Indonesischer Kaffee EU-ökologisches COI in TRACES: Leitfaden 2025

Eine praktische, Feld-für-Feld-Anleitung zum Ausfüllen von Teil I des EU-ökologischen Certificate of Inspection (COI) in TRACES NT für indonesische grüne Kaffeebohnen. Klare Antworten zu HS-Codes, Rollen, Fristen, häufigen Fehlern und Maßnahmen bei Planänderungen – damit Ihre Sendung 2025 die EU-Ökokontrollen ohne Verzögerungen passiert.

Wenn Sie organische indonesische Rohkaffee-Bohnen in die EU verschiffen, wissen Sie das bereits: das COI in TRACES NT ist häufig der Punkt, an dem viele Lieferungen stocken. Wir haben Sendungen gesehen, die wegen eines falschen Klicks in Teil I oder einer fehlenden Verknüpfung zum Exporteurszertifikat mehrere Tage festgehalten wurden. In diesem Leitfaden 2025 zeigen wir Ihnen die genauen Feldauswahlen, Codes und Korrekturen, die wir verwenden, damit Ihr Kaffee die EU-ökologische Kontrolle ohne Zwischenfälle passiert.

Das Versprechen: jedes Mal ein sauberes COI

Wir sind von inkonsistenten Bestätigungen zu nahezu 100% Genehmigungen beim ersten Durchlauf gekommen, indem wir uns auf drei Dinge konzentriert haben: die richtige HS/Produkt-Zuordnung, saubere Betreiberverknüpfungen und vorhersehbare Dokumentation. Es ist keine Magie. Es sind wiederholbare Abläufe.

Die 3 Säulen einer schnellen, sauberen COI-Bestätigung

Stimmen Sie die Taxonomie ab.

Produktkategorie. Wählen Sie A. Unverarbeitete Pflanzenprodukte. Grüne Kaffeebohnen sind für die Zwecke des EU-Ökolabels unverarbeitete Pflanzenprodukte.
HS/CN-Code. Für grüne Kaffeebohnen wählen Sie HS 0901. In vielen Mitgliedstaaten verfeinern Sie auf CN 8-stellig 09011100 oder 09011190 (Kaffee, nicht geröstet, nicht entkoffeiniert). Wenn TRACES nach einem CN-Code fragt und Sie unsicher sind, welchen 8-stelligen Code Ihr Zollvertreter verwenden wird, stimmen Sie sich mit den Zollanweisungen des Importeurs ab. Falscher HS ist ein häufiger Grund für Nachfragen.
Produktbeschreibung. Verwenden Sie „Grüne Kaffeebohnen, Herkunft Indonesien, Arabica/Robusta, Erntejahr, Klasse.“ Beispiel: „Grüne Kaffeebohnen, Arabica, Sumatra, Organic Grade 2, Ernte 2024/25.“

Stellen Sie Betreiberverknüpfungen vor dem Erstellen sicher.

Exporteur in Indonesien. Muss in TRACES NT registriert und von seiner Kontrollstelle mit korrektem Umfang verknüpft sein: Handel/Export der Produktkategorie A, Kaffee.
Importeur in der EU. Muss als ökologischer Betreiber in seinem Mitgliedstaat registriert sein und in TRACES NT erscheinen.
Erster Empfänger. Muss ebenfalls ein EU-ökologiebetrieb sein. Handelt es sich um ein Zolllager, das die Waren physisch entgegennimmt, benötigt dieses für „Erstempfang/Lagerung“ eine ökologische Zertifizierung unter der Kontrollstelle seines Mitgliedstaats.

Hängen Sie das an, was die Kontrollstelle tatsächlich zur Bestätigung verwendet.

Endgültige Handelsrechnung und Packliste (mit Chargenkennungen und Anzahl Säcke je Charge).
Entwurf des Konnossements oder Buchungsbestätigung mit Schiff/Voyage und ETD/ETA.
PDF des Exporteurs-Ökozertifikats, das Produktkategorie A und Kaffee deutlich im Geltungsbereich zeigt und am Versanddatum gültig ist.
Bei ICS/mehreren Farmen: die Rückverfolgbarkeits-Liste, die Farmen mit Export-Chargen-IDs verknüpft. Wenn verfügbar, fügen wir Feuchte- und Fehler-Zusammenfassungen je Charge hinzu. Das beschleunigt die Bestätigung.

Fazit. Wenn Sie in diesem Jahr nur eine Sache ändern, stimmen Sie HS/CN mit dem Zollteam des Importeurs ab und laden Sie Dokumente vor dem Klick auf „Zur Bestätigung senden“ vor. Das spart Tage.

