Indonesischer Kaffeeexport nach Großbritannien (GB): IPAFFS & Organisch – Leitfaden 2025

Ein praxisorientierter, schrittweiser Leitfaden 2025 für GB‑organische COI (TRACES NT GB‑COI), wann IPAFFS unter BTOM gilt oder nicht, die richtigen HS‑Codes für Kaffee und was Port Health tatsächlich prüft. Verfasst vom Indonesia‑Coffee‑Team auf Basis konkreter Exporterfahrung.

Wir haben Sendungen von Bio‑Kaffee aus dem Vereinigten Königreich in 90 Tagen mithilfe des unten beschriebenen Systems von vermeidbaren Verzögerungen zu 100 % pünktlichen Freigaben gebracht. Wenn Sie 2025 indonesischen Roh‑ oder Röstkaffee nach Großbritannien (GB) bewegen, ist dies die speicherwürdige Version — umsetzbar, aktuell und in der Praxis erprobt.

Die 3 Säulen eines reibungslosen UK‑Kaffeeimports in 2025

1. Entscheiden Sie, ob IPAFFS gilt. Und vergessen Sie es, wenn es nicht gilt.
2. Erstellen Sie Ihre GB‑organische COI in TRACES NT korrekt, beim ersten Mal.
3. Stimmen Sie HS‑Codes und Dokumente so ab, dass Port Health ohne eine einzige Rückfrage freigeben kann.

Folgendes ist wichtig: Auf dem Papier wirkt Kaffee einfach. Aber 3 von 5 Erstimporteuren, mit denen wir arbeiten, stolpern über entweder den falschen HS‑Code, eine zu spät erstellte COI oder eine Kontrollstelle, die GB nicht anerkennt. Beheben Sie diese Punkte, und die meisten Verzögerungen verschwinden.

Woche 1–2: Routenplanung (IPAFFS, COI und wer was macht)

• Benötigen indonesische Kaffeebohnen 2025 IPAFFS? Nein für HS 0901 Kaffee (grün oder geröstet), es sei denn, Sie importieren Pflanzen zum Pflanzen oder Saatgut zum Pflanzen. BTOM behandelt geröstete und rohe Kaffeebohnen als risikoarme Pflanzenerzeugnisse, die in IPAFFS nicht meldepflichtig sind. Sie benötigen weiterhin ISPM‑15 konforme Paletten und saubere Verpackung, aber keine Pflanzengesundheits‑Vorbenachrichtigung.
• Wann ist IPAFFS erforderlich? Wenn Sie in regulierte Pflanzenkategorien, Saatgut zum Pflanzen oder HRFNAO‑Kategorien abgleiten. Kaffeeschalen/-häute (HS 0901.90) sind in der Regel ebenfalls nicht meldepflichtig, prüfen Sie jedoch die aktuellen BTOM‑Pläne, falls Sie Nebenprodukte verarbeiten.
• Organisch? Dann ist das GB‑organische Certificate of Inspection (COI) in TRACES NT zwingend. Ohne von Port Health bestätigte GB‑COI darf Ihr Kaffee in Großbritannien nicht als „organic“ vermarktet werden. Das gilt sowohl für Bulk‑Rohkaffee als auch für verkaufsfertig gerösteten Kaffee.

Interessant ist, wie viele Akteure die beiden Systeme vermischen. IPAFFS ist für SPS‑Meldungen. Das GB‑organische COI ist ein völlig eigenständiger Weg in TRACES NT. Wenn Ihre Sendung organische Kaffeebohnen ist, verwenden Sie TRACES NT für die COI, nicht IPAFFS.

Praktische Erkenntnis: Entscheiden Sie einmal. Für Kaffeebohnen werden Sie 2025 sehr wahrscheinlich IPAFFS nicht benötigen. TRACES NT nutzen Sie, wenn Sie die Bio‑Kennzeichnung in GB anstreben.

Woche 3–6: Aufbau des GB‑COI‑Prozesses, den Port Health liebt

Wie erhalte ich Schritt für Schritt eine GB‑organische COI für Kaffee in TRACES NT?

