‑Schritt‑Workflow zur Verifizierung eines 4C‑Anspruchs jedes indonesischen Lieferanten im Jahr 2025. Wo Lizenzen zu prüfen sind, wie Zertifikate zu lesen sind, was auf Ihrer Rechnung stehen muss und die genaue E‑Mail‑Vorlage, die wir verwenden, um Nachweise anzufordern.

Wir haben bereits mehr als einen Käufer daran gehindert, fünfstellige Beträge an den falschen Lieferanten zu überweisen, weil ein „4C‑Zertifikat“ auf den ersten Blick in Ordnung aussah. Der jüngste Fall war eine Korrektur in Höhe von $10,247, weil eine Chain of Custody ausgelaufen war. Unten finden Sie den genauen 15‑minütigen Workflow, den unser Indonesia‑Coffee‑Team in Indonesien zur Überprüfung eines 4C‑Anspruchs verwendet, sowie die gängigen Fallstricke, die wir auch 2025 noch sehen.

Die 3 Säulen einer schnellen 4C‑Verifizierung

Kennen Sie die beiden Dokumente, die Sie sehen müssen. Ein 4C Producer Certificate deckt Farm‑ oder Produzenteneinheiten ab. Eine 4C Chain of Custody (CoC)‑Lizenz deckt Händler, Verarbeiter und Exporteure ab, die den Kaffee weiterverarbeiten oder exportieren. Wenn Sie von einem Exporteur kaufen, müssen Sie dessen gültige CoC einsehen. Ein Zertifikat einer Farm allein berechtigt einen Händler nicht zum Verkauf als 4C.
Nutzen Sie das öffentliche 4C‑Register. Akzeptieren Sie keine Screenshots. Bestätigen Sie stets die rechtlichen Namen, Lizenznummern, den Geltungsbereich und die Gültigkeit in der offiziellen Datenbank. Beginnen Sie Ihre 4C‑Zertifikatsprüfung dort und lassen Sie alle anderen Unterlagen darauf zurückführen.
Rückverfolgbarkeit der Angaben zu Dokumenten. Rechnung und Vertrag müssen die korrekte 4C‑Formulierung, die 4C‑Lizenznummer oder Unit ID des Lieferanten sowie eine Los‑ oder Vertragsreferenz enthalten, die Sie später auditieren können. Keine lückenlose Papierkette, kein Anspruch.

Praktische Konsequenz: Fahren Sie niemals fort, bis die exakte juristische Einheit des Exporteurs als gültige CoC im Register erscheint und die Rechnung die richtigen Identifikatoren trägt.

Minute 1–3: Vorbereitung Ihrer Anfrage und Basisdaten

Fordern Sie den Lieferanten in einer E‑Mail zu drei Punkten auf. Wir verwenden dieses kurze Skript – es liefert Ergebnisse.

Betreff: 4C‑Verifizierungsanfrage – [Ihre Firma] x [Lieferant]

„Hallo [Name],

Bevor wir fortfahren, senden Sie bitte:

Eine Kopie Ihrer aktuellen 4C Chain of Custody‑Lizenz oder Ihres Zertifikats. Bitte geben Sie Lizenznummer, Unit ID und Ablaufdatum an.
Das 4C Producer Certificate für die Farm/Gruppe, die dieses Los liefert, falls zutreffend. Bitte geben Sie Geltungsbereich und Gültigkeit an.
Eine Proforma‑Rechnung oder einen Rechnungsentwurf mit der 4C‑Angabe, Ihrer 4C‑Lizenznummer und der Los‑/Vertragsnummer.

Falls verfügbar, teilen Sie bitte auch den Namen der Zertifizierungsstelle und einen Link zu Ihrem Eintrag im öffentlichen 4C‑Register mit.

Danke, [Ihr Name]“

Während Sie warten, bereiten Sie zwei Prüfungen vor:

Übereinstimmung des rechtlichen Namens. Stimmen der Firmenname auf dem Zertifikat und der Name auf dem Bankkonto des Verkäufers sowie der Name auf der Exportlizenz überein?
Los‑Verknüpfung. Notieren Sie die Los‑ oder Vertragsnummer, die Sie über Rechnung, Packliste und später über das Konnossement hinweg erwarten.

Minute 4–8: Recherche im öffentlichen 4C‑Register

Öffnen Sie die offizielle Datenbank und suchen Sie nach Firmenname oder Land. Die aktuellen Einstiegsseiten für öffentliche 4C‑Informationen finden Sie auf der 4C Services‑Site: die Datenbank zertifizierter Unternehmen und die Kennzeichnungs‑/Anspruchsrichtlinien. Starten Sie hier: 4C Certified Companies und 4C Labeling and Claims.

