Sertifikat Asal ICO Kopi Indonesia: Panduan 2025

Panduan langkah demi langkah praktis layar demi layar untuk eksportir kopi Indonesia pemula mengajukan Sertifikat Asal ICO via INATRADE/INSW di 2025. Mencakup registrasi, daftar dokumen, kolom rumit, alasan penolakan umum, waktu proses, dan FAQ.

Jika pembeli Anda meminta Sertifikat Asal ICO dan Anda menatap INATRADE bingung mau mengklik di mana, panduan ini untuk Anda. Kami memproses sertifikat ICO setiap panen untuk berbagai grade dan tujuan. Berikut adalah playbook 2025 yang benar‑benar bekerja di Indonesia.

Apa itu Sertifikat ICO, dan kapan Anda benar‑benar membutuhkannya

Sertifikat Asal ICO diterbitkan oleh Kementerian Perdagangan Republik Indonesia (Kemendag) dan mencatat statistik ekspor untuk kopi. Sertifikat ini tidak memberikan preferensi tarif dan bukan sama dengan E‑SKA/Form D/AK. Banyak pialang kepabeanan dan pembeli masih meminta sertifikat ini untuk pengiriman HS 0901.

• Berlaku untuk kopi HS 0901. Itu mencakup bentuk green (090111/090112), roasted (090121/090122), dan bentuk decaf.
• Terpisah dari CoO preferensial seperti Form D/AK/IJEPA dalam sistem E‑SKA. Anda mungkin memerlukan keduanya.
• Dalam praktik, pengiriman kopi green hampir selalu memerlukan sertifikat ICO. Sampel kecil yang dikirim kurir untuk kopi roasted kadang dapat lolos tanpa sertifikat ini, tetapi itu bergantung pada rute dan pialang. Kami rekomendasikan mengonfirmasi dengan pialang kepabeanan pembeli Anda sejak awal.

Kesimpulan: Perlakukan sertifikat ICO sebagai wajib untuk ekspor komersial HS 0901, khususnya biji green.

Tiga blok pembangun sebelum aplikasi pertama Anda

Kami menemukan 80% keterlambatan terjadi sebelum Anda bahkan membuka layar aplikasi.

1. Kesiapan perusahaan dan sistem

• NIB aktif melalui OSS‑RBA, NPWP, dan dokumen akta perusahaan.
• Akses Single Sign‑On INSW, terhubung ke NIB perusahaan Anda. Jika login INATRADE Anda tidak mengarahkan dari INSW, minta helpdesk untuk memetakan NIB Anda.

2. Registrasi eksportir ICO ("Kode Eksportir")

• Daftar di dalam INATRADE untuk kode eksportir ICO. Biasanya ada di bawah Perdagangan Luar Negeri. Anda akan mengunggah dokumen legalitas perusahaan dan ruang lingkup usaha kopi. Persetujuan memberikan kode eksportir ICO unik yang digunakan di header sertifikat.
• Jika Anda tidak menemukan menu, cari “Pendaftaran Eksportir Kopi/ICO” atau minta helpdesk INATRADE. Dari pengalaman kami, langkah ini disetujui dalam 1–3 hari kerja ketika dokumen cocok dengan profil OSS Anda.

3. Pemetaan produk dan HS yang akan Anda gunakan

• Tentukan HS secara tepat. Green non‑decaf: 090111. Green decaf: 090112. Roasted non‑decaf: 090121. Roasted decaf: 090122.
• Sepakati sebelumnya bahasa kualitas dengan pembeli Anda. Untuk wet‑hulled Arabica Mandheling, misalnya: “Arabica Mandheling G1, wet‑hulled (giling basah), screen 17/18, moisture ≤12.5%, 320 bags x 60 kg.” Konsistensi antara kontrak, faktur, packing list, dan kotak ICO 7 mencegah penolakan.

Langkah demi langkah: mengajukan secara online via INATRADE/INSW di 2025

Berikut alur layar yang paling sering kami gunakan.

1. Login

• Buka INSW dan masuk dengan SSO perusahaan Anda. Arahkan ke INATRADE. Pilih Perdagangan Luar Negeri, lalu modul sertifikat ICO.

2. Mulai aplikasi baru

• Buat aplikasi Sertifikat Asal (ICO) baru. Nomor sertifikat akan dihasilkan sistem setelah disetujui.

3. Shipper/consignee dan rute

• Eksportir: terisi otomatis dari profil NIB Anda. Periksa bahwa kolom kode eksportir ICO terisi.
• Consignee: nama hukum lengkap, alamat, dan negara. Cocokkan persis dengan faktur komersial Anda.
• Pelabuhan muat dan bongkar: gunakan UN/LOCODE resmi dari booking Anda. Jika kapal belum pasti, Anda dapat menggunakan service string dan merevisinya nanti.

4. Komoditas dan HS

• Kode HS: masukkan indeks nasional 8–10 digit yang benar jika diminta. Paling tidak, pastikan 0901 dan pilihan format 4‑digit selaras dengan dokumen Anda.
• Bentuk kopi: pilih Green, Roasted, Decaf, dll. Jika diminta untuk grup, pilih Arabica/Robusta sesuai.