Aus unserer Erfahrung eliminiert diese Reihenfolge 90 % der Rückfragen:

1. Prüfen Sie Ihre Zertifizierungskette.
   • Exporteur/Verarbeiter in Indonesien muss von einer Kontrollstelle zertifiziert sein, die GB anerkennt. Control Union, Ecocert, CERES und ähnliche werden häufig akzeptiert, sofern sie in der britischen Liste der „recognised third‑country control bodies“ aufgeführt sind. SNI allein erlaubt keine Bio‑Kennzeichnung in GB.
2. Richten Sie TRACES NT‑Rollen ein.
   • Exporteur (Drittlandsunternehmer), Importeur (GB‑Unternehmer) und Erstempfänger (häufig das Lager in GB) müssen alle in TRACES NT registriert und sichtbar sein.
3. Stimmen Sie HS‑Code und Produktlinien ab.
   • Verwenden Sie den korrekten CN/HS‑Code und Produktbeschreibungen, die mit Ihrer Rechnung und Packliste übereinstimmen. Halten Sie es langweilig konsistent.
4. Erstellen Sie die GB‑COI (Teil I) vor dem Versand.
   • Erfassen Sie Betreiberdaten, Warencodes, Losnummern, Nettomasse, Verpackungsarten sowie Container‑/Siegelnummern, falls bekannt.
   • Fügen Sie Dokumente bei: Handelsrechnung, Packliste, Konnossement/Luftfrachtbrief, organische Zertifikat(e), die die jeweils genannten Betreiber und Prozesse abdecken, sowie etwaige Transaktionszertifikate, falls Ihre Kontrollstelle diese verwendet.
5. Bitten Sie die Kontrollstelle des Exporteurs, die COI in TRACES NT zu validieren.
   • Die indonesische Kontrollstelle, die das organische Zertifikat ausgestellt hat, validiert die COI. Wir haben festgestellt, dass Bestätigungen innerhalb von 24–72 Stunden erfolgen, sofern die Dokumente sauber sind.
6. Informieren Sie Ihren britischen Importeur und Port Health vorab.
   • Teilen Sie die GB‑COI‑Nummer mit Ihrem Zollagenten zur Aufnahme in die Zollanmeldung und senden Sie ein sauberes Dokumentenpaket an Port Health vor dem ETA.
7. Port Health bestätigt bei Ankunft (Teil II).
   • Bei Kaffee handelt es sich nur um eine dokumentarische Prüfung. Die Bestätigung erfolgt elektronisch in TRACES NT. Nach der Bestätigung kann die Sendung in GB als organic vermarktet werden.

Wie früh sollten Sie die GB‑COI einreichen? Wir empfehlen, die COI zu erstellen und die Validierung durch die Kontrollstelle des Exporteurs mindestens 3–5 Arbeitstage vor Abfahrt des Schiffs zu erhalten. Viele britische Häfen verlangen die COI Teil I spätestens zum Geschäftsschluss am Tag vor der Ankunft. Eine Einreichung am selben Tag der Ankunft ist der Hauptgrund, warum Bestätigungen auf den nächsten Tag verschoben werden.

Gebühren für die Bestätigung? Diese werden von jeder Port Health Authority festgelegt. In 2024/25 sahen wir Gebühren von £40–£150 pro COI, zuzüglich zusätzlicher Kosten, falls Korrekturen nachverfolgt werden müssen. Planen Sie das ein.

Welche Dokumente prüft Port Health tatsächlich für eine Kaffee‑COI?

• Organische Zertifikate, die jeden in der COI genannten Betreiber in der Kette abdecken.
• Handelsrechnung und Packliste mit übereinstimmenden Beschreibungen und Nettogewichten.
• Konnossement/Flugdetails. Container‑ und Siegelnummern bei Seefracht.
• Etiketten oder Produktspezifikationen, falls gerösteter Kaffee verkaufsfertig verpackt ist.
• Etwaige Transaktionszertifikate, die Ihre Kontrollstelle verlangt. Wenn ein Dokument „Java Ijen“ verwendet und ein anderes „Indonesia Arabica“, rechnen Sie mit einer Rückfrage. Lassen Sie die Formulierungen in allen Unterlagen übereinstimmen.