Was Sie im Register prüfen sollten:

Status. Gültig, abgelaufen oder ausgesetzt. Ist er abgelaufen oder ausgesetzt, kann der Lieferant keinen 4C‑Anspruch stellen. Punkt.
Lizenztyp. Producer vs. Chain of Custody. Exporteure müssen unter CoC gelistet sein. Ist nur eine Produzenten‑Einheit aufgeführt, benötigt der Händler trotzdem eine eigene CoC.
Rechtliche Einheit und Adresse. Muss mit Ihrer Vertragspartnerin bzw. Ihrem Vertragspartner übereinstimmen.
Lizenznummer und/oder Unit ID. Erfassen Sie das exakt angezeigte Format.
Zertifizierungsstelle. Notieren Sie diese für spätere Kreuzprüfungen.
Gültigkeitsdaten. Die meisten 4C‑Zertifikate sind 12 Monate gültig mit jährlichen Audits. Bestätigen Sie, dass das Ablaufdatum Ihre Versandperiode abdeckt.

Aktuelle Änderung, die wir 2025 begrüßen: Die 4C‑Seiten machen deutlicher, welche Akteure CoC sind und welche Produzenten sind; viele Einträge zeigen zudem den Geltungsbereich oder die Region. Nutzen Sie diese Klarstellung, um Unstimmigkeiten frühzeitig anzusprechen.

Praktische Konsequenz: Wenn der rechtliche Name oder der Lizenztyp nicht mit Ihrem Verkäufer übereinstimmt, halten Sie inne. Bitten Sie den Lieferanten, die Diskrepanz zu erklären, bevor Sie weitermachen.

Minute 9–11: Validierung der Chain of Custody und der Rechnungsangaben

Das Entscheidende: Die meisten Fehler, die wir entdecken, betreffen nicht die Farmen. Sie betreffen Händler, die Ansprüche ohne gültige CoC stellen oder denen Elemente auf der Rechnung fehlen.

Was auf einer 4C‑Angabe auf der Rechnung erscheinen muss:

Die exakte Formulierung des Anspruchs, typischerweise „4C compliant coffee“ oder gemäß 4C‑Kennzeichnungsrichtlinie.
Die 4C CoC‑Lizenznummer oder Unit ID des Lieferanten.
Verweis auf die Los‑ oder Vertragsnummer, die mit den Versanddokumenten verknüpft ist.
Menge und Produktbeschreibung, konsistent mit der Massenbilanz.
Firmenname und Adresse, die mit dem Register übereinstimmen.

Wünschenswert, aber wirkungsvoll:

Eine Kopie des aktuellen CoC‑Zertifikats, die der Rechnung beigefügt ist.
Eine Erklärung, dass der Anspruch in den 4C‑Rückverfolgbarkeitsunterlagen des Lieferanten vermerkt ist und für ein Audit verfügbar ist.

Stellt 4C Transaktionszertifikate aus? Nein. Im Gegensatz zur Rainforest Alliance stellt 4C keine transaktionsbezogenen Zertifikate pro Sendung aus. Die Verifizierung basiert auf gültiger Zertifizierung, Massenbilanz und korrekten Angaben gemäß den 4C‑Kennzeichnungsregeln. Einige Zertifizierungsstellen stellen auf Anfrage Atteste aus, aber das sind keine standardisierten „TCs“.

Praktische Konsequenz: Behandeln Sie die Angabe auf der Rechnung als prüfbaren Nachweis. Wenn der Verkäufer seine 4C‑Lizenznummer nicht auf der Rechnung angeben will, haben Sie keinen konformen Anspruch.

Minute 12–15: Kreuzprüfungen und Warnsignale

Zwei schnelle Kreuzprüfungen lohnen sich:

Volumen‑Plausibilitätsprüfung. Vergleichen Sie das auf Ihrer Rechnung angegebene Volumen mit der plausiblen Produktionseinheit der Produzenteneinheit und der jüngsten Versandhistorie des Exporteurs. Wenn die Zahlen unrealistisch erscheinen, sind sie es meist.
Dokumentenabgleich. Firmenname und Adresse müssen über Zertifikat, Vertrag, Proforma, Rechnung, Packliste und Konnossement hinweg übereinstimmen.

Häufige Warnsignale für ein gefälschtes oder nicht nutzbares 4C‑Zertifikat in Indonesien:

Formulierungen wie „Member“ oder „registered“ statt „certified“. Mitgliedschaft ist keine Zertifizierung.
Die PDF wirkt manipuliert. Schriftarten und Ausrichtung weichen um die Lizenznummer oder Daten herum ab.
Veraltete Logos oder Richtlinien aus vielen Jahren ohne aktuelle Lizenzseite.
Abweichung des rechtlichen Namens zwischen Zertifikat und Bankkonto. Hier treten oft Shel‑lfirmen auf.
Es wird nur ein Producer Certificate gezeigt. Es fehlt die CoC für den Händler oder Exporteur.
Zertifikatsdaten decken die Versandperiode nicht ab oder der Status im Register ist abgelaufen.
Der Verkäufer verweigert die Angabe der Unit ID oder einen direkten Link zum 4C‑Eintrag.

Wenn Sie eine zweite Meinung zu einem heiklen Fall benötigen oder Hilfe beim Aufbau eines 4C‑konformen Lieferplans wünschen, können Sie uns über WhatsApp kontaktieren. Wir begleiten Sie gern bei einer Live‑Verifizierung und prüfen die Unterlagen auf Plausibilität.

