Indonesische Kaffee-Exportabfertigung: PEB- & NPE-Leitfaden 2026

Eine praxisorientierte Schritt-für-Schritt-Anleitung, um Ihr phytosanitär Zertifikat mit dem PEB zu verknüpfen, sodass INSW automatisch validiert und das NPE für HS 0901 Kaffeeexporte ohne Verzögerungen ausgestellt wird.

Wenn Ihr NPE wegen des phytosanitären Zertifikats weiterhin im Status „validation hold“ hängen bleibt, ist diese Anleitung für Sie. Als Verarbeiter und Exporteur, der jede Woche indonesischen Kaffee verschifft, haben wir festgestellt, dass 80 % der PEB-Verzögerungen bei HS 0901 auf eine Ursache zurückzuführen sind: Das phytosanitäre Zertifikat ist nicht verknüpft oder stimmt nicht mit den Erwartungen von CEISA/INSW überein.

Hier ist die praxisorientierte, feldgetestete Schritt-für-Schritt-Anleitung, die wir 2026 verwenden, um sicherzustellen, dass Ihr phytosanitäres Zertifikat (PC) korrekt referenziert wird, in INSW automatisch validiert wird und Ihr NPE rechtzeitig ausgestellt wird.

Wie PC, PEB, INSW und NPE tatsächlich zusammenhängen

Der PEB wird in CEISA eingereicht und über das Single-Window-System INSW validiert. Karantina Pertanian stellt das phytosanitäre Zertifikat elektronisch aus. INSW gleicht Ihre PEB-„Dokumen Pelengkap“ mit der Datenbank von Karantina ab. Wenn die PC-Nummer, der Aussteller, die Daten und die Versandinformationen mit der PEB-Zeile für HS 0901 übereinstimmen, akzeptiert das System die Dokumentenvalidierung. Anschließend bewertet der Zoll das Risiko der Sendung und stellt das NPE aus. Wenn das PC nicht gefunden wird oder Daten nicht übereinstimmen, bleibt das NPE hängen.

Aus unserer Erfahrung lädt man das Zertifikat nicht einfach „beim Zoll hoch“ und hofft. Sie müssen die PC-Referenz korrekt formatieren und die PC-Daten im PEB spiegeln. Das ist der Auslöser für die automatische Validierung.

Schritt-für-Schritt: Verknüpfen des phytosanitären Zertifikats mit Ihrem PEB für HS 0901

1. Beschaffen Sie das richtige PC von Karantina.

• Planen Sie Inspektion und Probenahme mit Karantina 24–48 Stunden vor dem Stuffing. Stellen Sie sicher, dass der PC-Antrag den korrekten Exporteurnamen/NIB, den Empfänger (Consignee), Ursprungs- und Bestimmungsland sowie -hafen und Kapitel HS 09 für Kaffee aufführt.
• Für Grünen Rohkaffee verwenden Sie HS 0901.11 oder 0901.12. Für gerösteten Kaffee ist es 0901.21 oder 0901.22. Die Warenbeschreibung im PC sollte ungeröstet vs. geröstet korrekt widerspiegeln.
• Prüfen Sie Mengen und Verpackung. Wenn im PC „320 bags x 60 kg“ und netto 19.200 kg steht, behalten Sie diese Struktur bei. Wenn der PC Container- und Siegelnummern enthält, verwenden Sie dieselben Angaben in Ihrem PEB.
• Stellen Sie sicher, dass der PC-Status im Karantina-System final/ausgestellt ist und einen QR-/e-phyto-Code trägt. Entwürfe oder der Status „proses“ werden in INSW nicht validiert.

2. Erstellen Sie Ihren PEB-Kopf und die Positionszeilen in CEISA.

• Verwenden Sie die genau gleichen Exporteur- und Empfängernamen, die auch im PC stehen. Vermeiden Sie Schreibstil-Abweichungen, die für Menschen unbedeutend erscheinen mögen, aber Maschinenabgleiche verhindern. „PT. ABC“ vs. „PT ABC“ kann relevant sein.
• Wählen Sie für jede Position die korrekte HS-Zeile. Mischen Sie nicht ungerösteten (0901.1x) und gerösteten (0901.2x) Kaffee in einer Zeile. Bei gemischten Produkten trennen Sie die Zeilen entsprechend.

3. Tragen Sie das PC unter Dokumen Pelengkap Pabean ein.

• Gehen Sie zur Registerkarte „Dokumen“ bzw. „Dokumen Pelengkap“ Ihres PEB-Entwurfs.
• Fügen Sie ein neues Dokument hinzu. Wählen Sie den Dokumententyp für phytosanitäre Zertifikate von Karantina Pertanian. In CEISA erscheint dies als „Phytosanitary Certificate“ oder „Health Certificate – Plants/Karantina Pertanian.“
• Geben Sie die Dokumentennummer genau so ein, wie sie auf dem PC gedruckt ist. Bewahren Sie Schrägstriche und Bindestriche. Fügen Sie keine Leerzeichen hinzu und lassen Sie keine Zeichen weg. Geben Sie das Ausstellungsdatum ein und wählen Sie als Aussteller „Karantina Pertanian.“
• Falls Ihr Hafen ein optionales Feld für Büro/Filiale hat, wählen Sie das ausstellende Karantina-Büro, das den PC gedruckt hat.
• Hängen Sie den PDF-Scan nur an, wenn Ihr Spediteur oder das Zollamt dies verlangt. INSW validiert gegen die Karantina-Datenbank, nicht gegen den Anhang.

