Fallstudie: Export indonesischen Kaffees nach Europa — Ein Ein‑Woche‑EUDR‑Konformitäts‑Playbook

Wie eine Kleinbauern‑Genossenschaft und unser Exportteam in sieben Tagen ein komplettes, audit‑bereites EUDR‑Due‑Diligence‑Paket mit kostenlosen Tools zusammengestellt haben: Was wir erfasst haben, wie wir Farmen kartiert haben, welche Risikoüberprüfungen wir durchgeführt haben und welche Ketten‑von‑Besitz‑Dokumente Käufer verlangten.

Hook: Wir sind in 7 Tagen von „keine Daten“ zu einem exportbereiten EUDR‑Dossier gekommen — mit genau diesem System

Das ist die Situation. Eine Kleinbauern‑Genossenschaft auf Bali brachte uns einen 19,2‑Tonnen‑Container Grade‑1‑Arabica, bestimmt für einen Käufer in Europa. Sie hatten Namen der Bauern und Kaufbelege. Es fehlten jedoch Farm‑Geolokalisierung, Risikoüberprüfungen und eine Due‑Diligence‑Erklärung. Wir erstellten innerhalb einer Woche ein komplettes EUDR‑Paket, holten die Freigabe des Käufers ein und verschifften die Ware. Nachfolgend die Schritt‑für‑Schritt‑Anleitung mit den exakten Werkzeugen und Vorlagen.

Wir haben diesen Workflow bereits für Lieferungen aus Nord‑Sumatra wie Blue Batak Green Coffee Beans und Bali‑Microlots wie Arabica Bali Kintamani Grade 1 Green Coffee Beans wiederholt. Das Playbook funktioniert standortunabhängig, solange Sie diszipliniert mit IDs, Koordinaten und Dokumentation umgehen.

Die 3 Säulen schneller, audit‑bereiter EUDR‑Konformität

1. Geolokalisierung, die Bestand hat. Saubere Farm‑IDs, genaue WGS84‑Koordinaten und eine einfache Karte, die ein Käufer ohne GIS‑Abschluss lesen kann.

2. Nachweis der Abholzungsfreiheit. Belege dafür, dass Parzellen nach dem 31.12.2020 nicht abgeholzt wurden. Wir nutzen Satellitenlayer und eine reproduzierbare Risikobewertungsmethodik.

3. Kontinuität der Lieferkette. Jedes Kilogramm rückverfolgbar vom Kauf bei den Bauern über die Genossenschaftsaggregation bis zum Export‑Los, mit Loscodes auf jedem Sack und übereinstimmenden Dokumenten.

Wenn diese drei Punkte stimmen, ist die EU‑Due‑Diligence‑Erklärung ein Upload, kein Notfall.

Tag 1–2: Kartierung und Validierung (Tools + Vorlagen)

Wir starteten mit 142 Bauern, die das Los belieferten. Unser Ziel für Tag 2: Koordinaten für 100 % der Parzellen erfassen, die Genauigkeit stichprobenartig validieren und eine Master‑Bauern‑Tabelle zusammenstellen.

• Felddatenerfassung. Wir nutzten KoboCollect/ODK mit einem einfachen Formular: Farmer ID, Name, Dorf, Zustimmungs‑Checkbox, GPS‑Punktaufnahme, Farmgröße (ha), Hauptspezies, Mischkulturen, Erstpflanzjahr. Offline funktioniert problemlos.

• Kostenfreie Mapping‑Tools. QField auf Android oder QGIS‑Desktop zum Skizzieren von Polygonen. Für Punkte überprüften wir zusätzlich in Google Earth. Wenn Sie es bevorzugen, funktionieren MapIt GIS und Maps.me offline ebenfalls.

• Genauigkeitsprüfungen. Wir aktivierten Accuracy/HDOP‑Felder im Formular. Alles mit gemeldeter Genauigkeit schlechter als 15 m wurde erneut erfasst. Nach unserer Erfahrung erreichen Sie <5 m, wenn Sie vor Ort 10–20 Sekunden pausieren.

• Zustimmung der Bauern. Das überspringen wir nie. Ein einseitiges Zustimmungsformular auf Bahasa Indonesia plus Unterschrift oder Daumenabdruck, mit Verweis auf Datennutzung für EUDR. Wir speichern ein Foto im Datensatz.

