Кейс‑исследование: экспорт индонезийского кофе в Европу — Руководство по соблюдению EUDR за одну неделю

Как кооператив мелких фермеров и наша экспортная команда собрали полный, готовый к аудиту пакет EUDR за семь дней, используя бесплатные инструменты. Что мы зафиксировали, как картировали фермы, какие проверки риска провели и какие именно документы по цепочке поставок запросили покупатели.

Хук: мы прошли от «нет данных» до экспортно‑готового досье EUDR за 7 дней, используя эту точную систему

Вот ситуация. Кооператив мелких производителей на Бали привез нам контейнер массой 19.2 тонны арабики первой категории, предназначенной для европейского покупателя. У них были имена фермеров и квитанции о покупке. У них не было геолокации ферм, проверок рисков или заявления по процедурам надлежащей осмотрительности. Мы за неделю собрали полный пакет EUDR, получили согласование покупателя и отгрузили. Ниже — пошаговый план с точными инструментами и шаблонами.

Мы неоднократно использовали этот рабочий процесс для отправок из Северной Суматры, например Blue Batak Green Coffee Beans, и для микролотов Бали, например Arabica Bali Kintamani Grade 1 Green Coffee Beans. Этот план работает для разных регионов, если вы дисциплинированно относитесь к идентификаторам, координатам и документации.

Три столпа быстрой, готовой к аудиту соответствия EUDR

1. Геолокация, которая держится. Чёткие идентификаторы ферм, точные координаты в WGS84 и простая карта, которую покупатель поймёт без степени по ГИС.

2. Подтверждение отсутствия вырубки. Доказательства того, что участки не вырубались после 31.12.2020. Мы используем спутниковые слои и воспроизводимую методологию оценки риска.

3. Непрерывность цепочки поставок. Каждый килограмм отслеживаем от покупки у фермера через агрегирование кооператива до экспортного лота, с кодами лота на каждом мешке и совпадающими документами.

Если эти три элемента выполнены, заявление по процедурам надлежащей осмотрительности в ЕС — это загрузка файла, а не паника.

День 1–2: картирование и валидация (инструменты + шаблоны)

Мы начали с 142 фермеров, поставлявших этот лот. Наша цель на второй день: зафиксировать координаты для 100% участков, верифицировать точность на выборке и собрать сводную таблицу фермеров.

• Сбор полевых данных. Мы использовали KoboCollect/ODK с простой формой: ID фермера, имя, деревня, поле согласия, захват GPS‑точки, размер участка (га), основной вид, межпосадочные культуры, год первой посадки. Работа офлайн возможна.

• Бесплатные инструменты картирования. QField на Android или QGIS на настольном компьютере для набросков полигонов. Для точек мы перепроверяли в Google Earth. При желании MapIt GIS и Maps.me также работают офлайн.

• Проверки точности. Мы включили поля точности/HDOP в форме. Всё, где заявленная точность хуже 15 м, захватывалось повторно. По нашему опыту, точность <5 м достигается, если задержаться на месте 10–20 секунд.

• Согласие фермеров. Мы никогда не пропускаем это. Одностраничная форма согласия на bahasa Indonesia с подписью или отпечатком, с указанием использования данных для EUDR. Фото формы сохраняем в записи.

Практический вывод: присвойте ID фермерам до выезда. Мы используем три буквы для деревни плюс четырёхзначную последовательность, например ULI‑0043. Это экономит часы позже.

Какой формат геолокации принимает ЕС для кофейных ферм?

Используйте WGS84 широту/долготу в десятичных градусах. Для полигонов перечисляйте вершины по порядку и замыкайте контур повторением первой точки в конце. Для точек — одна пара координат.

Нужны ли полные полигоны фермы или достаточно точек для кофе?

Регламент требует геолокацию участков земли. Полигоны — самый прозрачный способ доказать, что находится внутри границы фермы. На практике многие покупатели принимают одну точку для небольших участков, если полигоны невозможны в первый сезон, но при этом помечают более высокий риск. Наше правило: фиксируйте точки сейчас и обновляйте до полигонов для повторных поставщиков в течение одного урожая. Если вы можете нарисовать полигоны в QField на месте — сделайте это.

День 3–4: подтверждение отсутствия вырубки и оценка риска

Дело в следующем. Покупатели хотят не красивую карту, а увидеть вашу логику. Мы использовали простую, защищаемую методику, которую можно повторять для каждой отгрузки.