4. Spiegeln Sie die PC-Daten in Ihren PEB-Details.

• Verpackungsbeschreibung, Anzahl der Säcke, Nettogewicht pro Sack und Gesamtnettogewicht müssen mit dem PC und dem Packstückverzeichnis übereinstimmen. Wenn der PC Container- und Siegelnummern führt, kopieren Sie diese in das PEB-„container“-Tab.
• Bestimmungsland und Hafen müssen in Rechnung, PC und PEB konsistent sein. Wenn Ihr PC Transitländer aufführt, stellen Sie sicher, dass die Routing-Angaben nicht widersprechen.

5. Validieren und einreichen.

• Klicken Sie in CEISA auf Validieren/Prüfen, damit INSW den PC-Datensatz abrufen kann. Wenn Sie Fehlermeldungen wie „Karantina-Dokument nicht gefunden ("dokumen karantina tidak ditemukan")“ oder „Dokumentennummer stimmt nicht überein ("nomor dokumen tidak sesuai")“ sehen, überprüfen Sie das Format der Dokumentennummer und den PC-Status erneut.
• Sobald die Dokumentenvalidierung erfolgreich ist, reichen Sie den PEB ein. Die meisten Niedrigrisiko-Kaffeesendungen erhalten das NPE innerhalb von Minuten. Wird eine Prüfung ausgewählt, rechnen Sie mit mehreren Arbeitsstunden.

Praktische Kernaussage: Betrachten Sie das PC als Datenquelle, die Sie spiegeln müssen, nicht als „einen weiteren Anhang“. Exakte Übereinstimmung in CEISA/INSW ist der Schlüssel zum NPE.

Kurze Antworten auf die häufigsten Fragen

Wo trage ich die Nummer meines phytosanitären Zertifikats im PEB für Kaffee ein?

Im PEB-Bereich „Dokumen Pelengkap“. Fügen Sie ein Dokument des Typs „Phytosanitary Certificate/Health Certificate – Plants (Karantina Pertanian)“ hinzu. Geben Sie die PC-Nummer und das Ausstellungsdatum exakt so ein, wie sie gedruckt sind, und wählen Sie als Aussteller Karantina Pertanian.

Ist ein phytosanitäres Zertifikat für gerösteten vs. grünen Kaffee verpflichtend?

Grüner/ungerösteter Kaffee (HS 0901.11/0901.12) benötigt ein PC von Karantina zur Exportabfertigung. Gerösteter Kaffee (HS 0901.21/0901.22) erfordert auf indonesischer Seite in der Regel kein PC, aber einige Bestimmungsländer verlangen es weiterhin. Wir raten, die Einfuhrgenehmigung des Importeurs zu prüfen. Beispielsweise versenden unsere grünen Lose wie Sumatra Mandheling Green Coffee Beans, Blue Batak Green Coffee Beans oder Arabica Bali Kintamani Grade 1 Green Coffee Beans stets mit PC. Unsere gerösteten Angebote wie Roasted Arabica Java Coffee benötigen in der Regel kein PC, es sei denn, der Käufer fordert es an.

Warum ist mein NPE auf Hold, obwohl ich bereits ein phytosanitäres Zertifikat habe?

Drei häufige Gründe:

• Der PC ist im Karantina-System noch nicht final. Der Entwurfsstatus wird nicht validiert.
• Die PC-Daten stimmen nicht mit Ihren PEB-Angaben überein. HS-Code, Exporteurname, Empfänger, Verpackung oder Nettogewicht weichen ab.
• Sie haben die PC-Nummer im falschen Format eingegeben. Bewahren Sie Schrägstriche und Bindestriche exakt wie gedruckt.

Muss ich das PDF hochladen, oder validiert INSW das phytosanitäre Zertifikat automatisch bei Karantina?

INSW validiert automatisch gegen die Karantina-Datenbank anhand Ihrer Dokumenteneintragung. Ein einzelner PDF-Upload ist nicht ausreichend. Einige Häfen möchten den Scan dennoch bei Bedarf sehen, aber das Bestehen/Nicht-Bestehen für das NPE hängt von der elektronischen Übereinstimmung ab.

Wie lange dauert es in der Regel, bis nach Einreichen eines PEB mit phytosanitärem Zertifikat das NPE ausgestellt wird?

Wenn alles übereinstimmt und das Sendungsprofil Niedrigrisiko aufweist, sehen wir das NPE in 5–20 Minuten. Bei manueller Prüfung oder hoher Auslastung rechnen Sie mit 2–8 Arbeitsstunden. Fordern Karantina oder der Zoll Klarstellungen an, rechnen Sie mit dem nächsten Werktag.