Praktischer Tipp: Benennen Sie Ihre Farmer‑IDs vorab. Wir verwenden drei Buchstaben für das Dorf plus eine vierstellige Sequenz, z. B. ULI‑0043. Das spart später Stunden.

Welches Geolokalisierungsformat akzeptiert die EU für Kaffeefarmen?

Verwenden Sie WGS84‑Breiten‑/Längengrade in Dezimalgrad. Bei Polygonen listen Sie die Scheitelpunkte in Reihenfolge auf und schließen die Fläche, indem Sie den ersten Punkt am Ende wiederholen. Bei Punkten ein Koordinatenpaar.

Brauche ich vollständige Farm‑Polygone oder reichen Punktkoordinaten für Kaffee?

Die Verordnung verlangt die Geolokalisierung der Landparzellen. Polygone sind die sauberste Methode, um zu belegen, was innerhalb der Farmgrenze liegt. In der Praxis akzeptieren viele Käufer bei Kleinbauern während der ersten Saison einen einzelnen Punkt pro Parzelle, wenn Polygone nicht realisierbar sind, sie kennzeichnen dies jedoch als erhöhtes Risiko. Unsere Regel: Erfassen Sie zunächst Punkte und rüsten Sie bei wiederkehrenden Lieferanten innerhalb einer Ernte auf Polygone um. Wenn Sie Polygone direkt in QField zeichnen können, tun Sie das vor Ort.

Tag 3–4: Nachweis der Abholzungsfreiheit und Risikobewertung

Wichtig ist: Käufer wollen keine hübsche Karte, sie wollen Ihre Logik sehen. Wir nutzten eine einfache, verteidigungsfähige Methode, die wir Sendung für Sendung replizieren können.

• Global Forest Watch. Wir luden die Farmkoordinaten in GFW und prüften Tree‑Cover‑Loss‑Layer nach 2020. Wir notierten GLAD‑Alarme in der Nähe der Parzellen in den letzten 24 Monaten.

• Indonesische Layer. Wir überlagerten die aktuellste Landbedeckungskarte sowie Torf‑/Schutzgebietsverweise von KLHK und die Waldmoratoriums‑Karte (PIPPIB). Farmen innerhalb von Schutzgebieten lösen einen Minderungsplan aus.

• Buffer‑Prüfungen. Bei Polygonen verwendeten wir einen 30 m‑Inward‑Buffer zur Vorsicht. Bei Punkten setzten wir einen Radius von 50 m an und bewerteten jüngste Änderungen in hochauflösender Satellitenbildgebung.

• Risikobewertung. Niedriges Risiko: keine Alarme oder Verluste in der Nähe, nicht in Schutzgebieten, frühere Erntehistorie vor 2020. Mittleres Risiko: Alarme innerhalb von 100 m oder unklare Landrechte. Hohes Risiko: Überschneidung mit Schutzgebieten oder deutliche Rodung nach 2020.

• Minderung. Bei mittlerem/hohem Risiko forderten wir zusätzliche Nachweise an: Fotos von alten Bäumen, Bauern‑Eidesstattliche Erklärung zum Pflanzjahr, Aussagen von Nachbarn oder Dorfbescheinigungen, die langjährige Kaffeeanbau‑Tätigkeit bestätigen. Zwei Parzellen schlossen wir am Tag 4 aus, weil die Bildgebung frische Rodung nach 2021 zeigte.

Wie kann eine Genossenschaft nachweisen, dass Kaffee nicht von nach 2020 gerodetem Land stammt?

Nutzen Sie einen Belegstapel. Satellitenbild‑Zeitreihen, GFW‑Alarme, Pflanzjahr‑Daten und interne Inspektionsnotizen mit Fotos reihen sich zusammen. Wo die Eigentumsverhältnisse informell sind, fügen Sie Dorf‑Bescheinigungen hinzu. Bei Unsicherheit schließen Sie die Parzelle aus. 1–2 Grenzfälle zu entfernen ist schneller, als später mit einem Auditor zu streiten.

Tag 5: Lieferkette, die tatsächlich Rückbezug zu Ihren Farmen herstellt

Nachverfolgbarkeit bricht, wenn Kaufbelege keine Farmreferenzen enthalten. Unser einfachstes System gewinnt.

• Kauf mit Farm‑ID verknüpfen. Jede Pergament‑Kaufquittung enthält Farmer ID, Datum, Gewicht und Feuchte. Wir übertrugen dies direkt in die Master‑Tabelle.

