Studi Kasus: Ekspor Kopi Indonesia ke Eropa — Panduan Kepatuhan EUDR Satu Minggu

Bagaimana sebuah koperasi petani kecil dan tim ekspor kami menyusun paket uji tuntas EUDR lengkap dan siap audit dalam tujuh hari menggunakan alat gratis. Apa yang kami tangkap, bagaimana kami memetakan lahan, pemeriksaan risiko yang kami lakukan, dan dokumen rantai penelusuran yang diminta pembeli.

Hook: kami beralih dari “tidak ada data” menjadi dossier EUDR siap ekspor dalam 7 hari menggunakan sistem yang persis sama ini

Begini situasinya. Sebuah koperasi petani kecil di Bali membawa kami sebuah kontainer 19,2 ton Arabika Grade 1 yang ditujukan untuk pembeli di Eropa. Mereka memiliki nama petani dan bukti pembelian. Mereka tidak memiliki geolokasi lahan, pemeriksaan risiko, atau pernyataan uji tuntas. Kami menyusun paket EUDR lengkap dalam satu minggu, mendapat persetujuan pembeli, dan mengirimkan barang. Berikut langkah demi langkahnya, beserta alat dan template yang sama persis.

Kami telah mengulangi alur kerja ini untuk pengiriman dari Sumatera Utara seperti Blue Batak Green Coffee Beans dan microlot Bali seperti Arabica Bali Kintamani Grade 1 Green Coffee Beans. Panduan ini berlaku lintas asal selama Anda disiplin pada ID, koordinat, dan dokumentasi.

3 pilar kepatuhan EUDR cepat dan siap audit

1. Geolokasi yang dapat dipertahankan. ID lahan/petani yang rapi, koordinat WGS84 akurat, dan peta sederhana yang dapat dibaca pembeli tanpa gelar GIS.

2. Verifikasi bebas deforestasi. Bukti bahwa petak tidak mengalami penggundulan setelah 31 Desember 2020. Kami menggunakan lapisan satelit dan metodologi penilaian risiko yang dapat diulang.

3. Kontinuitas rantai penelusuran (chain‑of‑custody). Setiap kilogram terlacak dari pembelian ke petani melalui agregasi koperasi hingga lot ekspor, dengan kode lot pada setiap karung dan dokumen yang cocok.

Jika ketiga hal itu benar, pernyataan uji tuntas UE tinggal diunggah, bukan menjadi kepanikan.

Hari 1–2: pemetaan dan validasi (alat + template)

Kami mulai dengan 142 petani yang memasok lot tersebut. Target kami untuk Hari ke‑2: menangkap koordinat untuk 100% petak, memvalidasi akurasi pada sampel, dan menyusun tabel induk petani.

• Pengambilan data lapangan. Kami menggunakan KoboCollect/ODK dengan formulir sederhana: ID Petani, Nama, Desa, kotak centang Persetujuan, tangkapan titik GPS, Luas lahan (ha), Spesies utama, Tanaman sela, Tahun penanaman pertama. Offline bekerja dengan baik.

• Alat pemetaan gratis. QField di Android atau QGIS desktop untuk menggambar poligon. Untuk titik, kami memeriksa ulang di Google Earth. Jika Anda lebih suka, MapIt GIS dan Maps.me juga bekerja offline.

• Pemeriksaan akurasi. Kami mengaktifkan bidang akurasi/HDOP dalam formulir. Apa pun yang dilaporkan memiliki akurasi lebih buruk dari 15 m harus ditangkap ulang. Menurut pengalaman kami, Anda mendapatkan akurasi <5 m jika berhenti selama 10–20 detik di lokasi.

• Persetujuan petani. Kami tidak pernah melewatkannya. Formulir persetujuan satu halaman dalam Bahasa Indonesia ditambah tanda tangan atau cap ibu jari, merujuk penggunaan data untuk EUDR. Kami menyimpan foto sebagai bagian dari catatan.

Kiat praktis: beri nama ID Petani sebelum pergi ke lapangan. Kami menggunakan tiga huruf untuk nama desa ditambah urutan empat digit, seperti ULI‑0043. Itu menghemat jam kerja nanti.

Format geolokasi apa yang diterima UE untuk lahan perkebunan kopi?

Gunakan WGS84 latitude/longitude dalam derajat desimal. Untuk poligon, daftarkan simpul (vertices) berurutan dan tutup bentuk dengan mengulangi titik pertama di akhir. Untuk titik, satu pasangan koordinat.

Apakah saya perlu poligon lahan penuh atau koordinat titik cukup untuk kopi?

Peraturan mengharuskan geolokasi petak lahan. Poligon adalah cara paling jelas untuk membuktikan apa yang ada di dalam batas lahan. Dalam praktiknya, banyak pembeli menerima satu titik per petak petani kecil jika poligon tidak memungkinkan pada musim pertama, tetapi mereka akan memberi tanda risiko lebih tinggi. Aturan kami: tangkap titik sekarang, dan naikkan menjadi poligon untuk pemasok berulang dalam satu musim panen. Jika Anda bisa menggambar poligon di QField saat berada di lokasi, lakukan.

