REX‑Erklärung für indonesischen Kaffee: EU‑GSP 2025 — Unverzichtbarer Leitfaden

Copy‑paste‑Formulierung, ausgefüllte Beispiele und eine praxiserprobte Checkliste für EU‑GSP‑REX‑Erklärungen auf indonesischen Kaffee‑Rechnungen. Konzipiert für grüne und geröstete HS 0901‑Sendungen im Jahr 2025.

Wir haben Hunderte von EU‑GSP‑REX‑Erklärungen für indonesischen Kaffee ausgestellt und geprüft. Das Muster ist immer dasselbe: Zollbeamte verlangen den korrekten Wortlaut, das passende Ursprungskriterium und nachvollziehbare Unterlagen. Nachfolgend finden Sie den genauen Wortlaut zum Kopieren, ein realistisches Muster sowie die häufigsten Fehler.

Der Copy‑Paste‑Text, den Sie für Ihre EU‑GSP‑REX‑Erklärung benötigen

Verwenden Sie diesen Text auf Ihrer Rechnung oder jedem Handelsdokument, das die Sendung beschreibt. Lassen Sie den Wortlaut unverändert.

Erklärung zum Ursprung (EU GSP) "Der Exporteur der in diesem Dokument aufgeführten Produkte (REX‑Nummer [IDREX…]) erklärt, dass die Produkte, soweit nicht anderweitig eindeutig angegeben, nach den Ursprungsregeln des Allgemeinen Präferenzsystems der Europäischen Union bevorzugten Ursprung Indonesiens haben. Ursprungskriterium: [P oder W + 4‑stellige HS‑Position]. Ort und Datum: [Stadt, TT/MM/JJJJ]. Name des Exporteurs: [Firmenrechtlicher Name]."

Wie ausfüllen:

• Wenn Sie in REX registriert sind und der Wert der Sendung EUR 6,000 übersteigt, geben Sie Ihre REX‑Nummer an. Eine Unterschrift ist nicht erforderlich (getippter Name ist ausreichend).
• Wenn Sie nicht registriert sind und der Wert der Sendung ≤ EUR 6,000 beträgt, lassen Sie die REX‑Nummer weg und unterschreiben Sie handschriftlich mit Name, Ort und Datum.
• Gültigkeit: 12 Monate ab Ausstellungsdatum für Importe in die EU.

Ursprungskriterium für HS 0901 Kaffee: was angeben und wann

Hier machen Exporteure am häufigsten Fehler. Nach unserer Erfahrung vermeidet die korrekte Angabe des Kriteriums 90 % der Rückfragen.

• Grüner Kaffee (HS 0901.11/.12), in Indonesien geerntet. Verwenden Sie „P“, weil die Bohnen vollständig in Indonesien gewonnen wurden. Beispiel: Ursprungskriterium: P.
• Gerösteter Kaffee (HS 0901.21/.22), in Indonesien produziert aus indonesischen grünen Bohnen. In der Praxis verwenden Sie „P“, da keine nicht‑ursprünglichen Materialien verwendet wurden und die Bohnen vor der Verarbeitung vollständig gewonnen wurden. Beispiel: Ursprungskriterium: P.
• Gerösteter Kaffee, in Indonesien produziert aus nicht‑ursprünglichen grünen Bohnen. Beanspruchen Sie keinen GSP‑Ursprung. Die Listenregel für HS 0901 verleiht durch das Rösten importierter Bohnen keinen Ursprung. Die Angabe von GSP in diesem Fall ist ein häufiger und kostspieliger Fehler.

Tipp: Wenn Sie nicht‑ursprüngliche Inputs verwenden, die dennoch die Listenregel erfüllen, geben Sie „W“ gefolgt von der 4‑stelligen HS‑Position der verwendeten nicht‑ursprünglichen Materialien an. Beim Kaffee ist dies selten anwendbar, da das Rösten die Position in der Regel nicht ändert.

REX‑Schwelle, Unterschriften und Platzierung

• Muss ich für ≤ EUR 6,000 in REX sein? Nein. Sie können eine Ursprungsdeklaration ohne REX‑Nummer abgeben. Sie müssen handschriftlich unterschreiben und Name, Ort und Datum angeben. Teilen Sie Sendungen nicht auf, um unter EUR 6,000 zu bleiben. Der Zoll kann aggregieren.
• Wo sollte sie erscheinen? Die Fußzeile der Rechnung ist am besten geeignet. Wenn Ihre Rechnung mehrere Seiten hat, platzieren Sie die Erklärung auf der letzten Seite mit den Summen und verweisen Sie auf die Rechnungsnummer. Alternativ drucken Sie sie auf das Packstückverzeichnis (Packing List) mit Verweis auf Rechnungsnummer und Datum.
• Wer unterschreibt? Für registrierte Exporteure ist keine Unterschrift erforderlich. Wir fügen dennoch einen getippten Namen und die Berufsbezeichnung hinzu. Für nicht registrierte Exporteure, die die ≤ EUR 6,000‑Option nutzen, ist eine Unterschrift erforderlich.