• Loscodierung. Wir erstellten einen Export‑Loscode im Format: BLI‑2024‑WK37‑L01. Er wird auf jedem Sack gedruckt und erscheint in Trocknungs‑, Entschalungs‑ und Sortierprotokollen.

• Aggregationslimits. Für diese Sendung begrenzten wir auf 50 Farmen pro Los. Es gibt keine gesetzliche Obergrenze, aber Dokumente werden über 80–100 unübersichtlich. Wenn Sie Mischungen wie Bali, Java, Gayo & Mandheling - Wine Green Arabica Coffee Beans versenden, halten Sie regionale Lose bis zur finalen Vermischung innerhalb derselben EUDR‑Erklärung getrennt.

• Verpackung und Kodierung. Jeder Sack trägt einen QR‑Code mit Loscode, Sacknummer, Nettogewicht und einem Link zu einem schreibgeschützten Losblatt. Low‑Tech funktioniert ebenfalls: Gedruckte Etiketten plus ein Ringordner in der Mühle.

Wie verknüpfen wir Bauernparzellen mit Losen und Exportrechnungen für EUDR‑Nachverfolgbarkeit?

Nutzen Sie eine Master‑Tabellenkalkulation. Tabs für Farms, Purchases, Processing, Lots und Shipment. Das Lot‑Tab fasst Farmen und Volumina zusammen, die in jedes Los fließen. Ihre Rechnung verweist auf den Loscode, und Ihr Due‑Diligence‑Upload verweist auf denselben Loscode mit Farmkoordinaten.

Tag 6: Zusammenstellung eines auditor‑bereiten Dossiers, das Käufer tatsächlich mögen

Wir haben gelernt, Daten so zu verpacken, wie Auditoren sie lesen.

• Eine einseitige Zusammenfassung. Herkunft, Anzahl der Farmen, Fläche, Methoden, Datentools und das Risikoresultat.

• Eine Karten‑PDF. Einfache Übersicht mit Dorfgrenzen und Parzellenstandorten. Keine GIS‑Fachsprache.

• Die Farmtabelle. CSV mit Farmer ID, Koordinaten, Fläche, Spezies, Pflanzjahr und Zustimmungsstatus. Saubere Header. WGS84 Dezimalangaben.

• Das Risikomemo. Zwei Seiten, die Ihre Datensätze, Pufferdistanzen und Minderungsmaßnahmen erklären. Screenshots von GFW dort, wo es relevant ist.

• Unterstützende Dokumente. Muster der Zustimmungsformulare, interne Inspektions‑Checklisten, Kaufbelege und das SOP zur Loskodierung.

Welche Dokumente sollten wir von Kleinbauern für EUDR‑Konformität sammeln?

Mindestens: Zustimmungsformular, Identitätsnachweis des Bauern, Farmstandort und ‑größe, Pflanzjahr, Spezies und eine interne Inspektionscheckliste mit Fotos. Fügen Sie Nachweise zur Landnutzung/Rechtsverhältnissen hinzu, wenn verfügbar. Verknüpfen Sie alles mit der Farmer ID.

Tag 7: Hochladen in das EU‑Due‑Diligence‑Statement‑Portal und Vorgang abschließen

Das EU‑Due‑Diligence‑Statement‑Portal akzeptiert eine strukturierte Einreichung mit Geolokalisierungs‑ und Lieferkettendaten. Wir luden unsere CSV hoch, fügten das Risikomemo und die Karte bei und referenzierten den Loscode in Handelsrechnung und Packliste. Der Käufer überprüfte dasselbe Paket. Keine Überraschungen.

Pro‑Tipp: Führen Sie von Tag 1 an einen Trockenlauf‑Export Ihrer CSV durch und validieren Sie die Spaltennamen. Last‑Minute‑Formatierung ist der häufigste Stolperstein bei Einreichungen.

Wenn Sie vor dem Upload eine schnelle Plausibilitätsprüfung Ihres Datensatzes möchten, können Sie uns über WhatsApp kontaktieren. Wir schauen uns gerne Ihre Header und Ihre Mapping‑Vorgehensweise an.

Die Fragen, die uns ständig gestellt werden

Welche kostenlosen Apps können Feldmitarbeiter nutzen, um GPS‑ und Farmdaten offline zu erfassen?

