Jam klaim langkah‑demi‑langkah untuk kopi hijau Indonesia. Kapan tepatnya sampling, bagaimana memberi tahu, dan apa yang harus didokumentasikan menurut GCA vs ECF di 2025—plus kesalahan praktis yang menenggelamkan klaim dan cara menghindarinya.
Jika Anda pernah membuka kontainer kopi hijau, melakukan cupping saat kedatangan, dan merasakan perasaan nyaris tenggelam… Anda sudah tahu. Perbedaan antara klaim yang berhasil dan write‑off yang mahal bergantung pada 72 jam pertama dan apakah tindakan Anda sesuai dengan kontrak yang sebenarnya Anda tandatangani. Berikut jam klaim yang kami gunakan dan ajarkan kepada pembeli yang mendatangkan kopi Indonesia setiap minggu.
Batas waktu klaim, dalam bahasa sederhana
GCA vs ECF sebagian besar soal waktu. Kedua kerangka memperbolehkan klaim untuk kualitas atau kondisi, tetapi jangka waktu dan pemicunya berbeda.
- GCA (Green Coffee Association, umum di AS). Dalam praktiknya, sebagian besar kontrak berbasis GCA memberikan jendela yang lebih singkat untuk keluhan kualitas. Kami sering melihat 10 hari kalender untuk memberi tahu atas klaim kualitas, dihitung sejak kopi tersedia untuk pengambilan sampel di gudang tujuan atau pelepasan pertama ke pembeli, mana yang lebih awal. Klaim kondisi (kerusakan, infestasi, karung basah) mungkin memberi jendela lebih panjang. Selalu periksa konfirmasi yang Anda tandatangani, karena jumlah hari yang tepat bisa berbeda antar pihak.
- ECF (European Coffee Federation, umum di Eropa dan banyak kontrak global). Jendela default untuk klaim kualitas biasanya lebih panjang. Sebagian besar klausul ECF standar memberi 21 hari kalender untuk memberi tahu atas klaim kualitas sejak hari setelah barang tersedia di gudang tujuan kontraktual atau setelah pengiriman pertama ex‑warehouse. Untuk cacat laten yang tidak dapat ditemukan saat cupping kedatangan normal, bahasa ECF sering memungkinkan pemberitahuan kemudian setelah penemuan, tetapi hanya jika Anda telah mendokumentasikan upaya kewajaran pada saat kedatangan.
Intinya: ECF umumnya memberi Anda lebih banyak waktu. GCA lebih ketat. Tetapi jam klaim tidak mulai pada ETA kapal. Ia mulai saat barang tersedia bagi Anda untuk sampling atau pelepasan pertama, dan Anda harus memperlakukan itu sebagai hari nol. Ini membawa kita ke jam klaim Anda.
Rutinitas 72 jam kedatangan yang melindungi klaim Anda
Saya menemukan bahwa klaim yang dimenangkan atau kalah biasanya bergantung pada apa yang terjadi dalam tiga hari pertama. Kami merekomendasikan rutinitas ini untuk kedatangan dari Indonesia, apakah Anda menerima Sumatra Mandheling Green Coffee Beans, Blue Batak Green Coffee Beans, atau lot cuci seperti Arabica Bali Kintamani Grade 1 Green Coffee Beans.
Hari 0. Segera setelah lot tersedia, ambil sampel kedatangan yang benar.
- Metode sampling. Untuk FCL kopi berkarung, sampling setidaknya 10 persen karung yang tersebar di bagian depan, tengah, dan belakang. Gunakan trier untuk menarik dari berbagai kedalaman. Gabungkan menjadi komposit minimum 1 kg. Pisahkan menjadi tiga set tersegel dan berlabel: sampel kerja pembeli, sampel penjual, dan cadangan untuk inspeksi netral.
- Rantai kepemilikan (chain of custody). Labeli setiap sampel dengan nomor kontainer, ID lot, jumlah karung, tanggal/waktu, pengambil sampel, dan gudang.
Hari 1. Pemeriksaan dasar sebelum cupping.
- Kadar air dan water activity. Catat kadar air dengan meter yang dikalibrasi. Kopi wet‑hulled Indonesia sering memiliki nilai lebih tinggi. Dokumentasikan angka, perangkat yang digunakan, dan tanggal kalibrasi. Jika tersedia, ukur water activity.
