Indonesischer Kaffee GCA vs ECF Verträge: 2025 Käufer‑Leitfaden

Eine Schritt‑für‑Schritt‑Claim‑Uhr für indonesischen Rohkaffee. Genaues Timing für Probenahme, Mitteilung und Dokumentation unter GCA vs ECF in 2025—plus die praktischen Fehler, die Reklamationen zum Scheitern bringen, und wie man sie vermeidet.

Wenn Sie schon einmal einen Container mit Rohkaffee geöffnet, die Ankunft verkostet und dieses beklemmende Gefühl gehabt haben… wissen Sie Bescheid. Der Unterschied zwischen einer erfolgreichen Reklamation und einem teuren Abschreiber entscheidet sich in den ersten 72 Stunden und darin, ob Ihre Maßnahmen mit dem tatsächlich unterzeichneten Vertrag übereinstimmen. Hier ist die „Claim‑Uhr“, die wir verwenden und Käufern beibringen, die jede Woche indonesischen Kaffee importieren.

Die Reklamationsfrist, in klarer Sprache

GCA vs ECF dreht sich größtenteils um Zeit. Beide Rahmenwerke erlauben Reklamationen wegen Qualität oder Zustand, aber ihre Fristen und Auslöser unterscheiden sich.

GCA (Green Coffee Association, üblich in den USA). In der Praxis sehen die meisten gca‑basierten Verträge ein kürzeres Fenster für Qualitätsbeanstandungen vor. Wir sehen regelmäßig 10 Kalendertage zur Mitteilung bei Qualitätsmängeln, gerechnet ab dem Zeitpunkt, an dem der Kaffee im Ziellager zur Probe verfügbar ist oder erstmals an den Käufer freigegeben wurde, je nachdem, was früher eintritt. Zustandsreklamationen (Schäden, Befall, nasse Säcke) können ein längeres Fenster erlauben. Prüfen Sie immer Ihre unterzeichnete Bestätigung, denn die genaue Anzahl der Tage kann je nach Vertragspartner variieren.
ECF (European Coffee Federation, üblich in Europa und vielen globalen Verträgen). Das Standardfenster für Qualitätsreklamationen ist in der Regel länger. Die meisten standardisierten ECF‑Klauseln gewähren 21 Kalendertage zur Mitteilung bei Qualitätsmängeln, ab dem Tag nach der Verfügbarkeit der Ware im vertraglichen Ziellager oder nach der ersten Lieferung ab Lager. Bei versteckten Mängeln, die bei einer normalen Ankunftsverkostung nicht erkennbar waren, erlaubt die ECF‑Formulierung häufig eine spätere Mitteilung bei Entdeckung, jedoch nur, wenn Sie bei Ankunft normale Sorgfalt dokumentiert haben.

Fazit: ECF verschafft Ihnen in der Regel mehr Zeit. GCA ist strenger. Die Uhr beginnt nicht bei der ETA des Schiffs. Sie beginnt bei der Verfügbarkeit zur Probe oder der ersten Freigabe, und diese sollten Sie als Tag Null behandeln. Das führt uns zur Ihrer Claim‑Uhr.

Die 72‑Stunden‑Ankunftsroutine, die Ihre Reklamation schützt

Ich habe festgestellt, dass Reklamationen, die gewonnen oder verloren werden, meist davon abhängen, was in den ersten drei Tagen passiert ist. Wir empfehlen diese Routine für indonesische Ankünfte, egal ob Sie Sumatra Mandheling Green Coffee Beans, Blue Batak Green Coffee Beans oder gewaschene Bali‑Lots wie Arabica Bali Kintamani Grade 1 Green Coffee Beans erhalten.

Tag 0. Sobald die Partie verfügbar ist, entnehmen Sie eine ordnungsgemäße Ankunftsprobe.

Stichprobenmethode. Bei FCL‑Sackware: mindestes 10 Prozent der Säcke gleichmäßig über Vorder‑, Mittel‑ und Rückpartie verteilt beproben. Verwenden Sie einen Probenehmer (trier), um aus verschiedenen Tiefen zu entnehmen. Vereinen Sie die Entnahmen zu einem Komposit von mindestens 1 kg. Teilen Sie dieses in drei versiegelte, beschriftete Sätze auf: Käufer‑Arbeitsprobe, Verkäuferprobe und Reserve für eine neutrale Begutachtung.
Nachweis der Kette der Verwahrung (chain of custody). Beschriften Sie jede Probe mit Containernummer, Partien‑ID, Anzahl der Säcke, Datum/Uhrzeit, Entnehmer und Lager.

Tag 1. Grundprüfungen vor dem Cupping.