5. Kuantitas dan kemasan

• Berat netto: dalam kilogram, sesuai aturan ICO. Jika Anda mengemas dalam karung 60 kg, masukkan total berat netto dalam kg. Contoh: 320 bags x 60 kg = 19,200 kg.
• Rincian kemasan: karung vs karton. Sertakan jumlah dan berat karung dalam deskripsi.

6. Deskripsi Kotak 7 (kolom penentu)

• Tulis deskripsi praktis yang sudah diverifikasi pembeli. Contoh:
  • Arabica Mandheling G1, wet‑hulled (giling basah), screen 17/18, 320 bags x 60 kg, moisture ≤12.5%.
  • Robusta Lampung ELB 350BC, natural sun‑dried, screen 17/18, 300 bags x 60 kg.
  • Roasted Arabica Aceh Gayo, medium roast, 1 kg valve bags, 5,000 packs, net 5,000 kg.
• Pengiriman multi‑lot: cantumkan setiap lot baris demi baris dengan bobot sehingga jumlahnya sama dengan total berat netto.

7. Unggah dokumen

• Faktur komersial dan packing list. PO pembeli atau kontrak penjualan membantu ketika grade berbeda per lot.
• Lembar kualitas opsional: moisture, jumlah cacat, ukuran screen. Kami melampirkannya untuk lot giling basah agar menghindari bolak‑balik klarifikasi.
• Jika diminta oleh petugas, unggah konfirmasi booking atau draft BL.

8. Kirim dan bayar

• Sistem mengeluarkan kode billing negara. Bayar biaya PNBP melalui bank atau kanal online yang ditunjukkan. Aplikasi Anda akan masuk ke tahap review hanya setelah pembayaran tercatat.

9. Pemantauan dan persetujuan

• Review tipikal: pada hari yang sama hingga 1 hari kerja jika diajukan sebelum siang dengan dokumen bersih. Anda akan melihat status berubah menjadi “Approved/Issued” dan sertifikat tersedia untuk dicetak.

10. Cetak dan tanda tangan

• Cetak pada A4 dengan QR/tanda tangan elektronik sistem. Cap basah biasanya tidak lagi diperlukan. Kirim PDF yang ditandatangani kepada pembeli dan broker Anda.

Perlu bantuan untuk pengiriman multi‑lot atau persetujuan yang sensitif waktu? Anda dapat Contact us on whatsapp. Kami dengan senang hati memeriksa sekilas Kotak 7 dan pemetaan HS Anda.

Kolom‑kolom rumit dan cara mengisinya dengan benar

Apa yang harus saya masukkan untuk kualitas/grade untuk kopi giling basah?

Gunakan bahasa perdagangan lokal plus spesifikasi obyektif. Contoh: “Arabica Lintong G1, wet‑hulled (giling basah), screen 17/18, moisture ≤12.5%, 300 bags x 60 kg.” Flag “wet‑hulled” penting karena karakter cup dan perilaku kelembaban berbeda dari washed/natural.

Bisakah satu sertifikat ICO mencakup beberapa kontainer atau BL?

Satu sertifikat dapat mencakup beberapa kontainer jika mereka bergerak di bawah BL yang sama dan faktur/packing list yang sama. BL yang berbeda atau faktur terpisah memerlukan sertifikat masing‑masing. Kami mengelompokkan berdasarkan BL agar audit tetap rapi.

Alasan penolakan umum dan perbaikan cepat

Kami melihat pola yang sama berulang kali.

• Ketidaksesuaian Kode HS. Faktur mengatakan 090111 tetapi aplikasi menunjukkan 090121. Perbaiki dengan menyelaraskan faktur, packing list, PEB, dan ICO pada bentuk HS yang sama. Green non‑decaf adalah 090111, roasted non‑decaf adalah 090121.
• Ketidaksesuaian berat dengan PEB/BL. Petugas memvalidasi terhadap berat netto yang dikapalkan. Gunakan kg netto yang akan muncul di BL/PEB, bukan berat kontrak. Bulatkan secara konsisten dan pastikan jumlah baris lot sama dengan total header.
• Baris grade yang samar di Kotak 7. “Arabica coffee” terlalu umum untuk Indonesia. Tambahkan grade, proses, ukuran screen, dan jumlah karung.
• Kode eksportir tidak aktif. Jika registrasi eksportir ICO Anda kadaluarsa atau tidak dipetakan ke NIB Anda, aplikasi terhenti. Perbarui di dalam INATRADE dan login ulang.
• Banyak BL pada satu sertifikat. Jika forwarder Anda memecah kargo terlambat, batalkan sertifikat asli dan terbitkan ulang per BL.

Tip pro: saat mengekspor kopi giling basah Sumatra seperti Sumatra Mandheling Green Coffee Beans atau Sumatra Lintong Green Coffee Beans (Lintong Grade 1), lampirkan ringkasan QC satu halaman dengan statistik moisture dan screen. Ini mencegah catatan “Please clarify grade” dari petugas.