- Grading visual. Grade 300 g sesuai standar SCA Green Defect untuk Arabica, atau sesuai spesifikasi Robusta Anda. Foto cacat representatif (jamur, kerusakan serangga, full black, batu) dengan penanda bertanggal.
Hari 2. Cup dan bandingkan dengan deskripsi kontrak.
- Panggang dan istirahatkan secara konsisten. Gunakan profil panggangan kedatangan standar Anda. Catat suhu charge, waktu sampai first crack, suhu/waktu akhir. Istirahatkan 8–24 jam secara konsisten.
- Cup bersisian dengan sampel pra‑pengiriman atau sampel penawaran Anda. Perbedaan lebih penting daripada skor absolut dalam klaim. Catat deskriptor, skor, dan panel.
Jika cup atau kondisi fisik menyimpang secara material dari deskripsi kontrak, segera ajukan pemberitahuan. Jangan menunggu untuk mengoptimalkan profil panggangan Anda demi “memperbaiki” cup. Penundaan itu merugikan klaim setiap tahun.
Tepatnya kapan dan bagaimana memberi tahu menurut GCA vs ECF
Begini halnya. Dalam kedua kerangka, pemberitahuan berarti pesan tertulis dan bertanggal kepada penjual yang menyatakan bahwa Anda mengajukan klaim dan alasannya. Anda tidak perlu melampirkan seluruh kasus lengkap saat itu juga, tetapi Anda harus menghentikan jam.
- GCA. Sebagian besar kontrak GCA yang kami lihat mengharuskan pemberitahuan dalam 10 hari kalender. Hitung sejak hari setelah kopi pertama kali tersedia bagi Anda untuk sampling atau pelepasan pertama. Jika gudang Anda memajang sampel kedatangan pada hari Senin, Selasa adalah hari 1. Jangan mengasumsikan “hari kerja” kecuali kontrak Anda menyatakan demikian.
- ECF. ECF standar memberi 21 hari kalender untuk pemberitahuan sejak hari setelah ketersediaan atau pengiriman pertama ex‑warehouse. Jika Anda menemukan cacat laten kemudian, beri tahu segera setelah penemuan dan jelaskan mengapa cacat tersebut tidak dapat ditemukan saat kedatangan.
Inti praktis: Kirim pemberitahuan awal dalam 48–72 jam setelah cupping kedatangan pertama jika Anda mencurigai ketidaksesuaian. Anda selalu dapat menarik klaim. Anda tidak dapat menghidupkan kembali klaim yang terlambat.
Dokumen apa yang sebaiknya saya lampirkan pada pemberitahuan pertama?
Sederhana tetapi nyata:
- Referensi kontrak dan ID lot/kontainer
- Pernyataan jelas mengenai masalah: cacat fisik, kadar air/aw, deskriptor cup dan penyimpangan dari kontrak
- Foto bertanggal dari karung, cacat, dan masalah kondisi apa pun
- Formulir cupping kedatangan dan lembar grading hijau Anda
- Konfirmasi bahwa Anda telah menyisihkan counter‑samples tersegel dan menghentikan penggunaan lebih lanjut sampai ada kesepakatan
Jika Anda membutuhkan pemberitahuan awal, template sederhana ini bisa dipakai:
Subject: Notice of quality claim – [Contract # / Lot ID]
Yang Terhormat [nama Penjual],
Dengan ini kami memberi pemberitahuan klaim kualitas berdasarkan [GCA/ECF] untuk [Contract #, lot/container]. Sampel kedatangan ditarik di [gudang] pada [tanggal]. Cupping kedatangan kami pada [tanggal] menunjukkan [penyimpangan utama pada cup] dan kondisi fisik menunjukkan [cacat/kadar air]. Foto, lembar grading, dan cupping awal dilampirkan. Kami memiliki counter‑samples tersegel dan dapat membuatnya tersedia.
Mohon konfirmasi langkah selanjutnya dan jalur yang diinginkan untuk reinspeksi bersama atau netral.