• Global Forest Watch. Мы загрузили координаты ферм в GFW и проверили слои потери лесного покрова после 2020 года. Отметили любые GLAD‑сигналы рядом с участками за последние 24 месяца.

• Индонезийские слои. Мы наложили актуальную карту землепользования и ссылки на болота/охраняемые территории от KLHK и карту лесного моратория (PIPPIB). Фермы внутри охраняемых зон требуют плана смягчения рисков.

• Буферные проверки. Для полигонов мы использовали 30‑метровый внутренний буфер в целях консервативной оценки. Для точек мы ставили радиус 50 м и оценивали изменения на высокоразрешающих спутниковых снимках.

• Оценка риска. Низкий риск: нет сигналов или потерь поблизости, не в охраняемых зонах, история урожаев до 2020 года. Средний риск: сигналы в пределах 100 м или неясная регистрация прав. Высокий риск: пересечение с охраняемыми территориями или очевидная вырубка после 2020 года.

• Смягчение. Для средних/высоких рисков требовались дополнительные доказательства: фото старых деревьев, заявление фермера о годе посадки, показания соседей или письма деревни, подтверждающие давнюю культуру кофе. Два участка мы исключили на четвёртый день, так как снимки показали свежую вырубку после 2021 года.

Как кооператив может доказать, что кофе не был получен с земли, вырубленной после 2020 года?

Используйте набор доказательств. Временные ряды спутниковых снимков, оповещения GFW, данные о годе посадки и внутренние инспекционные записи с фотографиями зрелых деревьев. При неформальном владении добавьте письма деревни. Если остаётся сомнение — исключите участок. Удаление 1–2 пограничных ферм быстрее, чем дискуссия с аудитором позже.

День 5: цепочка поставок, которая действительно связывает с вашими фермами

Отслеживание ломается, когда записи о покупках не ссылаются на фермы. Простая система выигрывает.

• Связь покупки с ID фермы. Каждая квитанция о закупке пархмента включает ID фермера, дату, вес и влажность. Мы вбивали это напрямую в мастер‑таблицу.

• Кодирование лотов. Мы создали экспортный код лота в формате: BLI‑2024‑WK37‑L01. Он печатается на каждом мешке и появляется в журналах сушки, шелушения и сортировки.

• Ограничения агрегации. Для этой отправки мы ограничили до 50 ферм на лот. Законного лимита нет, но документы становятся громоздкими при 80–100. Если вы отгружаете смеси типа Bali, Java, Gayo & Mandheling - Wine Green Arabica Coffee Beans, держите региональные лоты отдельными до финального смешивания в рамках одного заявления EUDR.

• Упаковка и кодирование. На каждом мешке размещён QR‑код с кодом лота, номером мешка, нетто‑весом и ссылкой на только‑для‑чтения лист лота. Подходит и низкотехнологичное решение: напечатанные этикетки и папка на мельнице.

Как связать участки фермеров с лотами и экспортными счетами для трассируемости по EUDR?

Используйте одну мастер‑таблицу. Вкладки: Farms, Purchases, Processing, Lots и Shipment. Вкладка Lot суммирует фермы и объёмы, входящие в каждый лот. Ваш счёт ссылается на код лота, и загрузка по процедурам надлежащей осмотрительности ссылается на тот же код лота с координатами ферм.

День 6: подготовьте досье, готовое к аудиту, которое действительно нравится покупателям

Мы научились упаковывать данные так, как их читают аудиторы.

• Одностраничное резюме. Регион происхождения, число ферм, площадь, методы, инструменты данных и результат оценки риска.

• PDF‑карта. Простая обзорная карта с границами деревни и расположением участков. Без ГИС‑жаргона.

• Таблица ферм. CSV с полями ID фермера, координаты, площадь, вид, год посадки и статус согласия. Чистые заголовки. WGS84 в десятичных.

• Мемо по риску. Две страницы, объясняющие ваши наборы данных, расстояния буферов и шаги смягчения. Скриншоты GFW там, где это важно.

• Вспомогательные документы. Образцы форм согласия, внутренние чек‑листы инспекций, квитанции о покупке и SOP по кодированию лотов.

Какие документы следует собирать у мелких фермеров для соответствия EUDR?

