Indonesisches Kaffee ICO‑Ursprungszeugnis: Leitfaden 2025

Eine Bildschirm‑für‑Bildschirm, praxisorientierte Anleitung für erstmalige indonesische Kaffeeexporteure zur Beantragung des ICO‑Ursprungszeugnisses über INATRADE/INSW in 2025. Behandelt Registrierungen, Dokumentencheckliste, knifflige Felder, häufige Ablehnungen, Bearbeitungszeiten und FAQs.

Wenn Ihr Käufer ein ICO-Ursprungszeugnis verlangt und Sie in INATRADE nicht wissen, wo Sie klicken sollen, ist dies für Sie. Wir bearbeiten ICO‑Zertifikate jede Erntezeit in mehreren Qualitäten und für verschiedene Bestimmungsorte. Hier ist das Playbook 2025, das in Indonesien tatsächlich funktioniert.

Was das ICO‑Zertifikat ist und wann Sie es wirklich benötigen

Das ICO‑Ursprungszeugnis wird vom indonesischen Handelsministerium (Kemendag) ausgestellt und dokumentiert Exportstatistiken für Kaffee. Es gewährt keinen Präferenzzoll und ist nicht dasselbe wie E‑SKA/Form D/AK. Viele Zollspediteure und Käufer fordern es dennoch für Sendungen mit HS 0901.

• Gilt für HS 0901 Kaffee. Dazu gehören grün (090111/090112), geröstet (090121/090122) und entkoffeinierte Formen.
• Es ist getrennt von präferenziellen Ursprungszeugnissen wie Form D/AK/IJEPA im E‑SKA‑System. Möglicherweise benötigen Sie beide.
• In der Praxis verlangen Sendungen mit grünem Kaffee fast immer das ICO‑Zertifikat. Kleine Kuriersendungsproben von geröstetem Kaffee werden manchmal ohne dieses Zertifikat abgefertigt, das hängt jedoch von Strecke und Spediteur ab. Wir empfehlen, dies frühzeitig mit dem Zollspediteur Ihres Käufers abzuklären.

Fazit: Behandeln Sie das ICO‑Zertifikat bei gewerblichen Exporten von HS 0901 als obligatorisch, insbesondere für grüne Bohnen.

Die drei Bausteine vor Ihrer ersten Antragstellung

Wir haben festgestellt, dass 80 % der Verzögerungen auftreten, bevor Sie überhaupt das Antragsformular öffnen.

1. Unternehmens‑ und Systembereitschaft

• Aktive NIB über OSS‑RBA, NPWP und Handelsregisterunterlagen.
• INSW Single Sign‑On‑Zugang, verknüpft mit Ihrer Unternehmens‑NIB. Wenn sich Ihr INATRADE‑Login nicht von INSW weiterleitet, bitten Sie den Helpdesk, Ihre NIB zuzuordnen.

2. ICO‑Exporteureintragung (der „Exporter Code“)

• Registrieren Sie sich in INATRADE für den ICO‑Exporteurecode. Er befindet sich typischerweise unter Perdagangan Luar Negeri. Sie laden Nachweise zur Unternehmenslegalität und den Geschäftszweck Kaffee hoch. Bei Genehmigung erhalten Sie einen eindeutigen ICO‑Exporteurecode, der im Zertifikatkopf verwendet wird.
• Wenn Sie das Menü nicht finden, suchen Sie nach „Pendaftaran Eksportir Kopi/ICO“ oder fragen Sie den INATRADE‑Helpdesk. Nach unserer Erfahrung wird dieser Schritt innerhalb von 1–3 Arbeitstagen genehmigt, wenn die Unterlagen mit Ihrem OSS‑Profil übereinstimmen.

3. Produkt‑ und HS‑Zuordnung, die Sie tatsächlich verwenden werden

• Legen Sie den HS‑Code präzise fest. Grün nicht entkoffeiniert: 090111. Grün entkoffeiniert: 090112. Geröstet nicht entkoffeiniert: 090121. Geröstet entkoffeiniert: 090122.
• Stimmen Sie die Qualitätsangaben vorab mit Ihrem Käufer ab. Für wet‑hulled Arabica Mandheling beispielsweise: „Arabica Mandheling G1, wet‑hulled (giling basah), screen 17/18, Feuchte ≤12,5 %, 320 Säcke x 60 kg.“ Konsistenz zwischen Vertrag, Rechnung, Packliste und ICO‑Feld Box 7 verhindert Ablehnungen.