Hormat kami, [Nama, Perusahaan]
Perlu bantuan menyesuaikan redaksi dengan kontrak Anda? Kirimkan klausulnya dan kami akan meninjau waktu dan bahasanya bersama Anda. Anda dapat Contact us on whatsapp.
Sampling kedatangan dan retensi yang dapat dipertahankan di arbitrase
Kami melihat tiga kesalahan berulang:
- Komposit terlalu kecil atau tidak representatif. Jika Anda hanya men-sample baris depan atau hanya karung atas, argumen Anda runtuh. Sebarkan tarikan Anda di seluruh tumpukan dan kedalaman.
- Tidak ada split tersegel. Selalu simpan setidaknya dua sampel split tersegel. Jika tidak ada sampel identik untuk penjual, perselisihan melambat.
- Panggang untuk cupping tidak konsisten. Kedatangan vs pra‑pengiriman harus dibandingkan apel dengan apel. Dokumentasikan kurva panggangan dan waktu istirahat Anda.
Berapa lama menyimpan sampel? Simpan split tersegel minimal 90 hari setelah penyelesaian atau 6 bulan sejak kedatangan jika belum terselesaikan. Simpan di tempat sejuk dan kering dalam kontainer kedap udara berlabel. Menurut pengalaman kami, kebiasaan sederhana ini memenangkan lebih banyak sengketa daripada tes laboratorium mahal mana pun.
Siapa yang melakukan inspeksi independen dan siapa yang membayar?
Reinspeksi netral umum ketika pembeli dan penjual tidak setuju.
- Inspektur dan laboratorium. SGS, Cotecna, Intertek, Bureau Veritas, dan Eurofins sering melakukan pemeriksaan fisik dan sensorik. Di Amerika Utara, beberapa laboratorium SCA Q Grader independen melakukan cupping kedatangan terkalibrasi untuk klaim. Di Eropa, surveyor yang diakui ECF adalah standar.
- Pembayaran. Klaimant biasanya memajukan biaya. Alokasi akhir biasanya mengikuti hasil atau penyelesaian. Dalam praktik GCA dan ECF, arbitrator sering memberikan biaya kepada pihak yang menang. Sepakati ruang lingkup, laboratorium, dan protokol sampling secara tertulis sebelum mengirim sampel biji.
Apakah Anda masih bisa mengklaim jika Anda telah memanggang atau membungkus ulang sebagian lot?
Ya, tetapi batasi penggunaan hanya untuk yang diperlukan untuk evaluasi. Memanggang untuk mendapatkan profil “yang dapat digunakan” dan mengonsumsi sebagian besar lot sebelum pemberitahuan adalah jebakan umum. Di bawah praktik GCA dan ECF, menggunakan bagian signifikan dari barang dapat dianggap sebagai penerimaan. Aturan kami: jangan memanggang lebih dari yang Anda perlukan untuk cupping dan memverifikasi temuan Anda. Jangan membungkus ulang atau mencampur sampai Anda mengirim pemberitahuan dan menyepakati langkah berikutnya.
Cup jamur atau berbau lembap di bawah ECF. Apakah dapat diklaim?
Jika kontrak menggambarkan kopi yang bersih dan sehat dan Anda mencup catatan jamur atau bau apek yang tidak konsisten dengan asal atau proses, Anda dapat mengklaim di bawah ECF. Berhati‑hatilah dengan profil yang sengaja difermentasi atau diawetkan. Misalnya, campuran fermentasi gaya wine seperti Bali, Java, Gayo & Mandheling - Wine Green Arabica Coffee Beans memiliki catatan buah dan vinous sesuai desain. Itu bukan cacat. Selalu dasarkan klaim Anda pada deskripsi kontrak dan persetujuan pra‑pengiriman.
Cara menghitung hari, dengan tepat
- Tanggal mulai. Hitung sejak hari setelah kopi pertama kali tersedia bagi Anda untuk sampling atau pelepasan ex‑warehouse pertama. Bukan kedatangan kapal. Bukan hari Anda memilih untuk membongkar.
- Hari kalender vs hari kerja. Perlakukan sebagai hari kalender kecuali kontrak secara eksplisit menyebut hari kerja.