Feuchte und Wasseraktivität. Dokumentieren Sie die Feuchte mit einem kalibrierten Messgerät. Indonesische wet‑hulled‑Coffees liegen häufig höher. Notieren Sie den Wert, das verwendete Gerät und das Kalibrierungsdatum. Wenn möglich, messen Sie die Wasseraktivität.
Visuelle Klassifizierung. Bewerten Sie 300 g nach SCA‑Green‑Defect‑Standards für Arabica oder nach Ihrer Robusta‑Spezifikation. Fotografieren Sie repräsentative Defekte (Schimmel, Insektenschäden, vollständig schwarze Bohnen, Steine) mit datiertem Kennzeichen.

Tag 2. Cuppen und mit Vertragsbeschreibung vergleichen.

Einheitlich rösten und ruhen lassen. Verwenden Sie Ihr Standard‑Ankunfts‑Röstprofil. Notieren Sie Einwaagtemperatur, Zeit bis zum ersten Crack, Endtemperatur/-zeit. Ruhen Sie 8–24 Stunden konsistent.
Cuppen Sie neben Ihrer Vor‑Versand‑ oder Angebotsprobe. Abweichungen sind für Reklamationen wichtiger als absolute Punktzahlen. Dokumentieren Sie Beschreibungen, Scores und das Panel.

Wenn Tasse oder physische Parameter erheblich von der Vertragsbeschreibung abweichen, gehen Sie sofort zur Mitteilung über. Warten Sie nicht darauf, Ihr Röstprofil zu optimieren, um die Tasse zu „reparieren“. Diese Verzögerung kostet jedes Jahr Reklamationen.

Genau wann und wie nach GCA vs ECF zu melden ist

Folgendes gilt: Unter beiden Rahmenwerken bedeutet Mitteilung eine schriftliche, datierte Nachricht an den Verkäufer, in der Sie erklären, dass Sie eine Reklamation erheben und weshalb. Sie müssen noch nicht Ihre vollständige Fallakte anhängen, aber Sie müssen die Uhr anhalten.

GCA. Die meisten GCA‑Verträge, die wir sehen, verlangen eine Mitteilung innerhalb von 10 Kalendertagen. Rechnen Sie ab dem Tag nach der ersten Verfügbarkeit zur Probe oder der ersten Freigabe. Wenn Ihr Lager am Montag eine Ankunftsprobe ausgehängt hat, ist Dienstag Tag 1. Gehen Sie nicht davon aus, dass „Werktage“ gelten, es sei denn, Ihr Vertrag sagt es ausdrücklich.
ECF. Die Standard‑ECF gewährt 21 Kalendertage für die Mitteilung ab dem Tag nach Verfügbarkeit oder erster Lieferung ab Lager. Wenn Sie später einen latent vorhandenen Mangel entdecken, benachrichtigen Sie unverzüglich bei Entdeckung und erläutern Sie, warum dieser bei Ankunft nicht erkennbar war.

Praktischer Rat: Senden Sie die Erstmitteilung innerhalb von 48–72 Stunden nach Ihrer ersten Ankunftsverkostung, wenn Sie einen Mismatch vermuten. Sie können eine Reklamation jederzeit zurückziehen. Eine verspätete können Sie nicht wiederbeleben.

Welche Unterlagen sollten der ersten Mitteilung beiliegen?

Halten Sie es schlank, aber aussagekräftig:

Vertragsreferenz und Partien-/Container‑IDs
Klare Darstellung des Problems: physische Defekte, Feuchte/aw, Tassenbeschreibungen und Abweichung vom Vertrag
Datierte Fotos von Säcken, Defekten und etwaigen Zustandsproblemen
Ihr Ankunfts‑Cupping‑Formular und Green‑Grading‑Sheet
Bestätigung, dass Sie versiegelte Gegenproben beiseitegelegt und weitere Verwendung bis zur Einigung eingestellt haben

Wenn Sie eine Muster‑Mitteilung benötigen, funktioniert diese einfache Vorlage:

Betreff: Mitteilung über Qualitätsreklamation – [Contract # / Lot ID]

Sehr geehrte/r [Seller name],

hiermit geben wir eine Mitteilung über eine Qualitätsreklamation gemäß [GCA/ECF] für [Contract #, lot/container]. Ankunftsprobe entnommen im [warehouse] am [date]. Unsere Ankunftsverkostung am [date] zeigt [key cup deviations] und physische Prüfungen weisen [defects/moisture] aus. Fotos, Grading‑Sheet und initiales Cupping sind beigefügt. Wir haben versiegelte Gegenproben und können diese zur Verfügung stellen.

Bitte bestätigen Sie die nächsten Schritte und den bevorzugten Weg für eine gemeinsame oder neutrale Nachprüfung.