Hari 3–4: verifikasi bebas deforestasi dan penilaian risiko

Begini faktanya. Pembeli tidak ingin hanya peta yang menarik, mereka ingin melihat logika Anda. Kami menggunakan metode sederhana dan dapat dipertahankan yang bisa kami ulangi pengiriman demi pengiriman.

• Global Forest Watch. Kami memuat koordinat lahan ke GFW dan memeriksa lapisan kehilangan tutupan pohon setelah 2020. Kami mencatat setiap peringatan GLAD di dekat petak dalam 24 bulan terakhir.

• Lapisan Indonesia. Kami menimpa peta tutupan lahan terbaru dan referensi gambut/area lindung dari KLHK serta peta moratorium hutan (PIPPIB). Lahan yang berada di dalam area lindung memicu rencana mitigasi.

• Pemeriksaan buffer. Untuk poligon kami menggunakan buffer ke dalam sebesar 30 m untuk bersikap konservatif. Untuk titik kami menempatkan radius 50 m dan menilai perubahan terbaru pada citra satelit resolusi tinggi.

• Skoring risiko. Risiko rendah: tidak ada peringatan atau kehilangan di dekatnya, tidak berada di zona lindung, riwayat panen sebelum 2020. Risiko sedang: peringatan dalam 100 m atau kepemilikan/tenur tidak jelas. Risiko tinggi: tumpang tindih dengan kawasan lindung atau pembersihan nyata setelah 2020.

• Mitigasi. Untuk risiko sedang/tinggi kami meminta bukti tambahan. Foto pohon tua, pernyataan petani tentang tahun penanaman, pernyataan tetangga, atau surat desa yang mengonfirmasi keberadaan kopi lama. Kami mengecualikan dua petak pada Hari ke‑4 karena citra menunjukkan pembersihan baru setelah 2021.

Bagaimana koperasi dapat membuktikan kopi tidak bersumber dari lahan yang ditebang setelah 2020?

Gunakan tumpukan bukti. Rangkaian citra satelit waktu‑waktu, peringatan GFW, data tahun penanaman, dan catatan inspeksi internal dengan foto pohon dewasa. Jika tenur bersifat informal, tambahkan surat desa. Bila ragu, kecualikan petak tersebut. Mengeluarkan 1–2 petani yang berada pada batas risiko lebih cepat daripada berdebat dengan auditor nanti.

Hari 5: rantai penelusuran yang benar‑benar terhubung ke lahan Anda

Ketertelusuran putus ketika catatan pembelian tidak merujuk ke lahan. Sistem paling sederhana biasanya menang.

• Hubungkan pembelian ke ID Petani. Setiap kwitansi pembelian parchment mencantumkan ID Petani, tanggal, berat, dan kadar air. Kami memasukkan ini langsung ke tabel induk.

• Pengodean lot. Kami membuat kode lot ekspor dengan format ini: BLI‑2024‑WK37‑L01. Kode ini tercetak pada setiap karung dan muncul dalam log pengeringan, penggilingan, dan penggolongan.

• Batas agregasi. Untuk pengiriman ini kami membatasi 50 petani per lot. Tidak ada batas hukum, tetapi dokumen menjadi berantakan di atas 80–100. Jika Anda mengirim campuran seperti Bali, Java, Gayo & Mandheling - Wine Green Arabica Coffee Beans, pertahankan lot regional terpisah sampai pencampuran akhir dilakukan di dalam pernyataan EUDR yang sama.

• Pengemasan dan pengodean. Setiap karung membawa kode QR dengan Kode Lot, Nomor Karung, Berat Bersih, dan tautan ke lembar lot read‑only. Pendekatan rendah teknologi juga bekerja. Label tercetak ditambah binder di pabrik pengolahan.

Bagaimana kami menghubungkan petak petani ke lot dan faktur ekspor untuk ketertelusuran EUDR?

Gunakan satu spreadsheet induk. Tab untuk Lahan/Petani, Pembelian, Pengolahan, Lot, dan Pengiriman. Tab Lot meringkas petani dan volume yang mengalir ke setiap lot. Faktur Anda merujuk Kode Lot, dan unggahan uji tuntas Anda merujuk Kode Lot yang sama beserta koordinat lahan.

Hari 6: menyusun dossier siap auditor yang benar‑benar disukai pembeli

Kami belajar mengemas data sesuai cara auditor membacanya.

• Ringkasan satu halaman. Asal, jumlah petani, luas, metode, alat data, dan hasil risiko.

• PDF peta. Tinjauan sederhana dengan batas desa dan lokasi petak. Tanpa jargon GIS.

• Tabel lahan. CSV dengan ID Petani, koordinat, luas, spesies, tahun penanaman, dan status persetujuan. Header bersih. WGS84 desimal.

• Memo risiko. Dua halaman yang menjelaskan dataset Anda, jarak buffer, dan langkah mitigasi. Screenshot GFW di mana relevan.

• Dokumen pendukung. Contoh formulir persetujuan, checklist inspeksi internal, kwitansi pembelian, dan SOP pengodean lot.

Dokumen apa yang harus kami kumpulkan dari petani kecil untuk kepatuhan EUDR?