Woche 1–2: Validierung und Einrichtung, die Sie nicht überspringen sollten

Folgendes gilt: Die meisten „Kein gültiges Ökozertifikat gefunden“-Fehler lassen sich auf die Einrichtung zurückführen.

Stellen Sie sicher, dass Ihr indonesisches Exporteurprofil in TRACES NT mit der richtigen Kontrollstelle verknüpft ist. Bitten Sie Ihre Kontrollstelle, Sie hinzuzufügen oder zu aktualisieren und Produktkategorie A anzuhaken. Wenn Sie in diesem Jahr Adresse oder Rechtseinheit geändert haben, kann Ihre Verknüpfung stillschweigend unterbrochen sein.
Bestätigen Sie die vom Importeur gewählte Kontrollbehörde/-stelle am Einfuhrpunkt. In den Niederlanden ist es üblicherweise SKAL. In anderen Ländern ist es oft die Kontrollstelle des Importeurs. Raten Sie nicht. Der Importeur sollte Ihnen sagen, was in Feld 11 auszuwählen ist.
Timing. Ihre Kontrollstelle muss das COI bestätigen, bevor die Sendung Indonesien verlässt. Praktisch zielen wir auf eine Bestätigung 2–3 Werktage vor ETD ab. Einige Kontrollstellen in Indonesien benötigen je nach Volumen 24–72 Stunden.

Benötigen Sie Hilfe, um einen hartnäckigen Einrichtungsfehler oder ein Verknüpfungsproblem zu diagnostizieren? Teilen Sie einen geschwärzten Screenshot und wir führen Sie durch den Prozess. Falls es dringend ist, kontaktieren Sie uns über Whatsapp.

Woche 3–6: Ausfüllen von Teil I des COI in TRACES NT (Feld für Feld)

Teil I liegt bei Ihnen oder Ihrem Spediteur. Teil II ist die Bestätigung durch die indonesische Kontrollstelle. Teil III wird bei EU-Einfuhr geprüft.

Feld 1 Ausstellende Kontrollstelle. Wählen Sie Ihre indonesische Kontrollstelle aus der TRACES-Liste. Dies ist die Stelle, die Teil II bestätigen wird.
Feld 2 Exporteur. Ihre indonesische Exporteinheit, so wie sie im Ökozertifikat und in TRACES erscheint.
Feld 3 Erster Empfänger. Der EU-Betrieb, der die Waren physisch entgegennimmt. Bei Zolllagern vermerken Sie den Lagerbetreiber, falls dieser die Waren übernimmt. Dieser muss ökologisch zertifiziert sein.
Feld 4 Importeur. Das in der EU zollrechtlich verantwortliche Unternehmen. Oft abweichend vom ersten Empfänger. Bestätigen Sie dies mit Ihrem Käufer.
Feld 5 Ursprungsland. Indonesien.
Feld 6 Ausfuhrland. Indonesien.
Feld 7 Bestimmungsland. Der EU-Mitgliedstaat, in dem die Zollabfertigung oder das erste Entladen stattfindet.
Feld 8 Beförderungsmittel. Wählen Sie Seefracht und geben Sie, falls vorhanden, Schiffsnamen und Voyage an. Wenn noch TBA, vermerken Sie die Buchungsreferenz und aktualisieren Sie diese Angaben, sobald Sie das Konnossement haben.
Feld 9 Geschätztes Ankunftsdatum. ETA im EU-Hafen. Bei Planänderungen aktualisieren.
Feld 10 Brutto/Netto-Gewicht. Netto ist das Produktgewicht ohne Säcke und Paletten. Brutto umfasst Verpackung, Paletten und Füllmaterial. Wenn Sie Palettengewicht in netto einschließen, rechnen Sie mit Nachfragen. Wir fügen bei jeder Unklarheit eine Notiz in „Dokumente“ hinzu, die das Tare pro Sack erläutert.
Feld 11 Kontrollbehörde/Stelle am Einfuhrpunkt und Einfuhrpunkt. Fragen Sie den Importeur, was auszuwählen ist. In Mitgliedstaaten mit einer einzigen Behörde (z. B. SKAL in NL) ist es einfach. Ansonsten ist es typischerweise die Kontrollstelle des Importeurs. Für den Einfuhrpunkt wählen Sie das Zollamt/den Hafen, an dem die Sendung in die EU einläuft.
Feld 12 Dokumente. Laden Sie Rechnung, Packliste, Buchung oder Entwurf des Konnossements, Exporteurs-Ökozertifikat und ggf. ICS-Chargenliste hoch.
Feld 13 Beschreibung der Produkte. Produktkategorie. A. Unverarbeitete Pflanzenprodukte. HS/CN. 0901 und, wo erforderlich, 09011100 oder 09011190. Beschreibung. „Grüne Kaffeebohnen, Arabica, Sumatra, Organic Grade 2, Ernte 24/25.“ Verpackung. „Jutesäcke, 60 kg netto, 320 Säcke.“ Chargenkennungen. Fügen Sie interne Chargennummern pro Zeile hinzu. Wenn Sie mehrere Klassen oder Regionen mischen, erstellen Sie separate Zeilen. Beispiel: Zeile 1 „Arabica Blue Batak“, Zeile 2 „Arabica Gayo“, beide unter Kategorie A und HS 0901.

