一份面向印度尼西亚生豆的逐步索赔时钟。确切说明何时取样、如何通知以及在 2025 年 GCA 与 ECF 下应记录的事项——并列出导致索赔失败的实务错误及避免方法。
如果你曾打开一柜绿咖啡、对到货样进行杯测并感到那种沉重的失望……你已经知道问题所在。顺利的索赔与代价高昂的报废之间的差别，往往取决于首个 72 小时，以及你是否将行动与实际签署的合同相匹配。以下是我们为每周进口印度尼西亚咖啡的买家使用并教授的索赔时钟。
用通俗语言说明索赔截止期
GCA 与 ECF 的区别主要在于时间。两种框架都允许就质量或状况提出索赔，但其时间窗口与触发条件不同。
- GCA（绿咖啡协会，常见于美国）。在实践中，大多数基于 GCA 的合同对质量投诉的通知窗口较短。我们经常看到 10 calendar days 的通知期，计时从咖啡在目的地仓库可用于取样或首次放行给买方之日开始，以较早者为准。状况类索赔（损坏、虫害、湿袋）可能允许更长的窗口。务必核对你签署的确认书，因为具体天数会因对方不同而有所差异。
- ECF（欧洲咖啡联合会，常见于欧洲及许多国际合同）。ECF 对质量索赔的默认通知窗口通常更长。大多数标准 ECF 条款从货物在合同约定的目的地仓库可用或首次出库交付后的次日开始，给予 21 calendar days 的通知期。对于到货杯测无法发现的潜伏缺陷，ECF 语言通常允许在发现后较晚通知，但前提是你已在到货时记录并证明进行了正常的尽职检查。
要点：ECF 通常给予更长时间，GCA 更为严格。但计时并不从船舶预计到达日开始，而是从可供你取样或首次放行之日开始，并应将这些视为第零天。这就引出你的索赔时钟。
保护你索赔的 72‑hour 到货例行流程
我发现索赔的胜负通常取决于前三天发生的事情。无论你接收的是 Sumatra Mandheling Green Coffee Beans、Blue Batak Green Coffee Beans 还是像 Arabica Bali Kintamani Grade 1 Green Coffee Beans 这样的水洗巴厘批次，我们都建议采用以下到货例行流程。
Day 0. 货物一到可用，立即拉取规范到货样。
- 取样方法。对于 FCL 袋装咖啡，至少取样 10 percent 的麻袋，覆盖前、中、后排。用取样器（trier）从不同深度抽样。合并成一个至少 1 kg 的合成样品。分成三份密封并标记：买方工作样、卖方样和中立检验备用样。
- 保管链。每份样品上标注集装箱编号、批次 ID、麻袋数量、日期/时间、取样人和仓库信息。
Day 1. 在杯测前的基本检查。
- 水分和水活性。用经校准的水分计记录水分值。印度尼西亚湿剥（wet‑hulled）咖啡的水分常偏高。记录数值、所用设备及校准日期。如可行，测定水活性（aw）。
- 视觉分级。按 SCA Green Defect 标准对阿拉比卡进行 300 g 的分级，或按你的罗布斯塔规格执行。对代表性缺陷（霉变、虫害、全黑豆、石子）拍照并注明日期标记。
Day 2. 进行杯测并与合同描述比较。
- 烘焙与静置保持一致。使用你标准的到货烘焙，记录进样温度（charge temperature）、至第一次爆裂（time to first crack）的时间、结束温度/时间。以一致的方式静置 8–24 hours。
- 与你的装运前或报价样同时杯测。差异在索赔中比绝对分数更重要。记录杯测描述、分数与杯测小组。
如果杯测或物理指标与合同描述存在实质性偏差，立即发出通知。不要为了“修正”杯感而延迟去优化你的烘焙曲线。每年都有索赔因这种延迟而失效。
在 GCA 与 ECF 下确切何时以及如何通知
关键是，在两种框架下，通知都意味着向卖方发出书面、注明日期的信息，说明你正在提出索赔及理由。你不需要立刻附上完整证据，但必须止住计时（stop the clock）。
- GCA。我们看到的大多数 GCA 合同要求在 10 calendar days 内发出通知。计时从咖啡首次可供你取样或首次放行之日的次日开始。例如，如果仓库在周一公布了到货样，周二为第 1 天。除非合同明确说明，否则不要假定是“工作日”。
- ECF。标准 ECF 自可用日或首次出库交付后的次日起给予 21 calendar days 的通知期。如果你之后发现了潜伏缺陷，应在发现后立即通知并说明为何到货时无法发现。
实务要点：如果你怀疑有不符，建议在首次到货杯测后 48–72 hours 内发出初步通知。你可以随时撤回索赔，但迟发的索赔无法复活。
我应在首次通知中附上哪些文件？
保持精简但真实：
- 合同引用及批次 / 集装箱 ID
- 对问题的清晰陈述：物理缺陷、水分/aw、杯测描述与合同偏差
- 带日期标注的麻袋、缺陷及任何状况问题的照片
- 你的到货杯测表与生豆分级表
- 已封存对照样并暂停进一步使用的确认
如果你需要一份起始通知模板，下面这个简洁模板可用：
主题：质量索赔通知 – [Contract # / Lot ID]
尊敬的 [Seller name]，
我们特此就 [GCA/ECF] 提出质量索赔通知，合同 [Contract #，批次/集装箱]。到货样于 [仓库] 于 [date] 抽取。我们在 [date] 的到货杯测显示 [关键杯测偏差]，且物理检查表明 [缺陷/水分问题]。照片、分级表和初始杯测记录作为附件提交。我们已封存对照样并可提供检验。