Sekurang‑kurangnya: formulir persetujuan, bukti identitas petani, lokasi dan luas lahan, tahun penanaman, spesies, dan checklist inspeksi internal dengan foto. Tambahkan bukti kepemilikan lahan jika tersedia. Ikat semua dokumen ke ID Petani.

Hari 7: kirim ke portal pernyataan uji tuntas UE dan tutup siklus

Portal pernyataan uji tuntas Uni Eropa menerima pengiriman terstruktur dengan geolokasi dan data rantai pasok. Kami mengunggah CSV kami, melampirkan memo risiko dan peta, dan merujuk Kode Lot di faktur komersial serta packing list. Pembeli meninjau bundel yang sama. Tidak ada kejutan.

Kiat pro: jalankan ekspor percobaan CSV sejak hari pertama dan validasi nama kolom. Pemformatan menit terakhir adalah tempat kebanyakan pengiriman tersandung.

Jika Anda ingin pemeriksaan cepat pada dataset Anda sebelum mengunggah, Anda dapat Hubungi kami di WhatsApp. Kami dengan senang hati memeriksa header dan pendekatan pemetaan Anda.

Pertanyaan yang sering kami terima

Aplikasi gratis mana yang dapat digunakan staf lapangan untuk menangkap GPS dan data lahan secara offline?

KoboCollect/ODK untuk formulir, QField untuk poligon, Maps.me atau MapIt GIS untuk titik cepat. Google Earth untuk validasi desktop. Semua bekerja offline dengan sedikit persiapan.

Berapa banyak petani per lot yang sebaiknya kami targetkan?

Kami menargetkan 30–50 petani per lot untuk petani kecil. Lebih besar dari itu bisa, tetapi tinjauan memakan waktu lebih lama dan kesalahan meningkat. Untuk lot single‑origin seperti Sumatra Mandheling Green Coffee Beans, kami sering menjaga sub‑lot berdasarkan desa untuk menyederhanakan.

Seberapa sering harus memperbarui geolokasi lahan dan penilaian risiko?

Setiap tahun untuk pemasok berulang, dan segera saat batas lahan berubah atau Anda menambah petani baru. Pemeriksaan risiko harus dijalankan setiap siklus pengiriman karena peringatan GFW diperbarui mingguan.

Memvalidasi akurasi GPS untuk petak kopi petani kecil

Tangkap minimal dua titik per kunjungan lahan dan bandingkan. Tandai apa pun yang memiliki akurasi lebih buruk dari 15 m untuk kunjungan ulang. Periksa silang terhadap citra satelit resolusi tinggi di sekitar fitur nyata seperti jalan dan tikungan sungai.

Contoh bidang data untuk pengajuan EUDR

IDPetani, Nama, Desa, Latitude, Longitude (atau Poligon), LuasLahanHa, TahunPenanaman, Spesies, Persetujuan, TanggalPembelian, BeratParchmentKg, KodeLot.

5 kesalahan terbesar yang menggagalkan pengajuan EUDR

• Tidak ada persetujuan atau ID berantakan. Jika ID Petani berubah di tengah musim, rantai penelusuran Anda akan putus.

• Peta cantik tanpa metode. Auditor perlu melihat dataset dan ambang batas yang Anda gunakan, bukan hanya pin di peta.

• Mencampur wilayah terlalu awal. Pertahankan lot menurut distrik sampai Anda menyelesaikan pernyataan. Campur kemudian jika perlu.

• Bukti lemah di dekat zona lindung. Jika petak berada dekat cagar, susun bukti tambahan. Foto, surat, tahun penanaman.

• Mengabaikan pengemasan. Kode Lot harus muncul di karung, log gudang, dan faktur. Kontinuitas itu adalah jaring pengaman Anda.

Sumber daya dan langkah selanjutnya

• Tumpukan pemetaan gratis: ODK/Kobo, QField, QGIS, Google Earth, Global Forest Watch.

• Template internal untuk disalin: formulir persetujuan petani, checklist inspeksi internal, outline memo risiko, dan SOP pengodean lot. Jika Anda membutuhkan contoh, Lihat produk kami dan minta set template saat Anda mengambil sampel asal.

• Kapan saran ini berlaku. Arabika dan Robusta petani kecil dari asal utama Indonesia, berbasis koperasi atau kolektor. Jika Anda menjalankan perkebunan dengan peta kadastral, prioritaskan poligon dan kaitkan ekspor GIS Anda langsung ke ERP.

Kenyataannya EUDR tidak akan hilang, dan dalam enam bulan terakhir kami melihat pembeli Eropa memperketat harapan pada poligon dan memo naratif risiko. Lakukan pekerjaan sekali. Simpan struktur. Setiap pengiriman baru menjadi pembaruan cepat, bukan rekayasa ulang.

Dan jika Anda ingin menjalani proses ini pada lot nyata dari Bali, Aceh, atau Sumatra, kami tersedia. Kami dapat memadu tim Anda dengan tim kami dalam sprint satu minggu dan mengembalikan paket yang akan ditandatangani pembeli pada pemeriksaan pertama.