Ein ausgefülltes Beispiel (Ausschnitt aus einer Kaffee‑Rechnung)

Kunde: EU Roaster GmbH, Hamburg, Deutschland Exporteur: PT FoodHub Collective Indonesia (Indonesia‑Coffee) Rechnungsnr.: IC‑2025‑0117 Datum: 17/02/2025 Incoterms: FOB Belawan

Positionen:

1. 19.200 kg grüner Kaffee, Sumatra Mandheling Grade 1, HS 0901.11.00, Los MND‑25‑021. Siehe Spezifikation: Sumatra Mandheling Green Coffee Beans
2. 3.600 kg Arabica Bali Kintamani Grade 1, HS 0901.11.00, Los BLK‑G1‑25‑004. Siehe Spezifikation: Arabica Bali Kintamani Grade 1 Green Coffee Beans

Erklärung zum Ursprung (EU GSP) "Der Exporteur der in diesem Dokument aufgeführten Produkte (REX‑Nummer IDREX‑123456789) erklärt, dass die Produkte, soweit nicht anderweitig eindeutig angegeben, nach den Ursprungsregeln des Allgemeinen Präferenzsystems der Europäischen Union bevorzugten Ursprung Indonesiens haben. Ursprungskriterium: P. Ort und Datum: Medan, 17/02/2025. Name des Exporteurs: PT FoodHub Collective Indonesia."

Warum das funktioniert: Beide sind in Indonesien angebaute grüne Kaffees. Das Kriterium „P“ ist korrekt. Die REX‑Nummer ist angegeben, da der Rechnungswert EUR 6,000 übersteigt. Die Erklärung steht unter den Summen und bezieht sich auf dasselbe Dokument.

Kurze Checkliste vor dem Versand

Wir empfehlen, dass jede Versandakte enthält:

• REX‑Nachweis. Ihre REX‑Registrierung bei der DJBC und ein Screenshot aus der EU‑REX‑Öffentlichkeitsdatenbank mit dem Status „active“.
• Ursprungsnachweise. Farm‑ oder Genossenschaftsrechnungen, Lieferscheine und Los‑Rückverfolgbarkeit, die die indonesische Ernte belegen. Bei geröstetem Kaffee: Röstchargenaufzeichnungen, die mit den indonesischen grünen Losen verknüpft sind.
• HS‑Zuordnung. Interne Bestätigung, dass jede SKU korrekt der HS‑Position 0901 zugeordnet ist. Vermeiden Sie die Fehlklassifizierung von geröstetem als grün oder entkoffeiniert als regulär.
• Die Erklärung. Exakter Wortlaut, korrektes Ursprungskriterium, Ort/Datum und gegebenenfalls REX‑Nummer.
• Bewertung. Eine Handelsrechnung pro Sendung. Keine künstliche Aufteilung zur Steuerung der EUR‑6,000‑Schwelle.
• Aufbewahrung. Bewahren Sie alle Unterlagen mindestens 3 Jahre auf. Wir behalten sie in der Regel 5–7 Jahre zur Sicherheit.

Brauchen Sie eine zweite Prüfung Ihres Wortlauts oder Kriteriums? Senden Sie uns Ihren Rechnungsentwurf und wir prüfen die Erklärung kostenlos. Sie können uns per WhatsApp kontaktieren: Kontaktieren Sie uns per WhatsApp.

Häufige Fehler, die wir sehen (und wie man sie vermeidet)

• Fehlendes Ursprungskriterium. Der Zoll fragt häufig Erklärungen ab, die „P“ oder „W + HS“ weglassen. Geben Sie es immer an.
• GSP‑Anspruch für geröstete Mischungen mit importierten Bohnen. Wenn ein Teil der Mischung nicht‑ursprünglich ist und die Regel nicht erfüllt ist, beanspruchen Sie keinen GSP. Kennzeichnen Sie in Ihrem SKU‑Master klar „GSP‑berechtigt“.
• Falsche HS‑Angabe im Kriterium. Wenn Sie „W + HS“ verwenden, geben Sie die Position der nicht‑ursprünglichen Materialien an. Exporteure schreiben häufig fälschlich die Position des Fertigprodukts.
• Keine REX‑Nummer bei > EUR 6,000. Überschreitet der Wert die Schwelle, müssen Sie registriert sein und die REX‑Nummer angeben. Andernfalls wird die Präferenz abgelehnt.
• Erklärung auf einem separaten Blatt ohne Bezug. Platzieren Sie die Erklärung auf einem Packzettel oder einer separaten Seite, verweisen Sie dann auf die genaue Rechnungsnummer und das Datum.
• Tippfehler im Ländernamen. Schreiben Sie „Indonesia preferential origin.“ Wir haben gesehen, dass Formulierungen wie „Indonesian origin EU GSP“ unnötige Rückfragen auslösen.

