Comment importer des grains de café verts indonésiens : un guide de 20 minutes pour l’Avis préalable (FDA)

Guide étape par étape pour les importateurs débutants afin de déposer l’Avis préalable (FDA) pour des grains de café verts indonésiens via PNSI — pour qu’une petite torrefaction puisse le soumettre correctement en moins de 20 minutes sans courtier.

Si vous toastez, vous avez probablement entendu l'histoire d'horreur : de beaux lots indonésiens arrivent aux États‑Unis, puis restent bloqués parce que l’Avis préalable (Prior Notice) n’a pas été correctement déposé. D’après notre expérience d’aide aux acheteurs de grains de Bali, Gayo et Mandheling, la solution n’est pas compliquée. Il faut simplement suivre le flux exact et fournir les bons détails. Voici le guide que nous donnons aux importateurs pour la première fois afin qu’ils puissent déposer un Avis préalable (PN) pour des grains de café verts en environ 20 minutes via PNSI.

Les 3 piliers d’un Avis préalable propre et rapide

Précision avant tout. Le PN doit refléter exactement vos documents d’expédition et la déclaration CBP. Si le port, le transporteur ou la quantité diffèrent, vous vous exposez à des retards.
Choisir le bon code produit FDA. C’est ainsi que la FDA sait ce qui arrive. Pour le café vert, cela signifie la catégorie Café/Thé et la voie « grains non torréfiés » dans le Product Code Builder de la FDA.
Indiquer le bon « fabricant ». Pour le café, il s’agit généralement du dernier transformateur étranger avant l’exportation. Souvent le moulin sec ou l’installation de décorticage/entrepôt, pas uniquement la coopérative agricole.

Conclusion : lorsque ces trois éléments sont corrects, les rejets de PN tombent presque à zéro.

Minutes 1–5 : Rassembler ce que PNSI vous demandera

Voici la liste de vérification de données que nous envoyons aux petites torréfactions avant qu’elles ne déposent :

Déclarant/Transmetteur : Vos coordonnées. Si vous déposez vous‑même, vous êtes les deux.
Destinataire aux États‑Unis : Le consignataire américain ou l’adresse de livraison. Si vous êtes une micro‑torrefaction qui reçoit les grains, c’est vous.
Détails d’arrivée : Port d’arrivée, moyen de transport (océan/air), transporteur, numéro de connaissement ou AWB, et date/heure estimée d’arrivée. Pour l’océan, le PN doit être soumis au moins 8 heures avant l’arrivée et au maximum 15 jours avant l’arrivée.
Identité du produit : Code produit FDA pour le café non torréfié. Utilisez le Product Code Builder de la FDA. Sélectionnez Foods, puis Coffee and Tea, puis Coffee Beans, Green. Choisissez « unprocessed/unroasted », et l’emballage typique (ex. : sacs de jute de 60 kg). Vous saisirez la quantité à la fois en nombre d’unités et en poids.
Pays de production et pays d’où l’expédition est effectuée : Généralement l’Indonésie pour les deux, sauf en cas de transbordement.
Fabricant/producteur : La dernière entité étrangère qui a fabriqué/transformé les grains. Pour le café vert indonésien, il s’agit couramment du moulin sec ou de l’installation de décorticage/entrepôt. Fournissez la raison sociale complète et l’adresse. Ajoutez leur numéro d’enregistrement d’établissement FDA s’ils sont enregistrés. Les fermes sont généralement exemptées de l’enregistrement des établissements auprès de la FDA, mais les moulins/entrepôts ne le sont pas.
Expéditeur/propriétaire : Coordonnées de l’exportateur ou de la maison de négoce en Indonésie.

Astuce 1 : Utilisez le fuseau horaire local du port pour l’ETA dans PNSI. J’ai vu plus de mises en attente causées par des ETA mal horodatés que par toutes les autres erreurs de PN réunies.

Astuce 2 : Faites correspondre exactement l’emballage et les poids à la facture commerciale. 100 sacs × 60 kg ne doit pas devenir 6,010 kg « pour être sûr ». La sur‑déclaration peut susciter des questions.