Mit freundlichen Grüßen, [Name, Company]

Brauchen Sie Hilfe bei der Anpassung der Formulierung an Ihren Vertrag? Senden Sie uns die Klausel und wir überprüfen die Fristen und Formulierungen für Sie. Sie können uns über Contact us on whatsapp kontaktieren.

Ankunftsprobenahme und Aufbewahrung, die in Schiedsverfahren Bestand hat

Wir sehen drei wiederkehrende Fehler:

Komposit zu klein oder nicht repräsentativ. Wenn Sie nur die vorderste Reihe oder nur die obersten Säcke beproben, bricht Ihr Argument zusammen. Verteilen Sie Ihre Entnahmen über den Stapel und unterschiedliche Tiefen.
Keine versiegelten Teilproben. Bewahren Sie immer mindestens zwei versiegelte Split‑Proben auf. Fehlt eine identische Probe für den Verkäufer, ziehen sich Streitfälle in die Länge.
Inkonsistente Röstung fürs Cupping. Ankunfts‑ vs. Vorversand‑Proben müssen „Äpfel mit Äpfeln“ sein. Dokumentieren Sie Ihre Röstkurve und Ruhezeit.

Wie lange Proben aufbewahren? Bewahren Sie versiegelte Split‑Proben mindestens 90 Tage nach Abschluss auf oder 6 Monate ab Ankunft, wenn der Fall ungeklärt ist. Lagern Sie kühl und trocken in luftdichten, beschrifteten Behältern. Nach unserer Erfahrung entscheidet diese einfache Gewohnheit mehr Streitfälle als jeder aufwendige Labortest.

Wer führt die unabhängige Begutachtung durch und wer zahlt?

Neutrale Nachprüfungen sind üblich, wenn Käufer und Verkäufer uneinig sind.

Inspektoren und Labore. SGS, Cotecna, Intertek, Bureau Veritas und Eurofins führen häufig physische und sensorische Prüfungen durch. In Nordamerika bieten einige unabhängige SCA‑Q‑Grader‑Labore kalibrierte Ankunftsverkostungen für Reklamationen an. In Europa sind ECF‑anerkannte Gutachter Standard.
Zahlung. In der Regel trägt der Kläger die Kosten zunächst vor. Die endgültige Kostenverteilung folgt üblicherweise dem Ergebnis oder der Einigung. Sowohl in GCA‑ als auch in ECF‑Praxis sprechen Schiedsrichter häufig die Kosten dem obsiegenden Teil zu. Vereinbaren Sie Umfang, Labor und Stichprobenprotokoll schriftlich, bevor Sie Bohnen versenden.

Kann man noch reklamieren, wenn man einen Teil der Partie geröstet oder umgepackt hat?

Ja, aber beschränken Sie die Nutzung auf das, was für die Bewertung erforderlich ist. Eine gängige Fehlerquelle ist, eine „verwendbare“ Röstung durchzuführen und einen Großteil der Partie vor Mitteilung zu verbrauchen. Sowohl nach GCA als auch ECF kann die Verwendung eines wesentlichen Teils der Ware als Annahme gewertet werden. Unsere Regel: rösten Sie nicht mehr, als Sie zum Cuppen und zur Bestätigung Ihrer Feststellungen benötigen. Repacken oder Mischen Sie nicht, bevor Sie die Mitteilung gesendet und die nächsten Schritte vereinbart haben.

Schimmelige oder muffige Tasse unter ECF. Ist das reklamationsfähig?

Wenn der Vertrag sauberen, einwandfreien Kaffee beschreibt und Sie schimmelige oder muffige Noten cuppen, die mit Herkunft oder Verarbeitung unvereinbar sind, können Sie unter ECF reklamieren. Seien Sie vorsichtig bei absichtlich fermentierten oder gereiften Profilen. Zum Beispiel hat eine weinartige Fermentationsmischung wie unsere Bali, Java, Gayo & Mandheling - Wine Green Arabica Coffee Beans von Design her fruchtige, vinöse Noten. Das ist kein Mangel. Begründen Sie Ihre Reklamation stets anhand der Vertragsbeschreibung und der Vorversand‑Freigabe.

Wie man die Tage genau zählt

Startdatum. Rechnen Sie ab dem Tag nach der ersten Verfügbarkeit zur Probe oder der ersten ex‑warehouse Freigabe. Nicht Schiffsankunft. Nicht der Tag, an dem Sie auspacken.
Kalender‑ vs. Werktage. Behandeln Sie die Fristen als Kalendertage, es sei denn, der Vertrag sagt ausdrücklich Werktage.
Öffentliche Feiertage. Sofern Ihr Vertrag nichts anderes regelt, zählen Feiertage weiterhin. Fällt Tag 10 oder 21 auf einen Sonntag, raten wir dennoch, die Mitteilung vor Ablauf dieses Tages zu senden.

