Jumlah pesanan minimum untuk eksportir biji kopi

Panduan praktis dari Tim Indonesia-Coffee tentang bagaimana roaster kecil dan importir pemula dapat menegosiasikan MOQ lebih rendah dengan eksportir kopi. Termasuk template email, bukti yang perlu dilampirkan, jumlah karung realistis yang dapat diajukan, dan konsesi cerdas yang bisa ditawarkan.

Saya berhasil dari $0 menjadi $10.247 dalam 90 hari menggunakan sistem yang sama persis ini. Kalimat itu berasal dari seorang micro-roaster yang menggunakan kerangka email kami untuk mendapatkan impor percobaan tanpa membebani arus kas. Mekaniknya sederhana. Pelaksanaannya adalah tempat kebanyakan pembeli tersandung. Berikut cara menulis email negosiasi MOQ kopi yang dipandang serius.

3 pilar negosiasi MOQ yang menang

1. Spesifik dengan angka. Eksportir merespons SKU, jumlah karung dan tanggal yang jelas. Email samar seperti “berapa MOQ Anda?” jarang menghasilkan respons.

2. Tukarkan risiko, jangan hanya meminta bantuan. Tawarkan deposit lebih tinggi, waktu produksi fleksibel atau premi harga untuk mengkompensasi biaya penanganan dan konsolidasi eksportir.

3. Tunjukkan jalur untuk skala. Rencana peningkatan dua tahap membangun kepercayaan. Mulai dengan 12–24 karung. Sepakati sebelumnya pesanan berikutnya di 60–120 karung jika KPI terpenuhi.

Kesimpulan. Perlakukan pesan Anda seperti business case, bukan sekadar harapan. Kami menemukan bahwa kuantitas konkret dan jadwal peningkatan membuat balasan 3 kali lebih cepat.

Minggu 1–2. Riset dan validasi sebelum mengirim email

Kerjakan tugas rumah Anda sehingga pesan pertama padat dan kredibel.

• Daftarkan 1–3 asal yang sesuai menu dan anggaran Anda. Misalnya, spesialti seimbang seperti Biji Kopi Hijau Arabica Java Ijen Grade 1 untuk espresso single-origin yang cerah, atau base cokelat seperti Biji Kopi Hijau Sumatra Mandheling untuk campuran.
• Pahami ekonomi eksportir. Memecah palet, sentuhan QC tambahan dan administrasi membuat pesanan kecil menjadi mahal. Lot langka seperti Biji Kopi Hijau Sumatra Super Peaberry memiliki hasil terbatas, jadi logika MOQ berbeda dibandingkan Biji Kopi Hijau Sumatra Robusta.
• Buat proyeksi 6 bulan. Sertakan kapasitas pemanggangan mingguan, run-rate penjualan Anda dan ramp yang realistis. Ini adalah lampiran terbaik untuk membenarkan MOQ yang lebih rendah.
• Siapkan rencana LCL. Hubungi forwarder Anda. Gariskan pickup, gudang konsolidasi, dan jendela pengiriman target. Sebutkan bahwa Anda menerima karung goni standar 60 kg dan ketentuan FOB jika itu membantu.

Berapa banyak karung yang disarankan untuk pesanan pertama. Micro-roaster: 6–12 karung total. Roaster kecil impor langsung: 12–24 karung terbagi ke satu atau dua SKU. Ini biasanya titik manis untuk percobaan sambil menjaga logistik tetap wajar.

Minggu 3–6. Bangun email MVP dan uji dengan 2–3 pemasok

Begini. Email pertama adalah MVP Anda. Buat singkat, berbasis angka, dan dermawan dengan konsesi.

Template email untuk meminta MOQ lebih rendah dari eksportir kopi

Pilihan subjek (pilih satu):

• Permintaan MOQ pesanan percobaan. 12 karung Java Ijen Grade 1. Rencana LCL terlampir
• Permintaan pembebasan MOQ. Pembeli pertama kali. Deposit 40% ditawarkan
• Proposal. 18 karung Mandheling G1. Rencana peningkatan ke 90 karung dalam 120 hari

Isi: Hi [Nama],

Saya [Nama Anda], pemilik di [Roastery], [Kota/Negara]. Kami memanggang [X] kg/minggu dan memasok [jumlah] kafe. Kami ingin memulai asal dari Indonesia dan merencanakan ramp dua langkah jika pesanan pertama berkinerja baik.

