인도네시아 커피 GCA 대 ECF 계약: 2025 구매자 가이드

인도네시아 생두를 위한 단계별 클레임 시계. 2025년 GCA 및 ECF 하에서 언제 샘플링하고 어떻게 통지하며 무엇을 문서화해야 하는지—클레임을 좌초시키는 실무적 실수와 이를 피하는 방법 포함.

컨테이너를 열고 생두를 컵핑해 도착 맛을 보고 가라앉는 기분을 느껴본 적이 있다면… 이미 알고 계실 것입니다. 매끄러운 클레임과 비용이 큰 폐기(write‑off)의 차이는 첫 72시간에 달려 있으며, 계약서에 실제로 서명한 내용에 맞게 행동했는지 여부가 결정합니다. 아래는 저희가 인도네시아 커피를 매주 들여오는 바이어들에게 적용하고 교육하는 클레임 시계입니다.

쉬운 언어로 정리한 클레임 기한

GCA와 ECF의 차이는 주로 시간에 관한 것입니다. 두 프레임워크 모두 품질 또는 상태에 대해 클레임할 수 있도록 허용하지만, 통지 기간과 트리거는 다릅니다.

GCA (Green Coffee Association, 미국에서 일반적). 실제로 대부분의 GCA 기반 계약은 품질 불만에 대해 더 짧은 통지 기간을 둡니다. 저희는 목적지 창고에서 샘플링이 가능해지거나 구매자에게 최초 반출된 시점 중 더 이른 시점부터 계산하여 품질 통지 기간을 10일(일력일)로 규정한 사례를 자주 봅니다. 상태 클레임(손상, 해충, 습기 침투한 자루)은 더 긴 통지를 허용할 수 있습니다. 상대방에 따라 정확한 일수는 달라질 수 있으므로 서명한 컨펌메이션을 항상 확인하십시오.
ECF (European Coffee Federation, 유럽 및 많은 글로벌 계약에서 일반적). 품질 클레임의 기본 통지 기간은 일반적으로 더 깁니다. 표준 ECF 조항 대부분은 계약상 목적지 창고에서 물품이 이용 가능해진 다음 날 또는 창고 반출 최초 인도 후 21일(일력일) 이내에 통지하도록 규정합니다. 도착 컵핑에서 정상적으로 발견할 수 없는 잠재적 결함(latent defect)의 경우, ECF 문구는 도발견 시점에 통지를 허용하는 경우가 많지만 도착 시 정상적인 주의를 문서화했을 경우에 한합니다.

요점: ECF는 일반적으로 더 많은 시간을 제공합니다. GCA는 더 엄격합니다. 그러나 시계는 선박 ETA에서 시작하지 않습니다. 샘플링 가능 시점 또는 최초 반출을 기준으로 시작하며 이를 0일로 취급해야 합니다. 이것이 곧 여러분의 클레임 시계입니다.

클레임을 보호하는 72시간 도착 루틴

대부분의 클레임 승패는 첫 3일 동안 무엇이 일어났는지에 따라 결정된다는 것을 경험적으로 확인했습니다. 인도네시아 도착건에 대해 아래 루틴을 권장합니다. 수령하는 품목이 Sumatra Mandheling Green Coffee Beans, Blue Batak Green Coffee Beans, 또는 워시드 발리 로트(예: Arabica Bali Kintamani Grade 1 Green Coffee Beans)이든 상관없이 동일하게 적용됩니다.

Day 0. 로트가 이용 가능해지면 즉시 적절한 도착 샘플을 채취하십시오.

샘플링 방법. FCL 봉지형 커피의 경우 앞, 중간, 뒤에 걸쳐 가방의 최소 10%를 샘플링하십시오. 트라이어(trier)를 사용하여 서로 다른 깊이에서 채취하십시오. 최소 1 kg의 합성(composite)을 만드십시오. 이를 세 개의 봉인·라벨 세트로 분할하십시오: 구매자 실무 샘플, 판매자 샘플, 중립 검사용 예비 샘플.
연속성(Chain of custody). 각 샘플에 컨테이너 번호, 로트 ID, 가방 수, 날짜/시간, 샘플러, 창고를 표시하십시오.

Day 1. 컵핑 전 기본 점검.