Kurze Antworten auf die Fragen, die uns jede Woche gestellt werden

Welcher genaue Text gehört auf meine Kaffee‑Rechnung?

Verwenden Sie den obenstehenden Copy‑Paste‑Wortlaut. Bewahren Sie die Formulierung und geben Sie das Ursprungskriterium an.

Muss ich für eine Sendung unter EUR 6,000 in REX registriert sein?

Nein. Sie können die Erklärung ohne REX‑Nummer ausstellen, wenn der Wert der Sendung ≤ EUR 6,000 ist. Unterschreiben Sie handschriftlich und fügen Sie Name, Ort und Datum hinzu.

Wo sollte die Erklärung erscheinen und wer unterschreibt?

Platzieren Sie sie in der Rechnungsfußzeile oder auf der letzten Seite in der Nähe der Summen. Registrierte Exporteure müssen nicht unterschreiben. Nicht registrierte Exporteure müssen bei Sendungen ≤ EUR 6,000 unterschreiben.

Wie lange ist die Erklärung für Einfuhren in die EU gültig?

Zwölf Monate ab dem Datum auf der Erklärung.

Welches Ursprungskriterium sollte ich für grünen vs. gerösteten Kaffee verwenden?

Grüner indonesischer Kaffee: P. Gerösteter Kaffee, der nur indonesische Bohnen verwendet: P. Gerösteter Kaffee mit importierten Bohnen: keinen GSP‑Anspruch stellen.

Kann eine Erklärung mehrere Sendungen abdecken?

Nein. Eine Erklärung pro Sendung/Dokument. Sie können mehrere Positionen in derselben Sendung abdecken.

Welche Unterlagen sollten Sie für eine Prüfung aufbewahren?

Lieferantenrechnungen, Liefer‑/Transportbelege, Los‑Rückverfolgbarkeit, Verarbeitungsprotokolle, Ihre REX‑Registrierung, interne HS‑Zuordnung und eine Kopie jeder Erklärung. Bewahren Sie die Unterlagen mindestens 3 Jahre auf.

REX‑Registrierungsgrundlagen für indonesische Kaffeeexporteure

• Wo registrieren: Directorate General of Customs and Excise (DJBC). Die Bearbeitung dauert in der Regel einige Werktage, sobald Ihre Daten vollständig sind.
• Format: Indonesische REX‑Nummern beginnen mit „IDREX“, gefolgt von Ziffern. Beispiel: IDREX‑123456789. Überprüfen Sie Ihren Status in der öffentlichen EU‑REX‑Datenbank, bevor Sie Erklärungen ausstellen.
• Wann registrieren: Vor Ihrer ersten Sendung, die EUR 6,000 übersteigt. Wir empfehlen, sich frühzeitig zu registrieren, um Last‑Minute‑Sperren zu vermeiden.

Praktische Maßnahmen, die Sie noch heute umsetzen können

• Fügen Sie einen gesperrten Textblock mit der Erklärung in Ihre Rechnungsvorlage ein, damit der Wortlaut nicht abweicht.
• Markieren Sie SKUs vorab, die GSP‑berechtigt sind. Bei gerösteten SKUs verknüpfen Sie diese mit bestätigten indonesischen Bohnen‑Losen.
• Erstellen Sie für jede Sendung ein einseitiges „REX‑Paket“. Enthalten Sie Rechnung, Packliste, Erklärung, REX‑Nachweis und Rückverfolgbarkeitsunterlagen. Das spart Stunden, wenn der Zoll Fragen stellt.

Wenn Sie außerdem eine verlässliche Indonesien‑Ursprungsversorgung wünschen, die ab Werk GSP‑berechtigt ist, ist unser grünes Portfolio dafür ausgelegt. Zum Beispiel werden Blue Batak Green Coffee Beans und Flores Green Coffee Beans (Grade 1) mit vollständiger Rückverfolgbarkeit und konsistenter HS‑0901‑Klassifikation geliefert. Weitere Anbaugebiete finden Sie hier: Unsere Produkte ansehen.

Wir halten diesen Leitfaden aktuell. Stand Anfang 2025 bleiben der REX‑Erklärungstext und die EUR‑6,000‑Schwelle unverändert. Wenn Ihre Situation ungewöhnlich ist (gemischte Ursprünge, Reexporte, Veredelung), fragen Sie vor dem Versand nach und wir teilen gerne unsere Erfahrungen mit dem EU‑Zoll.