Permintaan

• Produk. [Java Ijen G1] 12 karung x 60 kg. [Mandheling G1] 6 karung x 60 kg
• Jendela pengiriman. [Rentang tanggal]. LCL ex [Pelabuhan]
• Ketentuan yang bisa kami terima. FOB [Pelabuhan], karung goni standar 60 kg, waktu produksi fleksibel hingga 21 hari

Konsesi untuk mengimbangi MOQ lebih rendah

• Deposit 40–50% saat persetujuan PI
• Premi harga 3–8% dibandingkan tier standar jika diperlukan
• Pra-pesan pesanan kedua menjadi 60–120 karung dalam 90 hari jika KPI terpenuhi (sell-through dan konsistensi cupping)

Terlampir

• Proyeksi pembelian 6 bulan dengan kapasitas pemanggangan mingguan
• Run-rate penjualan dan akun kafe. profil perusahaan satu halaman
• Kontak forwarder dan rencana LCL

Jika ini bekerja, mohon konfirmasi estimasi lead time dan terbitkan proforma invoice. Jika tidak, bisakah kita menyepakati jumlah karung minimum yang masuk akal dan jalur peningkatan yang dapat dicapai?

Terima kasih telah mempertimbangkan percobaan. Kami menghargai kemitraan jangka panjang.

[Nama Anda] [Jabatan] | [Roastery] [Telepon] | [Situs web]

Mengapa ini berhasil. Anda mengajukan angka, menawarkan pembagian risiko dan menunjukkan jalur peningkatan. Anda juga memudahkan untuk mengatakan ya atau mengajukan kontra.

Bukti apa yang harus saya lampirkan dengan permintaan pembebasan MOQ?

• Proyeksi. Spreadsheet sederhana dengan jumlah karung per bulan selama 6 bulan.
• Kapasitas. Foto atau spesifikasi mesin pemanggang dan throughput mingguan Anda.
• Kredibilitas penjualan. Daftar kafe yang ada atau kecepatan pesanan di webshop. Bahkan tangkapan layar membantu.
• Referensi. Pemasok atau importir lain yang dapat menjamin perilaku pembayaran.
• Kesiapan. Nomor importir, alamat gudang, kontak forwarder, Incoterm yang disukai.

Kami sering melihat eksportir menyetujui pengurangan ketika paling tidak tiga dari item ini hadir dalam email pertama.

Haruskah saya menawarkan harga lebih tinggi atau deposit untuk mendapatkan MOQ lebih rendah?

Keduanya dapat membantu. Berdasarkan pengalaman kami, deposit 40–50% ditambah premi harga kecil lebih persuasif daripada hanya harga. Juga tawarkan fleksibilitas pada lead time. Jendela 2–3 minggu memberi eksportir waktu untuk mengonsolidasi dan menjadwalkan dengan efisien.

Minggu 7–12. Skala dan optimalkan setelah pengiriman pertama

Setelah percobaan tiba dan cupping mengonfirmasi kualitas, kirim debrief singkat. Sertakan kecepatan penjualan dan pembelajaran. Lalu kunci pesanan peningkatan dengan target yang jelas.

• Konsolidasikan SKU bila memungkinkan. Garis yang lebih sedikit menjaga administrasi dan biaya picking tetap rendah.
• Naik dari LCL ke kontainer bersama. Jika Anda dapat berkomitmen ke 60–120 karung, tanyakan tentang berbagi ruang dengan pembeli lain. Sebutkan rencana ini dalam email pertama jika Anda sudah memiliki mitra. Berikut kalimat yang bisa Anda salin.

Template penjelasan kontainer bersama dalam email MOQ

“Kami bermaksud beralih ke pengiriman kontainer bersama pada Pesanan 2. Rekan roaster kami di [Kota] akan menambahkan 60–90 karung sehingga lot gabungan mencapai 150+ karung. Kami telah selaras pada waktu dan forwarder, dan kami terbuka terhadap rekomendasi hub konsolidasi Anda.”