- Hari libur. Kecuali kontrak Anda menyatakan sebaliknya, hari libur tetap dihitung dalam total hari. Jika hari ke‑10 atau ke‑21 jatuh pada hari Minggu, kami tetap menyarankan mengirim pemberitahuan sebelum hari itu berakhir.
Apa yang terjadi jika Anda terlambat satu atau dua hari?
Jawaban singkat. Biasanya Anda kehilangan hak kecuali penjual setuju menerima klaim terlambat. Kami pernah melihat klaim terselamatkan ketika pembeli dapat membuktikan penjual menyebabkan keterlambatan dalam membuat kopi tersedia atau gagal menyediakan dokumen untuk memperoleh pelepasan. Tetapi itu pengecualian. Jika Anda menduga keterlambatan, eskalasikan segera dan ajukan penyelesaian tanpa preseden (without‑prejudice). Jangan bungkam dan berharap kebaikan hati nanti.
Jalur reinspeksi dan resolusi yang benar‑benar bekerja
- Langkah 1. Bekukan posisi. Pemberitahuan terkirim. Penggunaan dihentikan. Counter‑samples disegel.
- Langkah 2. Sepakati ruang lingkup reinspeksi dan laboratorium. Definisikan apakah Anda hanya menguji cup, cup + kadar air dan water activity, atau hitungan cacat hijau penuh. Konfirmasi metode sampling.
- Langkah 3. Reinspeksi cepat. Turnaround tipikal 3–7 hari. Usahakan menyelesaikan sebelum jendela klaim Anda ditutup untuk menghindari jebakan prosedural.
- Langkah 4. Opsi. Pengurangan harga, rekondisi, penggantian, atau pengembalian. Dalam praktik GCA dan ECF, para pihak biasanya bernegosiasi pada syarat komersial terlebih dahulu. Arbitrase adalah jalan terakhir Anda, bukan rencana A.
Masalah kedatangan Indonesia yang umum dan cara mendokumentasikannya
- Kadar air atau aw meningkat pada wet‑hulled Sumatras. Catat pembacaan dengan perangkat dan kalibrasinya. Foto karung yang lembap atau bernoda. Cup untuk kesegaran dan akhir bersih dibandingkan sampel yang disetujui.
- Benda asing dan cacat primer berat. Gunakan lembar grading hijau 300 g untuk Arabica dan tunjukkan tally cacat. Visual sangat penting di sini.
- Ketidaksesuaian cup vs pra‑pengiriman. Cupping bersisian dengan sampel yang disetujui adalah bukti terbaik Anda. Untuk Bali cuci seperti Bali Natural Green Coffee Beans atau Java berkeasaman tinggi seperti Arabica Java Ijen Grade 1 Green Coffee Beans, jelaskan variasi, bukan hanya skor.
Daftar periksa cepat yang bisa Anda jalankan besok
- Sampel kedatangan ditarik dan dipisah pada hari kopi tersedia
- Kadar air/aw diukur dan dicatat dengan foto
- Grading hijau 300 g selesai, cacat difoto
- Panggang kedatangan dicup berdampingan dengan penawaran atau pra‑pengiriman
- Pemberitahuan tertulis dikirim dalam 48–72 jam jika diperlukan
- Counter‑samples disegel, diberi label, dan disimpan selama 6 bulan
- Laboratorium reinspeksi dan protokol disepakati secara tertulis sebelum mengirim sampel
Jika Anda menginginkan versi satu halaman dari jam klaim ini disesuaikan untuk GCA atau ECF, atau Anda ingin kami memeriksa kewajaran pemberitahuan Anda sebelum dikirim, Contact us on whatsapp. Dan jika Anda sedang mengevaluasi opsi penggantian, Anda selalu dapat View our products untuk mencocokkan profil, proses, dan grade dengan cepat.
Kenyataannya adalah sebagian besar sengketa dapat dihindari dengan disiplin selama 72 jam pertama. Kami telah membantu pembeli menyelamatkan klaim yang terlihat mati saat kedatangan. Tetapi yang paling kami ingat adalah pendaratan yang tenang dan tidak bermasalah di mana kopi sesuai spesifikasi dan dokumen tetap di laci. Lakukan hal‑hal dasar yang membosankan dengan baik. P&L Anda akan berterima kasih.