KoboCollect/ODK für Formulare, QField für Polygone, Maps.me oder MapIt GIS für schnelle Punkte. Google Earth zur Desktop‑Validierung. Alle funktionieren offline bei etwas Einrichtung.

Wie viele Farmen pro Los sollten wir anstreben?

Wir streben 30–50 Farmen pro Los bei Kleinbauern an. Größer ist möglich, aber Prüfungen dauern länger und Fehler schleichen sich ein. Für Single‑Origin‑Lose wie Sumatra Mandheling Green Coffee Beans behalten wir häufig Unterlose nach Dorf bei, um zu vereinfachen.

Wie oft sollten wir Farmgeolokalisierung und Risikobewertungen aktualisieren?

Jährlich für wiederkehrende Lieferanten und sofort, wenn sich eine Farmgrenze ändert oder Sie neue Bauern aufnehmen. Risikoüberprüfungen sollten bei jedem Versandzyklus stattfinden, da GFW‑Alarme wöchentlich aktualisiert werden.

Validierung der GPS‑Genauigkeit für kleinbäuerliche Kaffeeflächen

Erfassen Sie mindestens zwei Punkte pro Farmbesuch und vergleichen Sie diese. Markieren Sie alles mit Genauigkeit schlechter als 15 m zur Nachbearbeitung. Gegenprüfen Sie anhand hochauflösender Satellitenbilder an offensichtlichen Merkmalen wie Straßen oder Flussbiegungen.

Beispiel‑Datenfelder für eine EUDR‑Einreichung

FarmerID, Name, Village, Latitude, Longitude (oder Polygon), FarmAreaHa, PlantingYear, Species, Consent, PurchaseDate, ParchmentKg, LotCode.

Die 5 größten Fehler, die EUDR‑Einreichungen töten

• Keine Zustimmung oder chaotische IDs. Wenn Farmer‑IDs mitten in der Saison wechseln, bricht Ihre Lieferketten‑Kontinuität zusammen.

• Hübsche Karten ohne Methode. Auditoren müssen die Datensätze und die von Ihnen verwendeten Schwellenwerte sehen, nicht nur Pins auf einer Karte.

• Frühes Vermischen von Regionen. Halten Sie Distrikt‑Lose getrennt, bis Sie Ihre Erklärung finalisieren. Mischen Sie später bei Bedarf.

• Schwache Belege in Schutzgebietsnähe. Wenn Parzellen nahe an einem Schutzgebiet liegen, stapeln Sie die Beweise: Fotos, Bescheinigungen, Pflanzjahre.

• Verpackung vergessen. Loscodes müssen auf Säcken, Lagerprotokollen und der Rechnung erscheinen. Diese Kontinuität ist Ihr Sicherheitsnetz.

Ressourcen und nächste Schritte

• Kostenfreie Mapping‑Tools: ODK/Kobo, QField, QGIS, Google Earth, Global Forest Watch.

• Interne Vorlagen zum Kopieren: Zustimmungsformular für Bauern, interne Inspektions‑Checkliste, Risikomemo‑Vorlage und SOP zur Loskodierung. Wenn Sie Beispiele benötigen, sehen Sie sich unsere Produkte an und fordern Sie das Vorlagenpaket an, wenn Sie eine Herkunft probieren.

• Wann dieser Rat gilt. Kleinbäuerlicher Arabica und Robusta aus den wichtigsten Herkunftsregionen Indonesiens, genossenschafts‑ oder sammlerbasierte Lieferungen. Wenn Sie Plantagen mit Katasterkarten betreiben, priorisieren Sie Polygone und binden Sie Ihren GIS‑Export direkt an Ihr ERP.

Die Realität ist: EUDR wird nicht verschwinden, und in den letzten sechs Monaten haben wir gesehen, dass europäische Käufer die Anforderungen an Polygone und narrative Risikomemos verschärfen. Machen Sie die Arbeit einmal. Speichern Sie die Struktur. Jede neue Sendung wird ein schnelles Update, keine Neuerfindung.

Und wenn Sie diesen Prozess an einem Live‑Los aus Bali, Aceh oder Sumatra durchgehen möchten: Wir sind verfügbar. Wir können Ihr Team mit unserem teamen für einen einwöchigen Sprint koppeln und ein Paket zurückgeben, das Ihr Käufer beim ersten Durchgang unterschreibt.