Woche 7–12: Skalieren und optimieren (was erfahrene Importeure tun)

• Standardisieren Sie Vorlagen. Wir halten ein COI‑„Starter‑Pack“ mit exakt genehmigten Produktnamen, HS‑Codes und Verpackungsbedingungen, die Port Health vorab akzeptiert hat.
• Fixieren Sie Ihre HS‑Codes. Für Kaffee verhindert die Verwendung der richtigen 0901‑Unterposition unnötige Fragen.
• Pre‑Alert‑Rhythmus. Jede Sendung läuft mit einer 2‑E‑Mail‑Abfolge: COI erstellt + Dokumente bei ETD, sauberes finales Paket 48 Stunden vor ETA.
• Verfolgen Sie Bestätigungszeiten pro Hafen. Die meisten unserer Sendungen werden am selben Tag freigegeben, wenn die COI vor Ankunft validiert ist. Wenn ein Hafen häufig am nächsten Morgen bestätigt, bauen wir das in Lieferzusagen ein.

Die 5 größten Fehler, die Bio‑Kaffeesendungen zunichtemachen

1. Falscher HS‑Code. Rohkaffee als 0901.90 statt 0901.11/0901.12 gebucht. Korrigieren Sie den Code und die Hälfte Ihrer Probleme verschwindet.
2. Nicht anerkannte Kontrollstelle. Das organische Zertifikat des Exporteurs ist zwar gültig, aber die Kontrollstelle steht nicht auf der britischen Anerkennungsliste. Folge: keine Bio‑Kennzeichnung in GB.
3. Netto vs. Brutto. TRACES NT‑COI verlangt Nettomasse, während Rechnungen nur Bruttogewicht zeigen. Port Health wird nachfragen. Fügen Sie beides bei; machen Sie das Netto deutlich sichtbar.
4. COI nach Abfahrt erstellt. Technisch können Sie spät erstellen, aber Korrekturen und Validierungen unter Zeitdruck führen dazu, dass Ankünfte Bestätigungen verpassen.
5. Inkonsistente Bezeichnungen. „Sumatra Mandheling Grade 1" auf der COI und „Indonesia Arabica blend" auf der Rechnung. Verwenden Sie eine einheitliche Namenskonvention.

Kurze Entscheidungen, die Importeure uns tatsächlich fragen

Brauche ich IPAFFS für indonesische Rohkaffeebohnen, die 2025 ins Vereinigte Königreich gelangen?

Nein. Für HS 0901 Kaffeebohnen ist 2025 nach BTOM keine IPAFFS‑Vorbenachrichtigung erforderlich. Organische Importe benötigen jedoch weiterhin eine GB‑COI in TRACES NT.

Werden indonesische Bio‑Zertifikate (Control Union, Ecocert) im Vereinigten Königreich akzeptiert?

Ja, sofern die betreffende Kontrollstelle in der britischen Liste der ‚recognised third‑country control bodies‘ aufgeführt ist. Eine SNI‑Zertifizierung alleine verleiht keinen GB‑Bio‑Status. Wir prüfen die Zertifizierungsstelle vor jedem Buchungsschritt gegen die aktuelle britische Liste.

Benötigen geröstete Kaffeebohnen pflanzengesundheitliche oder phytosanitäre Prüfungen?

Nein — für geröstete Bohnen ist kein phytosanitäres Zertifikat erforderlich und auch kein IPAFFS. Verwenden Sie ISPM‑15 Paletten und saubere Verpackung, dann sind Sie auf der sicheren Seite.

Welchen HS‑Code sollte ich für Kaffee verwenden, und beeinflusst das IPAFFS?