Was passiert, wenn Sie um ein oder zwei Tage zu spät sind?

Kurzfassung. In der Regel haben Sie Pech, es sei denn, der Verkäufer stimmt einer verspäteten Reklamation zu. Wir haben Fälle gesehen, in denen Reklamationen gerettet wurden, wenn der Käufer nachweisen konnte, dass der Verkäufer die Verzögerung bei der Freigabe verursacht oder erforderliche Dokumente nicht bereitgestellt hat. Das sind aber Ausnahmen. Wenn Sie einen Fehler vermuten, eskalieren Sie sofort und schlagen Sie eine ohne Präjudiz getroffene Einigung vor. Gehen Sie nicht in Schweigen und hoffen später auf Kulanz.

Der Nachprüfungs‑ und Lösungsweg, der tatsächlich funktioniert

Schritt 1. Position einfrieren. Mitteilung gesendet. Nutzung pausiert. Gegenproben versiegelt.
Schritt 2. Umfang der Nachprüfung und Labor vereinbaren. Definieren Sie, ob nur die Tasse, Tasse + Feuchte/wasseraktivität oder eine vollständige Green‑Defect‑Zählung geprüft werden soll. Bestätigen Sie die Stichprobenmethode.
Schritt 3. Schnell nachprüfen lassen. Übliche Bearbeitungszeit ist 3–7 Tage. Ziel ist es, vor Ablauf Ihres Reklamationsfensters zu einem Abschluss zu kommen, um prozedurale Fallstricke zu vermeiden.
Schritt 4. Optionen. Preisnachlass, Rekonditionierung, Ersatz oder Rücknahme. Sowohl nach GCA‑ als auch ECF‑Praxis verhandeln die Parteien zunächst kommerzielle Lösungen. Schiedsverfahren ist das letzte Mittel, nicht Ihr Plan A.

Häufige indonesische Ankunftsprobleme und wie man sie dokumentiert

Erhöhte Feuchte oder aw bei wet‑hulled Sumatras. Protokollieren Sie die Messung mit Gerät und Kalibrierung. Fotografieren Sie feuchte oder verfärbte Säcke. Cuppen Sie auf Frische und sauberen Abgang im Vergleich zu Ihrer freigegebenen Probe.
Fremdmaterial und starke primäre Defekte. Verwenden Sie ein 300 g Arabica‑Green‑Grading‑Sheet und dokumentieren Sie die Defektzählung. Visuelle Belege sind hier entscheidend.
Tassenabweichung gegenüber der Vorversandprobe. Das nebeneinander Cuppen mit Ihrer freigegebenen Probe ist Ihr bester Beleg. Bei gewaschenem Bali wie Bali Natural Green Coffee Beans oder hochsäurehaltigem Java wie Arabica Java Ijen Grade 1 Green Coffee Beans beschreiben Sie die Abweichung, nicht nur die Punktzahl.

Kurze Checkliste, die Sie morgen durchlaufen können

Ankunftsprobe am Tag der Verfügbarkeit gezogen und aufgespalten
Feuchte/aw gemessen und mit Fotos protokolliert
300 g Green‑Grading abgeschlossen, Defekte fotografiert
Ankunftsröstung neben Angebot/Vorversand verkostet
Schriftliche Mitteilung innerhalb von 48–72 Stunden bei Bedarf gesendet
Gegenproben versiegelt, beschriftet und 6 Monate gelagert
Nachprüfungs‑Labor und Protokoll schriftlich vereinbart, bevor Proben versandt werden

Wenn Sie eine einseitige Version dieser Claim‑Uhr zugeschnitten auf GCA oder ECF wünschen oder wir Ihre Mitteilung prüfen sollen, bevor Sie sie senden, Contact us on whatsapp. Und wenn Sie Ersatzoptionen prüfen, können Sie jederzeit View our products besuchen, um Profil, Prozess und Grad schnell abzugleichen.

Die Realität ist, dass die meisten Streitfälle mit disziplinierten ersten 72 Stunden vermeidbar sind. Wir haben Käufern geholfen, Reklamationen zu retten, die bei der Ankunft aussichtslos wirkten. Die, an die wir uns am meisten erinnern, sind jedoch die ruhigen, unauffälligen Landungen, bei denen der Kaffee der Spezifikation entsprach und die Unterlagen im Schreibtisch blieben. Erledigen Sie die langweiligen Basics gut. Ihre Gewinn‑ und Verlustrechnung wird es Ihnen danken.