Schritt‑für‑Schritt: Online‑Antrag über INATRADE/INSW in 2025

Hier ist der Bildschirmlauf, den wir am häufigsten verwenden.

1. Anmeldung

• Gehen Sie zu INSW und melden Sie sich mit Ihrem Unternehmens‑SSO an. Navigieren Sie zu INATRADE. Wählen Sie Perdagangan Luar Negeri und dann das ICO‑Zertifikatsmodul.

2. Neuen Antrag beginnen

• Erstellen Sie einen neuen Antrag für das Ursprungszeugnis (ICO). Die Zertifikatsnummer wird nach Genehmigung vom System generiert.

3. Versender/Empfänger und Routing

• Exporteur: wird aus Ihrem NIB‑Profil automatisch ausgefüllt. Prüfen Sie, dass das Feld für den ICO‑Exporteurecode ausgefüllt ist.
• Empfänger: vollständiger rechtlicher Name, Adresse und Land. Stimmen Sie dies exakt mit Ihrer Handelsrechnung ab.
• Verlade‑ und Löschhäfen: verwenden Sie offizielle UN/LOCODEs aus Ihrer Buchung. Ist das Schiff noch nicht fest, können Sie die Service‑Angabe verwenden und später ändern.

4. Ware und HS

• HS‑Code: geben Sie bei Bedarf Ihren korrekten 8–10‑stelligen nationalen Index ein. Mindestens stellen Sie sicher, dass 0901 und die 4‑stellige Form mit Ihren Dokumenten übereinstimmen.
• Kaffeeform: wählen Sie Grün, Geröstet, Entkoffeiniert etc. Wenn nach Gruppe gefragt wird, wählen Sie entsprechend Arabica/Robusta.

5. Menge und Verpackung

• Nettogewicht: in Kilogramm gemäß ICO‑Vorgaben. Wenn Sie in 60‑kg‑Säcken verpacken, geben Sie das gesamte Nettogewicht in kg an. Beispiel: 320 Säcke x 60 kg = 19.200 kg.
• Verpackungsdetails: Säcke vs. Kartons. Fügen Sie Stückzahlen und Sackgewichte in der Beschreibung hinzu.

6. Feld Box 7 Beschreibung (das entscheidende Feld)

• Verfassen Sie eine praxisnahe, vom Käufer verifizierte Beschreibung. Beispiele:
  • Arabica Mandheling G1, wet‑hulled (giling basah), screen 17/18, 320 Säcke x 60 kg, Feuchte ≤12,5 %.
  • Robusta Lampung ELB 350BC, natur sonnengetrocknet, screen 17/18, 300 Säcke x 60 kg.
  • Gerösteter Arabica Aceh Gayo, medium roast, 1‑kg‑Ventilbeutel, 5.000 Packungen, Netto 5.000 kg.
• Mehrfachchargen (Multi‑Lot): listen Sie jede Charge zeilenweise mit Gewichten auf, sodass die Summe dem Gesamtnettogewicht entspricht.

7. Dokumentenuploads

• Handelsrechnung und Packliste. PO des Käufers oder Kaufvertrag ist hilfreich, wenn Qualitäten je Charge variieren.
• Optionales Qualitätsblatt: Feuchte, Fehlerzahl, Screen‑Größe. Wir hängen es bei wet‑hulled‑Chargen an, um Rückfragen zu vermeiden.
• Falls vom Sachbearbeiter verlangt, laden Sie Buchungsbestätigung oder Draft‑BL hoch.

8. Einreichen und bezahlen

• Das System generiert einen staatlichen Abrechnungscode. Begleichen Sie die PNBP‑Gebühr über die angegebene Bank oder den Online‑Kanal. Ihr Antrag gelangt erst nach erfolgreicher Zahlung in die Prüfung.

9. Überwachung und Genehmigung

• Übliche Prüfung: am selben Tag bis 1 Arbeitstag, wenn vor Mittag mit sauberen Unterlagen eingereicht. Sie sehen den Statuswechsel zu „Approved/Issued“ und das Zertifikat steht zum Druck bereit.

10. Drucken und unterschreiben

• Drucken Sie auf A4 mit dem System‑QR/e‑Signatur. Ein nasser Stempel ist in der Regel nicht mehr erforderlich. Senden Sie das unterschriebene PDF an Ihren Käufer und den Spediteur.