Si vous importez plusieurs profils indonésiens, clarifiez l’identité produit. Par exemple : « Sumatra, Mandheling, Qualité 1, décorticage humide, sacs de 60 kg » pour un lot comme nos Grains de café verts Sumatra Mandheling ou « Bali Kintamani, Qualité 1, fully washed, sacs de 60 kg » pour quelque chose de similaire à Grains de café verts Arabica Bali Kintamani Qualité 1. Cela aide votre transitaire/broker à lier le PN à la déclaration sans va‑et‑vient.

Minutes 6–12 : Dépôt dans PNSI (étape par étape)

Utilisez le Prior Notice System Interface (PNSI FDA). Créez un compte si vous n’en avez pas. Ensuite :

Démarrez un nouvel Avis préalable. Sélectionnez « Food ».
Saisissez le déclarant et le destinataire aux États‑Unis.
Fournissez les détails d’arrivée : port d’arrivée, transporteur, B/L ou AWB, moyen de transport et ETA.
Ajoutez la marchandise :
- Construisez le code produit FDA en utilisant le Product Code Builder à l’écran : Coffee/Tea → Coffee Beans, Green → Unroasted.
- Saisissez la quantité, l’emballage et le poids.
- Ajoutez le pays de production et le pays d’où l’expédition est effectuée (Indonésie pour la plupart d’entre vous).
Ajoutez le fabricant/transformateur. Utilisez l’adresse du moulin sec final ou de l’entrepôt. Incluez le numéro d’enregistrement FDA si l’établissement est enregistré. Si le café provient directement d’une ferme sans transformation supplémentaire, vous pouvez indiquer le producteur. La plupart des lots indonésiens passent par un moulin, donc indiquez le moulin.
Ajoutez les données de l’expéditeur et du propriétaire.
Vérifiez et soumettez.

Astuce 3 : Si vous avez plusieurs lignes qui sont essentiellement la même marchandise avec de petites différences, utilisez la fonction « copy commodity » de PNSI puis modifiez. Cela vous fait gagner des minutes et réduit les fautes de frappe.

Minutes 13–20 : Confirmer, partager et faire correspondre à la déclaration

Lorsque vous soumettez, PNSI délivre un Numéro de Confirmation d’Avis préalable (PNCN). C’est le sésame.

Indiquez le PNCN sur la facture commerciale et/ou sur une page de couverture du PN.
Envoyez‑le par e‑mail à votre transitaire et à votre courtier en douane afin qu’ils puissent le référencer sur la déclaration CBP.
Si les détails d’arrivée changent de manière significative, reconnectez‑vous pour mettre à jour ou déposer un nouveau PN. Une arrivée plus tôt ou plus tard de quelques heures n’est généralement pas un problème si vous restez dans la fenêtre d’arrivée pour votre moyen de transport, mais les changements de port ou de transporteur nécessitent souvent une mise à jour ou un nouveau PN.

Besoin d’aide pour rapprocher les détails du PN de vos documents d’expédition ? Nous pouvons vous accompagner pour votre lot spécifique pendant que vous déposez. Si vous voulez une seconde paire d’yeux avant d’appuyer sur envoyer, Contactez‑nous sur WhatsApp.

Les 5 erreurs de PN les plus courantes que nous voyons (et comment les éviter)

Mauvais code produit. Les constructeurs sélectionnent parfois du café torréfié ou des concentrés de boisson. Restez sur les grains de café non torréfiés dans la catégorie Coffee/Tea.
Indiquer la coopérative comme « fabricant » alors qu’un moulin séparé a effectué le décorticage/le tri. La FDA souhaite connaître le dernier transformateur étranger avant l’exportation.
Confusions de fuseau horaire. Saisissez l’ETA dans le fuseau horaire local du port.
Discordance de quantité par rapport à la facture. Votre PN doit concorder avec la déclaration CBP et les documents.
Dépôt trop tard pour l’océan. La fenêtre minimale est de 8 heures avant l’arrivée du navire. Nous recommandons de soumettre 1–3 jours avant l’ETA, puis de mettre à jour si l’horaire change.

Si vous évitez ces cinq erreurs, vous êtes à 90 % du chemin.

Réponses rapides aux questions que l’on nous pose chaque semaine

Les grains de café verts nécessitent‑ils un Avis préalable (FDA) ?