Beispiel. Versand eines 19,2 MT FCL unserer Sumatra Arabica Organic Grade 2 Green Coffee Beans. Wir listen 320 x 60 kg Jutesäcke. Netto 19.200 kg. Brutto 19.680 kg, wenn jeder Sack 1,5 kg Tare plus Paletten hat. Produktkategorie A, HS 09011100. Beschreibung vermerkt ICS-Chargenummern und Erntejahr.

Praktischer Tipp. Wenn Sie planen, den Container auf zwei EU-Lager aufzuteilen, verwenden Sie als finalen ersten Empfänger denjenigen, der die Waren bei der Einfuhr erhält. Erfolgt ein späterer Transfer nach der Verzollung, wird dieser im Ökosystem des Importeurs abgewickelt, nicht über das COI.

Woche 7–12: Den Prozess skalieren ohne Überraschungen

Vorlagen. Wir verwenden ein einseitiges „COI-Datenblatt“ pro Sendung mit der Kontrollstelle des Importeurs, Einfuhrpunkt, CN-Code, Tare-Annahmen und Empfängerdetails. Geben Sie es an Ihren Spediteur und Käufer weiter. Weniger E-Mail-Schleifen, weniger kurzfristige Änderungen.
Versionskontrolle. Jede Änderung an Schiff, ETA oder Einfuhrhafen löst in TRACES eine „Änderungsanforderung“ aus. Führen Sie diese, wenn möglich, vor Abfahrt durch. Nach Abfahrt müssen die Kontrollbehörden am neuen Einfuhrpunkt die Änderung akzeptieren. Je früher Sie informieren, desto besser.
Vorabinformation an den Importeur. Senden Sie die Entwurfs-COI-Nummer und ein PDF von Teil I. Viele Importeure haben interne Prüfungen, die darauf basieren. Es signalisiert Professionalität und verhindert Leerlauf an der Grenze.

Spezifische Fragen, die uns jede Woche gestellt werden

Welchen HS-Code und welche Produktkategorie soll ich für indonesische grüne Kaffeebohnen in TRACES wählen?

Wählen Sie Produktkategorie A. Unverarbeitete Pflanzenprodukte. Für HS wählen Sie 0901. Falls das System nach dem 8-stelligen CN fragt, verwenden Sie 09011100 oder 09011190 für nicht gerösteten, nicht entkoffeinierten grünen Kaffee. Stimmen Sie sich mit dem Zollbroker des Importeurs ab.

Wer erstellt und stellt das EU-ökologische COI für indonesischen Kaffee aus, und wann?

Teil I in TRACES NT kann vom Exporteur oder Importeur entworfen werden. Das COI wird von der indonesischen Kontrollstelle ausgestellt, die den Exporteur zertifiziert. Sie müssen Teil II bestätigen, bevor die Sendung Indonesien verlässt. Wir empfehlen, die Bestätigung 2–3 Werktage vor ETD einzureichen.

Wie behebe ich den Fehler „Kein gültiges Ökozertifikat für den Betreiber gefunden“ in TRACES?

Bitten Sie Ihre Kontrollstelle, Ihre TRACES-Verknüpfung und den Umfang zu bestätigen, einschließlich Produktkategorie A und Kaffee.
Prüfen Sie, ob das Zertifikat am Versanddatum gültig ist und der juristische Name mit TRACES genau übereinstimmt.
Falls Sie kürzlich eine Betriebsstätte hinzugefügt oder die Adresse geändert haben, lassen Sie die Kontrollstelle Ihren Betreiberdatensatz aktualisieren und erneut verknüpfen. Aktualisieren Sie dann den COI-Entwurf.
Wenn Sie eine besondere Verarbeitung versenden (z. B. wein-fermentierte Lose wie unsere Bali, Java, Gayo & Mandheling - Wine Green Arabica Coffee Beans), stellen Sie sicher, dass der „Verarbeitungs-/Handling“-Umfang auf Ihrem Zertifikat steht, falls von Ihrer Kontrollstelle verlangt.