Waktu proses, biaya, edit, dan pembatalan

• Waktu proses. Aplikasi bersih biasanya disetujui dalam 4–24 jam kerja. Lonjakan akhir bulan dapat mendorongnya menjadi 1–2 hari. Tidak ada layanan percepatan formal, tetapi menelepon petugas penelaah dengan kode billing Anda sering membantu rilis pada hari yang sama.
• Biaya. Biaya PNBP kecil per sertifikat dibayar melalui kode e‑billing negara yang dihasilkan oleh INATRADE.
• Edit vs batal. Jika aplikasi masih “Draft/Submitted,” gunakan Edit. Jika sudah diterbitkan, gunakan fungsi Cancel/Revoke dan ajukan ulang. Simpan jejak audit Anda dengan merujuk nomor lama di catatan aplikasi baru.
• Pencetakan. PDF bertanda tangan elektronik dengan QR adalah standar. Simpan salinan digital yang ditandatangani selama 5 tahun. Beberapa pembeli masih menyukai cap. Tidak masalah, tetapi QR adalah jangkar hukum.

Jawaban cepat untuk pertanyaan yang paling sering kami terima

Apakah saya perlu sertifikat ICO untuk kopi roasted atau hanya green?

Untuk ekspor kopi roasted HS 0901, banyak tujuan masih mengharapkan sertifikat ICO. Pengiriman green hampir selalu memerlukannya. Sampel kecil non‑komersial mungkin dikecualikan dalam praktik, tetapi periksa dengan pialang Anda.

Di mana saya mendaftar untuk kode eksportir ICO?

Di dalam INATRADE. Ajukan registrasi eksportir ICO di bawah Perdagangan Luar Negeri. Setelah disetujui, kode Anda akan terisi otomatis di aplikasi.

Apa yang membuat Kotak 7 kuat untuk kopi giling basah Indonesia?

Sebutkan asal/varietas, grade, proses sebagai “wet‑hulled (giling basah),” ukuran screen, moisture, dan jumlah karung. Contoh: “Arabica Blue Batak G1, wet‑hulled, screen 17/18, moisture ≤12.5%, 320 bags x 60 kg.” Lihat bahasa referensi kami di Blue Batak Green Coffee Beans.

Berapa lama persetujuan? Bisakah saya mempercepat?

Normalnya pada hari yang sama hingga 1 hari kerja. Anda tidak dapat membayar percepatan, tetapi mengajukan sebelum siang dengan HS dan berat yang cocok mengurangi pertanyaan. Tindak lanjut yang sopan lewat telepon dengan nomor aplikasi membantu.

Apakah sertifikat ICO berbeda dari E‑SKA? Apakah saya perlu keduanya?

Berbeda. ICO bersifat statistik dan spesifik untuk kopi. E‑SKA adalah CoO preferensial untuk manfaat tarif di bawah FTA. Banyak pengiriman menggunakan keduanya.

Bisakah satu sertifikat mencakup beberapa kontainer?

Ya jika berada pada BL dan faktur yang sama. BL atau faktur terpisah memerlukan sertifikat terpisah.

Bagaimana cara memperbaiki ketidaksesuaian HS atau berat?

Selaraskan HS di faktur, PEB, dan ICO. Untuk berat, gunakan kg netto yang dikapalkan sesuai BL, dan pastikan semua baris lot dijumlahkan secara tepat ke total header.

Contoh lapangan yang bisa Anda tiru

• Mengirim Arabica Bali Kintamani yang diwashed. Baris Kotak 7 yang kami gunakan: “Arabica Bali Kintamani G1, fully washed, screen 16/18, 300 bags x 60 kg, moisture ≤12.5%.” Lihat profil cup di sini: Arabica Bali Kintamani Grade 1 Green Coffee Beans.
• Mengirim blend fermentasi wine. Jelaskan: “Arabica blend (Bali, Java, Gayo, Mandheling) wine‑fermented lots, specialty, screen 16/18, 200 bags x 60 kg.” Untuk konteks, berikut blend yang paling sering kami ekspor: Bali, Java, Gayo & Mandheling - Wine Green Arabica Coffee Beans.
• Mengirim robusta ELB ke produsen instant. Kami menulis: “Robusta Lampung ELB 350BC, natural sun‑dried, screen 17/19, 400 bags x 60 kg.” Ini sesuai bahasa dagang kami untuk Robusta Lampung Green Coffee Beans (ELB & Grades 2–4).

Jika Anda ingin pemeriksaan kedua atas pilihan HS atau deskripsi Kotak 7 sebelum mengirim, cukup Contact us on email. Dan jika Anda masih memilih pemasok, Anda juga dapat View our products untuk mencocokkan lot dengan spesifikasi Anda.

Pengalaman kami menunjukkan bahwa mendapatkan registrasi dan bahasa Kotak 7 yang benar mengubah sertifikat ICO dari tugas administrasi menjadi tugas berulang sekali‑klik. Dan itu berarti satu variabel lebih sedikit antara karung Anda dan pembeli Anda.