수분 및 수활성(water activity). 보정된 미터로 수분을 기록하십시오. 인도네시아의 wet‑hulled 커피는 수치가 더 높게 나오는 경향이 있습니다. 수치, 사용한 장비 및 교정 날짜를 문서화하십시오. 가능하면 수활성도 측정하십시오.
시각적 등급 검사(visual grading). 아라비카의 경우 SCA Green Defect 기준에 따라 300 g을 등급 검사하거나, 로부스타 사양에 따라 평가하십시오. 곰팡이, 곤충 손상, 전면 흑화(full black), 돌 등 대표적인 결함을 날짜가 기재된 마커와 함께 사진으로 남기십시오.

Day 2. 컵핑하여 계약서 기재 내용과 비교하십시오.

일관된 로스팅 및 휴지. 표준 도착 로스트 프로파일을 사용하십시오. 충전 온도(charge temperature), 퍼스트 크랙까지의 시간, 종료 온도/시간을 기록하십시오. 8–24시간 일관되게 휴지시키십시오.
선적 전 샘플 또는 오퍼 샘플과 함께 컵핑하십시오. 클레임에서는 절대 점수보다 차이점이 더 중요합니다. 기술 서술(descriptors), 점수, 패널을 기록하십시오.

컵핑 결과나 물리적 상태가 계약 설명과 실질적으로 다른 경우 즉시 통지 단계로 진행하십시오. 컵을 “고치기” 위해 로스트 프로파일을 최적화하려고 기다리지 마십시오. 그 지연 때문에 매년 클레임이 손상됩니다.

GCA와 ECF 하에서 정확히 언제 어떻게 통지할 것인가

요점은 다음과 같습니다. 두 프레임워크 모두에서 통지는 판매자에게 클레임을 제기한다는 사실과 그 이유를 서면·날짜가 기재된 메시지로 보내는 것을 의미합니다. 완전한 증거를 첨부할 필요는 없지만 시계를 멈춰야 합니다.

GCA. 저희가 접하는 대부분의 GCA 계약은 10일(일력일) 이내 통지를 요구합니다. 샘플링이 처음 가능해지거나 최초 반출된 다음 날부터 계산하십시오. 예를 들어 창고가 월요일에 도착 샘플을 게시했다면 화요일이 1일입니다. 계약서에 명시되지 않는 한 “영업일”로 가정하지 마십시오.
ECF. 표준 ECF는 이용 가능 또는 창고 인도 다음 날부터 21일(일력일) 이내에 통지하도록 규정합니다. 잠재적 결함을 나중에 발견한 경우, 발견 즉시 통지하고 도착 시점에 왜 발견 불가능했는지를 설명하십시오.

실무적 요지: 도착 컵핑을 처음 실시한 후 48–72시간 이내에 초기 통지를 보내십시오(불일치 의심 시). 클레임은 언제든 철회할 수 있지만 지연된 클레임은 회생시킬 수 없습니다.

초기 통지에 어떤 문서를 첨부해야 합니까?

간결하지만 실질적인 자료를 첨부하십시오:

계약 참조 및 로트/컨테이너 ID
문제에 대한 명확한 진술: 물리적 결함, 수분/aw, 컵 기술서 및 계약과의 차이
자루, 결함, 상태 문제의 날짜 기재 사진
도착 컵핑 양식 및 그린 등급 시트
봉인된 카운터 샘플을 보관했고 합의가 있을 때까지 추가 사용을 중단했음을 확인하는 문구

초기 통지용 시작 템플릿이 필요하면 다음 형식이 유효합니다:

제목: 품질 클레임 통지 – [Contract # / Lot ID]

존경하는 [Seller name]님,

당사는 [GCA/ECF]에 따른 품질 클레임을 아래 [Contract #, lot/container]에 대해 통지합니다. [창고]에서 [date]에 도착 샘플을 채취했습니다. 당사의 [date] 도착 컵핑에서 [주요 컵 편차]가 나타났고 물리적 검사에서 [결함/수분]이 확인되었습니다. 사진, 등급 시트 및 초기 컵핑 결과를 첨부합니다. 봉인된 카운터 샘플을 보관하고 있으며 제공 가능합니다.

공동 또는 중립 재검사를 위한 다음 단계 및 선호 경로를 확인해 주십시오.