• 0901.11 Kaffee, nicht geröstet, nicht koffeinfrei.
• 0901.12 Kaffee, nicht geröstet, koffeinfrei.
• 0901.21 Kaffee, geröstet, nicht koffeinfrei.
• 0901.22 Kaffee, geröstet, koffeinfrei. Die korrekte Unterposition signalisiert, dass es sich nicht um ein reguliertes Pflanzenprodukt für IPAFFS handelt. Sie hilft Port Health außerdem, die COI mit Ihrer Zollanmeldung abzugleichen.

Wie lange dauert die GB‑COI‑Bestätigung im britischen Hafen?

Am selben Tag, wenn Ihre COI vor Ankunft durch die Kontrollstelle des Exporteurs validiert wurde und Ihr Dokumentenpaket übereinstimmt. Bei Rückfragen rechnen Sie mit 1 Arbeitstag. Ankünfte am Freitag können bis Montag verschoben werden.

Benötigen Kaffeebohnen 2025 ein phytosanitäres Zertifikat?

Nein für HS 0901 Kaffeebohnen, die zum Rösten oder zum Verzehr bestimmt sind. Saatgut zum Pflanzen würde einem anderen Regime unterliegen, das hier nicht behandelt wird.

Was sollte ich kaufen und wie kennzeichnen?

Wenn Sie eine in GB anerkannte Bio‑Kennzeichnung benötigen, stellen Sie sicher, dass Losnummer und Kontrollstelle die GB‑Anforderungen erfüllen, bevor Sie „organic“ auf äußere Kartons drucken. Wenn Sie Profile für britische Röster erkunden, gehören unsere nicht‑organischen Favoriten Arabica Bali Kintamani Grade 1 Green Coffee Beans für helle Zitrusnoten und Sumatra Mandheling Green Coffee Beans für schokoladige Mischungen. Für Bio‑Programme können wir die Lieferung an die von Ihrer britischen Kontrollstelle anerkannte Zertifizierung anpassen. Unser aktueller Sumatra Arabica Organic Grade 2 Green Coffee Beans trägt SNI‑Zertifizierung; wir unterstützen Sie bei der Konfiguration der Dokumentation nach den GB‑Anforderungen in Abstimmung mit Ihrer gewählten Kontrollstelle.

Ressourcen und nächste Schritte

• Erstellen Sie Ihr „COI‑Starter‑Pack“. Eine Seite mit HS‑Code, fester Produktbeschreibung, Netto/Brutto‑Gewichtsfeldern und Standardanhängen. Das ist der einfachste Gewinn.
• Prüfen Sie vor jeder Sendung die Liste Ihrer Kontrollstellen. Wir verifizieren dies, bevor wir überhaupt Fracht anbieten. Das spart Tage später.
• Wenn Ihr Szenario nicht typisch ist — gemischte Einzelhandels-/Rohladungen, Umladungen, geteilte Lieferungen — holen Sie frühzeitig einen Menschen dazu. Brauchen Sie eine zweite Meinung? Contact us on whatsapp. Wir prüfen gern Ihre COI‑ oder Dokumentenentwürfe.

Und wenn Sie bereit sind, Lots zu verkosten, die auf britische Profile zugeschnitten sind, können Sie aktuelle indonesische Herkünfte hier durchsehen: View our products. Unsere Erfahrung zeigt: Die Kombination aus geeignetem Cup‑Profil und einem reibungslosen COI‑Prozess sorgt dafür, dass UK‑Markteinführungen erfolgreich bleiben. Die Papierarbeit sollte den Kaffee unterstützen, nicht überlagern.

Praktische Abschluss‑Erinnerung: Vorschriften ändern sich. BTOM‑Risikolisten und das Verzeichnis der anerkannten Kontrollstellen werden aktualisiert. Behandeln Sie diesen Leitfaden als Ihre Arbeitscheckliste und prüfen Sie die aktuellen britischen Vorgaben vor jedem Versand. Wenn Sie das tun und HS‑Codes sowie Dokumente akribisch konsistent halten, werden Port Health‑Bestätigungen nur noch ein weiteres Abhakfeld auf der Reise von Indonesien zu Ihrer Rösterei sein.