Oui. Le café vert est un aliment. Le PN est requis pour chaque envoi commercial proposé à l’importation aux États‑Unis, y compris les échantillons destinés à un usage commercial ou à l’évaluation.

Quel code produit FDA dois‑je utiliser pour le café non torréfié ?

Utilisez le chemin du Product Code Builder de la FDA : Coffee/Tea → Coffee Beans, Green → Unroasted. Ne devinez pas. Le builder vous aide à générer un code valide conforme à votre emballage et à votre procédé.

Combien de temps à l’avance dois‑je soumettre l’Avis préalable pour un envoi maritime ?

Au moins 8 heures avant l’arrivée. Vous pouvez déposer jusqu’à 15 jours à l’avance. Nous déposons généralement 48–72 heures avant l’ETA pour couvrir les variations du planning du navire.

Mon courtier en douane ou mon transitaire peut‑il déposer l’Avis préalable pour moi ?

Oui. Un courtier peut déposer via ACE, et les transitaires le font souvent. Le risque est que des données incorrectes entrent et que le PN soit erroné. Nous avons constaté que les importateurs pour la première fois se débrouillent bien en déposant via PNSI s’ils suivent la liste ci‑dessus, puis partagent le PNCN avec leur courtier.

Et si l’exportateur indonésien n’est pas enregistré auprès de la FDA ?

Les fermes sont généralement exemptées de l’enregistrement des établissements FDA. Les moulins secs, les transformateurs et les entrepôts qui détiennent des aliments pour l’exportation ont généralement besoin de s’enregistrer. Le PN n’exige pas strictement un numéro d’enregistrement, mais il est utile si le fabricant est un établissement enregistré. Si vos grains n’ont circulé que par une ferme, indiquez le producteur.

Les petits envois d’échantillons de café nécessitent‑ils un Avis préalable ?

Oui, s’ils sont à des fins commerciales ou de recherche. Les exemptions pour usage personnel sont restreintes et couvrent rarement des échantillons professionnels.

Que se passe‑t‑il si mon Avis préalable est incorrect ou en retard ?

La FDA peut refuser l’admission et exiger la réexportation. Elle peut aussi placer des détentions et infliger des pénalités civiles. Si les détails changent avant l’arrivée, mettez à jour ou annulez dans PNSI et redéposez. Si votre port ou votre transporteur change, soumettez un nouveau PN. Si seule l’heure d’arrivée change dans la même journée, une mise à jour suffit généralement.

Quelle est la place du FSVP ici ?

Le FSVP est distinct du PN. Votre déclaration CBP identifiera l’importateur FSVP pour le café, généralement avec un numéro DUNS. Le PN ne remplace pas les obligations FSVP, mais bien le déposer évite des détentions FDA évitables.

L’Avis préalable est‑il la même chose que les permis APHIS ?

Non. Le PN est la notification d’importation alimentaire de la FDA. Les exigences phytosanitaires d’APHIS sont séparées. Ce guide se concentre strictement sur PNSI et le PN.

Ressources et prochaines étapes

Faites un essai dans PNSI avant votre premier envoi pour connaître les écrans.
Utilisez une nomination de lot claire et cohérente entre le PN, les factures et la déclaration. Si vous achetez des profils indonésiens qui varient selon le procédé, soyez explicite. Par exemple, « Mandheling décorticage humide » vs « Kintamani fully washed ».
Si vous souhaitez que nous rédigions les données PN pour des lots que vous achetez chez nous, envoyez la proforma et nous fournirons les détails du fabricant, l’emballage et le chemin de code produit suggéré. Pendant que vous évaluez les options, vous pouvez Consulter nos produits pour voir comment nous décrivons origine, procédé et qualité pour faciliter la correspondance PN.

Voici la réalité : l’Avis préalable n’est pas passionnant, mais lorsque vous le déposez proprement, la logistique passe en arrière‑plan et vous pouvez vous concentrer sur la torréfaction. Nous avons guidé des centaines de dépôts de PN pour le café indonésien. Une fois que vous aurez suivi ce flux une ou deux fois, vous déposerez probablement le prochain en moins de 10 minutes.