감사합니다. [Name, Company]

계약에 맞게 문구를 조정하는 데 도움이 필요하십니까? 조항을 보내주시면 타이밍과 문구를 검토해 드립니다. Whatsapp으로 문의하기.

중재에서 인정되는 도착 샘플링 및 보관 방식

저희가 반복해서 보는 실수 세 가지는 다음과 같습니다:

합성이 너무 작거나 대표성이 없음. 앞줄만 샘플하거나 상단 가방만 샘플하면 주장의 근거가 무너집니다. 스택과 깊이에 걸쳐 샘플을 분산하여 채취하십시오.
봉인된 분할본이 없음. 항상 최소 두 개의 봉인된 분할 샘플을 보관하십시오. 판매자와 동일한 샘플이 없으면 분쟁이 장기화됩니다.
컵핑을 위한 로스팅이 일관되지 않음. 도착 샘플과 선적 전 샘플의 로스팅은 동일해야 합니다. 로스트 곡선과 휴지 기록을 문서화하십시오.

샘플을 얼마나 오래 보관해야 합니까? 합의된 해결 후 최소 90일 또는 해결되지 않은 경우 도착 시점으로부터 6개월 동안 봉인 분할본을 보관하십시오. 서늘하고 건조한 밀폐 라벨링된 용기에 보관하십시오. 우리의 경험으로는 이 단일 습관이 어떤 고급 실험실 검사보다 더 많은 분쟁을 승리로 이끕니다.

누가 중립 검사를 수행하며 비용은 누가 부담합니까?

구매자와 판매자가 합의하지 못할 때 중립 재검사가 일반적입니다.

검사기관 및 실험실. SGS, Cotecna, Intertek, Bureau Veritas 및 Eurofins가 물리적·감각적 검사를 자주 수행합니다. 북미에서는 일부 독립 SCA Q Grader 실험실이 클레임용 교정된 도착 컵핑을 제공합니다. 유럽에서는 ECF가 인정한 조사기관이 표준입니다.
비용 부담. 청구 당사자가 일반적으로 비용을 선지급합니다. 최종 비용 배분은 결과 또는 합의에 따릅니다. GCA 및 ECF 관행 모두에서, 중재인은 종종 승소한 당사자에게 비용을 명령합니다. 샘플 발송 전에 범위, 실험실 및 샘플링 프로토콜을 서면으로 합의하십시오.

로트의 일부를 이미 로스팅하거나 재포장한 경우에도 클레임할 수 있습니까?

예, 다만 평가에 필요한 범위로 사용을 제한하십시오. “사용 가능한” 프로파일을 찾아 과도하게 로스팅하거나 통지 전에 로트의 상당 부분을 소비하는 것은 빈번한 함정입니다. GCA와 ECF 모두에서 물품의 상당 부분을 사용하면 수락(acceptance)으로 간주될 수 있습니다. 저희 규칙: 컵핑 및 결과 확인을 위해 필요한 만큼만 로스팅하십시오. 통지 및 다음 단계 합의 전에는 재포장이나 블렌딩을 하지 마십시오.

ECF 하에서 곰팡이 또는 퀴퀴한 컵(몰디/머스티)에 대한 클레임 가능 여부

계약서가 ‘깨끗하고 건전한’ 커피를 규정하고 있는데 컵핑 시 곰팡이 향 또는 머스티(note)가 나타나 원산지나 가공과 일치하지 않는다면 ECF 하에서 클레임할 수 있습니다. 의도적인 발효 또는 숙성 프로파일(예: 와인 스타일 발효 블렌드)은 주의가 필요합니다. 예를 들어 우리 제품 중 Bali, Java, Gayo & Mandheling - Wine Green Arabica Coffee Beans는 설계상 과일향·와인 풍미가 있습니다. 이는 결함이 아닙니다. 항상 클레임을 계약 설명과 선적 전 승인에 근거하여 제기하십시오.

일수를 정확히 계산하는 방법

시작일. 커피가 처음으로 샘플링 가능해진 다음 날 또는 최초 창고 반출일 다음 날부터 계산하십시오. 선박 도착일이 아니며, 여러분이 개봉하기로 선택한 날도 아닙니다.
일력일 vs 영업일. 계약서에 명시되어 있지 않으면 일력일로 계산하십시오.
공휴일. 계약서에 별도 규정이 없는 한 공휴일도 일수 계산에 포함됩니다. 10일 또는 21일이 일요일에 해당하면 그 날이 끝나기 전에 통지를 보내는 것을 권고합니다.