Минимум: форма согласия, подтверждение личности фермера, местоположение и размер участка, год посадки, вид и внутренний инспекционный чек‑лист с фотографиями. Добавьте доказательства прав собственности, если они есть. Всё привязывайте к ID фермера.

День 7: загрузите в портал заявления по надлежащей осмотрительности ЕС и закройте цикл

Портал ЕС для заявлений по надлежащей осмотрительности принимает структурированную загрузку с геолокацией и данными цепочки поставок. Мы загрузили наш CSV, приложили мемо по риску и карту, и сослались на код лота в коммерческом счете и упаковочном листе. Покупатель проверил тот же пакет. Никаких сюрпризов.

Профессиональный совет: сделайте пробный экспорт CSV с первого дня и проверьте имена столбцов. Последняя‑минутная правка формата — причина большинства неудач при подаче.

Если вы хотите быстрый контроль вашего набора данных перед отправкой, вы можете связаться с нами в WhatsApp. Мы с радостью посмотрим ваши заголовки и подход к картированию.

Вопросы, которые нам задают постоянно

Какие бесплатные приложения могут полевые сотрудники использовать для офлайн‑фиксации GPS и данных ферм?

KoboCollect/ODK для форм, QField для полигонов, Maps.me или MapIt GIS для быстрых точек. Google Earth — для десктопной валидации. Все работают офлайн при небольшой настройке.

Сколько ферм в лоте стоит целиться?

Мы ориентируемся на 30–50 ферм в лоте для мелких производителей. Больше — допустимо, но проверки занимают больше времени и растёт риск ошибок. Для однообразных лотов, например Sumatra Mandheling Green Coffee Beans, часто оставляем сублоты по деревням для упрощения.

Как часто обновлять геолокацию ферм и оценку рисков?

Ежегодно для повторных поставщиков и немедленно при изменении границы участка или добавлении новых фермеров. Проверки риска следует проводить при каждом цикле отгрузки, так как оповещения GFW обновляются еженедельно.

Валидация точности GPS для мелких кофейных участков

Фиксируйте как минимум две точки при визите и сравнивайте. Маркируйте для повторного посещения всё, где точность хуже 15 м. Перепроверяйте по высокоразрешающим спутниковым снимкам у заметных ориентиров: дорог, изгибов рек и т. п.

Пример полей данных для подачи по EUDR

FarmerID, Name, Village, Latitude, Longitude (or Polygon), FarmAreaHa, PlantingYear, Species, Consent, PurchaseDate, ParchmentKg, LotCode.

Пять главных ошибок, которые убивают подачу EUDR

• Отсутствие согласия или нечитабельные ID. Если ID фермеров меняются в течение сезона, ваша цепочка поставок ломается.

• Красивые карты без методики. Аудиторам нужны наборы данных и пороги, которые вы использовали, а не только метки на карте.

• Смешивание регионов преждевременно. Держите лоты по округам отдельно до финализации заявления. Смешивайте позже при необходимости.

• Слабые доказательства рядом с охраняемыми зонами. Если участки близки к резервату, соберите набор доказательств: фото, письма, годы посадки.

• Отсутствие кодирования на упаковке. Коды лотов должны быть на мешках, в складских журналах и в счёте. Эта непрерывность — ваша страховка.

Ресурсы и дальнейшие шаги

• Бесплатный стек для картирования: ODK/Kobo, QField, QGIS, Google Earth, Global Forest Watch.

• Внутренние шаблоны для копирования: форма согласия фермера, чек‑лист внутренней инспекции, контур мемо по риску и SOP по кодированию лотов. Если нужны примеры, просмотрите наши продукты и запросите набор шаблонов при отборе пробы из региона.

• Когда этот совет применим. Мелкотоварная арабика и робуста из основных индонезийских регионов, поставки через кооперативы или сборщиков. Если вы работаете с плантациями, где есть кадастровые карты, сначала делайте полигоны и экспортируйте GIS напрямую в вашу ERP.

Реальность такова: EUDR не исчезнет, и за последние шесть месяцев европейские покупатели ужесточили ожидания по полигонам и нарративным мемо по рискам. Сделайте работу один раз. Сохраните структуру. Каждая новая отправка станет быстрым обновлением, а не изобретением заново.

И если вы хотите пройти этот процесс на живом лоте с Бали, Ачеха или Суматры, мы готовы. Мы можем объединить вашу команду с нашей на недельный интенсив и вернуть пакет, который ваш покупатель подпишет с первой проверки.