Kesimpulan. Tunjukkan momentum dan keandalan. Eksportir bersedia longgar setelah Anda membuktikan ritme.

5 kesalahan terbesar yang membunuh email MOQ

• Meminta 3–5 karung untuk lima SKU berbeda. Memecah garis menggandakan biaya penanganan. Kelompokkan menjadi 1–2 SKU.
• Tidak ada angka. “Bisakah Anda menurunkan MOQ?” tanpa kuantitas, tanggal dan konsesi membuatnya mudah diabaikan.
• Berjanji skala berlebihan. Mengatakan akan langsung ke muatan kontainer penuh bulan depan merusak kredibilitas. Tawarkan ramp yang realistis.
• Nada yang salah. Terlalu formal terdengar seperti template. Terlalu santai terasa berisiko. Usahakan singkat, sopan dan konkret.
• Mengabaikan keterbatasan eksportir. Peaberry langka atau microlot memiliki batas alami. Misalnya, Biji Kopi Hijau Sumatra Super Peaberry sering memiliki yield 5–7%. Usulkan 8–12 karung untuk percobaan, bukan 2–3.

Jika Anda menghindari ini, peluang Anda meningkat pesat.

Jawaban atas pertanyaan umum yang ditanyakan pembeli kepada kami

Seberapa formal catatan untuk pembeli pertama kali. Profesional, singkat dan manusiawi. Dua hingga tiga paragraf pendek plus poin-poin. Gunakan nama orang. Eja asal dengan benar.

Apakah berguna memasukkan LCL dalam permintaan. Ya. Sebutkan forwarder, rencana pickup dan jendela. Ini menandakan kesiapan.

Bagaimana jika eksportir menolak. Tanyakan jumlah karung minimum yang masuk akal dan usulkan kompromi. Tingkatkan deposit, terima kemasan standar, perpanjang lead time, atau konsolidasikan SKU.

Email tindak lanjut jika pemasok menolak permintaan MOQ Anda

Subjek. Re. permintaan MOQ. Bisakah kita menyepakati ukuran trial yang bisa dijalankan

Terima kasih atas balasan cepatnya, [Nama]. Kami memahami biaya memecah MOQ standar.

Bisakah kita bertemu di tengah dengan 24 karung total dari [Asal/Grade], deposit 50% dan lead time 21–28 hari. Kami akan mengkonsolidasikan menjadi satu SKU dan bergerak ke 90 karung pada bulan ketiga jika percobaan berkinerja. Proyeksi dan detail forwarder kami tetap sama. Senang menerima FOB dan pengepakan standar.

Jika 24 karung masih tidak memungkinkan, berapa jumlah karung minimum yang masuk akal bagi Anda sehingga kami dapat merencanakan ramp?

Kami menghargai pertimbangan Anda.

[Nama Anda]

Sumber daya dan langkah selanjutnya

• Pemilihan produk berpengaruh pada MOQ. Jika Anda membutuhkan asal starter yang serbaguna, telusuri lineup green kami dari Indonesia. Misalnya, Biji Kopi Hijau Java Preanger Grade 1 untuk profil floral-cokelat atau Biji Kopi Hijau Robusta Lampung (ELB & Grade 2–4) untuk basis espresso. Anda dapat Lihat produk kami untuk menyusun campuran pesanan pertama yang realistis.
• Tidak yakin bagaimana menyesuaikan pesan Anda dengan kapasitas, anggaran dan rencana LCL Anda. Kami dengan senang hati memeriksa draf Anda dan menyarankan jumlah karung. Silakan Hubungi kami di WhatsApp.

Pemikiran terakhir. Eksportir tidak membenci pembeli kecil. Mereka membenci pembeli yang tidak pasti. Pimpin dengan angka, bagikan risiko dan tunjukkan jalur untuk skala. Berdasarkan pengalaman kami, itulah cara roaster kecil mengubah “maaf, MOQ 120 karung” menjadi pengiriman pertama yang mantap dan hubungan jangka panjang.