하루나 이틀 늦었을 때 어떻게 되나?

간단히 말해, 판매자가 늦은 클레임을 수용하지 않는 한 대부분의 경우 클레임은 실패합니다. 판매자가 커피를 이용 가능하게 하는 데 지연을 초래했거나 인도 증명을 위한 문서를 제공하지 않아 반출을 못하게 했다는 것을 구매자가 입증할 수 있을 때 클레임이 구제된 사례를 보았습니다. 그런데 이는 예외적입니다. 지연이 의심되면 즉시 상황을 고도화(escalate)하고, 손해배상 없이 합의를 제안하십시오(without‑prejudice). 침묵하거나 나중에 관용을 기대하지 마십시오.

실제로 작동하는 재검사 및 해결 절차

1단계. 현 상태를 고정(freeze)하십시오. 통지 발송. 사용 중지. 카운터 샘플 봉인.
2단계. 재검사 범위 및 실험실에 합의하십시오. 컵핑만 할지, 컵핑 + 수분·aw 검사할지, 또는 전체 그린 결함 카운트를 할지를 정의하고 샘플링 방법을 확인하십시오.
3단계. 신속히 재검사하십시오. 일반적 소요 기간은 3–7일입니다. 절차적 함정에 빠지지 않도록 클레임 기한이 끝나기 전에 합의를 목표로 하십시오.
4단계. 옵션: 가격 할인, 재처리(reconditioning), 교체, 반품. GCA 및 ECF 관행 하에서는 당사자들이 우선 상업적 조건을 협상합니다. 중재는 최후의 수단이며, 계획 A가 되어서는 안 됩니다.

인도네시아 도착에서 빈번한 문제 및 문서화 방법

wet‑hulled 수마트라의 높은 수분 또는 aw. 장비 및 교정 정보를 포함하여 수치 기록. 눅눅하거나 얼룩진 자루를 사진으로 남기십시오. 승인된 샘플과 비교하여 신선도 및 깔끔한 마감을 컵핑하십시오.
이물질 및 심각한 주요 결함. 300 g 아라비카 그린 그레이딩 시트를 사용하여 결함 수를 보여주십시오. 시각 자료가 중요합니다.
선적 전 샘플과의 컵 불일치. 승인된 샘플 옆에서 컵핑한 결과가 가장 강력한 증거입니다. Bali Natural Green Coffee Beans 같은 워시드 발리나 고산 자바(예: Arabica Java Ijen Grade 1 Green Coffee Beans)의 경우 점수만이 아니라 편차를 기술하십시오.

내일 바로 실행할 수 있는 빠른 체크리스트

커피가 이용 가능해진 날 도착 샘플을 채취하고 분할 보관
수분/aw 측정 및 사진으로 기록
300 g 그린 그레이딩 완료, 결함 사진 촬영
도착 로스트를 오퍼 또는 선적 전 샘플과 나란히 컵핑
필요 시 48–72시간 이내 서면 통지 발송
카운터 샘플 봉인, 라벨 부착, 6개월간 보관
샘플 발송 전 재검사 실험실 및 프로토콜을 서면으로 합의

GCA 또는 ECF에 맞춘 한 페이지 요약 버전이 필요하시거나 통지를 보내기 전에 저희가 문구를 검토해 주길 원하시면, Whatsapp으로 문의하기. 교체 옵션을 평가하고 계시다면, 프로파일·가공·등급에 맞는 제품을 빠르게 확인하려면 제품 보기를 이용하십시오.

대부분의 분쟁은 규율 있는 최초 72시간으로 피할 수 있다는 것이 현실입니다. 저희는 도착 시 죽은 것처럼 보였던 클레임을 구제해 준 사례가 있습니다. 반대로 가장 기억에 남는 사례는 조용하고 무난한 도착으로 커피가 규격에 맞고 서류가 정돈된 경우입니다. 지루한 기본을 잘 수행하십시오. 손익계산서(P&L)가 감사할 것입니다.