Welche Dokumente sollte ich anhängen, um meiner Kontrollstelle die COI-Bestätigung zu erleichtern?

Endgültige Rechnung und Packliste mit Chargenkennungen.
Entwurf des Konnossements/Buchungsbestätigung mit ETD/ETA und Schiff.
Exporteurs-Ökozertifikat (PDF).
Bei ICS/Mehrfach-Farm-Sendungen die Farm-/Chargen-Rückverfolgbarkeitsliste. Fügen Sie Feuchte- und Fehler-Zusammenfassungen hinzu, wenn verfügbar. Das reduziert Rückfragen.

Wie fülle ich Importeur vs. erster Empfänger korrekt bei Lieferung an ein Zolllager aus?

Der Importeur ist das in der EU rechtlich importverantwortliche Unternehmen. Der erste Empfänger ist der Betreiber, der die Waren physisch entgegennimmt. Wenn ein Zolllager die Verwahrung nach der Abfertigung übernimmt, ist es in der Regel der erste Empfänger. Dieses Lager muss eine ökologische Lagerungs-Zertifizierung besitzen. Bestätigen Sie mit Ihrem Käufer, welches Lager auf dem Delivery Order benannt ist.

Kann ein COI mehrere Farmchargen oder gemischte Qualitäten indonesischen Kaffees abdecken?

Ja, sofern alle Chargen unter derselben Exporteurs-Kontrollstelle zertifiziert sind und in einer Sendung konsolidiert werden. Verwenden Sie für jede Qualität/Herkunft separate Zeilen in Feld 13 mit eindeutigen Chargennummern. Mischen Sie nicht Produkte, die von verschiedenen Kontrollstellen zertifiziert sind, auf einem COI. Wenn Sie Arabica und Robusta mischen, führen Sie sie als getrennte Zeilen unter HS 0901 mit unmissverständlichen Beschreibungen.

Was passiert, wenn sich der Einfuhrhafen nach Ausstellung des COI ändert?

Fordern Sie eine Änderung in TRACES NT an. Ihre Kontrollstelle kann Teil I wieder öffnen und neu bestätigen, wenn das Schiff noch nicht abgefahren ist. Nach Abfahrt koordinieren Sie mit der Kontrollstelle des Importeurs am neuen Einfuhrpunkt, damit diese die Änderung akzeptiert. Aktualisieren Sie auch ETA und Transportdaten. Wir melden Zeitplanänderungen am selben Tag an die Kontrollstelle, um Ablehnungen an der Grenze zu vermeiden.

Die 5 Fehler, die die ökologische Verzollung verhindern (und wie Sie sie vermeiden)

Falscher HS/CN oder Produktkategorie. Stimmen Sie sich vor dem Erstellen mit der Zollcodetabelle des Importeurs ab.
Erster Empfänger nicht zertifiziert. Lager brauchen ökologischen Umfang, wenn sie die Waren physisch übernehmen.
Netto-/Brutto-Abweichung. Verwenden Sie Netto für das Produkt allein. Brutto beinhaltet Säcke und Paletten. Fügen Sie eine Tare-Notiz hinzu, wenn Jute schwer ist.
Fehlende ICS-Zuordnung. Bei mehreren Farmchargen in einem Container fügen Sie die von Ihrer Kontrollstelle erwartete Charge-zu-Farm-Karte bei.
Späte Bestätigung. Das COI am Tag der Abfahrt einzureichen schlägt oft fehl. Planen Sie einen Puffer von 2–3 Tagen ein.

Wann diese Hinweise gelten (und wann nicht)

Dieser Leitfaden deckt indonesische grüne Kaffeebohnen ab, die unter der Verordnung (EU) 2018/848 und TRACES NT in die EU eingeführt werden, gültig 2025. Er behandelt keine gerösteten/instant-Produkte, keine EUDR-Holz-/Abforstungsprüfungen oder amtstierärztliche CHED-Kontrollen. Wenn Sie konventionelle Lose versenden wie Blue Batak Green Coffee Beans oder Flores Green Coffee Beans (Grade 1), benötigen Sie überhaupt kein COI. Für ökologische Sendungen verwenden Sie den oben beschriebenen Prozess und Sie sollten keine Probleme haben.

Wenn Sie eine Zweitprüfung eines COI-Entwurfs wünschen oder Hilfe bei der Abbildung gemischter Chargen benötigen, helfen wir Ihnen gern, damit es beim ersten Mal richtig ist. Teilen Sie die anonymisierte Teil-I-PDF und wir schlagen Änderungen vor. Oder falls es zeitkritisch ist, kontaktieren Sie uns per E-Mail.