Brauchen Sie Hilfe bei einer Multi‑Lot‑Sendung oder einer zeitkritischen Genehmigung? Sie können uns per WhatsApp kontaktieren: Kontaktieren Sie uns auf WhatsApp. Wir prüfen gern Box 7 und Ihre HS‑Zuordnung.

Knifflige Felder und wie man sie richtig ausfüllt

Was soll ich für Qualität/Grad bei wet‑hulled‑Kaffee eintragen?

Verwenden Sie die lokale Handels‑Bezeichnung plus objektive Spezifikationen. Zum Beispiel: „Arabica Lintong G1, wet‑hulled (giling basah), screen 17/18, Feuchte ≤12,5 %, 300 Säcke x 60 kg.“ Der Hinweis „wet‑hulled“ ist wichtig, da sich Cup‑Charakter und Feuchteverhalten von washed/natural unterscheiden.

Kann ein ICO‑Zertifikat mehrere Container oder B/Ls abdecken?

Ein Zertifikat kann mehrere Container abdecken, wenn diese unter demselben B/L und derselben Rechnung/Packliste bewegt werden. Unterschiedliche B/Ls oder separate Rechnungen benötigen eigene Zertifikate. Wir gruppieren nach B/L, um Prüfungen sauber zu halten.

Häufige Ablehnungsgründe und schnelle Abhilfen

Wir sehen immer wieder dieselben Muster.

• HS‑Code‑Abweichung. Die Rechnung sagt 090111, der Antrag zeigt 090121. Korrigieren Sie, indem Sie Rechnung, Packliste, PEB und ICO auf denselben HS‑Code abstimmen. Grün nicht entkoffeiniert ist 090111, geröstet nicht entkoffeiniert 090121.
• Gewicht weicht von PEB/BL ab. Sachbearbeiter validieren das netto verschiffte Gewicht. Verwenden Sie das Netto‑kg, das auf BL/PEB erscheint, nicht das Vertragsgewicht. Runden Sie konsistent und stellen Sie sicher, dass die Summe der Chargenzeilen der Kopfzeilensumme entspricht.
• Vage Grade‑Zeilen in Box 7. „Arabica coffee“ ist für Indonesien zu allgemein. Fügen Sie Grade, Verfahren, Screen und Sackanzahl hinzu.
• Exporteurecode inaktiv. Wenn Ihre ICO‑Exporteureanmeldung abgelaufen ist oder nicht Ihrer NIB zugeordnet wurde, bleibt der Antrag hängen. Erneuern Sie die Registrierung in INATRADE und melden Sie sich neu an.
• Mehrere B/Ls auf einem Zertifikat. Hat Ihr Spediteur die Ladung später aufgeteilt, stornieren Sie das ursprüngliche Zertifikat und stellen Sie pro B/L neu aus.

Pro‑Tipp: Beim Export von wet‑hulled Sumatra wie Sumatra Mandheling Green Coffee Beans oder Sumatra Lintong Green Coffee Beans (Lintong Grade 1) fügen Sie eine einseitige QC‑Zusammenfassung mit Feuchte‑ und Screen‑Angaben bei. Das verhindert die häufige Nachfrage „Bitte Qualität klären“ durch den Sachbearbeiter.

Zeitrahmen, Gebühren, Bearbeitungen und Stornierungen

• Bearbeitungszeit. Saubere Anträge werden typischerweise innerhalb von 4–24 Arbeitsstunden genehmigt. Ende‑des‑Monats‑Spitzen können es auf 1–2 Tage erhöhen. Es gibt kein formales Beschleunigungsverfahren, aber ein Anruf beim prüfenden Sachbearbeiter unter Angabe Ihres Abrechnungscodes hilft oft bei einer Freigabe am selben Tag.
• Gebühren. Eine geringe PNBP‑Gebühr pro Zertifikat wird über den staatlichen E‑Billing‑Code bezahlt, den INATRADE generiert.
• Bearbeiten vs. Stornieren. Ist der Antrag noch im Status „Draft/Submitted“, verwenden Sie Bearbeiten. Ist er bereits ausgestellt, nutzen Sie die Funktion Stornieren/Widerrufen und beantragen Sie neu. Bewahren Sie Ihre Prüfspur, indem Sie die alte Nummer in den Anmerkungen des neuen Antrags referenzieren.
• Druck. E‑signierte PDFs mit QR sind Standard. Bewahren Sie eine unterschriebene digitale Kopie 5 Jahre auf. Einige Käufer bevorzugen weiterhin einen Stempel. Das ist in Ordnung, aber der QR‑Code ist die rechtliche Grundlage.