Kann mein Spediteur das Verknüpfen des phytosanitären Zertifikats mit meinem PEB übernehmen?

Er kann das PC in Ihrem Auftrag eintragen, aber nur Sie oder Ihr beauftragter PPJK können sicherstellen, dass die zugrunde liegenden Daten tatsächlich übereinstimmen. Wir bereiten oft das PC vor und liefern den genauen String zur Eingabe, damit der Spediteur nicht das Format oder den Aussteller erraten muss.

Was passiert, wenn mein HS-Code nicht mit der Ware im phytosanitären Zertifikat übereinstimmt?

INSW meldet eine Abweichung und das NPE wird nicht ausgestellt. Sie müssen entweder die HS-Zeile im PEB an das PC anpassen oder Karantina bitten, das PC zu ändern/neu auszustellen. Einseitige Änderungen wirken selten.

Feinere Fehler, die große Verzögerungen verursachen (und wie man sie vermeidet)

• Vermischung von geröstetem und grünem Kaffee in einer PEB-Zeile. Trennen Sie HS 0901.1x und 0901.2x in unterschiedliche Zeilen. Wenn das PC nur Grünen Kaffee abdeckt, benötigt die geröstete Zeile kein PC. Verwenden Sie nicht dasselbe PC für beide.
• Verwechselung von Begasung (fumigation) und phytosanitärem Zertifikat. Ein Begasungszertifikat ersetzt kein PC. Einige Bestimmungsländer verlangen beide. Wenn Ihr Käufer Begasung verlangt, hängen Sie dieses Zertifikat separat im PEB an, aber fügen Sie für HS 0901 grünen Kaffee weiterhin das PC hinzu.
• Rundung von Nettogewichten und Sackzahlen. Wenn im PC „320 bags x 60 kg“ steht, schreiben Sie im PEB nicht 19.000 kg gerundetes Nettogewicht. Spiegeln Sie die PC-Angaben. Wir haben gesehen, dass Differenzen von 50 kg NPEs stundenlang stoppen.
• Varianten beim Empfänger. „Coffee Import GmbH“ vs. „Coffee Importers GmbH“ kann bereits eine Dokumentenprüfung auslösen. Verwenden Sie in Rechnung, PC und PEB exakt dieselbe Schreibweise.
• Inkonsistenter Hafen. Wenn im PC als Bestimmungsort „Port of Hamburg“ steht, senden Sie den PEB nicht mit Rotterdam, es sei denn, der PC listet die EU als mehrfache Destination oder Sie stellen den PC neu aus.

2026er Realitäten, die Sie beachten sollten

Wir beobachten seit einigen Monaten eine strengere automatische Validierung. INSW ist weniger tolerant gegenüber Formatabweichungen und vergleicht mehr Felder als zuvor. Der Vorteil ist schnellere NPEs, wenn die Daten übereinstimmen. Der Nachteil sind sofortige Holds, wenn die PC-Positionszeile oder die HS-Auswahl abweicht. Planen Sie die Karantina-Inspektion früh, finalisieren Sie Verpackungs- und Containerangaben und bauen Sie dann den PEB so auf, dass er übereinstimmt.

Wenn Sie bei einer Dokumentenvalidierung hängen und eine zweite Sicht auf Ihr PEB-vs.-PC-Mapping benötigen, kontaktieren Sie uns gerne per WhatsApp: Kontaktieren Sie uns per WhatsApp. Wir erkennen die Abweichung meist innerhalb von Minuten.

Wann diese Anleitung gilt (und wann nicht)

Diese Anleitung gilt für Kaffeebohnen und gerösteten Kaffee unter HS 0901. Wenn Sie Kaffeeextrakte oder -zubereitungen außerhalb von HS 0901 verschicken, gelten andere Regeln. Wenn Ihr Käufer zusätzliche Zertifikate verlangt (organic, JAS, FDA prior notice, halal), sind das separate Workflows und ersetzen nicht das PC für grüne Bohnen. Bei Mischungen aus mehreren Ursprüngen oder konsolidierten LCL-Sendungen stellen Sie sicher, dass das PC alle Lose und Container im PEB abdeckt. Und wenn Sie neue Ursprünge innerhalb Indonesiens prüfen, können wir die Ursprungsdokumentation mit Ihren Produktplänen abstimmen. Durchsuchen Sie aktuelle Angebote hier: Unsere Produkte anzeigen.

Fazit

Der schnellste Weg zu einem rechtzeitigen NPE für Kaffee ist einfach: Beschaffen Sie das korrekte PC, spiegeln Sie es Zeile für Zeile in Ihrem PEB und lassen Sie INSW automatisch validieren. Tun Sie dies, und Kaffee unter HS 0901 besteht Dokumentenprüfungen in der Regel schnell, sodass Sie sich auf Qualität und Lieferung statt auf Papierkram konzentrieren können.