请确认下一步流程以及联合或中立复检的首选路径。
此致，[姓名，公司]
需要我们根据你的合同定制措辞吗？把条款发给我们，我们会帮你审查计时与措辞。你也可以通过 Contact us on whatsapp 与我们联系。
在仲裁中站得住脚的到货取样与保存
我们看到三类反复出现的错误：
- 合成样太小或不具代表性。只取前排或只取袋顶部样会使你的论点不成立。请在堆垛和不同深度间分散取样。
- 无密封分样。务必至少保留两份密封分样。如果卖方没有相同样品，争议会拖延不决。
- 杯测烘焙不一致。到货与装运前必须做到可比（apples to apples）。记录你的烘焙曲线与静置情况。
样品保存期限？在结案后至少保存密封分样 90 days，若仍未解决则自到货起保存 6 months。置于阴凉干燥、密封且标记明确的容器中保存。根据我们的经验，这一项习惯比任何昂贵的实验室检测都更能赢得争议。
谁来做独立复检，费用由谁承担？
当买卖双方意见不一致时，中立复检很常见。
- 检验机构与实验室。SGS、Cotecna、Intertek、Bureau Veritas 与 Eurofins 经常执行物理与感官检测。在北美，一些独立的 SCA Q Grader 实验室会进行标定的到货杯测用于索赔。在欧洲，ECF 认可的检验机构是常态。
- 费用。通常由提出索赔方垫付费用。最终费用分配通常随结果或和解而定。在 GCA 与 ECF 的实践中，仲裁员常会将费用判给胜诉方。寄样前书面约定检测范围、实验室与取样协议。
如果你已经烘焙或重新包装了部分批次，仍能索赔吗？
可以，但将使用量限制在评估所必需的范围内。先烘焙出一个“可操作”曲线并消耗大量货物再发通知，是常见陷阱。在 GCA 与 ECF 下，大量使用货物可能被视为接受。我们的原则：不要烘焙超出杯测并验证结果所需的数量。在你发出通知并达成下一步之前，不要重新包装或混合批次。
在 ECF 下出现霉味或霉臭杯感时，是否可索赔？
如果合同描述的是干净、无瑕疵的咖啡，而你杯测出与产区或处理不符的霉味或霉臭，则在 ECF 下可提出索赔。对故意发酵或陈化的风味要谨慎。例如，像我们产品线中的酒香发酵混合（Bali, Java, Gayo & Mandheling - Wine Green Arabica Coffee Beans）本身即有果香、酒香特征，这是设计使然，不应视为缺陷。索赔应以合同描述与装运前批准样为基准。
如何精确计日
- 起算日。自咖啡首次可供你取样或首次出库放行后的次日开始计日。不是以船舶到港时间计，也不是以你选择拆包之日计。
- 日历日 vs 工作日。除非合同明确说明为工作日，否则按日历日计算。
- 公共假期。除非合同另有约定，假期仍计入天数。如果第 10 或第 21 天恰逢周日，我们仍建议在该日结束前发送通知。
如果晚了一两天会怎样？
简短回答。通常你会失去索赔权，除非卖方同意接受迟发索赔。我们见过买方能证明卖方导致延迟使货物无法及时可用或未提供放行所需文件，从而挽回索赔的例外情况。但那是少数。如果你怀疑错过期限，立即升级并提出不具偏见的和解建议。不要沉默并寄希望于对方事后善意。
真正可行的复检与解决路径
- 步骤 1。冻结现状。发送通知。暂停使用。封存对照样。
- 步骤 2。书面商定复检范围与实验室。明确仅杯测、杯测+水分及水活性，或完全的生豆缺陷计数。确认取样方法。
- 步骤 3。尽快复检。典型周转为 3–7 days。目标是在你的索赔窗口闭合前达成和解以避免程序性陷阱。
- 步骤 4。解决选项。价格让步、再加工、更换或退货。在 GCA 与 ECF 的实践中，双方通常先就商业条款协商，仲裁为最后手段，而非首选。
常见的印度尼西亚到货问题及如何记录
- 湿剥苏门答腊的水分或 aw 偏高。记录读数及所用设备和校准情况。拍摄潮湿或有水渍的麻袋照片。与经批准样比较杯测新鲜度与清洁余韵。
- 异物与严重的一类缺陷。使用 300 g 阿拉比卡生豆分级表并显示缺陷计数。视觉资料在此类问题上尤为重要。
- 与装运前样杯感不符。与经批准样同台杯测是最佳证据。对于像 Bali Natural Green Coffee Beans 这样的水洗巴厘或像 Arabica Java Ijen Grade 1 Green Coffee Beans 这样高酸的爪哇咖啡，请描述差异而不仅仅提交分数。
你明天就能运行的快速检查清单
- 到货当日拉取并分样
- 测量并记录水分/aw 并附照片
- 完成 300 g 生豆分级并拍照记录缺陷
- 到货烘焙与报价/装运前样同台杯测
- 如有疑虑，在 48–72 hours 内发送书面通知
- 封存、标记并保存对照样 6 months
- 在寄送样品前书面确认复检实验室与协议
如果你需要一页版的 GCA 或 ECF 定制索赔时钟，或希望我们在你发送通知前对措辞进行合理性审查，请通过 Contact us on whatsapp 与我们联系。若你在评估替代选项，也可以随时 查看我们的产品 以快速匹配风味、处理方式与等级。
现实情况是，大多数争议可通过在首个 72 小时内做到纪律化操作而避免。我们曾帮助买家挽救那些看似到达即死的索赔。但我们记得最深的，仍是那些安静、无事的到货——咖啡符合规格，文件也井井有条。把这些枯燥但必要的基本工作做好，你的损益表会感谢你。