Kurzantworten auf die meistgestellten Fragen

Brauche ich ein ICO‑Zertifikat für gerösteten Kaffee oder nur für grünen?

Für Exporte von geröstetem Kaffee unter HS 0901 erwarten viele Bestimmungsländer weiterhin das ICO‑Zertifikat. Grüne Sendungen benötigen es fast immer. Kleine nicht‑kommerzielle Proben können praktischerweise ausgenommen werden, prüfen Sie dies jedoch mit Ihrem Spediteur.

Wo registriere ich mich für den ICO‑Exporteurecode?

In INATRADE. Beantragen Sie die ICO‑Exporteureregistrierung unter Perdagangan Luar Negeri. Nach Genehmigung füllt sich Ihr Code automatisch im Antragsformular.

Was macht Feld Box 7 für indonesischen wet‑hulled‑Kaffee belastbar?

Staatlicher Ursprung/Varietät, Grad, Verfahren als „wet‑hulled (giling basah)“, Screen‑Größe, Feuchte und Sackanzahl. Beispiel: „Arabica Blue Batak G1, wet‑hulled, screen 17/18, Feuchte ≤12,5 %, 320 Säcke x 60 kg.“ Siehe unsere Blue Batak Green Coffee Beans für Formulierungsbeispiele.

Wie lange dauert die Genehmigung? Kann ich sie beschleunigen?

Normalerweise am selben Tag bis 1 Arbeitstag. Eine Beschleunigung gegen Zahlung ist nicht möglich, aber Einreichung vor Mittag mit passenden HS‑Codes und Gewichten reduziert Nachfragen. Ein höflicher Folgeanruf mit Ihrer Antragsnummer hilft oft.

Ist das ICO‑Zertifikat anders als E‑SKA? Brauche ich beide?

Ja, verschieden. ICO ist statistisch und kaffeespezifisch. E‑SKA ist ein präferenzielles Ursprungszeugnis für Zollvorteile im Rahmen von Handelsabkommen. Viele Sendungen verwenden beide.

Kann ein Zertifikat mehrere Container abdecken?

Ja, wenn sie auf demselben B/L und derselben Rechnung sind. Getrennte B/Ls oder Rechnungen benötigen separate Zertifikate.

Wie behebe ich HS‑ oder Gewichtsschwankungen?

Stimmen Sie HS in Rechnung, PEB und ICO ab. Für Gewichte verwenden Sie das netto verschiffte kg laut B/L und stellen Sie sicher, dass alle Chargenzeilen exakt der Kopfzeilensumme entsprechen.

Praxisbewährte Beispiele, die Sie übernehmen können

• Versand von gewaschenem Bali Kintamani Arabica. Box‑7‑Zeile, die wir verwenden: „Arabica Bali Kintamani G1, fully washed, screen 16/18, 300 Säcke x 60 kg, Feuchte ≤12,5 %." Siehe das Cup‑Profil hier: Arabica Bali Kintamani Grade 1 Green Coffee Beans.
• Versand einer wine‑fermented‑Mischung. Schreiben Sie es aus: „Arabica Blend (Bali, Java, Gayo, Mandheling) wine‑fermented Lots, specialty, screen 16/18, 200 Säcke x 60 kg.“ Zum Kontext: hier ist die Mischung, die wir am häufigsten exportieren: Bali, Java, Gayo & Mandheling - Wine Green Arabica Coffee Beans.
• Versand von Robusta ELB an einen Instantverarbeiter. Wir formulieren: „Robusta Lampung ELB 350BC, natural sonnengetrocknet, screen 17/19, 400 Säcke x 60 kg.“ Das entspricht unserer Handelsformulierung für Robusta Lampung Green Coffee Beans (ELB & Grades 2–4).

Wenn Sie vor dem Absenden eine zweite Meinung zu Ihrer HS‑Wahl oder Box‑7‑Beschreibung möchten, schreiben Sie uns per E‑Mail: Kontaktieren Sie uns per E‑Mail. Und falls Sie noch Lieferanten shortlistieren, können Sie auch unsere Produkte ansehen, um Lots mit Ihren Spezifikationen abzugleichen.

Unsere Erfahrung zeigt, dass das richtige Einrichten der Registrierung und der Box‑7‑Formulierung das ICO‑Zertifikat von einer Papierarbeit zur einem wiederholbaren One‑Click‑Vorgang macht. Und das ist eine Variable weniger zwischen Ihren Säcken und Ihrem Käufer.