Kurze Antworten auf die häufigsten Fragen

Wie prüfe ich, ob ein indonesischer Kaffeeexporteur wirklich 4C‑zertifiziert ist?

Suchen Sie den Exporteur im öffentlichen 4C‑Register und bestätigen Sie, dass er eine gültige Chain of Custody‑Lizenz unter dem exakten rechtlichen Namen hält, der auf Ihrer Rechnung erscheinen wird. Stimmen Sie dann Lizenznummer, Daten und Firmendaten mit der Rechnung und dem Vertrag ab.

Wo kann ich ein 4C‑Zertifikat oder eine Lizenznummer nachschlagen?

Verwenden Sie die offizielle 4C‑Datenbank. Starten Sie hier: 4C Certified Companies. Suchen Sie nach Namen oder Land und gleichen Sie die Lizenznummer oder Unit ID mit dem vom Lieferanten gesendeten Dokument ab. Das ist Ihre 4C‑Lizenzsuche und der 4C‑Register‑Check in einem Schritt.

Was muss auf einer 4C‑Angabe auf der Rechnung stehen?

Mindestens: die 4C‑Formulierung des Anspruchs, die 4C CoC‑Lizenznummer oder Unit ID des Lieferanten und eine Los‑ oder Vertragsreferenz. Wir empfehlen außerdem, den Namen der Zertifizierungsstelle und das Ablaufdatum des Zertifikats im Kopf- oder Fußbereich anzugeben.

Reicht ein 4C‑Zertifikat einer Farm aus, damit ein Händler 4C‑Kaffee verkaufen kann?

Nein. Das Producer Certificate der Farm deckt die Produktion ab. Jeder Händler, Mühle oder Exporteur, der einen 4C‑Anspruch stellt, benötigt eine eigene gültige Chain of Custody‑Lizenz. Nur so stellt 4C die Rückverfolgbarkeit und die Massenbilanz in der Lieferkette sicher.

Wie lange ist ein 4C‑Zertifikat gültig und wie bestätige ich das Ablaufdatum?

Typischerweise 12 Monate mit jährlichem Audit. Bestätigen Sie die Valid From‑ und Valid To‑Daten im öffentlichen Register und auf der PDF. Das Versanddatum muss in das Gültigkeitsfenster fallen.

Hat 4C Transaktionszertifikate wie die Rainforest Alliance?

Nein. 4C stützt sich auf gültige Zertifizierung, Massenbilanzunterlagen und korrekte Rechnungsangaben gemäß seiner Kennzeichnungsrichtlinie. Einige Käufer bitten Zertifizierungsstellen um ad‑hoc‑Atteste, aber diese sind keine offiziellen 4C‑Transaktionszertifikate.

Woran erkenne ich häufig, dass ein 4C‑Zertifikat gefälscht sein könnte?

PDF‑Bearbeitungen an Daten oder Lizenznummern. Namen, die nicht mit dem Register‑Eintrag übereinstimmen. Formulierungen wie „Member“ statt „certified“. Abgelaufene Einträge. Und die Weigerung, einen direkten Link zum 4C‑Eintrag zu teilen.

Wann diese Hinweise gelten und wann nicht

Dieser Workflow ist für indonesische Rohkaffee‑Geschäfte konzipiert, bei denen ein 4C‑Anspruch im Vertrag oder auf der Rechnung erscheint. Wenn Sie Spot‑Kaffee kaufen, der bereits eingeführt wurde, fordern Sie vom Importeur dieselbe Beweiskette an und prüfen Sie stattdessen dessen CoC. Wenn Sie nicht‑4C‑ oder konventionellen Kaffee beschaffen, können Sie das Register überspringen, aber die Dokumentenabgleichsprüfungen helfen dennoch, grundlegende Betrugsfälle zu erkennen.

Anwendung auf reale indonesische Lose

Wir unterstützen Käufer häufig bei der Validierung von Ansprüchen und beim Aufbau von Origin‑Programmen in Sumatra, Java und Bali. Wenn Sie 4C‑konforme Lieferungen planen, die Profile wie Sumatra Mandheling Green Coffee Beans, Arabica Java Ijen Grade 1 Green Coffee Beans oder Arabica Bali Kintamani Grade 1 Green Coffee Beans abdecken, können wir Sie mit verfügbaren zertifizierten Volumina in Einklang bringen oder nachvollziehbare Alternativen mit ähnlichem Cup‑Charakter vorschlagen. Unsere Erfahrung zeigt: Dieser Abstimmungsschritt, frühzeitig durchgeführt, spart zwei bis drei Wochen an Rückfragen später.

Die Realität ist: 4C‑Due‑Diligence muss nicht Tage dauern. Mit dem Registry‑Link, der richtigen Rechnungsformulierung und einer sauberen Chain of Custody können Sie den 4C‑Anspruch eines Lieferanten in unter 15 Minuten verifizieren und sich schneller auf Qualität und Logistik konzentrieren. Und wenn sich etwas nicht stimmig anfühlt, stoppen Sie. Eine schnelle Nachprüfung jetzt ist günstiger als eine Qualitätsbeanstandung oder Kosten für Nachetikettierung später.